Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа.
Лекции.ИНФО


Обеспечение сохранности и использование документов в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа.



Архивный отдел Администрации Невьянского городского округа обеспечивает сохранность и государственный учет документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в архивном отделе, а также сохранность и государственный учет документов по личному составу учреждений организаций и предприятий различных форм собственности, расположенных на территории НГО, хранящихся в архивном отделе. Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению[31].

Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является проверка их наличия. В архивном отделе Администрации Невьянского городского округа проверка наличия осуществляется в соответствии с «Правилаорганизации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» 1 раз в 10 лет. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.[32]Проверку наличия осуществляют старшие архивариусы, каждый в своем архиве. В архивном отделе АНГО данная обязанность возложена на специалиста 1 категории. В ходе проверки наличия составляется акт и лист проверки на каждый фонд.

Для обеспечения сохранности необходимо использовать консервацию и реставрацию документов, а также создание страхового фонда и фонда пользования. Консервация документов - обеспечение сохранности документов посредством режима хранения, стабилизации, реставрации и изготовления копии.[33]Реставрация (реставрационно-консервационная обработка) - комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов.[34]

Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации (страховой фонд) создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах. Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Первоочередному копированию среди них подлежат наиболее интенсивно используемые, с повреждениями материального носителя и документной информации.

Совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности оригиналов архивных документов (фонд пользования) создается, как правило, одновременно с созданием страхового фонда, а также целевым порядком на наиболее используемые архивные документы, в процессе других работ (рассекречивание архивных документов, организация их использования).[35] К сожалению, в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа реставрация и консервация архивных документов не осуществляется. Также не создаются страховые фонды и фонды пользования. Вследствие, чего архивные документы, хранящиеся в архивном отделе могут изнашиваться, выцветать, т.е. терять свои физические свойства. Износ - изменение состояния поверхности документа в результате трения. Выцветание - уменьшение первоначальной насыщенности цвета документа.[36]

Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.[37]Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа осуществляется согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации»[38], «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук».

Учет документов необходим:

1) для обеспечения сохранности и ведения контроля за их наличием;

2) для создания систем оперативного поиска документов, в том числе и с применением персональных компьютеров;

3) для наиболее эффективного использования документов.

Основными единицами учета документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются:

1) архивный фонд, архивная коллекция;

2) единица хранения (учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение).[39]

Система учетных документов архива - комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.[40]

Учет документов в архивном отделе ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Состав и формы основных учетных документов определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» и «Основными правилами работы архивов организации». Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивным отделом Администрации НГО самостоятельно.

Основными учетными документами в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа являются:

1. книга учета поступления и выбытия документов - для учета в архивном отделе каждого поступления и выбытия документов, а также количества и состава документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояния их описания;

2. список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

3. список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;

4. лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду в целом, фиксации изменений в названии фонда;

5 карточка архивного фонда - учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения.

6. опись дел - для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись;

7. реестр описей - для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава;

8. реестр описей особо ценных фондов - для регистрации описей фондов, учета их количества и состава;

9. паспорт архивохранилища - для суммарного учета фондов и документов архивохранилища архивного отдела администрации НГО;

10. опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и документов;

11. дело фонда - комплекс документов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд;

12. лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.

Вспомогательными учетными документами являются: книги и карточки учета выбытия дел, книги учета дел по личному составу, паспорта фондов, внутренние описи дел и т.д. Учетные документы в архивном отделе Администрации НГО создаются для удобства пользования, быстрого поиска архивных документов. Вспомогательные учетные документы разрабатывает начальник архивного отдела.

Основанием каждой записи в основных учетных документах при поступлении документов в архивный отдел Администрации Невьянского городского округа является акт приема-передачи документов из организации, от юридического или физического лица.

Основанием каждой записи в основных учетных документах при выбытии документов из архивного отдела Администрации НГО являются:

1. акт приема-передачи документов на постоянное хранение в архив;

2. акт возврата документов собственнику;

3. акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

4. акт о неисправимых повреждениях документов.

По результатам выполнения внутриархивных работ (составления описей особо ценных дел и документов, проверки наличия и состояния документов, выверки учетных документов и т.д.) оформляются:

1. опись особо ценных дел;

2. акт о технических ошибках в учетных документах;

3. акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

Если документы фонда поступают в архивный отдел Администрации НГО впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе делается отметка: “не описаны" и даются сведения об объеме.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

В архивном отделе администрации Невьянского городского округа ведется список фондов.

Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении его документов в архивный отдел. Каждому фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления.

Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".

В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах списка фонда (отметка о выбытии) указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Название фонда вносится в список с титульного листа описи.

В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название.

К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются:

1. количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов;

2. количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.

Список фондов прошивается, помещается в твердую обложку. Листы пронумеровываются, и составляется лист-заверитель.

Лист архивного фонда - учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда, его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике.[41]

Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации. В графе «Местонахождение фонда» указывается архивный отдел администрации Невьянского городского округа.

В графе «Дата первого поступления фонда» указывается дата первого поступления фонда в данный архивный отдел.

В графе «Крайние даты каждого названия фонда» указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.

В графе «Название фонда» в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.

Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архивный отдел документов фонда.

В графе «Выбытие» указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.

В графе «Наличие (остаток)» - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.

Количество дел постоянного хранения, долговременного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу, включенных в сводные описи, указывается в разделе «Учет описанных документов».

Если лист фонда заполняется на двух и более бланках, то на первом делается отметка «см. продолжение N...», на последующем - «продолжение N...».

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делается отметка «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания.[42]

Описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного и по личному составу.

Описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах, 1 экземпляр контрольный и храниться в архивохранилище, а второй рабочий храниться у старшего архивариуса. Описи дел постоянного хранения составляются в трех, а особо ценные - в четырех экземплярах. Также все экземпляры охраняться в разных места. Учетный номер присваивается описи по листу фонда в валовом порядке.

Количество единиц хранения в одной описи, не превышать четырехзначную цифру - 9999. Последующие единицы хранения фонда учитываются в новой описи, которой по листу фонда присваивается новый, следующий учетный номер.

При выбытии всех дел по какой-либо законченной описи ее номер другим описям не присваивается. В графе «Примечание» против каждой выбывающей единицы хранения (единицы учета) ставится штамп «Выбыло».

Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера.

Суммарный учет дел в описях достигается составлением итоговой записи к описям. В итоговой записи указывается количество единиц хранения (цифрами и в круглых скобках - прописью), первый и последний номера единиц хранения по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, единицы хранения с литерными номерами, выбывшие единицы хранения.

Законченные описи дел комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, имеют общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если опись состоит из нескольких томов, в конце каждого тома составляется как итоговая запись к соответствующему тому, так и суммарная итоговая запись, данные в которой указываются с нарастающим итогом. К последнему тому составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архивный отдел администрации БМР описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Дело фонда ведется на каждый фонд. В него включаются документы, отражающие историю организации-фондообразователя и ее фонда: историческая справка, схема систематизации фонда, методические пособия по обработке фонда, старые листы фонда после их пересоставления, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проведении проверок наличия и состояния дел и т. д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архивного отдела Администрации НГО. Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, муниципальных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», который в главе 6, статье 26 указывает, что «пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[43] обеспечивает право на доступ к информации. «Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами…Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы»[44].

Основные правила работы архивов организаций определяют то, что «использование архивных документов - применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан…Документы архивов организаций являются открытыми для использования архивом и пользователями. Исключение составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами к категории ограниченного доступа».

Одними из основных задач использования архивных документов являются - удовлетворение информационных потребностей общества и обеспечение законных прав и интересов граждан. В архивном отделе Администрации Невьянского городского округа не в полной мере осуществляется использование архивных документов. До не давнего времени архивный отдел администрации НГО проводил выставки, но в настоящее время выставок не проводится.

В целях создания условий для работы специалистов (пользователей) непосредственно в архиве создается читальный зал (просмотровый зал, компьютерный зал, помещение для прослушивания фонодокументов и др.), оборудованный соответствующими техническими средствами для работы с микрокопиями, электронными аудиовизуальными и иными документами. В читальном зале архивного отдела администрации НГО работают пользователи (писатели, журналисты, студенты и др.). Работниками архивного отдела Администрации Невьянского городского округа ведется учет использование дел и документов архивного отела: книга выдачи дел из хранилища и журнал регистрации посещений читального зала. При этом читальный зал архивного отделе не удобен для работы в нем, т.к. он является проходным и находится в подвальном помещении, там же, где и хранилища. При этом, как говорилось выше, фонды пользования в архивном отделе не создаются. Пользователи работают с оригинальными документами, что отрицательно сказывается на физическом состоянии архивных документов, что в свою очередь может привести к разрушению документов. Разрушение документа - полная утрата эксплуатационных свойств документа. [45]

Также архивный отдел администрации Невьянского городского округа выполняет тематические и социально-правовые запросы. Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивная справка - документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена.

Архивная копия - документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, который должен содержать наименование архива, которой они адресованы; изложение существа запроса; фамилию, имя и отчество обращающегося; его адрес, контактные телефоны; дату и личную подпись.

Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению.

Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архивного отдела Администрации Невьянского городского округа не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Таким образом, обеспечение сохранности в архивном отделе администрации осуществляет в недолжной степени, так как в архивном отделе не создаются страховой фонд и фонд пользования. Также в архивном отделе не осуществляется такой вид обеспечения сохранности как реставрация и консервация, в совокупности это может привести к износу архивных документов, что в свою очередь - к потере архивных документов. А обеспечение сохранности архивных документов является одной из основных задач архивов, не зависимо от их статуса. Но хотелось бы отметить, что учет архивных документов в архивном отделе Администрации Невьянского городского округа осуществляется в полной мере по требованиям законодательства, а именно по «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук». Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, но в архивном отделе Администрации НГО осуществляются они не все. Архивный отдел не проводит выставки, не осуществляет публикации архивных документов. Также стоит отметить, что в архивном отделе читальный зал не удовлетворяет потребности пользователей, так как он неудобен для работы в нем.

 

 

Заключение

Тот, кто хотя бы однажды держал в руках оригиналы исторических документов, никогда не забудет невероятные ощущения, испытываемые при этом. Особенно когда знаешь, что к данным бумажным свидетелям прошлого прикасались великие мира сего. Шестого октября профессиональный праздник — День архивиста — отмечают люди, которые имеют уникальную возможность ежедневно чувствовать дыхание времени и открывают нам «дела давно минувших дней». Без преувеличения, это специалисты высочайшего класса, знающие об архивоведении всё.

На современном этапе развития информационных технологий, когда архивные фонды в традиционном их понимании (как хранилище письменных документов) отходят на второй план и место письменного документа уверенно занимает электронный документ, по сути, любой член общества имеет возможность получить информацию о любом документе независимо от места его хранения и удаленности. В сегодняшних условиях любая библиотека, архив, фонд имеет (по крайней мере, теоретически) возможность дать потребителю исчерпывающую, достоверную, наглядную информацию по тому или иному вопросу, предоставить на рассмотрение пользователей любой документ. Перспектива создания электронных архивов обещает не сокращение объема фондов в разы, при сохранении информационного потенциала, а упрощение доступа к архивным документам граждан, сокращение количества экземпляров изданий. Но все это, в большей степени, ориентировано на архивы, не ниже областного. И не относится к большинству муниципальных архивов. От недостатка финансирования их развитие остается на уровне девяностых годов. Так же федеральным законодательством не решена проблема приема в муниципальные архивы документов от территориальных органов федеральных органов исполнительной власти. По-прежнему есть потребность в повышении образовательного уровня архивистов, а также спрос на специалистов высокой квалификации и персонал, владеющий инновационными технологиями. Но самой важной остается задача сохранения организационно-правового статуса муниципальных архивных органов и учреждений, укрепления организационного и методического взаимодействия между органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации и органами местного самоуправления. И решать ее необходимо как на федеральном, так и региональном уровнях[46].

Свободный доступ кинформации, в том числе доступ к архивным документам – однаиз фундаментальных основ существования гражданскогообщества, важное условие его здорового успешного развития. Оттого, какие возможности и условия созданы для поиска нужнойинформации, напрямую зависит авторитет архивов у собственныхграждан, на налоги которых они содержатся, а также, не в последнююочередь, уровень и полнота научных гуманитарных исследований,представления общества об историческом прошлом. К примеру, возьмем Екатеринбург. Горожане помогают властям сохранить историю уральской столицы. За последние два года в муниципальный архив Екатеринбурга поступили подборки личных документов от шести почетных и заслуженных жителей города. По словам начальника отдела по делам архивов Администрации города Ольги Ахтямовой, архивисты всегда с благодарностью принимают такие документы, потому что «они не только несут дух времени, но и наполнены личными переживаниями исторических событий, которых не встретишь в официальных документах». Сейчас в городском архиве хранятся личные документы почетных граждан города Валентины Желтоножко, Виталия Калинина, Алексея Бизюкова, Константина Архипова и Евгения Родыгина.Стоит добавить, что муниципальный архив принимает от горожан документы, касающиеся истории Екатеринбурга, быта его жителей, событиях в уральской столице и людях, принимавших в них участие. Архивные документы активно используются краеведами при подготовке материалов и научных трудов по истории города, предприятий и организаций Екатеринбурга[47].

Проблема кадрового обеспечения архивных учреждений – проблемастарая, обострявшаяся в течение многих лет.В целом по стране в муниципальных архивах отмечается сотрудников с высшим образованием (за 5 лет с 66 до 75%), носреди них очень мало работников с профильным высшим образованием – 6–8%.Архивный отдел администрации Невьянского городского округа имеет штат сотрудников в количестве трех человек: заведующий, специалист 1 категории и старший инспектор.Недостатком можно назвать несоответствие сотрудников отдела квалификационным требованиям, закрепленным в должностных инструкциях: ни один из сотрудников архивного отдела не имеет профессионального образования в области архивного дела. Решением проблемы может стать заочное образование сотрудников в Уральском Федеральном университете имени Б.Н. Ельцина по направлению документоведение и архивоведение.

Следует отметить, что с каждым годом усложняется процессисполнения запросов, из-за чего пропорционально растут затратыбюджетного времени специалистов архивов на подготовку архивных справок, в связи с чем потребность в дополнительном кадровом обеспечениимуниципальных архивов еще более возрастает. К сожалению, рост объема предоставляемых гражданам архивныхсправок не повлиял на дополнительное увеличение штатной численностимуниципальных архивов.

Та же ситуация складывается и в архивном отделеАНГО. При беседе со служащими архива мной отмечено, что сотрудники отдела пытаются возобновить работу по сбору сведений, касающихся истории архивного отдела, но имеющихся кадров не хватает. Привлечение студентов, проходящих практику в данном структурном подразделении, мне видится наилучшим выходом в сложившейся ситуации.

Одна из важнейших задач, намеченных в проекте «Концепции развития архивного дела в Российской Федерации на период до 2020г.», – построение единого информационного пространства гражданского общества России со свободным доступом каждого гражданина к архивной информации. Достижение российскими архивами уровня, отвечающего потребностям и нуждам современного информационного общества, является основным направлением развития нашей отрасли на современном этапе. Что касается архивного отдела Невьянского городского округа, то по-прежнему остается открытым вопрос по размещению приложения «Фондовый каталог 4.3.» в глобальной сети Интернет с целью обеспечения доступа к информации о документах архивного фонда гражданам и организациям с использованием данного ресурса.

Согласно пункту 2.16 Приказа Министерства культуры РФ от 31 марта 2015г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», не допускается размещение архива в подвальных и чердачных помещениях. Исследуемый мной архивный отдел по - прежнему использует для хранения архивных документов подвальные помещения, так как имеющихся площадей недостаточно.

Результаты проведенного мной анализа при изучении организационных основ деятельности архивного отдела администрации НГО позволяют сделать некоторые частные выводы об оптимизации работы архива:

1. привести штатную численность архива в соответствие с объемами хранящихся в нем документов и количеством поступающих запросов;

2. усилить работу по повышению квалификации работников муниципального архива;

3. продолжить тесное сотрудничество архивов с вузами гуманитарного профиля в вопросах проведения занятий, производственной практики и стажировок студентов;

4. в связи с проводимой в стране политикой перехода на электронный документооборот максимально компьютеризировать рабочие процессы в муниципальном учреждении архивного отдела АНГО;

5. на Интернет-портале Администрации города Невьянска создать страницу архивного отдела, что позволит более широко информировать граждан о функциях и содержании работы структурного подразделения.

 

Список литературы и источников

 

 

1.Источники

1.1 Опубликованные

Конституция Российской Федерации : принята всенар. голосованием 12 дек. 1993г. – Екатеринбург :Уралюриздат, 2002. - 47 с.

Об архивном деле в Российской Федерации :Федер. закон [от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ] // Российская газета. – 2004. – 27 окт. – С.9-10.

О муниципальной службе в Российской Федерации: Федер. закон [от 02 марта 2007 г. №25-ФЗ] // Парламентская газета. - 2007. - №34

Об обязательном экземпляре документов:Федеральный Закон от 29.12.94. № 77-ФЗ [Электронный ресурс] //Официальный интернет-портал правовой информации– Режим доступа: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&prevDoc=160029394&backlink=1&&nd=160029006 (дата обращения: 11.01.2016).

Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. № 5341 - 1 // Сборник законодательных и нормативных актов об Архивном деле.- М: Росархив, ВНИИДАД, 2002. - 617 с.

Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях:Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015г. N 526[Электронный ресурс] // Федеральное архивное агентство – Режим доступа http://archives.ru/documents/letter-18-09-2015.shtml (дата обращения 02.02. 2016).

Об утверждении Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации:Приказ Росархива от 6 июля 1998г. N 51 [Электронный ресурс] // Гарант – Режим доступа http://base.garant.ru/179825/ (дата обращения 01.02. 2016).

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 [Электронный ресурс] // Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела – Режим доступа http://www.edou.ru/enc/docs/detail.php?ID=27653 (дата обращения 05.01. 2016).

Об архивном деле в Свердловской области: Закон Свердловской области [от 25.03.2005г. № 5-ОЗ] // Областная газета. – 2005. – 30 марта. – С. 82-84.

О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области: Закон Свердловской области от 19.11.2008г.[Электронный ресурс] //Официальный интернет-порталправовой информации– Режим доступа: http://pravo.gov.ru/proxy/ips/?docbody=&prevDoc=160029394&backlink=1&&nd=160029006 (дата обращения: 22.12.2015).

Об обеспечении сохранности документов по личному составу: Постановление Правительства Свердловской области от01.07.2003 г. №388-ПП[Электронный ресурс]// Урал-регион : информационный портал. – Режим доступа: http://ural-region.net/bsverd/positcd/watchokmww9.htm (датаобращения: 22.03.2012).

Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации / Росархив, ВНИИДАТ. - М: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. – 304 с.









Читайте также:

Последнее изменение этой страницы: 2016-03-17; Просмотров: 180;


lektsia.info 2017 год. Все права принадлежат их авторам! Главная