Лекции.ИНФО


Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха



Тамара Воротынцева

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

 

 

Аннотация

 

Тамара Воротынцева – директор по развитию тренинговой компании «БИЗНЕС ПАРТНЕР» (Москва). Практикующий бизнес-тренер, автор книги «Строим систему обучения персонала» и публикаций в деловых изданиях России, Казахстана и Украины. Создатель интернет-рассылки: «E-mail переписка в бизнесе» на сервере subscribe.ru! Книга является практическим пособием для деловых людей, ведущих активную переписку с клиентами и партнерами. В ней представлены инструменты, которые помогут сделать электронное общение эффективным, оптимальным по времени и результату, максимально соответствующим нормам и правилам, принятым в современном деловом сообществе. Автор дает практические советы, иллюстрирует свои наблюдения случаями из жизни, приводит аргументированные выводы. Текст книги богат узнаваемыми примерами реальной деловой переписки. Автор делится своими наблюдениями, приемами, «хитростями», которые способны существенно повлиять на эффективность и результативность делового электронного письма. Если вы – деловой человек и для вас важно писать оперативно, лаконично, грамотно, в соответствии в правилами хорошего делового тона, – эта книга станет вам надежным помощником.

 

Тамара Воротынцева

Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

 

Предисловие

 

Здравствуйте, уважаемый читатель!

Я – автор книги, которую вы держите в руках.

Эта книга задумана мной как простой и удобный справочник для людей, которым по роду деятельности приходится часто общаться с деловыми партнерами и клиентами по электронной почте и важно быть в таком общении успешными. В ней обобщен мой личный опыт ведения деловой переписки, опыт моих коллег, партнеров и клиентов. Я буду рада, если эта книга поможет вам освоить инструменты грамотного ведения деловой переписки и приобрести навыки, необходимые для эффективного общения по электронной почте.

Я надеюсь, что читать эту книгу вам будет легко и интересно. Важно лишь вникать в суть приемов и правил, а потом применять их на практике.

Искренне надеюсь, что эта книга поможет вам:

• писать электронные письма быстро и легко;

• писать предельно ясно и максимально убедительно;

• выражать свои мысли в письме энергично, вежливо и эффективно;

• достигать в письмах своих целей;

• овладеть грамотными клише современного делового письма;

• быть уверенным в соответствии вашего письма правилам хорошего тона, общепринятым в современном деловом сообществе;

• формировать собственный позитивный имидж и имидж компании в глазах клиентов и деловых партнеров;

• сделать вашу деловую переписку максимально успешной.

 

С уважением,

Тамара Воротынцева.

 

Принцип 2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата

 

Известная русская пословица говорит: «Встречают по одежке…» Это в полной мере справедливо в отношении электронного делового письма. При его получении достаточно беглого взгляда, чтобы сделать вывод об общей деловой культуре компании, об отношении к клиентам/партнерам, об уровне профессионализма сотрудника, написавшего письмо.

Какие индикаторы позволяют это сделать? Что характеризует деловой имидж компании?

 

Шесть важнейших индикаторов делового имиджа в электронном письме

1. Время ответа на письмо.

2. Грамотное заполнение поля «Тема».

3. Персональное обращение.

4. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к вам).

5. Позитивное завершение письма.

6. Подпись и блок контактной информации.

Рассмотрим подробнее…

 

Индикатор делового имиджа № 1. Время ответа на письмо

 

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении с ним.

Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

А задержка с ответом клиенту – это нередко серьезный риск потерять его.

 

СОВЕТ

Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно – то в течение двух, максимум трех часов с момента получения (три часа – среднестатистическое время комфортного ожидания ответа. По истечении этого срока адресат может начать испытывать беспокойство о судьбе доставки своего письма и о перспективах получения своевременного ответа).

 

Следующий порог допустимого времени ответа – в течение дня.

Если и в течение дня ответить по объективным обстоятельствам затруднительно, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до… включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов на поступившие к вам письма обращайте внимание на такие пометки адресата, как «Важность/Priority» и «Тема/Subject». Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

 

СОВЕТ

Как не копить неотвеченные письма?

Проверенный прием: прочитав письмо адресата (в ситуации большого количества писем), сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ. Если на его написание вам понадобится до 5–7 минут – отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

 

Алгоритм действий по соблюдению времени ответа на письмо

1. При получении письма обратите внимание на поля «Важность/Priority» и «Тема/Subject».

2. Если их заполнение свидетельствует о необходимости срочного ответа – сделайте приоритетным ответ на данное письмо. На остальные письма в вашей почте ответьте позже.

3. Если адресат запрашивает автоматическое подтверждение о факте получения вами его письма – обязательно подтверждайте получение. Будьте доброжелательны! Не думайте, что адресат стремится вас контролировать. Он просто хочет быть уверенным, что его письмо не потерялось, а доставлено в ваш электронный ящик.

4. Отвечайте на письма клиентов/партнеров максимально оперативно – не позднее трех часов с момента их получения[2].

5. Если ответить на заданный клиентом/партнером вопрос в течение трех часов невозможно, напишите в ответном письме: «(имя), я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до… включительно».

 

СОВЕТ

Обязательно в деловых письмах обращайтесь к человеку по имени! Этим вы подчеркнете персональный характер вашего письма и продемонстрируете внимательное отношение к адресату.

А вот еще один интересный факт: называние человека по имени в культуре многих народов наполнено особым смыслом. Произнесение имени человека – это установление связи с его душой. Такое действие возможно только в ситуации полного доверия между общающимися людьми.

 

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

1. Внимательно относитесь к информации, которую несет письмо.

2. Информация о том, как обратиться к адресату в ответном письме, может содержаться:

• в подписи к письму;

• в тексте письма (если адресат сам представился вам);

• в поле «От Koro/From».

3. При использовании информации из всех перечисленных выше блоков включайте здравый смысл. Ни один из вариантов, приведенных ниже, недостоин подражания:

• «Здравствуйте, Иванов Р.!»

• «Здравствуйте, irishka@maiL.ru!»

• «Добрый день, Иван И. Петренко!»

4. В современной практике электронного делового письма вполне допустимы обращения по имени в неполном варианте: «Здравствуйте, Аня!» (вместо Анна), «Добрый день, Сергей!» (вместо Сергей Петрович). Используйте их, если сам адресат практикует и поддерживает такую форму обращения к себе.

5. При отсутствии всякой информации об имени адресата используйте любую из фраз: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».

6. Не стоит употреблять в приветствии фразу «Доброго времени суток!». Нередко в деловом сообществе это обращение расценивается как дурной тон, несоответствие современным нормам письменного этикета.

 

 

СОВЕТ

Если ситуация располагает, начните свое письмо со слов благодарности. Позитивные слова и эмоции в начале письма – хороший старт для дальнейшего делового разговора.

 

 

СОВЕТ

Настраивайте адресата на продолжение диалога. Создавайте и укрепляйте атмосферу приятного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим добрым настроем и искренним желанием продолжать деловое взаимодействие!

 

 

Письмо-вопрос

От кого: Тамара

Дата: Март, 11 2011 9:14

Кому:

Тема: Обучение в Испании

Здравствуйте!

Меня интересует информация о детских летних языковых лагерях.Предварительно посмотрела информацию на Вашем сайте. К сожалению, трудно понять, какие варианты сколько стоят, что входит в указанные суммы, а что предполагает дополнительную оплату.Хотелось бы получить предельно конкретное предложение с ценами, актуальными на сегодняшний день (может быть, несколько вариантов).

Меня конкретно интересует:

Летний языковой лагерь в Испании.Желательные города – Валенсия, Саламанка. Продолжительность –2 недели, в июле текущего года. Возраст моего ребенка – 16 лет.Уровень владения испанским языком сейчас – начальный.

Буду благодарна за подробную конкретную информацию.

С уважением,

Тамара Воротынцева

 

 

Я думаю, что дополнительных пояснений результаты сравнения не требуют.

А теперь давайте вспомним логику нашего движения в понимании инструментов эффективной деловой переписки.

В начале данной главы я предложила вам прочесть варианты двух писем (Марины и Елены) и ответить на вопрос: какое из них вам как адресату нравится больше. Я (надеюсь на вашу солидарность с моим мнением) оценила письмо Марины как наиболее выигрышное, профессиональное и по-человечески располагающее. Эту оценку мы сделали интуитивно, пользуясь исключительно своими ощущениями и здравым смыслом.

Но в ежедневной работе нам важно не только интуитивно, но и предельно объективно понимать, что влияет на восприятие нашего письма деловым адресатом (клиентом, партнером).

В качестве такого объективного инструмента для написания достойного делового письма я предложила вам принципы эффективной деловой переписки.

1. Ориентация на цель, выбор оптимальных способов ее достижения.

2. Формирование позитивного делового имиджа в глазах адресата.

3. Формирование клиентской лояльности.

Посмотрите теперь, как выглядит анализ и оценка каждого письма (Марины и Елены) по объективным параметрам.

 

Таблица1. Оценка эффективности делового письма

 

 

 

Надеюсь, что вы согласитесь с моими результатами оценки.

Если для вас важно, чтобы ваши деловые письма привлекали внимание адресата, вызывали положительные эмоции, способствовали возникновению и укреплению деловых и личных отношений, – возьмите три принципа на заметку!

Я искренне желаю, чтобы все ваши письма были ориентированы на достижение цели и создавали продуктивные взаимоотношения с клиентами и деловыми партнерами!

А в следующей главе я хочу обратить ваше внимание непосредственно на содержание письма. Мы будем говорить об инструментах, которые позволят писать понятные, конкретные, по-настоящему деловые письма.

 

 

Структура письма

 

Структура – залог понятности и стройности смысла.

Структура письма (рис. 4) выглядит следующим образом.

 

Рис. 4.Структура письма

 

Письмо № 1

From: Averin Nikotay [maitto: naverin@xxx.RU]

Sent: Friday, October 03, 2008 5:49 PM

To: Bogatov, Alexander

Subject: Поездка в г. Пермь. Детали

Александр, еще раз приветствую Вас!

Относительно нашего приезда хочу сообщить Вам:

приедем к Вам 09.10.08, поезд прибывает в 11 утра, сможем приехать к Вам в компанию к 14.00 часам.

Наша делегация:

Родиончиков Дмитрий – руководитель отдела АСУ ТП;

Субботин Артем – ведущий инженер группы проектирования АСУ ТП;

Воложенин Григорий – менеджер проекта.

Цель поездки – обследование объекта и сбор информации по проекту АСТУЭ.

Планируем уезжать 10.10.08 вечером.

Прошу Вас сообщить о возможности нас принять, а также известить о контактных лицах, которых Вы планируете задействовать в рамках нашего приезда.

Заранее благодарю.

Николай Аверин

Начальник тех. отдела

ООО «XXX»

тел.(777)777-77-77

факс (777)777-77-72

 

 

Письмо № 2

From: Valentina

Sent: Friday, February 04, 2011 4:50 PM

To: Vladimir

Subject: Заказ баннеров

Владимир, добрый день!

В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам наш заказ:

Баннер 1 х 6 м (1 м – высота, 6 м – длина). Материал – ткань габардин.

Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.

Баннер 2 х 1,5 м (2 – высота, 1,5 – длина). Материал – ткань или винил.

Крепление – люверсы. Количество – 2 шт.

Во вложении наш логотип.

Готовые баннеры нужны нам 9 февраля.

Ждем от Вас макеты обоих баннеров. Вышлите, пожалуйста, несколько вариантов нам на выбор.

 

Заранее благодарю.

 

Best regards,

Valentina Ivanova

Brand Manager Assistant

XXXGroup

Тел.(777)666-66-66

Факс (777)666-6

 

Попробуйте взять под контроль эти точки в вашей деловой переписке – и посмотрите, как они будут работать. Поверьте, результаты не заставят себя ждать. «Смысловой треугольник» делает письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной!

А сейчас несколько подробнее о третьей точке внимания – о финале письма.

Финал – особенное место в письме. И работать с ним нужно предельно грамотно. Как предупреждает в таких случаях шведская пословица: «Плохой пудинг может испортить даже королевскую утку».

В финале мы завершаем наш разговор с адресатом/клиентом и ставим промежуточную точку. Это своего рода этап прощания. А что обычно бывает важным при прощании, если мы заинтересованы в продолжении общения? Как правило, существенными являются два момента.

1. Чтобы оставалось обоюдное желание продолжать общение.

2. Чтобы было понятно, что и как мы планируем делать в дальнейшем.

Для финала (этапа прощания) в деловом письме тоже актуальны эти моменты:

• важно обозначить (закрепить) эмоционально-позитивную атмосферу делового диалога;

• необходимо точно и предметно сообщить адресату/клиенту, что и как должно произойти в ближайшее время.

Таким образом, в финале делового письма сосредотачиваются две составляющие: имиджевая (эмоциональная)и действенная (активная):

• имиджевая часть финала вносит эмоционально-позитивное звучание в письмо, демонстрирует лояльность и уважительное отношение автора письма к клиенту/партнеру;

• действенная позволяет управлять инициативой, нацеливает клиента/адресата на решение конкретного вопроса.

В структуре письма эти составляющие выглядят так. Посмотрите на примеры ниже.

 

Пример 1.

 

 

Пример 2.

 

 

«Хитрости» финала письма

 

Как повысить действенность и активность финала?

Разные варианты использования активных и эмоциональных фраз в финале письма могут производить разный эффект и приводить к разным результатам.

Посмотрите сами:

 

 

СОВЕТ

Если для вас актуально удерживать инициативу в переписке с адресатом/ клиентом; если важно «держать руку на пульсе» и способствовать динамичному решению вопросов, тщательно продумывайте активную часть финала письма!

Финал вашего письма должен заканчиваться понятной для адресата/ клиента формулировкой о следующих шагах.

Не заставляйте клиента самостоятельно догадываться о том, что же он должен сделать при получении вашего письма. Обязательно сообщайте о том, каких действий вы от него ожидаете и когда эти действия ему необходимо предпринять.

 

Действенная часть финала обязательно должна содержать информацию, отвечающую на следующие вопросы:

«Каков следующий шаг?» и «Когда его надо предпринять?»

 

В зависимости от ситуации необходимо регулировать степень категоричности финала.

 

 

 

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ЭТО ВАЖНО!

Выдерживайте целесообразную пропорцию между действенной и имиджевой частями финала.

Помните: имиджевая составляющая финала хорошо работает на создание позитивного эмоционального настроя при общении, но может существенно понижать действенность письма, «размывать» цель и провоцировать адресата на «медленный» ответ.

 

Делайте финал более активным, удерживайте инициативу!

 

Специфические ситуации

Часто бывает так, что нам очень важно знать ответ адресата (его «да» или «нет»). При этом щекотливость ситуации заключается в том, что мы не вправе указывать и настаивать на ответе и его сроках. Такое указание может выглядеть некорректно, преждевременно, невежливо, а порой и откровенно навязчиво.

Например, мой адресат интересуется в письме возможностью провести тренинг деловой переписки для его подчиненных. В ответном письме я подробно описываю вариант проведения такого тренинга, и в результате мне важно не потерять нить диалога с адресатом и узнать о его решении. И сделать это важно максимально корректно. Как?

В таких ситуациях хорошо работает прием, который я назвала «Указание на последующее действие».

Суть приема: указать адресату/клиенту на событие/действие, которое произойдет сразу после того, как вы получите его ответ.

Например: «Иван Иванович, сообщите мне, пожалуйста, насколько Вам интересно мое предложение, – и мы сразу можем согласовать даты и детали тренинга».

Варианты финалов с указанием на последующее действие:

«Напишите о Вашем решении – и мы сразу приступим к оформлению документов».

«Как только мы получим от Вас ответ – мы будем готовы выслать скорректированный график произведения оплат».

«Напишите, какой из высланных вариантов Вам больше подходит – ия сразу вышлю конкретную детальную информацию по порядку оформления».

«Жду от Вас сканы документов – и сразу отдаю заказ на оплату».

«Сообщите о выбранном варианте – и мы будем готовы выслать Вам наше коммерческое предложение».

«Напишите, какой вариант Вам больше подходит – и я сразу смогу подробно рассказать о процедуре оформления этой карты».

Такой прием позволяет сохранить действенность и активность, в то же время письмо звучит достаточно корректно, так как по сути мы ничего не навязываем, но при этом предельно конкретно обозначаем перспективу предстоящих действий.

Работая с активной частью финала, не следует забывать об эмоциональной части, так как позитивные эмоции – далеко не последняя вещь в деловом общении.

Индийская мудрость гласит: «Ничто так не ободряет человека, как доброе слово». А крылатая фраза кинофильма вторит ей: «Доброе слово и кошке приятно». Так почему бы не закончить добрым словом письмо к нашему уважаемому адресату?

 

СОВЕТ

Обязательно соотносите звучание финальной эмоциональной фразы с основным содержанием письма. Для ускорения работы держите под рукой список фраз-клише.

Универсальным вариантом имиджевой фразы является фраза: «С уважением…»

Только ее можно поместить в автоматический блок подписи. Все остальные имиджевые фразы нуждаются в дополнительном внимании и согласовании с содержанием письма.

 

Внимание! В финале письма избегайте ошибок в употреблении следующих фраз:

• «Благодарим Вас за понимание» / «Спасибо за понимание»

• «Спасибо за внимание»

• «Всего доброго!»

• «Всего наилучшего!

• «Удачи!»

 

Рассмотрим подробнее.

Фраза в финале: «Благодарим Вас за понимание!»/«Спасибо за понимание»

Эта фраза имеет смысловой оттенок извинения. Поэтому используйте ее только в тех случаях, когда вам необходимо извиниться перед адресатом.

Посмотрите варианты писем ниже. Обратите внимание, как меняет смысл письма финальная фраза.

 

Не используйте эту фразу в ситуации, когда вы хотите выразить благодарность за общую работу. В этом случае более органично звучат фразы:

• «Спасибо за сотрудничество!»

• «Спасибо за плодотворное сотрудничество!».

Также не используйте эту фразу, чтобы поблагодарить адресата за внимание к вашей информации и для выражения надежды, что ему все понятно. Для этих случаев уместны другие варианты:

• «Я постаралась предельно точно изложить суть ситуации. Если при этом какие-то моменты остались для вас непонятными, пожалуйста, сообщите, и я поясню подробнее»;

• «Если в высланной информации есть непонятные моменты, пожалуйста, сообщите. Я дам необходимые комментарии»;

• «Я постаралась максимально подробно пояснить суть вопроса. Тем не менее если у вас есть еще какие-то вопросы, напишите, и я с удовольствием на них отвечу».

 

Рис. 5. Объединение предметов в смысловые блоки

 

Все предметы объединены в смысловые блоки, и их графическое оформление образует подобие пирамиды.

Этот принцип получил название «Пирамида Минто» (по имени его автора Барбары Минто). В его основе – подача информации в виде схемы, где информационные объекты сгруппированы в логические блоки и могут подаваться от общего к частному и наоборот.

Чем пирамида Минто может быть полезна при написании делового письма?

 

Письмо о покупках

Date: Моп, 10 Oct 2011

From: жена

То: муж

Subject: Перечень покупок

 

Дорогой!

Сообщаю тебе, какие покупки нам необходимо сделать в магазине.

Пожалуйста, купи:

Овощи: картошку, морковь.

Фрукты: виноград, апельсины, яблоки.

Молочные продукты: молоко, сметану.

Хлебобулочные изделия: белый хлеб в нарезке, черный «Бородинский».

Напитки: минеральную воду, яблочный сок.

Буду тебе очень благодарна, если ничего не забудешь и не перепутаешь.

Будет здорово, если успеешь вернуться к 20:00!

 

С любовью, Катя.

 

Примечание: уверена, что вы сразу увидели три точки внимания (тему, фразу-анонс, финал письма).

Но нас сейчас интересует логика и оформление основной части.

Что о ней можно сказать?

1. Основная часть построена по принципу логических смысловых блоков (от общего к частному).

2. В ней использованы графические средства подачи информации (абзацы, нумерация, заголовки).

Адаптировав идею Минто к формату электронного делового письма, я предлагаю вам использовать в работе принцип, который я уже назвала ранее, – принцип 5×5.

 

Принцип 5×5

 

1. Организуйте основную часть письма по принципу смысловых блоков.

2. Контролируйте количество смысловых блоков. Оно не должно превышать пяти (лучше, если меньше пяти).

3. Внутри каждого смыслового блока помещайте не более пяти более мелких смысловых единиц.

4. Обязательно используйте графические средства выразительности: абзацы, нумерацию, заголовки.

Посмотрите на примеры ниже и почувствуйте разницу между письмами, написанными с использованием принципа 5×5 и без его применения.

 

 

Первый вариант письма не использует принцип 5×5. Второй – использует (логика смысловых уровней, абзацы, заголовки, нумерация).

Представьте себя на месте получателя. Какое из писем быстрее и комфортнее читать? Информация из какого письма легче воспринимается?

Осознаете ли вы разницу, получаемую в результате применения принципа 5×5?

Уверена, что да.

Эффект применения принципа 5×5 наиболее ярко виден в ситуации, когда нам важно сообщить адресату внушительную по объему информацию. Этот принцип может стать поистине спасительным инструментом, позволяющим дать такую информацию предельно легко, компактно и комфортно для восприятия адресата.

Пожалуйста, наберитесь терпения и прочтите объемные письма, помещенные ниже. Одно из них использует принцип 5×5, второе – нет.

 

 

Окажись вы на месте получателя, какое из писем вы бы прочли быстрее и легче? Информация из какого письма легче воспринимается?

Уверена, вы отдали предпочтение второму письму.

А сейчас я предполагаю, что по прочтении писем у вас вполне могла возникнуть следующая мысль: визуальный эффект графического выделения в письме можно усилить, если добавить выделения жирным шрифтом или цветом. «Почему бы этого не сделать?» – можете спросить вы. И будете абсолютно правы.

Посмотрите, как здорово могло бы выглядеть письмо:

 

 

Посмотрев на варианты письма, трудно не согласиться с утверждением, что использование шрифта добавляет чтению комфорта, а смыслу – стройности. Однако здесь я хочу вас предостеречь. Следует иметь в виду следующую важную вещь, связанную с особенностями почтовых электронных систем, которые используются в нашей деловой переписке.

 

Рис. 6. Локомотив и подвижной состав

 

Локомотив – это подлежащее и сказуемое (главные члены предложения), они «доносят» до нас смысл предложения.

Подвижной состав – это вся оставшаяся часть предложения (второстепенные члены). Они дополняют основной смысл.

Теперь посмотрим, как выглядят варианты нашего текста.

В первом варианте текста – только один локомотив смысла: организация должна предоставлять.

Все остальные слова в тексте – подвижной состав. И скорость движения этого состава невелика (рис. 7).

 

по письменному запросу Поставщика в течение одного рабочего дня со дня получения запроса с сопроводительным письмом, подписанным ответственным сотрудником ЕИРЦ, копию извещения, подтверждающего факт оплаты Услуг.

Рис. 7. Локомотив и большой подвижный состав

 

А теперь посмотрите на второй вариант. Текст разбит на 4 предложения. Значит, в отличие от первого варианта в нем уже не один, а четыре локомотива смысла: организация должна предоставлять, поставщик должен прислать, запрос должен иметь и должен быть подписан, копия предоставляется.

Подвижной состав смысла стал короче. И смысл «движется» гораздо быстрее (рис. 8).

 

Рис. 8. Локомотив и небольшой подвижной состав

 

При помощи такой структуры нам легче читать и понимать текст.

Точно так же как скорость, которую развивает железнодорожный состав, зависит от соотношения мощности электровоза и количества вагонов, смысл текста зависит от длины предложений и количества подлежащих и сказуемых.

Получается, что для того чтобы ускорить понимание текста, необходимо разбить его на самостоятельные предложения (каждое из которых имеет подлежащее и сказуемое) и таким образом увеличить количество «тяговых»/движущих элементов смысла.

 

СОВЕТ

Для того чтобы ваш адресат легко читал и понимал ваши письма, старайтесь реже употреблять сложные грамматические конструкции.

Регулируйте объем предложения. Не позволяйте одному предложению растягиваться на 3–4 строки.

В ситуации выбора – поставить точку или запятую – отдайте предпочтение точке.

Отслеживайте правильность логической структуры текста. Добавляйте структуре «тяговые компоненты» смысла.

 

А сейчас, мой уважаемый читатель, я предлагаю вам наглядно убедиться в том, насколько губительным для делового письма может быть пренебрежение автора к основным инструментам ясности смысла. Ниже я привожу письмо, которое я однажды получила от потенциального делового партнера и которое повергло меня в полное отчаяние. Попробуйте понять смысл этого делового письма и задачи, которые пытается решить автор. Если вам удастся сделать это с первого прочтения – вы можете гордиться собой! Пока это не удавалось ни одному человеку из числа участников моих тренингов по деловой переписке, начиная с 2009 года (около 1000 человек).

 

Дата: 31 Окт 2009

От: Виктор Иванов

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости вузов»

 

Здравствуйте, Тамара!

Это Виктор Иванов – корреспондент газеты «Новости вузов», который звонил Вам с предложением выступить в качестве эксперта по темам, планирующимся нашим изданием к выпуску в ближайшие два-три месяца. Итак, как обещал, высылаю вопросы по темам статей (обе публикации готовятся по материалам экспертных опросов с обязательными ссылками на экспертов).

Вопросы по теме «вписания» в корпоративную культуру.

1. Почти все эксперты утверждают, что проблема несоответствия вчерашнего выпускника вуза корпоративной культуре компании сегодня актуальна и распространена. Но в чем суть проблемы? Говорят, в расхождении между ценностями молодого специалиста и ценностями компании. Но какие конкретно ситуации расхождения между ценностями молодого специалиста и корпоративными ценностями чаще всего встречаются в России? Информация к размышлению. Отвечая на этот вопрос, обычно говорят о следующих противоречиях: в компании ценится инициатива, а человек неинициативен, привык, что все делает по инструкции; обратная ситуация: молодой человек жаждет получить простор для творческой активности, а в компании все жестко регламентировано; выпускник по натуре индивидуалист-одиночка, а в компании ценится работа в команде; человеку хочется, чтобы вокруг него была доброжелательная атмосфера, где все друг друга уважают и поддерживают, а в компании – сплошные интриги; человеку важна стабильность, спокойный размеренный ритм работы, а в компании получает бурное развитие противоположная ситуация; хочется участвовать в рискованных, интересных проектах, на работе – скука и рутина; в компании требуется поначалу много работать за небольшие деньги, а молодой сотрудник хочет работать поменьше, но при этом побольше зарабатывать; в вузе молодой человек привык к уважительному и гуманному отношению к себе, а в компании к нему относятся как «к винтику в механизме» (почему-то о последнем противоречии вспоминают реже).

2. С целью избежать проблемы несоответствия корпоративной культуры или хотя бы минимизировать последствия некоторые эксперты предлагают молодым специалистам следующую стратегию: определить основные критерии «идеальной», наиболее подходящей для себя компании, затем – постараться понять, по каким признакам можно распознать основные особенности ее культуры, и сформулировать ряд вопросов к работодателю, которые позволят идентифицировать наличие той или иной КК. Но помимо привлекательной корпоративной культуры существуют и другие стимулы, например, высокая зарплата, интересная специфика работы… Трудно найти компанию, где все было бы «в одном флаконе». А значит, скорее всего, придется идти на компромисс: делать выбор в пользу более значимых вещей и мириться с какими-то недостатками, в том числе в корпоративной культуре. Вопрос: к чему и какой ценой конкретный человек может адаптироваться? Как определить тот максимально допустимый предел расхождения в собственных ценностях и ценностях компании, который лучше не переступать?

3. Можно ли описать пример возникновения у выпускника серьезных проблем из-за несоответствия корпоративной культуре (без указания конкретной компании, фамилии)? В общем виде пример может касаться следующей ситуации. Обычно при трудоустройстве выпускники смотрят прежде всего на размер зарплаты, бренд, а корпоративная культура отходит на второй план. А потом человек устраивается на работу – и оказывается, что вопросы корпоративной культуры гораздо более серьезная вещь – и несовпадение в ценностях приносит большие неприятности. И вот хотелось бы описать какой-либо пример такого рода, без указания конкретной компании. В общем виде сюжет может быть примерно таким: выпускник Н. устроился в компанию, где у него была хорошая зарплата и перспективы. Но вскоре оказалось, что… в компании ценится то-то и то-то, с чему Н. проблемы… и в итоге Н… Если, конечно, подобный пример есть, если нет – значит, нет.

А вот три вопроса по теме карьерного старта выпускника.

Как вчерашнему выпускнику вуза быстро и без вопиющих ошибок понять правильные нормы и модели поведения в компании?

Как научиться воспроизводить эти модели лучше «старожилов» и тем самым начать свой карьерный рост?

Что еще можно порекомендовать молодому «начинающему» сотруднику, стремящемуся сделать успешную карьеру?

Просьба ответить по возможности в течение полутора недель. По второй теме (карьерный старт) можно в течение двух недель.

Спасибо!

С уважением,

Виктор Иванов

8-999-999-99-99

 

А вот как могло бы и как должно выглядеть грамотное деловое письмо.

 

Дата: 31 Окт 2009

От: Виктор Иванов

Кому: Тамаре Воротынцевой

Тема: Тамаре Воротынцевой от издания «Новости вузов»

 

Здравствуйте, Тамара!

Это Виктор Иванов, звонивший Вам с предложением о сотрудничестве.

В продолжение нашего телефонного разговора высылаю Вам названия тем статей, которые планируются к публикации в нашем издании.

1. «Вписание выпускников в корпоративную культуру».

Ключевые вопросы в рамках данной темы:

– В чем суть проблемы несоответствия вчерашнего выпускника вуза корпоративной культуре компании?

– В чем состоят основные критерии идеальной компании в представлении выпускника? Какие есть примеры проблем у выпускников из-за несоответствия корпоративной культуре?

2. «Карьерный старт выпускника».

Ключевые вопросы в рамках данной темы:

– Как вчерашнему выпускнику вуза быстро и без вопиющих ошибок понять нормы и модели поведения в компании? Как научиться воспроизводить эти модели лучше «старожилов» и тем самым начать свой карьерный рост?

– Что еще можно порекомендовать молодому «начинающему» сотруднику, стремящемуся сделать успешную карьеру?

Тамара, насколько Вам интересно данное предложение? Буду Вам признателен, если пришлете ответ в ближайшее время (1–2 дня). И затем я сообщу Вам о сроках предоставления материалов и требованиях к их формату. Спасибо!

С уважением, Виктор Иванов

8-999-999-99-99

 









Читайте также:

  1. At midnight on the same day, there were four e-mails waiting on Alan Marshall’s server.
  2. E. Лица, участвующие в договоре, для регулирования своих взаимоотношений могут установить правила, отличающиеся от правил предусмотренных диспозитивными нормами права.
  3. Hon, caddy, van, usu, Brum, e-mail, beaut, VEP, OPEC, HQ, GP, BST, RAF, TLC, veggie, Laser, A. OK, brill, fave, glam, МЕР, posh, lb, st, in, ft, yd, Con., Lab., Lib. Dem., MA, IQ, st, rd, Ave, aka.
  4. I. Правильное обучение и правильное изучение
  5. III. Пять теорий управления маркетингом
  6. V.4. Принципы и правила создания культурных ландшафтов
  7. VIII. Правила подключения питания от соседнего вагона в аварийном режиме
  8. А. 10 Н. Б. 70 Н. В. 50 Н. Г. 250 Н. Д. Среди ответов А — Г нет правильного.
  9. Астма как условнорефлекторное явление и неправильное дыхательное поведение
  10. Б.2. Разработка на неправительственном уровне факультативного характера правил, типовых контрактов, общих условий и т.п. для использования в международном частном торговом обороте
  11. В формальной логике есть понятия правильное и неправильное мышление.
  12. Важность карьеры как средства достижения успеха.


Последнее изменение этой страницы: 2016-03-17; Просмотров: 126;


lektsia.info 2017 год. Все права принадлежат их авторам! Главная