Документ является формой отражения деятельности предприятия (учреждения, организации, фирмы и т. д.). Любой служебный документ выполняет не одну, а несколько функций. Например, коммуникативную, (служит средством связи или передачи информации), и управленческую, являясь инструментом управления. Функции условно можно разделить на общие и специальные. Общими функциями можно считать: информационную, социальную и культурную, так как они характерны для большинства документов.
Для документов, создающихся в сфере служебной деятельности учреждения (организации предприятия и т. д.), характерны специфические функции:
управленческая, когда документ является инструментом управления. Эту функцию выполняют организационно-распорядительные, отчетные, плановые и т. д. документы;
правовая, когда документ является средством закрепления правовых норм в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время (устав, положение об организации и др.), для использования в качестве судебного доказательства) и др.
Документ, созданный в сфере деятельности организации, является элементом соответствующей системы документации, под которой понимается "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" (ГОСТ Р51141 – 98).
Служебные документы, в зависимости от сферы деятельности, подразделяются: на управленческие, научные, технические (конструкторские) и др. Ядром учрежденческой документации являются управленческие документы, так как они обеспечивают управление организациями, предприятиями, учреждениями и т. д. Они представлены следующими системами документации:
· организационно-правовая документация;
· плановая документация;
· распорядительная документация;
· информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
· отчетная документация;
· документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
· финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
· документация по материально-техническому обеспечению;
· договорная документация;
· документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения.
Есть другие системы документации, которые отражают основную деятельность учреждения, организации, предприятия. Например, в вузе – система документации по высшему образованию; на производственном предприятии – производственная документация и т. д. Документы, которые представляют одну систему документации, связаны единством целевого назначения и, в комплексе, обеспечивают документирование управленческой функции или направления деятельности. Например, документы, составляющие систему распорядительной документации, обеспечивают регулирование деятельности учреждения, а также координацию с деятельностью других учреждений одного направления.
Оформление организационно-правовой документации
Обеспечить организационную деятельность учреждения позволяет комплекс организационно-правовых документов: устав организации, положение об организации; положение о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности; должностные инструкции работникам; правила; памятки и др. С помощью организационно-правовых документов реализуется одна из основных управленческих функций – организационная. Эти документы содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав и т. д., а также функциональное содержание деятельности организации, в целом, ее подразделений и работников, их права и обязанности и т. д. Организационные документы являются правовой основой деятельности учреждения.
Организационно-правовые документы, могут утверждаться непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или уполномоченным органом – вышестоящей организацией (либо коллегиальным органом, например, советом директоров). Эти документы относятся к бессрочным, они действуют до отмены их или до утверждения новых. В разработке организационно-правовых документов участвуют квалифицированные специалисты во главе с руководством организации или структурных подразделений.
При оформлении организационно-правовых документов необходимо указать следующие реквизиты: название учреждения и (или) подразделения, наименование вида документа, дату, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
Устав организации является основным организационно-правовым документом, регламентирующим важнейшие вопросы функционирования организации и порядок ее образования и реорганизации (или ликвидации).
Текст устава состоит из следующих разделов:
1. Общие положения.
2. Уставной капитал (акционерный капитал).
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Учет и отчетность; распределение прибыли.
6. Прочие накопления.
7. Прекращение деятельности.
Раздел "Общие положения" содержит полное и сокращенное название организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых она создана; чем руководствуется в своей деятельности; наличие у нее филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.
В разделе "Уставной капитал (акционерный капитал)" оговариваются размеры вкладов каждого участника и условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.
В разделе "Порядок деятельности" определяются цели, виды деятельности, механизм отношений между организациями, а также права участников процесса финансово-хозяйственной деятельности.
В разделе "Управление" определяется состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе это: общее собрание акционеров – высший орган управления (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений); совет директоров – высший орган управления обществом в промежутках между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, их компетенция, порядок и сроки выборов председателя). Исполнительные органы – генеральный директор, исполнительный директор, правление (устанавливается, какие именно исполнительные органы, их компетенция, права и порядок деятельности); Ревизионная комиссия – орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формированиякомиссии,сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).
В разделе "Учет и отчетность; распределение прибыли" определена система ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о работе общества в налоговые и иные органы, а также подведения итогов финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.
Раздел "Прочие накопления" содержит сведения о дополнительных фондах общества, если они имеются (страховой, резервный), кроме уставного.
В разделе "Прекращение деятельности" определен порядок ликвидации общества, его реорганизации, порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.
Устав может содержать и другие разделы, которые полностью отразили бы специфику деятельности организации.
Уставы утверждаются органами государственной власти и управления, съездами, общим собранием учредителей или участников. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Собранием учредителей
открытого акционерного
общества "Урал"
(протокол от 25.02.2002 №14)
Уставы предприятий, учреждений и т. п. утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами) или единоначально руководителем органа власти или управления. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель министра культуры
Российской Федерации
Подпись А.И. Рахаев
28.02.2002
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказом заместителя министра
культуры Российской Федерации
от 28.02.2000 № 136
Отметка о регистрации устава содержит наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Она заверяется печатью регистрирующего органа.
Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб). Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).
Положение об организации, по сути дела, заменяет ее устав и выполняет такую же роль.
Положение о структурном подразделении организации – организационно-правовой документ, определяющий правовое положение, порядок повседневного функционирования, а также вопросы соподчиненности и взаимодействия данного подразделения с другими. Структура текста положения не закреплена в нормативных документах, но устойчива и стандартна, так как выработана многолетней практикой. "Положение…" содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Предназначение, задачи и функции подразделения.
3. Структура, состав, оснащение подразделения.
4. Организация управления и обеспечения подразделения.
5. Организация взаимодействия подразделения с другими структурными единицами.
6. Полномочия (сфера компетенции) основных категорий работников подразделения.
7. Ответственность основных категорий работников подразделения.
8. Особые вопросы деятельности подразделения.
Раздел "Общие положения" включает следующие сведения: полное официальное и сокращенное наименование подразделения; статус; направление деятельности, нормативная база, регламентирующая деятельность данного подразделения.
Раздел "Предназначение, задачи и функции подразделения" устанавливает основные задачи, важнейшие функции, роль и место данного подразделения в деятельности организации.
Раздел "Структура, состав, оснащение подразделения" содержит сведения о его структуре, численном составе и техническом оснащении. При раскрытии структуры подразделения желательно пояснить, почему выбран именно такой вариант, а давая характеристику численного состава, показать процентное соотношение работников руководящего звена, основного и обслуживающего персонала.
Раздел "Организация управления и обеспечения подразделения" содержит сведения: о руководящем составе (руководящем органе); об общей организации управления повседневной деятельностью; об управлении подразделением в оперативном режиме; об основных направлениях обеспечения повседневной деятельностью подразделения; о полномочиях руководящего состава при осуществлении управления и обеспечения.
Раздел "Организация взаимодействия подразделения с другими структурными подразделениями" раскрывает следующие вопросы: получения и передачи информации (документов) и готовой или промежуточной продукции; взаимодействия при организации работы в оперативном режиме и др.
Раздел "Полномочия (сфера компетенции) основных категорий работников подразделения" устанавливает: права руководителя в отношении рядовых сотрудников и руководящего персонала первичного звена (начальников участков, отделений, цехов, групп и т. д.); права руководящего персонала первичного звена по отношению к подчиненным им сотрудникам.
В разделе "Ответственность основных категорий работников подразделения" определяется персональная ответственность сотрудников за различные виды нарушений.
Раздел "Особые вопросы деятельности подразделения" определяет порядок разрешения спорных ситуаций с другими структурными подразделениями организации и вопросы, отражающие специфику деятельности подразделения и требующие регламентации.
Структура текста Положения может быть представлена проще, например:
1. Общие положения.
2. Основные задачи.
3. Функции.
4. Права и обязанности.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения.
Титульный лист "Положения…" оформляется на общем бланке организации, который включает:
наименование организации;
наименование вида документа;
номер и дату документа;
место составления;
заголовок к тексту документа;
подпись руководителя подразделения;
гриф утверждения.
Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения, утверждаются руководителем организации.
Штатное расписание – правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов (в государственных учреждениях – с указанием разряда по Единой тарифной сетке).
Штатное расписание содержит перечень должностей сотрудников организации по подразделениям с указанием размеров соответствующих окладов, а структура его повторяет структуру организации.
Перечисление структурных подразделений принято начинать – с подразделения управления организации, а заканчивать производственным, вспомогательным и обслуживающим. Как правило, порядок перечисления структурных подразделений и должностей определяется руководством организации.
Перечень должностей начинают с самых основных (ведущих и главных специалистов), затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена.
Наименование подразделений приводится полностью, иногда указывается сокращенное или условное название. Должности перечисляют с указанием тарифного разряда. Наименования подразделений и должностей печатаются в именительном падеже. Общая численность должностей указывается по
Форма