В современном обществе работа специалиста экономического профиля решающего правовые и финансовые вопросы, должна опираться на нормативные акты: Кодексы, Законы, Указы Президента, Приказы и письма министерств и ведомств. Учитывая, что Российское законодательство, в том числе налоговое и бухгалтерское, является очень объемным и динамичным, работа в этой предметной области требуют от специалистов использования специальных современных инструментов для работы с юридической информацией – информационно правовых систем.
ИНФОРМАЦИОННО-ПРАВОВАЯ СИСТЕМА (слд 134) - автоматизированный банк данных правовой информации, устанавливаемый на ЭВМ и способный с помощью специального программного комплекса выполнять различного рода поисковые функции (поиск актов по названию документа, дате принятия, виду нормативного акта и т.д.).
Современные И.-п.с. состоят обычно из собственно программной оболочки и подключаемых к ней различных баз данных (напр., по отраслям права). Следует отметить, что информация, содержащаяся в И.-п.с., носит неофициальный характер; ее можно использовать только как справочную.
К числу таких инструментов, работающих с Российским законодательством, относятся системы (слд 135): Консультант Плюс, Гарант, Кодекс. В силу специфичности объектов с которыми работают системы они обладают многими общими свойствами.
Эти системы содержат полную, систематизированную и регулярно обновляемую информацию по законодательству. В ИПС присутствуют комментарии к законодательству, проекты федеральных законов, судебная и арбитражная практика, международные договоры. Кроме того, в системах также представлены новости и обзоры законодательства, бизнес-справки, налоговый календарь бухгалтера.
Для удобства пользования вся информация в ИПС разделена на тематические информационные блоки. Например (слд 136), Консультант Плюс, имеет следующий набор блоков: законодательство, судебная практика, финансовые консультации, комментарии законодательства, законопроекты, формы документов, международные правовые акты, правовые акты по здравоохранению, технические нормы и правила. Гарант :Документы, Судебная и арбитражная практика, Международные договоры, Разъяснения, комментарии, схемы, Проекты законов, Формы документов, Региональное законодательство
Учитывая специфику конкретной компании, можно подобрать набор необходимых тематических блоков правовой информации и оформить их абонентское обслуживание.
При подключении в ИПС документы проходят многоэтапную юридическую обработку. Информация тщательно проверяется, анализируется и систематизируется. Юридическая обработка обеспечивает пользователям системы актуальность и достоверность информации, быстрый и точный поиск, простоту и удобство в работе.
В каждой ИПС реализована система поиска. Поиск осуществляется по атрибутивным признакам документов. Однако, в последних версиях продуктов все активнее развиваются технологии т.н. ситуационного поиска – запрос с использованием привычных в предметной области терминов и определений.
Автоматизация офисной деятельности
Задачи автоматизации офисной деятельности
Основные возможности систем электронного документооборота
• автоматизация документооборота в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства
• реализация электронного документооборота с сохранением процессов обработки бумажных документов
• организация потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов
• масштабируемость – система может быть установлена на
– одном компьютере
– в учрежденческой сети
– в различных структурных подразделениях с самостоятельным делопроизводством
• поддержка централизованной и децентрализованной схемы организации делопроизводства
• гибкость конфигурации (поставляются как в готовом варианте, так и по индивидуальному заказу)
Основные функции САД
• Работа над проектами документов
• Регистрация документов
• Контроль исполнения
• Обработка и хранение документов
• Расширение состава реквизитов карточки документа
• Поточный ввод документов
• Движение документов
• Обеспечение юридической полноценности
• Отправка документов
• Справочно-аналитическая работа
• Полнотекстовый поиск по содержанию документа
• Работа с взаимосвязанными документами
• Регламентация прав доступа
Технология создания ЭД. Работа над проектами документов
1. Создание проекта документа;
2. Изменение проекта с сохранением предыдущих версий;
3. Согласование проекта документа;
4. Утверждение проекта документа;
5. Регистрация документа, созданного на основе проекта
Состав реквизитов регистрационно-контрольной карты документа
• корреспондент,
• краткое содержание,
• дата создания,
• регистрационный номер документа,
• подпись,
• тематика,
• гриф доступа,
• отметка о наличии приложений,
• номенклатура,
• состав документа,
• резолюция
• др..
Контроль исполнения
• Контроль исполнения резолюций
• Контроль исполнения документа в целом.
• Автоматически отслеживаются сроки исполнения документов и резолюций.
• Особо выделяются документы с истекшими сроками исполнения.
• Формируются напоминания исполнителям.
• Формируются сводки об исполнении документов.
Обработка и хранение документов
• К РК «прикрепляется» любое число файлов, содержащих собственно документ.
• Форма представления документа в файле
– факсимильное изображение бумажного документа,
– текст,
– аудио- или видеоматериал и т. д.
• Файлы могут поступать
– по линиям связи
– создаваться в организации с использованием
• текстовых редакторов,
• сканеров,
• микрофонов и др. периферийных устройств
Работа с взаимосвязанными документами
• Поддерживается возможность установления ссылок между РК документов или проектов документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга и т. д.
• Это позволяет просматривать цепочки взаимосвязанных документов.
• Ссылки могут устанавливаться и на документы, хранящиеся вне системы документооборота (ссылка по URL – universal Resource Language).
Схема обработки и хранения документа
(схема)
Поточный ввод документов
• Решает проблему массового ввода в систему документооборота электронных образов бумажных документов.
• При регистрации документов на первых листах или на отдельных чистых листах печатается назначаемый системой уникальный штрих-код.
• В процессе сканирования и распознавания на отдельном рабочем месте, система анализирует штрих-код и обрабатывает документы в соответствии с указанной в коде информацией.
• В результате электронные образы документов, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.
Движение документов
• Несколько механизмов организации движения документов.
• Механизм обеспечивает
– оптимальное выполнение того или иного процесса делопроизводства
– автоматическую пересылку РК документа по последовательному или параллельному маршруту между заранее определенными согласующими или утверждающими должностными лицами.
– учет характера вынесенных виз,
– контроль сроков рассмотрения.
– контроль сроков исполнения поручений.
• Могут быть реализованы другие механизмы движения
– внутренняя адресация,
– пересылка электронных документов внешним организациям,
– полный контроль всех видов движения бумажных документов и прочее.
Обеспечение юридической полноценности
• В процессе согласования или утверждения проекта документа пользователь может заверить рассматриваемый документ электронно-цифровой подписью (ЭЦП).
• Для хранения сертификатов ЭЦП могут использоваться
– сторонний удостоверяющий центр
– внутрикорпоративный центр
Отправка документов
В системе
• формируются реестры рассылки,
• осуществляется надпечатка конвертов,
• осуществляется отправка документов с помощью систем электронной почты,
– документы, отправляемые с помощью электронной почты, могут быть защищены шифрованием и заверены ЭЦП.