А.4.1 Ресурсы, обязанности, ответственность и полномочия
Успешное внедрение системы экологического менеджмента возможно только при участии всех работающих в организации или от ее имени лиц. Поэтому нельзя считать, что обязанности и ответственность за охрану окружающей среды ложатся только на службу экологического менеджмента. Они могут также охватывать и другие области в организации, например, оперативное руководство или функции персонала помимо экологических.
Начало обязательству охранять окружающую среду должно быть положено в высших уровнях руководства. Следовательно, высшее руководство должно определить экологическую политику организации и обеспечить внедрение системы экологического менеджмента. Частью этого обязательства является назначение высшим руководством специального(ых) представителя(ей) с определенной ответственностью и полномочиями по внедрению системы экологического менеджмента. В больших организациях или организациях со сложной структурой может быть назначено несколько представителей. На небольших или средних предприятиях эти обязанности может выполнять одно лицо. Руководство должно также гарантировать обеспечение надлежащими ресурсами - такими как организационная инфраструктура - в целях разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы экологического менеджмента. Среди примеров инфраструктуры организации можно назвать здания, линии связи, подземные емкости хранения, канализацию и т.п.
Важно также четко определить основные обязанности и ответственность в рамках системы экологического менеджмента и сообщить об этом всем лицам, работающим в организации или от ее имени.
А.4.2 Компетентность, обучение и осведомленность
Организация должна идентифицировать, какие существуют требования к любому лицу, наделенному ответственностью за и полномочиями на выполнение заданий от лица организации, в части осведомленности, знаний, понимания и навыков.
Настоящим международным стандартом требуется:
a) чтобы лица, чья работа может привести к существенному(ым) идентифицированному(ым) воздейст-
вию(ям) на окружающую среду, были компетентны для выполнения предписанных им заданий;
b) чтобы были идентифицированы потребности в обучении и приняты меры, призванные обеспечить
его предоставление;
c) чтобы все лица были уведомлены об экологической политике организации, о ее системе экологиче
ского менеджмента и экологических аспектах ее деятельности, продукции или услуг, на которые мо
жет оказать влияние их работа.
Осведомленность, знание, понимание и компетентность могут быть приобретены или повышены через подготовку, образование или опыт практической работы.
Организация должна требовать, чтобы подрядчики, работающие от ее имени, могли продемонстрировать наличие требуемой компетентности и/или необходимой подготовки своих служащих.
Руководство должно определить уровень опыта, компетентности и подготовки необходимый для обеспечения дееспособности персонала, и особенно тех из них, кто выполняет специализированные функции экологического менеджмента.
А.4.3 Связь
Обмен информацией внутри организации важен с точки зрения обеспечения эффективного внедрения систем экологического менеджмента. Методы внутреннего обмена информацией могут включать регулярные совещания рабочих групп, рассылку информативных писем, доски объявлений и сайты во внутренней сети организации.
Организация должна внедрить процедуру получения и документальной регистрации относящихся к теме сообщений от заинтересованных сторон, а также подготовки ответа на них. Эта процедура может включать диалог с заинтересованными сторонами и рассмотрение поднятых ими вопросов. В некоторых случаях ответы на вопросы, беспокоящие заинтересованные стороны, могут включать соответствующую информацию об экологических аспектах и воздействиях на окружающую среду, связанных с деятельностью организации. Эти процедуры также должны предусматривать необходимую связь с государственными органами власти по вопросу планирования на случай аварийной ситуации и по другим связанным с темой вопросами.
Организация может захотеть запланировать обмен информацией с учетом решений, принятых в отношении соответствующих целевых групп, надлежащих сообщений и их тематики, а также выбора средств информирования.
При рассмотрении вопросов информирования внешних сторон об экологических аспектах организации должны принимать во внимание взгляды и информационные потребности всех заинтересованных сторон. Если организация решает информировать внешний мир о своих экологических аспектах, то она может в этих целях установить процедуру. Введенная процедура может быть различной в зависимости от нескольких факторов, в том числе: от типа сообщаемой информации, ее целевой группы и конкретных обстоятельств организации. Методы внешнего оповещения могут включать годовые отчеты, информативные письма, странички в интернете и встречи с местной общественностью.
А.4.4 Документация
Степень подробности документации должна быть достаточной для описания системы экологического менеджмента и совместной работы ее частей, а также для указания пути получения более подробной информации о функционировании конкретных частей системы экологического менеджмента. Эта документация может интегрироваться с документацией других систем, внедренных в организации. Не требуется обязательно представлять ее в форме руководства.
Степень документированности системы экологического менеджмента может варьироваться от одной организации к другой в зависимости от следующего:
a) размера и типа организации и ее деятельности, продукции или услуг;
b) сложности процессов и их взаимодействия;
c) компетентности ее персонала.
Среди примеров документации можно назвать следующие:
- заявление о политике, изложение целевых и плановых экологических показателей;
- информация о существенных экологических аспектах;
- процедуры;
- информация о процессе;
- структурная схема организации;
- внутренние и внешние стандарты;
- планы на случай аварийной ситуации на участке;
- записи.
Любые решения о документальном оформлении процедур(ы) должно опираться на следующие вопросы:
- последствия, в том числе и для окружающей среды, в случае неоформления процедуры;
- потребность демонстрации выполнения организацией законодательных и прочих принятых требова
ний;
- потребность обеспечить последовательное совершение деятельности;
- преимущества такого оформления, в число которых может входить облегчение внедрения через ин
формирование и обучение, упрощение поддержания и пересмотра, снижение риска неоднозначности
и отклонений, возможность демонстрации и наглядность;
- требования настоящего стандарта.
Документация, изначально созданная в иных, не связанных с системой экологического менеджмента целях, может использоваться как часть данной системы, и в этом случае система должна содержать на нее ссылки.
А.4.5 Управление документацией
Назначение п.4.4.5 в том, чтобы обеспечить со стороны организаций разработку и поддержание документов в той степени, которая достаточна для внедрения системы экологического менеджмента. Однако главное внимание организации должны уделять эффективному внедрению системы экологического менеджмента и экологической эффективности, а не комплексной системе управления документацией.
А.4.6 Управление операциями
Организация должна оценить операции, которые связаны с идентифицированными существенными экологическими аспектами, и обеспечить их выполнение в условиях контроля над или снижения связанных с ними вредными воздействиями для выполнения требований своей экологической политики и достижения целевых и плановых экологических показателей. Сюда следует включать все этапы операций в организации, в том числе и работы по техническому обслуживанию.
Поскольку в этой части система экологического менеджмента содержит указания, как реализовывать требования системы в ежедневных операциях, пункт 4.4.6.а) требует применения документально оформ-ленной(ых) процедур(ы) для контроля над ситуациями, когда отсутствие документально оформленных процедур может привести к отступлениям от экологической политики или от целевых и плановых экологических показателей.