Практическое занятие – 2 ч.
Самостоятельная работа – 4 ч.
Литература:
1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 – ФЗ: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
2. Об Архивном деле в Российской Федерации : федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 : постановление Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
4. О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003") : постановление Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
5. О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
6. Об утверждении Инструкции о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях: приказ МВД России от 04 мая 2010 г. № 333 // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
7. Об утверждении инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России : приказ МВД России от 22 сентября 2006 г. № 750: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
8. Об утверждении перечня документов, образующихся в деятельности подразделений министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы МВД России, с указанием сроков хранения : приказ МВД России от 12 мая 2006 г. № 340: // [Электронный ресурс] – электронные данные. – Программа информационной поддержки российской науки и образования // справочные правовые системы Консультант Плюс: Высшая школа. – 2011. – Режим доступа: http//www.consultant.ru.
Задания для самостоятельной работы:
1. Изучить рекомендованную к данной теме литературу.
2. Законспектировать ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: постановление Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28.
3. Законспектировать положения касающиеся хранения документов, предусмотренные приказом МВД России от 04.12.2006 г. № 987 "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации".
Примерные темы для рефератов, докладов и сообщений:
1. Осуществление архивной работы в органах внутренних дел.
2. Порядок подготовки документов к сдаче в архив.
3. Порядок формирования и оформления дел.
4. Подготовка электронных документов к передаче в архив.
Методические рекомендации:
Назначение ЭВМ при осуществлении делопроизводства в органах внутренних дел:
1. Создание документов.
2. Передача документов на расстояние с помощью сети.
3. Регистрация и контроль исполнения документов.
4. Сохранение и быстрый поиск информации, создание электронных архивов.
Передача информации осуществляется тремя способами: с помощью бумажных носителей (документов) в том числе с помощью факсимильной связи; машинных носителей (дискеты, компакт диски, аудио и видео кассеты, и т.д.) и по компьютерной сети.
Согласно ГОСТа Р 51141 номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В соответствии с приказом МВД России № 987 номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Является основным учетным документом дел текущего года.
Рассматривая номенклатуру дел необходимо остановиться на требованиях, предъявляемых к ней:
– охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
– раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
– конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем, и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и срокам хранения;
– систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.
Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дела необходимо руководствоваться правилами комплектования документов (можно ли секретные документы подшиваться с совершенно секретными и т.д.).
Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.
При подготовке к занятию необходимо уяснить, что такое экспертиза ценности документов и в каких случаях она проводится.
В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, приказом руководителя органа создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек и в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив. В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данный орган является источником комплектования.
Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих работников органа, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив органа;
- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.
Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов в органе составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Для уяснения порядка организации текущего и архивного хранения в ОВД необходимо изучить требования ГОСТа Р 51141-98 и приказа МВД России от 4 декабря 2006 г. № 987.
Вопросы для самоконтроля:
1. Основные направления совершенствования технического обеспечения делопроизводства.
2. Автоматизация системы обработки, поиска и хранения документов.
3. Основные учетные документы по делопроизводству и их назначение.
4. Осуществление архивной работы в органах внутренних дел.
5. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ
Задание 1.
Вы являетесь членом внутрипроверочной комиссии по сверке полноты приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях. Согласно приложению №9, приказа МВД России от 04 мая 2010 г. № 333, подготовьте и заполните все необходимые документы.
Задание 2.
Подготовьте приказ начальника территориального органа внутренних дел МВД России о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов.
Задание 3.
Подготовьте описание порядка текущего и архивного хранения дел в ОВД.
ТЕМА № 14.