Проектирование организации это не столько проектирование различных видов работ, сколько соединение работы и работников между собой. Это соединение должно обеспечить взаимодействие между людьми, выполняющими эти работы. Данное взаимодействие имеет как статическое проявление, находящее выражение в структуре организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих ее «живым организмом», способным реагировать на изменения внешней среды.[1]
В практике менеджмента, если речь идет о проектировании бизнес-деятельности компании, т.е. позиционировании компании на рынке, продуктах и услугах компании, показателях эффективности и результативности деятельности, определении границ компании и т.д., принято говорить о бизнес-инжиниринге, постановке целей и разработке стратегии.
Наблюдаемые тенденции в современной экономике создают необходимость постоянной адаптации, перенастройки организации деятельности компании к фактически изменившимся условиям, проактивного развития новых компетенций специалистов.
И в данном случае, проектирование, как первичный этап разработки деятельности организации, будет наиболее трудоемким, может потребовать значительного времени и существенного ресурса.[2]
Проектирование организации осуществляется в несколько этапов:[3]
1. Определение целей и результатов деятельности — представление продукт труда, его объемов, основных этапов производства и технологий.
2. Определение связей с внешней средой — выделение всех контактов, которые необходимо осуществлять организации (в связи с ее технологией, выполнением законов, поддержанием собственной работоспособности и т.д.).
3. Разделение процессов — по стадиям, по уровням иерархии.
4. Группирование функций. Между разделенными процессами устанавливается общее — основание для объединения отдельных этапов в более обобщенные цепочки. При этом возможны две стратегии: группировка работ вокруг ресурсов и вокруг результата деятельности.
5. Выбор стратегического принципа функционирования — что будет более важно для данной организации: дифференциация — выделение частей (элементов) в ответ на спрос внешней среды, или интеграция — повышение внутреннего единства и уровня сотрудничества внутри организации.
Важно помнить, что процесс организационного развития не может быть остановлен, и любая организационная структура, однажды созданная, сразу же начинает «стареть», т.е. терять свой потенциал соответствия трем основным условиям:
· содержанию деятельности — деятельность развивается, изменяются технологии,
· особенностям персонала — приходят новые люди, сотрудники обучаются, овладевают опытом и т. д.,
· внешней среде — она также изменяется, а в кризисной ситуации очень существенно — появляются новые нормы, законы, меняется рынок и т.д.[4]
Поэтому процесс проектирования организации не может быть остановлен, в эффективной организации он должен стать постоянным.
Проектирование деятельности организации связано с принятием ее руководством решений, имеющих отношение к многим областям жизнедеятельности организации. Это касается таких элементов, как: [5]
· Разделение труда и специализация. В любой организации существует разделение труда, как наиболее эффективного способа функционирования компании. Вся работа в компании может быть поделена на отдельные участки, в рамках которых каждый сотрудник начинает и завершает определенный цикл действий, что образует ту или иную работу. Такие работы могут специализироваться как по функциям, так и по конкретному применению этих функций к решению отдельных задач.
· Департаментализация. Рост специализации отдельных работ в организации ограничивается возможностями по их координации. Решить эту проблему можно, если начать группировать схожие работы и их исполнителей, то есть начать процесс организационного отделения – департаментализацию. С его помощью организация может расширяться практически безгранично.
Существует много подходов к группировке специализированных работ в организациях. Двумя основными направлениями, по которым может осуществляться департаментализация, является группирование работ вокруг ресурсов и группирование работ вокруг результата деятельности. В зависимости от степени ориентации на то или иное направление осуществляется соответствующий тип департаментализации.
· Связи в организации и координация; В организации, которая состоит из многих частей, должна осуществляться определенным образом координация их деятельности. Данная координация выступает основой структуры организации, которую обычно определяют как совокупность устойчивых связей в организации. Связи отличаются не тем, что делается в их рамках, а тем, как реализуются отношения координации, что, в свою очередь, определяется тем, какие отношения лежат в основе связи.
В организации выделяются различные типы связей. Все зависит от того, какой критерий положен в основу их классификации. Самые распространенные из них: вертикальные и горизонтальные; линейные и функциональные; формальные и неформальные.[6]
Вертикальные связи соединяют иерархические уровни в организации и ее части. Данные связи служат каналами передачи распорядительной и отчетной информации, образуя тем самым стабильность в организации. Они играют важную роль в осуществлении функциональной и продуктовой департаментализации, но при этом дополняются горизонтальными связями.
Горизонтальные связи - это связи между двумя и более равными по положению в иерархии частями или членами организации, их главное предназначение - способствовать наиболее эффективному взаимодействию частей организации в решении возникающих между ними проблем. Они помогают укреплять вертикальные связи и делают организацию, в целом, более устойчивой при различных внешних и внутренних изменениях. В отличие от вертикальных, горизонтальные связи, за исключением матричной департаментализации, конечно, не формализуемы в ходе проектирования организации, что создает ряд важных преимуществ
Еще одной парой связей, установленных в организации, являются линейные и функциональные связи. Линейные связи имеют в организационной иерархии направленность снизу вверх, в них начальник реализует свои властные права и осуществляет прямое руководство подчиненными, таким образом связи проявляются в форме приказа, распоряжения, рекомендации, альтернативного решения и др. Природа функциональных связей – совещательная, и с помощью этих связей реализуется информационное обеспечение координации.[7]
При проектировании организации особое значение приобретают формальные и неформальные связи. Формальные связи – это связи координации, регулируемые установленными или принятыми в организации целями, политикой и процедурами.
Неформальные связи появляются тогда, когда формальные связи не выполняют своей роли или не служат интересам рабочего или интересам организации. В основе неформальных отношений лежат отношения не между установленными должностями, а между конкретными индивидами. Неформальные связи часто могут служить основой создания неформальных групп и появления неформальных лидеров.
· Иерархия в организации – это структура власти, или звенность.
Уровнем управления в организации считается та ее часть, в рамках которой и в отношении которой могут приниматься самостоятельные решения без их обязательного согласования с выше- или нижерасположенными частями. [8]
Количество уровней управления определяет «этажность» организации. При всех других равных условиях «этажность» организации обратно пропорциональна общей эффективности последней. В частности, при большом количестве уровней имеется опасность значительного искажения информации, передаваемой в организации по вертикали в любом направлении.[9]
· Распределение прав и ответственности. Как правило, в организациях применяются две системы распределения прав и ответственностиили полномочий по уровням иерархии.Первая системастроитсяна основе принципа единства подчинения, который заключается в том, что работник должен получать распоряжение, относящееся к выполняемой работе, только от одного начальника. Исходя из этого система, часто называемая «елочка», построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя поглощают только часть прав и ответственности нижестоящего руководителя.
Вторая система — система двойного или множественного подчинения (называемая «матрешка»). В отличие от предыдущей, эта система построена так, что права и ответственность вышестоящего руководителя полностью поглощают права и ответственность всех нижестоящих руководителей. При такой системе права и ответственность распылены между многими уровнями организации, и здесь практически невозможно найти виновного за случившееся. [10]
· Централизация и децентрализация. Эти понятия вовсе не исключают друг друга. Они выступают лишь разными способами решения проблемы искажения информации во время перемещения ее с уровня на уровень, способами решения этой проблемы через разную степень распределения прав и ответственности по «вертикали» управления.
Централизация – это концентрация прав принятия решения, сосредоточение властных полномочий на верхнем уровне руководства организацией. Децентрализация - это передача или делегирование ответственности за ряд ключевых решений, а следовательно, и передача в соответствии с этой ответственности прав на низшие уровни управления организацией.
Степень централизации или децентрализации в организации может измеряться с помощью следующих переменных: число решений, принятых на каждом из уровней управления; важность решения для организации в целом; степень контроля за выполнением принятого решения.