Основными целями обследования деятельности предприятия являются:
• представление деятельности предприятия и принятых в нем технологий в виде иерархии диаграмм, обеспечивающих наглядность и полноту их отображения;
• выработка рекомендаций по построению рациональных технологий работы подразделений предприятия и его взаимодействию с внешним миром;
• упорядочивание информационных потоков (в том числе документооборота) внутри предприятия;
• формирование на основании анализа предложений по реорганизации организационно-управленческой структуры.
При обследовании деятельности предприятия должны быть решены следующие задачи:
1).Анализ организационной структуры предприятия (изучение технико-экономических характеристик и орг. структуры для выработки рекомендаций по совершенствованию последней)
2).Анализ функциональной структуры предприятия (изучение функций отдельных должностных лиц в стр. подразделениях для выработки рекомендаций по упорядочению последовательности их выполнения, содержания функций, их границ и взаимосвязей)
3).Анализ потоков и состава информации между подразделениями и внутри их (для выработки рекомендаций по устранению избыточности информации в звеньях управляющей части системы, рационализации информационных потоков и структуры документированной информации)
4).Анализ материальных потоков(для выработки рекомендаций по их совершенствованию и упорядочению)
5).Анализ методов планирования и учета
6).Выработка общих рекомендаций по улучшению управления (осуществляется по итогам анализа)
7).Выбор объектов автоматизации(состав автоматизируемых функций и задач управления по подразделениям, а также технико-экономических показателей, отражающих влияние автоматизации)
8).Разработка укрупненного перечня наиболее трудоемких мероприятий
9).Определение намечаемых затрат и технико-экономических показателей
Этапы проведения обследования предприятия:
1. Анализ первичных требований и планирование работ.
Данный этап предваряет инициацию работ над проектом. Его основными задачами являются: анализ первичных бизнес-требований, предварительная экономическая оценка проекта, построение план-графика выполнения работ, создание и обучение совместной рабочей группы.
2. Проведение обследования деятельности предприятия.
В рамках данного этапа осуществляется:
• предварительное выявление требований, предъявляемых к будущей системе;
• определение оргштатной и топологической структур предприятия;
• определение перечня целевых задач (функций) предприятия;
• анализ распределения функций по подразделениям и сотрудникам;
• определение перечня применяемых на предприятии средств автоматизации.
При этом выявляются функциональные деятельности каждого из подразделений предприятия и функциональные взаимодействия между ними, информационные потоки внутри подразделений и между ними, внешние по отношению к предприятию объекты и внешние информационные взаимодействия.
В качестве исходной информации при проведении обследования и
выполнении дальнейших этапов служат:
• данные по оргштатной структуре предприятия;
• информация о принятых технологиях деятельности;
• стратегические цели и перспективы развития;
• результаты интервьюирования сотрудников (от руководителей до исполнителей нижнего звена);
• предложения сотрудников по усовершенствованию бизнес-процессов предприятия;
• нормативно-справочная документация;
• опыт системных аналитиков в части наличия типовых решений.
По окончании обследования строится и согласуется с заказчиком предварительный вариант функциональной модели предприятия, включающей идентификацию внешних объектов и информационных взаимодействий с ними, а также детализацию до уровня основных деятельностей предприятия и информационных связей между этими деятельностями.
При проведении обследования целесообразно применять следующие методы:
• анкетирование
• сбор документов
• интервьюирование.
3. Построение и анализ моделей деятельности предприятия.
На данном этапе осуществляется обработка результатов обследования и построение моделей деятельности предприятия следующих двух видов:
• модели "как есть", представляющей собой "снимок" положения дел на предприятии (оргштатная структура, взаимодействия подразделений, принятые технологии, автоматизированные и неавтоматизированные бизнес-процессы ит.д.) на момент обследования и позволяющей понять, что делает и как функционирует данное предприятие с позиций системного анализа, а также на основе автоматической верификации выявить ряд ошибок и узких мест и сформулировать ряд предложений по улучшению ситуации;
• модели "как должно быть", интегрирующей перспективные предложения руководства и сотрудников предприятия, экспертов и системных аналитиков и позволяющей сформировать видение новых рациональных технологий работы предприятия.
В рамках создания моделей деятельности должен быть осуществлен:
• анализ функциональной деятельности структурных подразделений предприятия;
• анализ функционального взаимодействия структурных подразделений;
• анализ внутреннего документооборота структурных подразделений;
• анализ информационных потоков и информационного взаимодействия структурных подразделений;
• анализ применяемых в настоящее время средств автоматизации как в структурных подразделениях, так и на предприятии в целом.
По результатам анализа и моделирования осуществляется оценка эффективности деятельности структурных подразделений предприятия, на основе которой формируются предложения по совершенствованию его структуры, технологий работы структурных подразделений и предприятия в целом. Критериямитакой оценки должны являться:
• количество потребителей продукции предприятия;
• стоимость издержек производства продукции;
• длительность типовых операций производства продукции;
• дублирование и противоречивость функций, информационных потоков и документооборота;
• стоимость и длительность выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов;
• дублирование и противоречивость выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов;
• степень загруженности структурных подразделений и должностных лиц;
• степень загруженности оборудования, используемого при реализации отдельных шагов технологии или технологических участков;
• степень применения средств автоматизации при поддержке выполнения отдельных шагов технологии или отдельных технологических цепочек шагов.
Результатом проведения анализа и оценки являются предложения по совершенствованию деятельности предприятия, а именно:
• по изменению технологий целевой и обеспечивающей деятельности предприятия, операций учета, планирования, управления и контроля;
• по построению рациональных технологий работы структурных подразделений предприятия с учетом существующих автоматизированных систем;
• по созданию перспективной оргштатной структуры предприятия, осуществляющей реализацию рациональных технологий работы;
• по изменению информационных потоков и документооборота, обеспечивающих реализацию рациональных технологий работы;
• по разработке проектов схем внутреннего и внешнего документооборота, проекта положения о документообороте, проекта альбома форм входных и выходных документов.
На основе разработанных и согласованных предложений формируется целевая программа развития предприятия и план мероприятий по переходу из текущего состояния в целевое. Целевая программа развития предприятия должна включать долгосрочные решения, цели, задачи и основные параметры развития. План мероприятий перехода из текущего состояния в целевое должен содержать:
• последовательность, формы, способы и время выполнения задач, поставленных структурным подразделениям предприятия;
• распределение сотрудников структурных подразделений и материальных средств по решаемым задачам;
• порядок информационного и других видов взаимодействия структурных подразделений и органов управления.
Переход от модели "как есть" к модели "как должно быть" осуществляется следующими двумя способами.
1) Совершенствование технологий на основе оценки их эффективности.При этом критериями оценки являются стоимостные и временные затраты выполнения бизнес-процессов, дублирование и противоречивость выполнения отдельных задач бизнес-процесса, степень загруженности сотрудников ("легкий" реинжиниринг).
2) Радикальное изменение технологий и переосмысление бизнес-процессов ("жесткий" реинжиниринг).