Несколько искушенных высших руководителей отмечали, что внедрение вопроса «Каков следующий шаг?» в качестве стандарта деятельности в их организациях радикально отразилось на результативности работы. Постановка вопроса навсегда изменила к лучшему их организационную культуру.
Почему? Потому что вопрос вносит ясность, стимулирует обязательность, увеличивает производительность и расширяет возможности.
Ясность
По окончании слишком многих совещаний остается чувство, что их участники имеют лишь смутное представление о том, что решили делать. Но без четкого решения о том, нужен ли следующий шаг, а тем более о том, каков этот шаг и кто за него отвечает, масса рутины чаще всего так и остается висеть в воздухе.
Меня часто просят помочь на совещаниях. Я на собственном опыте убедился, что, независимо от того, на каком этапе происходит обсуждение задачи, за двадцать минут до истечения времени совещания мне приходится проталкивать вопрос: «Итак, каков следующий шаг?» Как показывает практика, обычно для нахождения ответа нужно около двадцати минут разъяснений (а зачастую и жарких дебатов).
Вопрос отражает радикальный здравый смысл: радикальный, потому что он часто провоцирует обсуждение на более глубоком уровне: «Мы серьезно настроены на это? Понимаем ли мы на самом деле, о чем идет речь? Готовы ли мы выделить на этот проект драгоценное время и ресурсы?» Очень просто обойти стороной эти целенаправленные вопросы. Только плодотворный поиск решения о дальнейших шагах не позволяет перечисленным аспектам снова превратиться в бесформенную рутину. Часто, чтобы исчерпать избранную тему, необходимы дальнейшие обсуждения, исследования, анализ и дискуссии. В наши дни мир слишком непредсказуем, чтобы строить предположения о результатах: нам нужно взять на себя ответственность за внесение ясности в дела.
Одними разговорами рис не приготовишь. (Китайская пословица)
Только собственный опыт позволит вам по-настоящему понять значение моих слов. Если он у вас есть, то про себя вы, наверное, восклицаете «Да!». Если вы с трудом представляете, что я имею в виду, советую вам на следующей встрече с кем бы то ни было завершить обсуждение вопросом: «Так каков следующий шаг?» Посмотрите, что произойдет.
Обязательность
Отрицательной стороной корпоративных организационных культур является то, что они воспитывают в сотрудниках нежелание брать на себя ответственность за выполнение задач. «Мое или твое?» — к сожалению, не слишком распространенный вопрос в лексиконе организаций. Там бытует мнение, что подобные вопросы неприлично задавать. «Мы все этим занимаемся» — достойное отношение, которое, впрочем, редко совпадает с реальностью в рутинной повседневной работе. Слишком много совещаний заканчивается ничем: у участников остается смутное ощущение, что нечто должно произойти, и сердце греет надежда на то, что требуемый результат не является их личной обязанностью.
На мой взгляд, действительно невежливо отпускать людей с совещания без чувства ясности. Настоящая сплоченность группы выражается в ответственности за постановку конкретных задач и их поручение отдельным людям, чтобы каждый мог избавиться от раздражения, вызванного неопределенностью.
Опять-таки, если вы были на таких совещаниях, то поймете, о чем я говорю. Если не были — рискните и спросите: «Итак, каковы дальнейшие действия по данному проекту?» в конце обсуждения любого пункта на повестке дня следующего совещания персонала или семейного совета за обеденным столом.
Производительность
Обычно производительность организаций повышается, когда они моделируют и культивируют заблаговременное принятие решений о дальнейших действиях. По причинам, указанным выше, определение требуемого объема физических ресурсов, необходимых для выполнения конкретных задач сразу после того, как намечена цель, позволяет достичь больших результатов с меньшими затратами.
Умение преодолевать барьеры изощренного творческого мышления, которое способно сковать наши действия, т. е. разрывать мысленную паутину, которую мы вьем в своем сознании, является великим искусством.
Производительность десятилетиями превозносилась как основной показатель, к повышению которого должен стремиться каждый. Все, что помогает увеличить конечный результат, может повысить производительность. Однако в современном мире интеллектуального труда ни компьютеры, ни достижения в сфере телекоммуникаций, ни семинары по руководству не принесут никаких результатов в данном направлении, пока не увеличится деятельная отдача их участников. А для этого нужно думать о проблемах, которые возникают в вашей жизни, до того, как вам придется это сделать.
Программа действий сопряжена с рисками и затратами, но они гораздо меньше долгосрочных рисков и затрат, к которым может привести удобное бездействие. (Джон Ф. Кеннеди)
Один из наиболее существенных пробелов в сфере продуктивности некоторых организаций — отсутствие четкой программы действий в рамках осуществления долгосрочных проектов. Долгосрочный не означает «Когда-нибудь/может быть». Проекты, цели которых далеки, все равно нужно внедрять максимально возможными темпами; долгосрочный просто означает «больше отдельных шагов до момента осуществления», а не «зачем определять дальнейшие действия: ведь час расплаты так далеко». Когда организация контролирует каждый проект и незамкнутый цикл, игра приобретает совсем другой характер.
Производительность повысится только после повышения активной отдачи работников. А в случае интеллектуального труда это означает заблаговременное, а не запоздалое утверждение программы действий.
Расширение возможностей
Вероятно, наиболее существенное преимущество внедрения концепции определения дальнейших действий состоит в значительном развитии вашей способности достигать результатов, которое положительно сказывается на вашем самоуважении и конструктивном мышлении.
Люди постоянно занимаются делами, но обычно это обусловлено принудительной обязанностью и давлением со стороны собственной совести или окружающих. У них не возникает чувства победы, контроля над ситуацией или поддержки со стороны коллег и окружающего мира. А людям так нужны эти ощущения.
Необходимо менять повседневные привычки, определяющие незавершенные дела и шаги. Добровольное решение проблем до того, как внешнее давление и внутренний дискомфорт заставят вас ими заняться, позволит вам создать крепкий фундамент для самоуважения, и отразится на всех аспектах вашей жизни. Вы сами командуете своим кораблем: чем чаще вы руководствуетесь этим принципом, тем легче вам идти по жизни.
Вопрос: «Каков следующий шаг?» подрывает чувство жертвенности. Он подразумевает возможность изменения ситуации и существование путей к достижению результатов. Такова предпосылка данного образа поведения. А ведь именно подобные предпосылки часто оказываются более действенными способами создания положительной самооценки, чем тысячекратное повторение фразы: «Я — могущественная, сильная личность и сам распоряжаюсь своей жизнью!»
В вашей компании слишком много жалоб? В следующий раз, когда кто-то начнет причитать, спросите его: «Так каков следующий шаг?» Люди будут жаловаться только на обстоятельства, которые, по их мнению, можно изменить к лучшему. Вопрос о дальнейших шагах поднимает данную проблему. Если ситуацию можно изменить, то есть какие-то действия, позволяющие это сделать. В противном случае ее следует воспринимать как неровность ландшафта, которую придется учитывать в стратегии и тактике. Жалобы показывают, что человек не хочет рискнуть и продвинуться в направлении решения проблемы или не желает учитывать очевидные обстоятельства в своих планах. Это — лишь временная и обманная форма самоутверждения.
Люди всегда обвиняют обстоятельства в том, что они таковы, какие есть. Я не верю в обстоятельства. Люди, которые добиваются своего в этом мире, — это люди, которые встают и ищут подходящие обстоятельства, а если не могут их найти — создают их сами. (Джордж Бернард Шоу)
Хотя я и мои коллеги редко занимаемся подобной саморекламой, я замечаю, что люди действительно ощущают прилив сил каждый день, когда применяют методику определения следующего шага, которой мы их обучаем. Их взгляд становится светлее, походка — легче, а в их мышлении и манерах появляется положительная искорка. Все мы изначально достаточно сильны, но решение об эффективном управлении физическими действиями, необходимыми для того, чтобы сдвинуть дела с мертвой точки, может увеличить нашу силу, раскрывая более позитивные аспекты нашей природы.
Когда вы начнете достигать результатов, вы действительно поверите, что способны изменить ситуацию. А ведь именно эта вера и позволяет ее изменить.