Согласно разъяснениям Минфина такими документами могут служить (Письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288):
- приказ руководителя о проведении представительского мероприятия, в котором указывается цель предстоящего мероприятия, устанавливаются ответственные лица;
- смета расходов, где устанавливается перечень затрат на проведение мероприятия и их предельная величина;
- первичные документы, подтверждающие факт приобретения товаров, работ, услуг (договоры, акты выполненных работ, оказанных услуг, товарные накладные, товарные чеки и т.д.);
- документ, в котором устанавливается взаимосвязь между понесенными расходами и проведенным представительским мероприятием.
В качестве такого документа можно составить отчет о проведенном мероприятии. Форму такого отчета организации вправе разработать самостоятельно, соблюдая при этом требования к первичным документам, установленные в статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В отчете следует указать следующую информацию:
- время и место проведения представительского мероприятия;
- состав участников (представители других организаций и самой организации);
- сумма расходов на организацию мероприятия;
- итог мероприятия (заключение договоров и соглашений, разработка плана дальнейшего сотрудничества, установление доверительных отношений и т.д.).
Налоговый учёт представительских расходов
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
5. Бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а предприятие их пока не вернуло).
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использование средств.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
Данные с журнала №7 берутся для составления главной книги. На основании Главной книги составляется оборотная ведомость и на ее основании составляется баланс.
Основные проводки по счету 71 "Расчету с подотчетными лицами"
| Содержание операции | Документ | Номера корр. счетов | |
| Дебет | Дебет | ||
| Выданы наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды или командировочные расходы | Расходный кассовый ордер | ||
| Возмещены работнику, перерасходованные подотчетные суммы | Авансовый отчет Расходный кассовый ордер | ||
| Перечислены денежные средства по месту нахождения подотчетного лица | Платежное поручение | 51, 52 | |
| Выданы денежные документы под отчет | Расходный кассовый ордер | 50-3 | |
| Списание положительной курсовой разницы по подотчетным суммам | Расчет | 91-1 | |
| Предприятием приобретены материальные ценности за счет подотчетных сумм | Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции и т.д. | 04, 07, 10, 41 | |
| Подотчетные суммы использованы на производственные цели | Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции и т.д. | 20, 25, 26, 28, 44 | |
| Возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу | Приходный кассовый ордер | ||
| Удержания из заработной платы долга по подотчетным суммам | Расчет бухгалтерии | ||
| Расходы, осуществленные на непроизводственные нужды | Расчет | 91-2 | |
| Списание отрицательной курсовой разницы по подотчетным суммам | Авансовый отчет, чеки ККМ, квитанции и т.д. | 91-2 |