Процесс бюджетирования строго регламентируется Положением о бюджетировании. Положение содержит перечень бюджетов, их формат, порядок разработки бюджетов и подготовку материалов об их фактическом исполнении. В Положении указываются структурные подразделения, принимающие участие в разработке бюджетов, ответственные за их формирование, перечень документов, которые используются при их составлении, место их нахождения, даты их предоставления.
В основе бюджетирования, как правило, лежит Методика планирования, калькулирования, учета себестоимости; Учетная политика; Положение о документообороте, а также целый ряд документов, которыми регламентируется и нормируется технологический и производственный процессы.
Планирование – основа бюджетного процесса
При планировании и бюджетировании издержек на персонал директор (менеджер) по персоналу должен хорошо ориентироваться как в нормативно-методологической базе, так и в правильной терминологии, составе затрат. Классификация кадрового планирования содержит:
· планирование потребности в персонале, которое включает оценку имеющегося (наличного) потенциала персонала и будущих потребностей в нем;
· планирование набора персонала;
· планирование сокращения и высвобождения персонала (численность, время и подразделения);
· планирование эффективного использования персонала через штатную расстановку;
· планирование затрат на персонал.
Классификация затрат на рабочую силу дана в Постановлении Госкомстата РФ от 07 февраля 1997 г. N 9 (в редакции от 03 ноября 1998 г.) «Об утверждении формы федерального государственного статистического наблюдения за составом затрат предприятий (организаций) на рабочую силу и инструкции по ее заполнению».
К затратам на рабочую силу относятся:
· заработная плата;
· страховые взносы в социальные фонды;
· расходы, связанные с обеспечением работников жильем, оздоровительными мероприятиями;
· расходы, связанные с профессиональным обучением;
· расходы, связанные с культурно-бытовым обслуживанием;
· налоги, связанные с использованием рабочей силы и др.
Включению в состав затрат на рабочую силу подлежат следующие суммы:
1. Оплата за отработанное время (прямая заработная плата):
· заработная плата, начисленная работникам по тарифным ставкам и окладам за отработанное время и по сдельным расценкам;
· оплата специальных перерывов в работе;
· комиссионные вознаграждения страховым агентам, работавшим по трудовому договору;
· выплата разницы в окладах работникам, трудоустроенным из других организаций, с сохранением в течение определенного срока размеров должностного оклада по предыдущему месту работы;
· выплаты разницы в окладах при временном заместительстве;
· оплата труда квалифицированных РСС, освобожденных от основной работы и привлекаемых для подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников.
2. Доплаты за следующие факторы:
· работу во вредных или опасных условиях труда или на тяжелых работах;
· работу в ночное время;
· профессиональное мастерство;
· руководство бригадой;
· многосменный режим работы.
3. Премии и вознаграждения независимо от источников их выплаты.
4. Выплаты и надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда и за работу в пустынных, безводных местностях, высокогорных районах, РКС и других районах с тяжелыми природно-климатическими условиями.
5. Выплаты и надбавки:
· ежемесячные или ежеквартальные вознаграждения (надбавки) за выслугу лет, стаж работы;
· доплаты за работу в выходные и праздничные дни;
· доплаты за работу в сверхурочное время;
· доплаты за совмещение профессий и должностей;
· оплата работникам за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и пр.;
· оплата услуг работников бухгалтерий за выполнение ими письменных поручений работников компании по перечислению страховых взносов из заработной платы.
6. Оплата за неотработанное время по вине администрации:
· суммы, выплаченные за счет средств компании, за неотработанное время работникам, вынужденно работавшим неполное рабочее время по инициативе администрации;
· суммы, выплаченные за счет средств компании, работникам, находившимся в вынужденных отпусках по инициативе администрации;
· оплата простоев не по вине работника;
· оплата за время вынужденного прогула.
7. Оплата за неотработанное время:
· ежегодных и дополнительных отпусков;
· льготных часов подростков;
· учебных отпусков, предоставленных работникам, обучающимся в образовательных учреждениях;
· на период обучения работников, направленных на профессиональную подготовку, повышение квалификации или обучение вторым профессиям;
· времени болезни работников за счет средств организации;
· труда работников, привлекаемых к выполнению государственных или общественных обязанностей;
· сохраняемая по месту основной работы за работниками, привлекаемыми на сельскохозяйственные и другие работы;
· работникам-донорам за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемого после каждого дня сдачи крови.
8. Единовременные поощрительные выплаты:
· единовременные (разовые) премии независимо от их источников;
· выплаты премии за содействие изобретательству и рационализаторству;
· вознаграждения по итогам работы за год, годовые вознаграждения за выслугу лет (стаж работы);
· материальную помощь, предоставленную всем или большинству работников;
· дополнительные выплаты при предоставлении ежегодного отпуска;
· денежные компенсации за неиспользованный отпуск;
· стоимость бесплатно выдаваемых работникам в качестве поощрения акций или льгот по приобретению акций;
· другие единовременные поощрения, включая стоимость подарков.
9. Расходы на профессиональное обучение:
· расходы по содержанию учебных заведений и помещений, находящихся на балансе организации или финансируемых ею в порядке долевого участия;
· расходы на платное обучение работников в учебных заведениях;
· стипендии работникам, состоящим в списочном составе и направленным организациями на обучение в учебные заведения;
· другие расходы по подготовке и переподготовке кадров.
10. Расходы на культурно-бытовое обслуживание:
· арендная плата за помещения для проведения учебных, культурно-массовых, физкультурных и спортивных мероприятий;
· расходы по содержанию столовых, библиотек, клубов, спортивных сооружений, дошкольных учреждений – объектов социально-бытовой сферы;
· возмещение платы родителей за детей в дошкольных учреждениях;
· расходы на проведение культурно-массовых и спортивных мероприятий, а также приобретение спортивной формы, спортивного инвентаря;
· расходы на организацию кружков, курсов, клубов, народных университетов и пр.;
· оплата путевок работникам и членам их семей на экскурсии, путешествия, оплата занятий в спортивных секциях и др.
Эффективное управление персоналом должно быть обеспечено только своевременной и валидной информацией. Поэтому кадровые службы должны организовать сбор данных, характеризующих различные аспекты состояния персонала организации и проводить мониторинг и детальный анализ кадровых показателей. Образец для производственных компаний приводится ниже (см. табл.).
Таблица. Динамика кадровых показателей за определенный период (год, полугодие, квартал)
№ п/п | Показатели | Количество | % от общего числа |
Среднесписочная численность работающих (ССЧ) | --- | ||
Общая численность работающих | --- | ||
В том числе | |||
РСС (руководителей, специалистов и других служащих) | |||
Рабочих | |||
Численность занятых по видам деятельности | |||
Основное производство | |||
Вспомогательное производство | |||
Состав руководителей по образованию | |||
Высшее | |||
Н/высшее | |||
Среднее специальное | |||
Состав специалистов по образованию | |||
Высшее | |||
Н/высшее | |||
Среднее специальное | |||
Практики | |||
Состав руководителей и специалистов по возрасту | |||
До 30 лет | |||
От 30 до 40 лет | |||
От 40 до 50 лет | |||
От 50 лет и старше | |||
Состав руководителей по стажу работы на предприятии | |||
До 3 лет | |||
От 3 до 6 лет | |||
От 7 до 10 лет | |||
От 10 до 20 лет | |||
От 20 лет | |||
Состав специалистов по стажу работы на предприятии | |||
До 3 лет | |||
От 3 до 6 лет | |||
От 7 до 10 лет | |||
От 10 до 20 лет | |||
От 20 лет | |||
Состав рабочих по стажу работы на предприятии | |||
До 3 лет | |||
От 3 до 6 лет | |||
От 7 до 10 лет | |||
От 10 до 20 лет | |||
От 20 лет | |||
Количество работников кадровой службы к общей численности персонала | |||
Общая численность молодых специалистов (до 30 лет включительно) | |||
Из них принято на работу в течение года | |||
Общая численность молодых рабочих (до 30 лет включительно) | |||
Движение персонала, принятого в течение периода | |||
Принято в течение периода | |||
Из них выбыло в течение периода | |||
Выбыло в течение периода всего | |||
Текучесть кадров |
Кадровый контроллинг и его связь с кадровым планированием
Кадровое планирование не может быть успешным без контроля. При этом контроль нельзя путать с надзором. Этот контроль нельзя также рассматривать как выражение недоверия по отношению к работникам. В рамках общего организационного контроля кадровый контроль выполняет задачу информационной поддержки кадрового планирования и направлен на эффективное использование персонала в организации, а также дает информацию для отчетности и позволяет документально подтверждать соблюдение трудовых и социально-правовых норм. Контроль может касаться, с одной стороны, самих кадровых процессов, а с другой – их результатов. Функция контроллинга состоит в координации:
· планирования;
· контроля;
· информации.
Кадровый контроллинг предназначен для создания информационно-аналитической системы (ИАС), которая решает следующие задачи:
· поддержка кадрового планирования;
· проверка отдельных кадровых функций;
· составление регулярной кадровой отчетности;
· контроль за затратами на персонал;
· мониторинг ключевых показателей эффективности;
· обеспечение координации как подсистем управления персоналом (подбор, адаптация, мотивация и стимулирование, обучение и развитие персонала и пр.), так и по отношению к другим функциональным подсистемам компании (например, по отношению к управлению производством);
· анализ имеющейся информации для принятия кадровых решений;
· повышение гибкости в управлении персоналом за счет своевременного выявления недостатков и рисков в кадровой работе и т.д.