Фильтрация относится к вспомогательному виду поиска.
Фильтрация – это отбор, повторный поиск в найденном.
При фильтрации производится поиск в списке, полученном на предыдущем шаге, путём наложения дополнительного условия с целью отбора только относящихся к делу документов.
Фильтрация может производиться многократно. При этом итоговый список сокращается всё больше и больше.
Наложение условия производится путём формирования запроса на фильтрацию.
В системах используются два вида фильтрации: фильтрация по ключевым словам и фильтрация по реквизитам.
По ключевым словам может выполняться только лишь по названиям документов, а может – по всему тексту.
Форма ввода данных для фильтрации подобна соответствующему виду поиска.
В некоторых системах условие фильтрации может быть сохранено с тем, чтобы использовать его для сокращения списка, который будет получен позже.
Рассмотрим некоторые программные средства, которые обеспечивают, дополняют или ускоряют основные виды поиска.
О некоторых уже была речь. Это карточка документа (поля базы данных) с реквизитами, ключевыми словами и ситуациями для каждого документа, помещённого в базу.
Это многоуровневые классификаторы отраслей права, ситуаций и т.п.
Кроме этого есть следующие дополнительные средства.
1. Словари документов.
К каждому документу, который находится в базе, составляется перечень используемых в нём слов, т.е. словарь документа. В словарь вносятся также данные о местах вхождения каждого слова в документ и общее количество вхождений.
Составление словаря называется индексированием (индекс переводится как указатель).
Словарь документов позволяет резко сократить время поиска.
Быстрота обеспечивается тем, что при запросе поиск производится не по текстам документам, а по этим словарям, которые значительно меньше по объёму.
Благодаря наличию в словаре мест вхождения поискового слова документ, если он отобран в ходе поиска, открывается в нужном месте.
2. Контекстные фильтры.
Ускорению набора поисковых данных способствует при вводе подсказка пользователю слов и словосочетаний, которые прописаны в перечнях системы, и к которым уже заготовлены подборки документов. Увидев подходящее продолжение набираемого текста, можно выбрать его, и сразу начнётся подбор документов.
Есть и другие приёмы ускорения ввода поисковых данных. Например, при вводе происходит раскрытие пунктов и подпунктов дерева перечней возможных значений данных.
Одно из названий этих средств – контекстный фильтр, т.е. отбор из имеющегося в системе по первым символам, вводимым пользователем.
3. Гиперссылки.
Выше упоминались гиперссылки, внедряемые в документ при его помещении в систему. Гиперссылки служат отдельным инструментом поиска при самой активной роли пользователя.
Системы предоставляют также перечень документов, на которые ссылается данный документ (это прямые ссылки) и перечень документов, которые, в свою очередь, ссылаются на данный документ (это обратные ссылки).
Юристы-разработчики составляют также подборки материалов не только к документам целиком, но и к отдельным его абзацам. Доступ к подборкам обеспечивается гиперссылками.
4. Сортировка.
Облегчают нахождение нужного документа в уже построенном списке также сортировка.
Сортировка – это упорядочение по какому-либо признаку.
Сортировка бывает следующих видов: по соответствию запросу, по юридической силе, по дате издания и т.д.
5. Базы знаний.
Разрешению юридической задачи могут также помочь включаемые в системы дополнительные подборки документов, книги, в том числе и из неюридических областей: энциклопедии, словари терминов, новости, обзоры.
Фактически это базы знаний, т.к. содержат не данные, а осмысленные тексты с перекрёстными связями между частями различных текстов. Связи – это те же гиперссылки.
Во всех системах возможен поиск по толковому словарю или словарю терминов. Этот вид поиска относится к вспомогательным видам и ввиду его простоты отдельно не рассматривается.
6. Папки пользователя, журналы работы и закладки.
Для систематизации результатов поиска в системах предлагается создание пользовательских папок для хранения найденных документов. На деле сохраняются не сами документы, а ссылки на них в системе.
Сохраняются также условия запросов, выполнявшихся ранее, в виде журнала работы по дням.
На интересующее место найденного документа может быть проставлена закладка. Она выглядит как метка слева от строки текста. Перечень закладок пользователя сохраняется, и впоследствии можно быстро выйти на нужное место текста документа.
Последнее из перечисленного не относится к средствам обеспечения поиска, а, скорее, повышает удобство работы.
ИС «КОДЕКС»
Это одна из первых правовых информационно-справочных систем. Первоначально она разрабатывалась на условиях государственного финансирования.
Облик программной оболочки сложился достаточно давно и сохранялся неизменным достаточно долгое время, в отличие от программных продуктов конкурентов. Основным достоинством оболочки «Кодекс» была предельная простота, благодаря чему начинать работать с «Кодексом» мог неподготовленный пользователь
Но в начале 2011 года облик программы был коренным образом изменён. Оболочка приобрела более современный вид, в ней были применены современные достижения из области искусственного интеллекта.
Стремясь найти своё место на рынке информационных услуг консорциум «Кодекс» сделал упор на обеспечение всех заинтересованных лиц в различных отраслях деятельности справочной и нормативно-технической документацией, составной частью которой является и законодательство.
При построении системы разработчики пошли по пути поиска золотой середины между простотой и действенностью.
В итоге, в настоящее время система остаётся одной из самых простых среди трёх рассматриваемых нами.
В ней в явном виде есть всего два вида поиска: реквизитный и по ключевым словам.
Поиск по реквизитам в «Кодексе» назван Поиском по атрибутам.
Поиск по ключевым словам назван Интеллектуальным поиском и запускается через поле «Поиск» главной страницы.
Поиск по ситуации в явном виде отсутствует, но возможные ситуации предлагаются при наборе ключевых слов в поле «Найти». В Справке по системе он назван словарём запросов.
Поиск по классификатору имеется для всех видов правовой информации: для нормативно-правовых актов, для ситуаций, для образцов документов, для консультаций и т.д.
Поиск по реквизитам начинается с выбора виды разыскиваемого документа. Вид определит набор реквизитов, которые надо будет заполнить.
Результаты поиска по ключевым словам имеют несколько разделов:
· подборка ситуаций, близких к ключевым словам
· 20 наиболее близких к запросу документов
· вкладки, разделяющие все найденные документы по уровням: федеральный, региональный и т.д.
Фильтрация однократная, но с возможностью возврата и изменения условия фильтрации.
Производится по реквизитам. Кроме этого можно наложить условие в виде ключевого слова.
Простота системы, всё же, больше внешняя. Для эффективной работы надо понимать те условности, которые введены разработчиками.
СПС «КОНСУЛЬТАНТ ПЛЮС»
Оболочка «Консультант Плюс» занимает промежуточное положение по сложности работы в ней по сравнению с простым «Кодексом» и сложным «Гарантом».
В силу этих причин многие пользуются именно этой системой.
Поиск по реквизитам называется Карточкой поиска.
Выделенного поиска по тематическому классификатору в системе нет. Но он фактически может быть осуществлён по полю Тематика Карточки поиска.
Поиск по ситуации назван Правовым навигатором. В нём перемежается тематическое и алфавитное деление ситуаций.
Поиск по ключевым словам запускается из Стартового окна. Кроме этого поиск по ключевым словам выполняется по полю Слова в тексте Карточки поиска. Здесь возможно задание поиска слов по отдельности или всего словосочетания.
Поиск по источнику опубликования называется Пресса и книги.
Фильтрация запускается выбором команды Поиск в найденном. Может выполняться многократно.
СПС «ГАРАНТ»
Это наиболее совершенная по степени проработки оболочки и поэтому наиболее сложная система.
Рабочее окно может делиться на несколько различающихся по функциям частей со своими отдельными меню. Много команд продублировано в контекстном меню, вызываемом правой кнопкой мыши.
Работа в «Гаранте» для хорошо подготовленного пользователя обеспечивает самый быстрый вызов требуемых функций и ускоряет получение результата поиска.
Как можно догадаться, система «Гарант» предъявляет наиболее высокие требования к вычислительным средствам. При умеренности их характеристик в работе системы возможны ощутимые задержки, и преимущества в скорости поиска не удастся реализовать.
Поисковые средства такие же, как в «Консультанте Плюс».
И в «Кодексе», и в «Консультанте Плюс» есть возможность просматривать предыдущие редакции нормативно-правового акта. В «Гаранте» этот откат в прошлое назван «Машина времени».
Документы, вызываемые по ссылкам из ранней редакции документа, соответствуют ему по времени действия.
Реквизитный поиск в «Гаранте» так и назван Поиском по реквизитам.
Поиск по тематическому классификатору назван Правовым навигатором.
Поиск по ситуации – Поиск по ситуации.
Поиск по ключевым словам – Базовый поиск.
Поиск по источнику опубликования так и называется Поиск по источнику опубликования.
Фильтрация запускается как с помощью поиска по ключевым словам, так и с помощью поиска по реквизитам. Может выполняться многократно.
Особенность Базового поиска «Гаранта» в том, что он доступен в сочетании с любым другим видом поиска: получив список документов, можно провести в нём поиск по ключевым словам. И сделать это можно неоднократно, вследствие чего происходит сокращение длины списка.
В системе «Гарант» предусмотрено обращение к сайту разработчика за получением изображения страниц законов в официальном печатном издании.
Имеется исторический архив юридических документов за прошлые века.
ПК «ЮСИС»
Программный комплекс ЮСИС представляет собой обширный архив (несколько баз данных) юридических и справочных документов с хорошо организованной картотекой. Базы данных включают законы, судебную и арбитражную практику по различным отраслям права, а также комментарии к нормативным актам, консультации, обзоры.
Базы данных и картотека периодически пополняются вновь опубликованными материалами. ЮСИС является также мощным инструментом для работы с архивом и картотекой. С помощью ПК ЮСИС в архиве можно проводить поиск документов по различным условиям, делать подборку материалов и правовые обоснования по интересующим вопросам, прослеживать связи между отдельными документами, устанавливать закладки и делать в текстах документов необходимые пометки, осуществлять копирование фрагментов текста документов. Можно снабдить имеющиеся в архиве документы собственными аннотациями, добавить в архив новые материалы и даже создать собственные архив и картотеку.
ПК ЮСИС представляет собой и средство организации работ с правовыми документами. Аналитическая работа ведется на рабочем столе ЮСИС, а разработка отдельных правовых направлений и задач ведется в специальных рабочих папках. Имеется возможность обмена материалами между различными рабочими папками, а также передача папок целиком, например для контроля, другим экспертам, в другие подразделения или организации (использование рабочих папок возможно только для комплекта поставки ЮСИС АНАЛИТИК).
Таким образом, ПК ЮСИС является автоматизированным рабочим местом профессионального юриста, обеспечивая полный цикл работ с правовыми документами.
ЮСИС может эффективно использоваться не только юристами, но и руководителями различного уровня, специалистами, предпринимателями, студентами и аспирантами. Для использования ПК ЮСИС не требуется каких-либо знаний в области программирования, а основная работа происходит путем выбора пунктов меню или позиций в списках, появляющихся на экране компьютера.