Под информационной системой понимается вся совокупность информации, циркулирующая на предприятии, порождаемая в процессе его деятельности и оказывающая влияние на результаты деятельности. При этом неважно, в каком виде присутствует информация: в электронном, в форме бумажных документов или в виде знаний и опыта сотрудников. Система предполагает учет всех типов информации, присутствующих на предприятии в явном или неявном виде. Эти данные можно отслеживать и принимать решения на их основе. В противном случае решения принимаются без активного воздействия такой информации, с учетом сложившейся практики или культурных традиций. Информация существует независимо от того, доходит она до управленческого персонала или не доходит, воспринимается им или не воспринимается.
Информационная система включает в себя не только сведения внутреннего характера, но всю внешнюю информацию, оказывающую влияние на деятельность предприятия. Сюда относятся регулирующее воздействие со стороны государственных органов, данные по товарным и финансовым рынкам. В информационной системе присутствуют данные от собственников, поставщиков и потребителей. Информационная система отличается от информации вообще. Система не безгранична, она конечна. К информационной системе предприятия относится информация, оказывающая влияние на его деятельность (рис. 1.2).
Рис. 1.2. Структура информационной системы
Часть информационной системы находится под контролем управленческого персонала и используется им для принятия решений. Назовем такую информацию контролируемой. Некая часть информационной системы остается вне поля зрения и не подвергается контролю независимо от того, знает ли о ней кто-то и обращают ли на нее внимание при принятии решений. Это область невостребованной информации. Соответственно, одну из задач управленческого персонала можно сформулировать как увеличение доли контролируемой информации.
Рассмотрим следующий пример. В системе учета есть понятие себестоимости продукции. Себестоимость может быть подсчитана разными способами (их выбор определяется целями расчета). В зависимости от того, какой способ расчета принят на предприятии, руководство предприятия получает те или иные данные. Но если существующий метод расчета не устраивает руководство компании, то есть не дает объективной картины состояния дел на предприятии и не представляет достаточно информации для принятия существенных решений, то следует менять систему расчета, расширяя область подконтрольной информации. Один из способов получения необходимых данных предполагает покупку и установку компьютерной информационной системы. Однако для начала нужно выяснить, какой метод расчета будет устраивать руководство, а потом продумать его реализацию. Таким образом, в первую очередь предстоит очертить круг задач, требующих решения, – другими словами, определить ту часть информации, которой недостает для более эффективной деятельности, а затем искать пути ее накопления.
Для многих предприятий сейчас очевидно, что чем больше часть неконтролируемой информации, тем сложнее работать. Недостаточный контроль информации оказывает серьезное влияние на результаты деятельности предприятия.
Поясним это на бытовой ситуации. В вечерних новостях передали, что на следующий день будет дождь. Студент не смотрел вечерних новостей. Последние дни светило солнце, и, уходя на занятия, он не взял с собой зонт. К обеду пошел дождь и, конечно же, не прекращался до тех пор, пока не настало время возвращаться домой. В результате студент основательно вымок. Отсюда вывод: там, где мы не можем повлиять на ситуацию кардинальным образом, изменить ее в свою пользу, нам приходится принимать сложившиеся условия, которые мы вовремя не сумели предвидеть и учесть.
В какой-то мере информационный вакуум позволяют устранить информационные технологии. Они сейчас способны предоставить широкий спектр данных, как о внутренней деятельности предприятия, так и внешнего характера: запросы потребителей, состояние рынков, регулирующие положения и т.д. Однако у управленцев часто складывается впечатление, что программные продукты способны самостоятельно, без их активного участия заполнить этот вакуум и решить все проблемы компании. Как правило, такие проекты обречены на неудачу. Деятельность предприятия состоит не только из технологического процесса, который в ряде организаций может быть одинаковым. Этому процессу сопутствует множество факторов и условий, придающих своеобразие самому управлению предприятием, а не его технологической деятельности. И поэтому для каждой компании необходима своя система методов управления, которая позволила бы решить существующие проблемы. Управленческая информация – это не только данные производственного характера, но и информация «вокруг предприятия», поступающая из экономической среды, в условиях которой действует фирма.
Как говорилось выше, информационная система включает все сведения, оказывающие влияние на деятельность предприятия. Часть этих сведений попадает в область учитываемой управленческой информации. Использование программного обеспечения способно улучшить качество представления доступных данных, но не расширить их. Поэтому необходимо применять различные способы расширения контролируемой внешней и внутренней управленческой информации, которая впоследствии может стать частью компьютерной информационной системы организации.
Управление предприятием
Под управлением предприятием понимается организация деятельности предприятия с учетом изменений в окружающей экономической и социальной среде. Управленческий персонал распределяет финансовые, трудовые и материальные ресурсы таким образом, чтобы реализовать намеченные планы. Задача управления состоит в отслеживании внутренних и внешних процессов и адекватном реагировании на них, в результате чего изменения экономических условий могут способствовать развитию предприятия, а не наносить ему ущерб. Для этого управленческий персонал должен обладать лидерскими качествами, уметь предвидеть ситуацию, поддерживать организацию в динамичном, постоянно меняющемся состоянии, чтобы она могла в любой момент занять выгодную для себя позицию.
Управленческие задачи на предприятии распределяются по трем уровням. Высший управленческий персонал принимает долгосрочные стратегические решения и отслеживает выполнение решений, принципиальных с точки зрения деятельности всей организации. Средний уровень реализует принятые на высшем уровне решения. Операционный уровень управления отвечает за текущее состояние дел на предприятии. Для работы управленцев на каждом из этих уровней требуются разные виды информации.
Рассмотрим предприятие как совокупность бизнес-процессов, организации деятельности, кадров, инфраструктуры, а также компьютерных информационных систем. Все составляющие этой системы изменяются одновременно, и изменение одной составляющей ведет к изменению всех остальных.
Бизнес-процессы. Деятельность предприятия представляет совокупность отдельных процессов, эффективность каждого из которых подлежит оценке. Такое представление деятельности позволяет ускорить реакцию на ее изменяющиеся внешние и внутренние условия, отслеживать состояние всех процессов и материальных ресурсов предприятия в реальном времени.
Организация деятельности. Использование информационных технологий ведет к изменениям организации работы предприятия. В результате совершенствуется его организационная структура, отпадает необходимость территориальной привязанности к месту работы, изменяются последовательность и содержание работ, увеличивается гибкость деятельности предприятия, преобразуется процесс управления.
Всех сотрудников предприятия можно условно разбить на группы в зависимости от типа производимой работы и отношения к информационной системе. Работники умственного труда – это сотрудники, которые разрабатывают новые продукты, услуги и создают интеллектуальный потенциал фирмы. На производственных предприятиях эта группа представлена персоналом отделов НИОКР, лабораторий, НИИ при организациях. Ко второй группе относятся работники, имеющие дело с данными и делопроизводством. Это секретарский персонал, бухгалтерия. Третью группу составляют те, кто производит продукцию предприятия, то есть рабочие, непосредственно задействованные в процессе выпуска продукции или оказания услуг. Эти три группы сотрудников вносят разный вклад в информационную систему предприятия.
Внешняя среда. Под экономической средой предприятия понимаются внешние условия его функционирования: конкуренция на рынке, регулирование деятельности, характеристики рынков и т.д.
Компьютерные информационные системы. Современные компьютерные информационные системы включают в себя блоки современных подходов менеджмента; предполагается, что эти блоки будут использованы в практике предприятий. Среди таких частей информационных систем можно отметить типичные бизнес-процессы разных отраслей промышленности, системы показателей для контроля деятельности, систему поставок «just-in-time» (точно в срок) и множество других методов управления. Однако они часто оказываются невостребованными. Причина кроется не в российской специфике производства, как бывает в отношении финансов или учета. Здесь основная проблема – потребность менеджеров в перечисленных методах. Покупка информационной системы с реализованными в ней методами управления не значит, что они будут автоматически внедрены, как только начнется промышленная эксплуатация компьютерной системы. Методы управления больше относятся к культуре управления производством, чем к его компьютеризации. Потребность в ней должна возникнуть изначально – тогда функциональные блоки программного обеспечения способны принести пользу.
А использование новых методов управления вследствие приобретения системы, где они реализованы, скорее всего, не принесет ожидаемого результата.
Информационные технологии.
Под информационными технологиями подразумеваются отдельные части компьютерной информационной системы компьютерное оборудование, программное обеспечение, хранение данных и средства коммуникации. Внедрение компьютерной информационной системы на предприятии должно положительно отразиться как на уровне его информационного обеспечения, так и на принципах управления. Изменения в управлении предприятия происходят за счет внедрения нового уровня информационных технологий, предоставляющих дополнительные возможности сбора данных и анализа информации, а также за счет изменений во взглядах на работу организации.
Управление меняется параллельно с внедрением информационных технологий. Необходимо отметить, что информационная архитектура компании должна соответствовать бизнес-архитектуре. Под бизнес-архитектурой понимается целостная организация бизнес-процессов, организационных, культурных и социальных областей деятельности предприятия, соответствующая целям его деятельности. Если информационные технологии не связаны с бизнес-архитектурой, то они превращаются в дорогое, но бесполезное приобретение.
Для соответствия целей деятельности предприятия способам их достижения разрабатывается и реализуется стратегия в области информационной системы. Она учитывает профиль предприятия, его цели, а также факторы успеха, которые удобно реализовать с использованием информационных технологий. Эти факторы могут меняться или устаревать под влиянием внешней среды. Поэтому на предприятии должно использоваться стратегическое управление, задачи которого – прогнозировать или обнаруживать изменения в требованиях рынка, условиях конкуренции, законодательстве и т.п., корректировать бизнес-цели и критические факторы успеха, постоянно поддерживать в соответствии все уровни предприятия, включая и уровень информационной архитектуры.
Стоит отметить, что использование информационных технологий относится к наиболее важным внутрифирменным вопросам. Суть вопроса состоит во взаимосвязи технологий и управления: как, с одной стороны, интегрировать технологические решения в систему управления, а с другой стороны, изменить управление компанией с использованием информационных технологий. Проще говоря, с внедрением информационных технологий происходит изменение задач высшего управленческого звена. Последние достижения в области ИТ, такие как значительное сокращение стоимости вычислительной техники, позволяющее автоматизировать большую часть рабочих мест, а также появление новых технологий в разработке программного обеспечения, по-иному расставляют акценты в процессе управления предприятием. Руководитель теперь должен выступать в роли главного управляющего по отношению к различным участникам информационного процесса. Возможно, такая постановка вопроса покажется слишком технократичной, но потребность в руководителе, исполняющем роль главного технолога, понемногу отпадает. Теперь он должен не только быть сведущим в хозяйственных операциях, но и иметь хорошую подготовку в области информационных технологий, а также обладать предпринимательскими знаниями.
Сегодня руководство предприятий часто не чувствует себя компетентным в вопросах информатизации, поэтому те принципы управления, которые реализуются посредством информационных технологий, остаются за пределами области его интересов. Они кажутся недоступными и нереализуемыми в существующих условиях.
На предприятиях большинство вопросов, связанных с информационными технологиями, возлагается на специалистов в области ИТ, которые имеют собственные представления о задачах работы подразделения информационных технологий предприятия. Они неспособны самостоятельно сопоставить стратегические интересы предприятия с интересами подразделения. Это задача высшего управляющего звена, а не главного специалиста по информационным технологиям и не эксперта по управлению предприятием, приглашенного со стороны.