В первичные учетные документы можно вносить исправления. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. В приходных и кассовых ордерах исправления не допускаются.
Записи в первичные документы и учетные регистры производят вручную или на машинах в зависимости от формы и системы учетных записей. Записи должны быть сделаны аккуратно и четко, без подчисток и зачеркивания цифр и текста. Однако большой объем экономической информации в бухгалтерском учете обусловливает появление различных ошибок, которые допускаются как в первичных документах, так и в учетных регистрах.
При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка записей. Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие – нет.
Выборка – способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учетов. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.
При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем их просмотра и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки. После того как ошибки найдены, производят их исправление специальными способами. Среди последних наиболее распространены три: корректурный метод, дополнительная и сторнировочная записи.
• Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой «Исправлено». Ошибочная запись суммы или текста зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было прочитать ошибочно написанное. Затем вписывается правильная сумма или текст с указанием даты исправления и
подписи должностного лица, сделавшего исправление. В зависимости от исправления существует три вида оговорок: «Исправленному верить», «Вписанному верить», «Зачеркнутое не читать». Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре
в отдельности.
При выявлении ошибок после подведения итогов за учетный период, а также если ошибка повторяется в нескольких регистрах, применяются дополнительная и сторнировочная записи.
• В том случае, когда корреспонденция счетов указана верно, а стоимостная оценка (основание показателя) занижена, делается дополнительная запись. Она имеет корреспонденцию счетов, аналогичную основной записи, а основание показателя соответствует разнице между правильной и ошибочной суммой.
• Сторнировочная запись (красное сторно) выполняется при необходимости аннулировать частично или полностью ошибочную запись. В первом случае устраняется превышение ошибочного показателя при правильной корреспонденции счетов. Во втором случае, когда ошибка допущена не только в стоимостном показателе, но и ошибочна корреспонденция бухгалтерских счетов, необходимо составить две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.
Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.
ТЕМА 6: РЕГИСТРЫ И ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
Понятие регистров бухгалтерского учета
Сведения из первичных документов о событиях хозяйственной жизни организации группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах.
Регистры – это разграфленные особым образом листы бумаги, предназначенные для систематизации и накопления информации, содержащейся в первичных документах, отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете» утверждены принципы отражения хозяйственных операций в бухгалтерских регистрах:
-данные, содержащиеся в первичных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета;
- не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
- бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не предусмотрено федеральными стандартами.
Регистры классифицируют по трем группам:
1. По способу ведения записей:
- хронологические регистры, например «Журнал хронологической регистрации хозяйственных операций».
- систематические регистры, например: «Главная книга».
- комбинированные регистры, например: «Журнал-ордер».
2. По степени обобщения информации:
- синтетические регистры, например: «Главная книга».
- аналитические регистры, например: «Карточка аналитического учета».
- комбинированные регистры, например «Журнал - ордер».
3. По внешней форме:
- книги,
- журналы,
- карточки,
- отдельные листы бумаги.
Регистры открывают в начале финансового года (с 1 января), записывают сальдо на начало года (берут из предыдущих регистров). В конце каждого месяца подсчитывают обороты и выводят сальдо для составления бухгалтерской отчетности.
Формы бухгалтерских регистров утверждаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. В соответствии с требованием действующего закона о бухгалтерском учете форма бухгалтерского регистра должна включать обязательные реквизиты:
1. Наименование регистра;
2. Наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3. Дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4. Хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5. Величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6. Наименование должностных лиц, ответственных за ведение регистра;
7. Подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Формы бухгалтерского учета
Каждая организация ведет бухгалтерский учет по определенной форме.
Форма - это одно из центральных и сложнейших понятий бухгалтерского учета. Форма бухгалтерского учета – это сочетание различных учетных регистров и технических средств для их обработки.
Понятие «форма бухгалтерского учета» было введено Лукой Пачоли. Он описал одну из первых форм счетоводства – староитальянскую систему. Ее суть состоит в 3-х уровневой организации учета.
Для каждого уровня Л. Пачоли выделял отдельную регистр - книгу. На первом уровне проводилась фиксация фактов хозяйственной деятельности в памятной книге (мемориале). На втором уровне данные о фактах соединялись с проводками (появилось понятие Плана счетов). Здесь появляется вторая книга-журнал, где происходит перечисление фактов и указание корреспондирующих счетов по данным, отраженным в этих фактах (журнал хронологической регистрации). На третьем уровне записи о фактах группируются в третьей книге - Главной книге, где осуществляется систематизация учета. По счетам этой книги составляется баланс. Это и есть венецианская форма счетоводства. После этой формы счетоводства возникли французская, немецкая, голландская, английская, американская формы счетоводства.
Формы отличаются друг от друга: назначением регистров; количеством; внешним видом; содержанием; степенью автоматизации; взаимосвязью синтетического и аналитического учета и др.
В настоящее время, выделяют следующие формы ведения учета:
1. Журнал-главная – самая простая. Применяется в общественных организациях, в малых предприятиях, там где мало имущества, нет материального производства, мало операций и документов.
2. Мемориально-ордерная – применяется в сельхозпредприятиях, в потребительской кооперации. Весьма наглядна, ее быстро усваивают.
3. Журнально-ордерная – наиболее распространенная в нашей стране. Применяется с 1949 года. Предполагает ведение Главной книги и Журналов-ордеров. Каждый журнал-ордер посвящен определенной группе проводок. Сложна, трудоемка.
4. Упрощенная форма – применяется в малых предприятиях, вместо Главной книги ведут Книгу доходов и расходов.
Журнал-главная
Это наиболее простая форма бухгалтерского учета. Любая операция по первичному документу или группа однородных операций по накопительному документу сразу записывается в книгу «Журнал-главная».
Эта книга совмещает и регистрационный журнал (хронологическая запись) и синтетический учет (систематическая запись).
В эту книгу сначала записывают остатки по счетам на начало отчетного периода. Затем все операции по документам записывают в хронологическом порядке: приход в кассу, расход из кассы, приход расчетного счета, расход расчетного счета. После записи всех операций подсчитывают обороты. При этом следует сделать проверку: сумма оборотов общая должна быть равна сумме оборотов по дебету всех счетов и сумме оборотов по кредиту всех счетов. Затем выявляется остаток на конец периода. Эта форма находит применение в предприятиях с небольшим количеством хозяйственных операций, с небольшой численностью работников. Она обеспечивает наглядность записей и ведет ее один бухгалтер.
Мемориально-ордерная форма
Применяется на предприятиях в нескольких вариантах в зависимости от особенности отрасли и типа предприятия. В ней сочетаются книжные и карточные, разработочные и группировочные учетные регистры. Хронологическая и систематическая запись ведется раздельно. Каждая бухгалтерская проводка оформляется специальным учетным документом - мемориальным ордером. Мемориальные ордера составляют на основании первичных документов и регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись). Затем мемориальные ордера разносят в Главную книгу или многографную ведомость, заменяющую ее (систематическая запись). Главную книгу или многографную ведомость здесь называют контрольно-шахматной ведомостью. В ней регистрируют только обороты, поэтому в конце периода составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета, в которую вписывают остатки по счетам на начало отчетного периода и выводят остатки на конец отчетного периода. Затем составляется бухгалтерский баланс. По аналитическим счетам ведутся карточки, по которым составляется оборотная ведомость. Эта ведомость сверяется с оборотной ведомостью по синтетическим счетам. Данная форма многократно повторяет одну и ту же запись в разных учетных регистрах.
Журнально-ордерная форма
На протяжении более трех десятилетий журнально-ордерная форма была и пока остается наиболее распространенной формой учета. В относительно короткий срок она завоевала всю страну, что во многом объясняется ролью и действием Министерства финансов. Некоторые ученые утверждали, что форма носит надуманный, искусственный характер и внедрили ее в принудительном порядке. Однако в регистрах этой формы расписан каждый шаг бухгалтера, определено точное место для каждой записи. В этом и достоинство, и недостатки этой формы. Важное условие для внедрения журнально-ордерной формы заключалось в том, что она соответствовала в то время требованиям новой системы управления. Журнально-ордерную форму следует рассматривать в 2-х аспектах:
- техническом
- социально-экономическом.
Журнально-ордерная форма представляла неотъемлемую часть плановой системы управления (социально-экономический аспект). Внедрение ее было подготовлено: всеобщая государственная собственность в стране, государственная регламентация всей экономической работы - планирование, статистика, бухгалтерский учет. Она вписывалась в административно-командную систему управления в качестве важнейшей цели бухгалтерского учета. Организационно-техническая сторона журнально-ордерной формы заключалась в унификации документации, создании единого плана счетов, отражении дебетовых оборотов для аналитического учета.
Журнально-ордерная форма построена по принципу ведения журналов-ордеров. Журналы-ордера сочетают в себе хронологическую и систематическую запись. Журналы-ордера ведут по кредитовому признаку. Журналы-ордера состоят из 2 частей: правая сторона - регистр непосредственно журнал-ордер, левая - дебетовая ведомость для расшифровки дебетовых оборотов. В журнале-ордере записывают: сальдо начальное, суммы по дебетуемым и кредитуемым корреспондентским счетам (в порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному счету и валютному счету в банках регистрируются в журнале-ордере по кредиту, а в ведомости - по дебету). Итоговые данные в конце месяца заносят в Главную книгу. По данным Главной книги составляется сальдовый бухгалтерский баланс. В тех случаях, когда остатки по бухгалтерскому учету в сальдовом балансе необходимо показать по нескольким статьям, запись производится на основании учетных регистров. Главная книга открывается на 1 год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки произведенных записей, правильности и для составления сальдового баланса. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами (развернуто). При использовании журнально-ордерной формы учета отпадает необходимость в составлении шахматной контрольной ведомости и шахматного баланса. Главное достоинство этой формы состоит в экономической группировке операций и в ограничении записей данных об этих операциях.