Типовое построение официально-делового текста выступает в качестве рамки, в которой пишущим совершается конкретизация текста документа — его языковое наполнение (сфера действия языковых норм), причем масштаб самостоятельности пишущего зависит от того, к какому типу текста-образца относится документ. В каждом жанре документа можно выделить те реквизиты, которые несут постоянную информацию и предполагают простую реальную «подстановку»: это наименования организации, должностного лица, фамилии и инициалов пишущего, заголовка документа, подписи, даты. От них принципиально отличны те реквизиты, которые несут переменную — конкретную — информацию, содержащую изложение сути дела, а, иначе говоря, предполагают работу пишущего по формулированию обстоятельств, материала и аргументации дела. Так, для счета таким «свободным» реквизитом оказывается мотивировка суммы, подлежащей выплате; для доверенности — точное и исчерпывающее определение доверяемой функции; для заявления — точная формулировка просьбы или жалобы и краткой аргументации.
С переходом к изложению переменных элементов содержания делового текста возрастают диапазон поиска и возможности выбора языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела — и соответственно возрастают трудности, стоящие перед составителем текста документа. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: (1) выбора лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и (2) выбора грамматических средств — главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста. Но и в этом плане трудности поиска — и лексического, и синтаксического — могут существенно облегчаться за счет знаний (навыка) и речевого опыта пишущего.
1. Выбор лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела.
Необходимо отметить ряд стилистически окрашенных лексем-канцеляризмов, вне деловой речи, как правило, не употребляемых, таких, как: данный или настоящий (=этот), вышеуказанный (= названный ранее) книжесле-дующий (= помещаемый далее); препровождать (= отправить, переслать) и т. п. Обратите внимание на оформление документов, связанных с завещанием: «Завещание, как правило, излагается в письменной форме с указанием места и времени его составления, подписывается завещателем и нотариально удостоверяется»; «Меры по охране принимаются, если получено извещение или заявление о смерти наследодателя».
Некоторые слова такого рода устарели, например, уже вышедшие из употребления: сей (= этот), дабы (= чтобы), буде (= если). В то же время без некоторых слов этого ряда бывает трудно обойтись. Так, в предложении: «При обнаружении товаров ненадлежащего качества...» надлежащий адресует нас к правилам или инструкции и означает соответствие им (поэтому замена на низкого или плохого качества здесь была бы по меньшей мере в ущерб точности выражения).
В целом в деловой речи наметилась тенденция: там, где устаревшие или устаревающие слова могут быть без ущерба для содержания заменены другими, отдавать предпочтение последним (это упрощает изложение, приближает деловой текст к современной общелитературной речи), так что каковой и таковой спокойно могут быть заменены на который и такой, хотя в некоторых руководствах по деловой речи о них все еще спорят. (Ср. ироническое использование слова таковой в книге Д. Самойлова «В кругу себя»: «Именно мне посвящена строка из гениального «Скальпеля»: «Такой, который был как таковой...».)
Наряду с этим в официально-деловой речи существует большой набор стандартных выражений (словосочетаний), с помощью которых в деловых письмах передается определенная семантическая информация, например: (а) предупреждение: по истечении срока..., в противном случае...; (б) мотивация действия: в порядке обмена опытом..., в порядке исключения...; (в) причинно-следственные отношения: в соответствии с протоколом..., согласно Вашей просьбе.... . Ряд подобных выражений по своему характеру приближается к словесным клише или даже штампам. К их числу относятся также избыточные формулы, типа до сих пор встречающихся в деловом тексте, например, справки: настоящая справка, действительно проживает.
Кстати, канцелярские штампы — один из излюбленных объектов иронии в современной художественной литературе, например: «Услышал по нашему общеобразовательному... телевидению, что в глубинке многие детки учатся аж еще по учебникам доперестроечного периода за наличием отсутствия новых» (Евг. Бабенко. Школьная контрольная на букву «X»);
«И скажу я вам в виде напутствия: Так пишите
строку за строкой, Чтоб добиться
наличъя
отсутствия Недостатков, указанных
мной!»
(Евг. Сазонов. Раздумины о чистоте литературного языка).
Характерно, что список устойчивых сочетаний, специфичных для научной речи, включает в себя ряд выражений, в той же мере специфичных и для деловой речи, таких, как: вместе с тем, в свою очередь, на том основании, что и др.
2.Наряду со стандартизованными лексикой и лексическими формулами следует отметить стандартизацию средств грамматики в официально-деловой сфере.
В области морфологии для деловой речи более всего типично преобладание имени над глаголом, высокая продуктивность отглагольных существительных для называния действий, особенно на -ние. Это обусловлено тем, что существительное выступает здесь как «ярлык», подводя данный случай, событие под ряд других — однотипных и потому значимых в сфере деловых отношений. С этим связана и такая особенность деловой речи, как так называемое семантическое расщепление сказуемого, то есть предпочтение глагольно-именного сказуемого (принижать участие, оказывать помощь, производить осмотр) глагольному сказуемому (участвовать, помогать, осматривать); и здесь имеет место квалификация события путем отнесения его к разряду подлежащих юридической ответственности, ср.: совершил наезд вместо наехал на кого-нибудь.
Наиболее велико число синтаксических особенностей деловой речи. Это связано с наличием набора готовых синтаксических конструкций, представляющих собой отработанные конструктивные средства для выражения стандартных элементов смысла, т. е. блоков и схем с определенным семантическим содержанием. Так, П. В. Веселов, говоря о специфике языка деловых писем, отмечает, что стандартизацию здесь «следует рассматривать не столько как канонизацию конкретных выражений, сколько как стандартизацию их моделей». В результате можно грамматическую характеристику «процесса составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций», передающих типовые действия и обстоятельства рассматриваемого дела. Соответственно выделяется ряд моделей синтаксических конструкций и вариантов их реализации, например: Доводим до Вашего сведения или Напоминаем, что...; Просим + инфинитив; Направляем или Гарантируем + дополнение в винительном падеже и т. п.
Регламентация языка документов затрагивает также синтаксические особенности словосочетания. Так, в ГОСТах — специально разрабатываемых и официально распространяемых сборниках инструкций и правил составления документов (от «Государственный стандарт») — рассматривается сочетаемость ряда ключевых (типовых) слов, например: «приказ — издается, должностные оклады — устанавливаются, контроль — возлагается на кого-либо или осуществляется, выговор — объявляется, порицание — выносится». Не меньшее внимание в этом ГОСТе уделено порядку слов: в деловой речи преобладает прямой порядок следования главных членов предложения (подлежащее + сказуемое); вынесение обстоятельства или дополнения на первое место служит их подчеркиванию; место согласованного определения — перед определяемым словом, а несогласованного — после определяемого слова; место обстоятельства степени — перед прилагательным, а дополнения — после него; место дополнения — после глагола, в порядке «прямое — косвенное» (передать + что + кому); место обстоятельства образа действия (наречий на -о, -е), меры и степени, причины и цели — перед глаголом-сказуемым (если на них не падает логическое ударение), а обстоятельств образа действия, выраженных иначе, — позади глагола.
С порядком слов связаны и отдельные текстовые формулы, например, последовательность расположения «волеизъявление пишущего + формулировка поручения + срок» (Приказываю т. Иванову представить отчет 01. 05. 74), а не иначе.
В примере из работы П. В. Веселова приводится сочетание согласно Вашей просьбе. Дело в том, что одна из обращающих на себя внимание примет канцелярского стиля — употребление при предлоге согласно дополнения (имени) в родительном падеже. Ср. свидетельство М. Алданова в романе «Ключ» (действие происходит в 1916 г.): следователь Яценко «написал следующее письмо», текст которого начинался словами «Согласно желания Вашего Превосходительства...»;
«Яценко прочел про себя письмо и остался доволен., Тон был вполне официальный. Это подчеркивалось родительным падежом после «согласно»...».
Несмотря на устарелость и явное несоответствие норме литературного языка («Согласно чему-нибудь, но не согласно чего-нибудь», — подчеркивается в Словаре Ушакова) управление с родительным падежом и по сию пору бытует в канцелярской практике, о чем свидетельствует хотя бы следующая реакция персонажа современной повести:
«— Согласно приказу коменданта! — дружелюбно объяснил сержант Хузин.
Никогда еще Мишке не приходилось слышать, чтобы военный человек говорил «согласно приказу». Абсолютно все, включая коменданта Демгородка генерал-лейтенанта Калманова... обязательно говорили «согласно приказа» (Ю. Поляков. Демгородок, 1).
Трудности, стоящие перед составителем текста документа, в значительной степени касаются того, что Л. В. Щерба называл «культурой сложных предложений по способу подчинения». Большая продуктивность использования в деловой речи схем сложноподчиненного предложения обусловлена несколькими факторами.
Во-первых, в качестве условия высокой частотности сложных предложений в текстах деловой речи выступает ее письменный характер, требующий полноты изложения дела в тексте документа. Замечу, что с этим же фактором связано частое употребление в деловом тексте «цепочек» многочленных именных словосочетаний, преимущественно с родительным падежом (в деловой речи, так же, как и в научной, наиболее частотно употребление имени в именительном и родительном падежах), типа: 1) разработка + 2) проблем + 3) дальнейшего совершенствования + 4) очистки + 5) промышленных стоков.
Во-вторых, здесь сказывается требование логичности изложения: в этом плане необходимыми становятся схемы сложноподчиненного предложения с союзной связью, с придаточными причины, следствия, условия, (Интересно сравнить данный тезис с результатами исследования синтаксиса деловой речи в английском языке: именно синтаксическими признаками деловая речь противопоставлена там другим стилям, при том, что и для английской деловой речи характерны преобладание сложных предложений над простыми, преобладание подчинения и, следовательно, придаточных предложений).
В-третьих, свою роль играет и своеобразие понимания требования краткости изложения в деловом тексте: имеется в виду не только и не столько количество слов в предложении (ср. показатель наибольшей длины предложения, отмеченной для деловой речи в английском языке), сколько «стремление вместить в пределы одной фразы максимум необходимой информации». Это связано с задачей «представить все обстоятельства дела во всех их логических взаимоотношениях вместе с выводом из них в одном целом». И данный фактор также работает на «культуру сложных предложений по способу подчинения в канцелярском стиле». (Эта органичная тенденция к «крупноблочности» изложения в деловом тексте противоречит прямолинейному пониманию требования «краткости» в ряде руководств по деловой речи. Оцените результат такого следования этому требованию в одном из руководств — «исправленный» контекст, лишенный союзов (за исключением последнего предложения), а тем самым и эксплицирования логических связей: «Н-ский угольный разрез сдается в эксплуатацию. Количество рабочих увеличивается на 3500 человек. Население города возрастет до 50 000 человек. Поэтому наш завод не сможет обеспечить население хлебом».)
Именно «культура сложных предложений по способу подчинения» в сочетании с продуктивностью в деловой речи обособлений, причастных и деепричастных оборотов как способов уточнения смысла текста служит основой усложненного характера текста документа, причиной многих трудностей для его составителя. Именно здесь достигает максимума сопротивление языкового материала, выражающееся в тех «усилиях, которые мы тратим на написание какой-нибудь деловой записки, счета, объявления», в необходимости «следить за тем, не запутался ли я в построении своего сложного предложения». Ср. сказанное со сценой, в которой Илья Ильич Обломов пытается сочинить письмо домохозяину.
«Илья Ильич сел к столу и быстро вывел: «Милостивый государь!..»
— Какие скверные чернила! — сказал Обломов. — В другой
раз у меня держи ухо востро, Захар, и делай свое дело как следует!
Он подумал немного и начал писать.
«Квартира, которую я занимаю во втором этаже дома, в котором вы предположили произвести некоторые перестройки, вполне соответствует моему образу жизни и приобретенной, вследствие долгого пребывания в сем доме, привычке. Известясь через крепостного моего человека, Захара Трофимова, что вы приказали сообщить мне, что занимаемая мною квартира...»
Обломов остановился и прочитал написанное.
— Нескладно, — сказал он, — тут два раза сряду что, а там
два раза который.
Он пошептал и переставил слова: вышло, что который относится к этажу — опять неловко. Кое-как переправил и начал думать, как бы избежать два раза что.
Он то зачеркнет, то опять поставит слово. Раза три переставлял что, но выходило или бессмыслица, или соседство с другим что.
—И не отвяжешься от этого другого-то -что! — сказал он с
нетерпением. — Э! да черт с ним совсем, с письмом-то! Ломать
голову из таких пустяков! Я отвык деловые письма писать. А вот
уж третий час в исходе.
—Захар, на вот тебе. — Он разорвал письмо на четыре части
и бросил на пол» (И. А. Гончаров. Обломов. Ч. 1, VIII).
Следует отметить две особенности языка документации, носящие этикетный характер.
Первая — орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваги в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.
Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе — от первого или третьего? Способ изложения от третьего лица — безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («Напоминаем, что...») — тем самым он выступает как представитель организации, ее части.
2. Документ. Инструкция. Общее понятие об инструкции.
Документ- информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Эта информация имеет юридическую силу.
Инструкция -документ, имеющий правовой статус. Она издается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности организации.
Инструкции издаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (приказов). Заголовок инструкции должен четко очеркивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распределяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на подпункты, разделы, пункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в которой указываются цели ее издания, область распределения, порядок ее применения, другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). В ней рекомендуются четкие формулировки по словам, имеющим распорядительное значение («должен», «следует», «необходимо», «рекомендуется», «не должен», «не допускается» и т.д.). Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме (Пример: «Повторным предприятиям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы».)
Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.
При утверждении инструкции распорядительным документом в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, назначаются ответственные исполнители.
3. Должностная инструкция.
На каждого работника организации, например, должен составляться определенный документ - должностная инструкция. Должностная инструкция имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста.
Текст должностной инструкции:
1) Общие положения.
2) Должностные обязанности.
3) Права.
4) Ответственность.
5) Взаимоотношения.
Раздел «Общие положения»включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождение от нее; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
В разделе «Должностные обязанности»устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает»).
В разделе «Права» устанавливается полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и другую), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
В разделе «Ответственность» определяется критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
В разделе «Взаимоотношения»указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями.
Должностная инструкция оформляется на общем бланке. Ее обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок, подпись. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения , утверждается специальным распорядительным актом (приказом по организации) или непосредственно руководителем.
Она также может утверждаться заместителем руководителя организации – куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставленно это право.
Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
Образец должностной инструкции секретаря-референта крупной организации:
Утверждаю
Ген. директор
Должностная инструкция (подпись) Ф.И.О.
00.00.0000. № 00 00.00.0000.
Секретаря-референта
ген. директора
1.Общие положения.
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором по персоналу.
1.2. Основными задачами секретаря-референта является организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия по персоналу.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указами) руководства предприятия;
- нормативно-инструктивными материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспективного развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, состоянии документации;
- применения средств вычислительной и организационной техники;
- организации управленческого труда;
- перевода служебной документации на иностранном языке коммерческого партнера;
- культура труда и служебной этики;
- охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказание первичной медицинской помощи.
2.. Функции.
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Выполнение машинописных, графических, множительных работ.
2.6. Ведение и оформление кадров документации и учета.
2.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
2.8. Ведение учета командировочных удостоверений.
3.Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль использования документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль использования документов и поручении руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятие решения и доведение их до исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческим, так и государственным) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
- оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10.Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.
3.11.Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.12.Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
3.13.Вести табель явки, сотрудников на работе и передавать табель в бухгалтерию.
4. Права.
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5.Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов образующихся в деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими закрытый характер.
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки использования документов, поручений и предоставления необходимой информации руководству.
5. Ответственность.
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих закрытый характер.
Зам.ген. директора (директор)
по персоналу (подпись) Ф.И.О.
Юрисконсульт.
Подпись Ф.И.О. 00.00.0000.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Инструкции необходимы в работе, вот всех областях деятельности. Инструкции регламентируют деятельность работников, при выполнении своих должностных обязанностей. Язык и стиль должностных инструкций предельно лаконичен, поэтому эти документы понятны и доступны в работе. Инструкции помогают разъяснить и определить порядок применения законодательных актов и распорядительных документов. Благодаря тому, что инструкции разбиваются по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты, она также удобна и понятна в применении. Инструкция удобна и тем, что она издается на длительный период и изменяется с введением новых законодательных актов, новых видов деятельности и т.д. В инструкции даются точные формулировки по словам, что делает ее простой и понятной. Никакие законы не работают без дополняющих и разъясняющих их инструктивных документов. Без инструкций не может работать ни одна организация, ни одно предприятие. Инструкция определяет жизнедеятельность человеческого общества.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Веселов, П.В. Современное деловое письмо в промышленности / П.В. Веселов.- М.: Издательство стандартов, 1990.-160 с.
2. Деловое досье фирмы.- М.: ИВЦ «Маркетинг», 1993.-88 с.
3. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов.- М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.-296 с.
4. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.- М., 1997.-256 с.