И КОМАНДИРОВАНИИ РАБОТНИКОВ
Представить себе жизнедеятельность организации без наличия управленческой документации невозможно, так как именно она является частью внутреннего устройства любой фирмы, обеспечивающей взаимосвязь между ее структурными подразделениями и сотрудниками. В полной мере это касается и управленческих документов, оформляемых работодателем при предоставлении отпусков и командировании работников. Отпустить работника в отпуск или же направить его в служебную поездку можно только на основании приказа руководителя. Как и любой иной исходящий документ, приказ руководителя нужно зарегистрировать. Где и как это сделать, мы и расскажем в настоящей статье.
Прежде всего напомним, что согласно ст. 122 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работнику должен предоставляться ежегодно оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. При этом отпуск должен предоставляться за каждый рабочий год, который, в отличие от календарного, исчисляется не с 1 января, а с даты принятия работника на работу.
Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.
Для целей регистрации приказов о предоставлении отпуска или направления работников в командировку организации могут использовать как типовые формы журналов, рекомендуемые к использованию соответствующими министерствами или ведомствами Российской Федерации, так и разработанные специалистами отдела кадров самой организации. Так как сегодня унифицированных форм указанных журналов нет, компания вправе разработать их самостоятельно.
Для оформления и учета отпусков, предоставляемых в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации и трудовыми договорами, могут применяться приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
Напомним, что в соответствии с ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтверждается и Информацией Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Исключение составляют организации государственного сектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Таким образом, организации негосударственного сектора вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании. При этом самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться организациями в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов первичного документа, установленных ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Приказы о предоставлении отпуска издаются на основании графика отпусков, утверждаемого организацией-работодателем, не позднее чем за две недели до наступления календарного года, что следует из ст. 123 ТК РФ. Если в организации имеется первичная профсоюзная организация, то график отпусков предварительно согласовывается с мнением профсоюза. Унифицированная форма графика отпусков (N Т-7) утверждена также Постановлением N 1 и носит, как мы обозначили выше, рекомендательный характер.
Если отпуск предоставляется работнику не в соответствии с графиком, то основанием для издания приказа о предоставлении отпуска является заявление работника, поданное им на имя руководителя организации.
В приказе о предоставлении отпуска работнику указываются:
- наименование организации-работодателя;
- код по ОКПО;
- регистрационный номер документа;
- дата составления документа;
- фамилия, имя, отчество работника(ов), его (их) табельный номер;
- наименование структурного подразделения;
- должность (специальность, профессия);
- продолжительность и даты начала и окончания ежегодного основного оплачиваемого отпуска (в календарных днях);
- в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, локальными нормативными актами, - продолжительность и даты начала и окончания ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, учебного отпуска, отпуска без сохранения заработной платы и других;
- общая продолжительность отпуска (в календарных днях).
Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала, на это указывает ст. 123 ТК РФ.
Приказ N Т-6 является основанием для расчета отпускных по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". На его основании также делаются отметки в личной карточке и лицевом счете работника.
Печать на приказе (распоряжении) не ставится.
Работодатель по письменному заявлению работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию этого приказа (распоряжения).
Выплата отпускных производится работодателем заранее, не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.
Пример.
Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам
| N п/п | Номер и дата приказа | Ф.И.О. работника | Период, за который предоставлен отпуск | Даты начала и окончания отпуска |
Для оформления и учета направления одного или нескольких работников в командировку могут применяться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а), утвержденные Постановлением N 1.
Так же как и предыдущие, эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма N Т-10а).
В приказе на командировку указываются:
- фамилия и инициалы командируемого работника;
- структурное подразделение;
- должность (специальность или профессия) командируемого лица;
- место, время командировки и ее цель.
При необходимости указываются источники уплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.
Пример.
Журнал учета приказов о командировании работников
| Приказ | Фамилия, имя, отчество командируемого работника | Структурное подразделение | Должность | Место командировки | Организация | Цель командировки | Срок командировки (не считая времени нахождения в пути) | |
| N | Дата | |||||||
Обратите внимание! Ранее в приведенном журнале обязательно должны были наличествовать еще две графы, а именно: "Дата и N служебного задания" и "Командировочное удостоверение".
В связи с этим отмечаем, что Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" 8 января 2015 г. внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).
В результате внесенных изменений были отменены следующие документы:
- командировочное удостоверение;
- служебное задание.
Для справки: учитывая изменения, внесенные в Положение N 749, подтверждающими документами при поездке в командировку будут являться:
- решение работодателя о направлении работника в командировку (приказ о командировке);
- проездные документы (билеты);
- счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие проживание в месте командирования;
- прочие документы, подтверждающие иные необходимые в командировке расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).
Изменения, внесенные Постановлением Правительства Российской Федерации, уже распространяются на федеральных государственных гражданских служащих.
Порядок и условия их командирования утверждены Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 "О Порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих", с 1 февраля 2015 г. и для них данные требования были отменены в связи с вступлением в силу Указа Президента Российской Федерации от 12 декабря 2014 г. N 765 "О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813".
Таким образом, привычные для многих командировочные документы, такие как форма N Т-10 "Командировочное удостоверение" и форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденные Постановлением N 1, в настоящее время не являются обязательными документами при направлении работников в командировку.
В соответствии с п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Соответственно, коммерческий характер командировки и ее целесообразность организация может подтвердить решением работодателя, которое является основанием для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким решением работодателя может являться приказ о направлении работника или работников в командировку, в котором указывается цель поездки.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИКАЗОВ
ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ (ДРУГИХ КАДРОВЫХ ПРИКАЗОВ)
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений. Они относятся к обязательным кадровым документам. В данной статье мы рассмотрим порядок составления журналов учета приказов по личному составу.
Вначале напомним, что издание распорядительных документов по личному составу обязательно:
- при приеме на работу, изменении условий трудового договора, прекращении трудового договора;
- при поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности;
- при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
- в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
- при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
- при предоставлении отпуска;
- при перемене фамилии и в других случаях.
Обратите внимание! С 1 января 2013 г. организации вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании.
При этом самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться в качестве первичных бухгалтерских документов лишь при наличии в них обязательных реквизитов первичного документа, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". К таким реквизитам относятся:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи вышеперечисленных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Отметим, что унифицированные формы первичной учетной документации утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены этим документом. Это следующие формы:
- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма N Т-1);
- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма N Т-1а);
- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма N Т-5);
- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма N Т-5а);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6);
- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма N Т-6а);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником (форма N Т-8);
- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками (форма N Т-8а);
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);
- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма N Т-11);
- приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма N Т-11а).
Рассмотрим порядок заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу.
Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - приказ;
- дата и номер приказа;
- место издания;
- заголовок к тексту;
- текст (распорядительная часть и основание издания);
- подпись;
- визы согласования;
- отметка об ознакомлении с приказом работника;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Приказы (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу (формы N N Т-1, Т-1а) применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников и издаются на основании трудового договора.
Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ)).
В приказе указываются: фамилия, имя, отчество принимаемого на работу; наименование структурного подразделения; профессия (должность); размер тарифной ставки, оклада, надбавок; испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (в порядке перевода от другого работодателя, по совместительству, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и другое).
На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (формы N N Т-54 или Т-54а).
Приказы (распоряжения) о переводе работника (работников) на другую работу (формы N N Т-5, Т-5а) применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу у того же работодателя или в другую местность вместе с работодателем.
Такие документы содержат фамилию, имя, отчество работника, вид перевода, наименование структурного подразделения и наименование профессии (должности) - на прежнем месте работы; причину перевода (в полном соответствии с требованиями ТК РФ); наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), оклад (тарифную ставку), надбавку - на новом месте работы; изменение оплаты труда (если оно возникает).
Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения прежнего и нового мест работы и подписывает работодатель или уполномоченное им на это лицо. Приказ (распоряжение) объявляется работнику под роспись. На основании приказа заполняются: трудовая книжка, личная карточка (N Т-2), лицевой счет работника (N Т-54).
Приказы (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (формы N N Т-6, Т-6а) применяются для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.
В организациях они заполняются, как правило, в двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию - и подписываются работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под роспись.
Такие документы содержат фамилию, имя, отчество работника; наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска; даты его начала и окончания.
Приказ является основанием для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику". На основании приказа также делаются отметки в личной карточке (N Т-2) и лицевом счете (N Т-54).
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (формы N N Т-8, Т-8а) применяется для оформления и учета увольнения работника. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
В организациях заполняется, как правило, в двух экземплярах: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись. В случае когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения.
На основании приказа делается запись в личной карточке (N Т-2), лицевом счете (N Т-54), трудовой книжке работника, а также производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N N Т-9, Т-9а) применяется для оформления и учета направления работника в командировку. Заполняется на основании служебного задания, подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование должности (специальности, профессии); наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация); срок командировки; даты ее начала и окончания и ее цель. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (формы N N Т-11, Т-11а) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает работник, или работодателя. Подписывается работодателем или уполномоченным им на это лицом.
В приказе указываются мотив поощрения, вид поощрения, форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и его стоимость. Работодатель обязан ознакомить работника с данным приказом под роспись. Если поощрение работника не предусматривает денежного вознаграждения, то допускается исключение из формы реквизита "в сумме _____ рублей __ копеек".
На основании приказа о поощрении работника делаются записи в личную карточку (N Т-2) и трудовую книжку работника.
Приказы по личному составу, не имеющие унифицированной формы, например об изменении биографических данных работника, о наложении дисциплинарного взыскания (замечания, выговора), могут составляться в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для данных документов.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или направлении его в командировку), акты (например, фиксирующие нарушение трудовой дисциплины), служебное письмо от другого работодателя с запросом на перевод работника, свидетельство о заключении брака, отражающее изменение фамилии работника, и другие.
В организациях, как правило, приказы по личному составу составляются совместно отделом кадров и заинтересованными структурными подразделениями.
В целом порядок разработки и оформления приказов (распоряжений) по личному составу закрепляется в положении (инструкции) о делопроизводстве или ином локальном нормативном акте.
По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:
простые - содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);
сложные - содержат в приказе несколько распорядительных разделов.
В зависимости от адресата различают:
- индивидуальные - содержат информацию только об одном работнике;
- сводные - содержат информацию о нескольких работниках.
В сводном приказе по личному составу каждый пункт должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. Визы ознакомления работников в сводном приказе по личному составу могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи работодателя или уполномоченного им на это лица.
Составляя сложные и сводные приказы, следует учитывать, что в один документ нецелесообразно включать информацию с разными сроками хранения. Рекомендуем ознакомиться с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558.
Приказы о поощрениях и дисциплинарных взысканиях, как правило, оформляют в индивидуальном порядке.
Формулировка приказа должна соответствовать действующему трудовому законодательству. Так, при увольнении его причина обязательно указывается в точном соответствии с формулировкой ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона. При поощрениях и дисциплинарных взысканиях в приказе обязательно указываются причина и вид поощрения или взыскания, согласно ст. ст. 191, 192 ТК РФ.
Фамилию, имя, отчество в приказе по личному составу следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии - в соответствии со штатным расписанием.
Приказ по личному составу приобретает юридическую силу с момента его подписания.
Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии приказов: о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы - и других документов, связанных с работой. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
При этом работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ, и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.
Все изданные приказы по личному составу организации следует фиксировать в журнале учета приказов по личному составу.
Журнал учета приказов по личному составу должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписью руководителя и печатью организации.
Работник кадровой службы, ведущий журнал учета приказов по личному составу, должен заполнять графы в соответствии с текстами приказов по личному составу.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приказов по личному составу нет, поэтому организации вправе разработать ее самостоятельно в произвольной форме.
Пример. Гражданином Королевым Д.П. на имя директора ОАО "Мираж" было написано заявление от 14 июля 2015 г. с просьбой о принятии его на работу с 17 июля 2015 г. на должность водителя с окладом согласно штатному расписанию. Между Королевым Д.П. и ОАО "Мираж" был заключен бессрочный трудовой договор от 15 июля 2015 г. N 65, на основании которого был издан приказ от 16 июля 2015 г. N 244к о приеме на работу Королева Д.П. с 17 июля 2015 г.
Предположим, что 20 июля 2015 г. водителя Иванова С.С. перевели на должность сторожа по состоянию здоровья. На основании этого был издан приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу от 20 июля 2015 г. N 245к.
Журнал учета приказов по личному составу следует заполнить следующим образом:
| Номер приказа | Дата издания приказа | Фамилия, имя, отчество | Структурное подразделение | Должность (профессия) | Табельный номер | Трудовой договор | Краткое содержание приказа | |
| дата | номер | |||||||
| 244к | 16.07.2015 | Королев Дмитрий Петрович | Транспортный отдел | Водитель | 15.07.2015 | Принять на работу Королева Д.П. на должность водителя 1-го класса с окладом согласно штатному расписанию | ||
| 245к | 20.07.2015 | Иванов Сергей Сергеевич | Транспортный отдел | Сторож | 01.02.2015 | Перевести на должность сторожа по состоянию здоровья |