Эта форма предназначена заменить старую форму «Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. 0315007).
Назначение
Согласно указаниям Накладную (ф. 0504205) применяют для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним получателям: учреждениям и организациям на основании договоров (контрактов) и других документов, в том числе организациям, осуществляющим перевозку.
Из этого определения не ясно: следует ли применять Накладную (ф. 0504205) при реализации ОС, НМА и НПА, ведь формы для документального оформления списания, приема-передачи этих видов НФА, как было указано ранее, не предназначены для оформления реализации. Но, с другой стороны, в формах для ОС, НМА и НПА включена графа «согласование» для случаев операций с особо ценным имуществом, в Накладной (ф. 0504205) такой графы не предусмотрели, значит, предполагали, что ее будут применять только для материальных запасов (хотя и материальные запасы тоже могут быть особо ценным движимым имуществом).
Состав показателей формы
Шапка
В шапке Накладной (ф. 0504205) указывают не только «Отправителя» и «Получателя», но также и «Перевозчика», причем все трое с ИНН и КПП. Предусмотрен реквизит «Основание».
Табличный раздел
Табличный раздел типичен для формы накладной на материальные ценности: наименования, номера, единицы измерения, количество, цена, сумма, НДС, сумма с НДС (ставку НДС указать забыли, очевидно, скопировали со старой формы, где ставка НДС тоже не была указана).
Кроме этого предусмотрено по каждой строке накладной указать соответствующую корреспонденцию счетов. Причем и здесь сделано это удачнее, чем в старой форме (там в таблице указывали только корреспондирующий счет, счет учета предполагали единым для всей накладной, что не позволяло одним документом оформлять операции с материальными ценностями, отраженными на разных счетах).
Подвал
Кроме подписей «Отпустил» и «Получил» в подвал формы добавлены подпись «Ответственного исполнителя» (при этом разъяснено в самой форме, что это лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление, либо лицо, ответственное за оформление свершившегося события) и «Отметка бухгалтерии» с подписью «Главного бухгалтера» (в отличие от Требования-накладной тут ответственность больше, в учетные регистры эту операцию должен записывать только главный бухгалтер). Зато убрана подпись «Отпуск разрешил».
Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207)
Можно было бы сказать, что эта форма предназначена на замену Приходному ордеру (ф. 0315003). Но форма 0315003 ни в одной из инструкций по учету не упомянута вообще.
Назначение
Согласно указаниям Приходный ордер (ф. 0504207) составляет учреждение при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений), и он служит основанием для принятия этих ценностей к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения. В Приходном ордере (ф. 0504207) отражают сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости.
В этом коротком указании скрыто очень серьезное новшество. Из него следует, что на любую покупку материальных ценностей следует составлять Приходный ордер (ф. 0504207), без него – только по одному документу от поставщиков – приходовать нельзя.
Не совсем понятно все-таки, речь идет только о покупке или всех вариантах поступления вообще. Фраза из указаний «в Приходном ордере (ф. 0504207) отражают сведения о наименовании товара» вроде бы свидетельствует именно о покупке. На это же намекает название реквизита «Поставщик» в шапке. К тому же для случая передачи нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями) предписано использовать Акт о приеме-передаче (ф. 0504101).
Таким образом, следует дождаться новой редакции Инструкции № 174н, чтобы сфера применения Приходного ордера (ф. 0504207) стала понятной.
Состав показателей формы
Шапка
В шапке Приходного ордера (ф. 0504207) указывают «Поставщика» не только с ИНН и КПП, но и с адресом и телефоном. Предусмотрено указывать «Основание».
Табличный раздел
Табличный раздел типичен для формы накладной на материальные ценности: наименование, единицы измерения, цена за единицу, количество, сумма.
Как и в предыдущих документах, предусмотрено по каждой строке ордера указать соответствующую корреспонденцию счетов.
Подвал
Кроме подписей «Сдал» и «Принял» в подвале формы указаны подпись «Ответственного исполнителя» (без пояснения, кто это) и «Отметка бухгалтерии о принятии к учету и оприходовании материальных ценностей» с подписью опять-таки «Ответственного исполнителя».
Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)
Эта форма предназначена на замену «Акту о приемке материалов» (ф. 0315004).
Назначение
Согласно указаниям Акт приемки материалов (ф. 0504220) составляет комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов при приемке материалов (материальных ценностей) в случае наличия количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых материальных ценностей сопроводительным документам отправителя (поставщика).
Согласно этому определению (которое также продублировано в указаниях о порядке применения формы Приходный ордер (ф. 0504207)) назначение Акта приемки (ф. 0504220) очень ограниченное. На это следует обратить внимание, потому что действующие редакции Инструкции № 174н предписывают значительно более широкое использование Акта приемки (ф. 0315004), не соответствующее фактическому набору его реквизитов (например, для оприходования материальных запасов в результате демонтажа, разукомплектации, ликвидации ОС). Таким образом, сфера применения новой формы Акта приемки (ф. 0504220) станет полностью ясной после утверждения в установленном порядке новых редакций инструкций.
Состав показателей формы
В целом состав показателей новой формы Акта приемки (ф. 0504220) совпадает со старой формой, только изменено взаимное размещение разделов.
Шапка
В шапке кроме самого учреждения-получателя (с кодами ИНН и КПП) указывают «Отправителя», «Поставщика» и «Страховую компанию», не только с ИНН и КПП, но и с адресом.
В отличие от старой формы, данные о времени начала и окончания приемки, а также о месте приемки перенесены из шапки в табличную часть.
Табличные разделы
Табличный раздел «1. Сведения о результатах осмотра прибывшего груза» однострочный и содержит данные, которые в старой форме размещали в шапке, в частности: место составления акта, время начала и окончания приемки.
Табличный раздел «2. Сведения о грузе по сопроводительным транспортным документам» содержит данные о грузе – его наименование по документам, количество мест, вес и др.
Табличный раздел «3. Сведения о дате (ДД.ММ.ГГГГ) и времени (ЧЧ.ММ) событий, связанных с приемкой груза» содержит данные о времени прибытия груза на станцию (пристань), выдаче, вскрытии вагона и доставки на склад.
Далее следуют четыре многострочных текстовых раздела, предназначенных, очевидно, для случая приемки груза на складе, куда он был доставлен транспортной организацией:
– «4. Условия хранения материальных ценностей на складе получателя»;
– «5. Состояние тары и упаковки в момент осмотра материальных ценностей»;
– «6. Объем (количество) недостающих материальных ценностей определен(о) (взвешиванием, счетом мест, обмером и т.п.)»;
– «7. Дополнительные сведения».
Далее, наконец, табличный раздел «8. Результат приемки груза». Именно здесь следует указать, что должно было поступить по документам и что поступило фактически, а также недостачи и излишки.
Подвал
По сравнению со старой формой кроме подписей членов комиссии в подвал формы добавлены подпись «Ответственного исполнителя» (разъяснено в самой форме, что это лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление, либо лицо, ответственное за оформление свершившегося события) и табличный раздел «9. Бухгалтерская запись для принятия к учету» за подписью «Исполнителя». Порядок заполнения этого раздела вызывает некоторые вопросы. Ни в одной из действующих инструкций не описано, каким образом следует отражать в учете расхождения с данными поставщика.