Программа позволяет вести учет для нескольких организаций одновременно. Поэтому, во всех документах нужно обязательно указывать, к какой именно организации относится наш документ, а это довольно неудобно. Чтобы этого избежать, можно один раз указать, что наша основная организация ООО «Инфанта».
Основная организация указывается в настройках пользователя по следующему алгоритму: Сервис è Настройки пользователяèОсновные значения для подстановки в документы и справочникиè.Далее, в настройке основная организация нужно дважды щелкнуть мышью в поле Значение и выбрать в появившемся списке нашу организация – Инфанта
Структура организации
Наше предприятие включает в себя два подразделения: Администрация и Основное. Чтобы описать структуру организации необходимо выполнить команду меню ПредприятиеèПодразделения.Откроется менюсо списком подразделений. Пока он пустой, и мы добавляем в него две новые записи (клавишей INS или выбираем действие Добавить). Больше никакой информации пока вводить не нужно.
Учетная политика организации
Здесь необходимо ввести сведения об учетной политике: Предприятиеè Учетная политика по персоналу организации
В появившемся пустом окне добавляем нашу организацию и галочками отмечаем функции, которые будут задействованы в нашей организации:
□ Поддержка внутреннего совместительства – флаг устанавливается, если в организации сотрудники могут работать как по основному месту работы, так и по внутреннему совместительству одновременно. В нашем случае в этом нет необходимости.
□ Проверка штатного расписания - флаг устанавливается, если есть необходимость программно контролировать количество занятых ставок количеству ставок, установленных по штатному расписанию. В нашем случае сотрудников всего 5 человек, поэтому штатное расписание вести не будем, соответственно галочку не ставим.
□ Единый нумератор кадровых документов – флаг устанавливается, если в организации применяется сквозная нумерация кадровых документов. Если же разные виды документов нумеруются отдельно ( как в нашей организации), галочка не ставится
□ Показывать табельные номера в документах – флаг устанавливается, если в организации ведется табельный учет. Табельные номера мы будем присваивать работникам при приеме на работу и отражать во всех кадровых документах – ставим галочку
□ Расчет зарплаты по ответственным – флаг устанавливается, если за каждым бухгалтером-расчетником закрепляются подразделения, которым он рассчитывает заработную плату. В нашем случае галочка не ставится.
□ Используются начисления в валюте – флаг устанавливается, если в организации какие-либо начисления назначаются в валюте. При этом все расчеты с работниками будут вестись по-прежнему в рублях. В нашем случае галочка не нужна.
□ Проверять пересечение периодов начислений – при установленном флаге программапроверяет противоречивость периодов начислений по сотрудникам и в случае обнаружения некорректных данных выдает сообщение об ошибке. Эту проверку рекомендуется устанавливать всегда для дополнительного контроля правильности ввода данных. Ставим галочку.
□ При начислении НДФЛ принимать начисленный налог к учету как удержанный – если флаг установлен, то начисленный НДФЛ при проведении документов сразу же будет проводиться как удержанный. Такой подход упрощает формирование отчетности на предприятиях, где заработная плата выплачивается регулярно и без задержек. В нашем случае будем выплачивать зарплату в месяце, следующем за расчетным, поэтому галочку не ставим.
□ Учет задолженности работников в разрезе месяцев её образования - позволяет учитывать задолженность по сотрудникам отдельно по каждому месяцу. Задолженность работников будем учитывать общей суммой, поэтому галочку не ставим.
Производственный календарь
Для расчета зарплаты нам понадобится производственный календарь, который необходимо сначала заполнить: Предприятиеè Производственный календарь
При первом открытии программа заполнила производственный календарь стандартными данными для текущего года. А в окне сообщений появилась информация о неточностях в стандартном заполнении. Перенос выходных дней нужно сделать вручную. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужную дату, тогда программа предложит Перенести выходной день. Следует нажать на пункт Перенести выходной день и указать дату, на которую надо перенести выходной день.
После внесения необходимых изменений нажать кнопку Записать, тогда календарь будет сохранен. Сохраненный календарь можно распечатать, для этого нужно нажать кнопку Печать внизу формы.
Графики работы
Фактически отработанное работником время учитывается в программе согласно графику работы сотрудника организации как объем планового времени (график) минус время отклонения от графика. Все отклонения от графика работы фиксируются документами отклонений от него, когда работник не работал, например, по причине болезни или отпуска.
Законодательно установлена нормальная продолжительность рабочего времени – не более 40 часов в неделю. В нашей организации будет применяться именно такой график работы, это и следует описать в программе.
Меню Предприятие è График работы. Открывается пустое меню График работы, в котором мы добавляем новый элемент.
Вводим наименование графика – Основной. Программа сама устанавливаетстандартный тип Пятидневка и 40 часов в неделю. Здесьничего менять не будем, а вот в поле Расписание работы надо описать режим рабочего времени на каждый день недели. С помощью клавиши INS заполняем часы работы на каждый день недели. Уже введенные строки можно копировать клавишей F9. После определения этих параметров нужно заполнить календарь нажатием кнопки Заполнить в группе Календарь.
Программа сначала предложит записать график, затем предложит окно для выбора года. Просто нажимаем ОК. В результате календарь будет заполнен.
Нажимаем ОК чтобы записать график работы в базу.
Теперь все данные об организации введены и можно приступить к ведению кадрового учета в организации.
Занятие 2. Основной этап
Кадровый учет
Уточним термины, используемые в программе:
- Физическое лицо – это человек как субъект гражданских прав и обязанностей;
- Сотрудники– это физические лица, имеющие те или иные договорные взаимоотношения с нашей организацией.
- Если сотрудник работает по трудовому договору, то он называется работником (в отличиеот сотрудников, которые могут работать по договору подряда, авторскому договору и т.п.)
В нашем случае считаем, что все сотрудники работают по трудовому договору, т.е.являются работниками.
Первоначально заполняем справочник Физических лиц, занося в него столько физических лиц, сколько работников у нас будет.
Входим в меню ПредприятиеèФизические лица.Открывается пустой справочник Физических лиц. С помощью действия Добавить(или по клавише INS) добавляем новый элемент и программа открывает окно для ввода данных о физическом лице.
Поочередно вводим данные для наших пятерых работников. Данные находятся в таблице 2.
Таблица 2
| Имя | Петров Сергей Сергеевич | Лобанова Людмила Алексеевна | Свиридов Константин Федорович | Ведерников Антон Александрович | Примерный Петр Нестерович |
| Дата рожд | 28.12.1988 | 01.03.1976 | 04.08.1977 | 01.05.1965 | 23.09.1975 |
| Место рождения | Челябинск, Россия | Житомир, Украина | Екатеринбург, Россия | Челябинск, Россия | Челябинск, Россия |
| Паспортные данные | 75 00, № 457896, выдан 12.05.2000 Цент.УВД Челябинска | 05 42, № 137156, выдан 22.02.2005 Сов.УВД Челябинска | 75 00, № 158964, выдан 23.05.2006 Цент.УВД Челябинска | 75 00, № 523796, выдан 14.05.2007 Лен.УВД Челябинска | 75 04, № 412314, выдан 12.12.2001 Курч.УВД Челябинска |
| Адрес по прописке | 454080 ул. С.Кривой, 52, кв 13 | 454113 Ул. Воровского71, кв. 12 | 454080 Пр. Ленина,73, кв.56 | 454026 Ул. Тухачевского,58, кв. 3 | 454009 Ул Куйбышева,15, кв.78 |
Здесь же можно, (но не обязательно!) ввести данные о семье работника, образовании, профессии, знании языков, информацию о телефонах, электронном адресе и пр.
В итоге в справочнике физических лиц будет пять записей.
2.2. заключение трудового договора
Для создания в программе трудовых договоров нужно сначала добавить в список сотрудников организации всех физических лиц, которых мы создали. Затем зарегистрировать для каждого условия трудового договора.
Открываем список сотрудников организации Предприятие èСотрудники.В пустой список добавляем новую запись. В верхней части открывшейся формы отмечаем вариант выбора сотрудника из справочника физических лиц. Выбираем из списка Ведерникова Антона Александровича.
После выбора данные сотрудника на закладке Общеезаполнятся автоматически. Переходим на закладку Трудовой договор и заполняем условия договора в соответствии с таблицей 3.
Таблица 3
| Подразделение | Администрация |
| Должность | Директор |
| Действует с… | 01.03.2016 |
| Количество занимаемых ставок | |
| Форма оплаты труда | Оклад по дням |
| График работы | Основной |
| Тарифная ставка | 40 000 |
После заполнения всех сведений сохраняем введенные данные с помощью кнопки Записать.
Посмотреть печатную форму договора можно нажатием кнопки Печать внизу формы и выбором пункта меню Трудовой договор.
Аналогичным образом заключим трудовые договоры с остальными физическими лицами (таблица 4).
Таблица 4
| ФИО | Свиридов Константин Федорович | Петров Сергей, Примерный Петр | Лобанова Людмила Алексеевна |
| Подразделение | Администрация | Основное | Администрация |
| Должность | Бухгалтер | Менеджер | Секретарь |
| Действует с… | 01.03.2016 | 01.03.2016 | 01.03.2016 |
| Кол-во ставок | |||
| Форма оплаты труда | Оклад по дням | Оклад по дням | Оклад по дням |
| График работы | Основной | Основной | Основной |
| Тарифная ставка |
Прием на работу
Для того чтобы принять работника, необходимо создать документ Прием на работу в организации. Выполним команду меню Кадровый учет è Кадровый учет è Прием на работу в организацию.
Заполним таблицу сотрудниками нашей организации. Для этого выполним команду Заполнитьè Сотрудниками.В открывшемся окне выберем период, за который нужно выбрать работников (2016 год) и нажимаем ОК.
Для получения печатной формы приказа с подписями и печатями нужно распечатать формы приказа о приеме на работу Т-1 (на каждого работника отдельно) или Т-1а (списком на всех работников). Для этого из пункта меню Печать выбрать нужную форму.
Посмотреть список всех работников можно , выполнив команду меню Кадровый учетèСписки работников организации èСписок работников.Нажимаем кнопку Сформировать, получаем список работников, сгруппированный по подразделениям.
