Бороться с перфекционизмом вам помогут следующие рекомендации: 1. Если вы почувствовали в себе сильное желание усовершенствовать работу, остановитесь и за дайте себе такие вопросы: «Каковы перспективы моей деятельности?», «Что я получу после того, как результат моей деятельности еще на одну ступень приблизится к идеалу?», «Не пострадает ли от этого другое важное дело?».
2. Установите для себя четкий срок завершения задачи, запланируйте сразу после нее новое дело. Временные рамки вашей деятельности не должны быть расплывчатыми. Если вы просто скажете себе, что будете делать дело (например, писать статью или письмо) до тех пор, пока не закончите его, у вас непременно возникнет желание заняться его совершенствованием. Занесите обе задачи (первую и последующую) в свой календарь с установлением четких временных рамок.
Основные этапы процесса Делегирования
Первый этап. Постановка задачи
Поясняя помощнику суть дела, не детализируйте ее, не давайте очень подробных инструкций, не рассказывайте, как именно он должен выполнить порученную ему задачу, оставляйте простор для проявления творческих способностей человека. Ваши инструкции должны быть сформулированы как пожелания и общие правила.
Второй этап. Контроль и поддержка
Идеальным вариантом было бы отсутствие второго этапа: вы дали задание, проинструктировали исполнителя и стали спокойно ожидать результата, занимаясь другими делами. Однако не всегда возможно обойтись без активного контроля над процессом. Будьте готовы к тому, что у вашего помощника возникнут какие-то проблемы, и он не раз и не два обратится к вам с вопросами, просьбами о помощи и поддержке.
Третий этап. Оценка результатов
Оценивая результат, постарайтесь не впасть в перфекционизм, не думайте о том, что вы сами сделали бы это дело более качественно. Если результаты чужой деятельности удовлетворили вас, сообщите об этом работнику, скажите, что вам понравилась его работа. Если что-то не совсем вам понравилось, не пытайтесь сразу же выложить свое мнение
Глава 3. Тайм-менеджмент в повседневной жизни
Искусство организованности
Организованность — это содержание в порядке не только имущества, но и собственного времени, да и всей своей жизни. Конечно, в одночасье измениться и стать организованным невозможно, но попробуйте действовать по изложенному ниже плану:
1. Определитесь с целью. Подумайте, на что вам не хватает времени и почему вы хотите стать более организованным.
2. Постарайтесь представить свою жизнь по новому. На что вы будете тратить появившееся у вас время, как изменится при этом ваша жизнь?
3. Изучите свою реальность. Как ваша жизнь организована в настоящий момент, есть ли в ней система? Если есть, то как она работает?
4. Заручитесь поддержкой. Подумайте, кто из окружающих может оказать вам помощь? Может, наступил момент, когда вы должны попросить шефа взять для вас помощника? Может, пришла пора нанять няню или домработницу?
5. Рационально используйте часы своей дневной активности, планируйте на это время реализацию самых важных дел. Чередуйте дела. Если вы устали, оставьте важное и сложное дело и потратьте 10-20 минут на другую задачу, не требующую таких интеллектуальных усилий.
6. Концентрируйте внимание на одной задаче. Приступайте к следующему делу лишь тогда, когда завершите предыдущее.
7. Получая задание, обязательно уточните, насколько оно срочное. Некоторые люди под словом ≪срочно≫ часто подразумевают то, что работу нужно сделать быстро, но не немедленно.
8. Не расслабляйтесь. Начинайте свой день энергично, не тратьте много времени на раскачку.
9. Умейте отказывать.
10. Делегируйте некоторые дела другим людям.
11. Не поддавайтесь ≪пожирателям≫ времени, поставьте информационные фильтры. Если вы знаете за собой такие ≪грешки≫, как долгие телефонные разговоры или болтовня по ICQ, сократите время общения, поставив рядом песочные часы или заведенный таймер.
12. Возьмите себе за правило отдыхать примерно 5 минут каждый час. Посмотрите в окно, прогуляйтесь по коридору. Сменив занятие и переключив внимание, вы будете способны вновь активно включиться в работу.
13. Поддерживайте порядок, избавляйтесь от лишних вещей. Убирайте ненужные бумаги с письменного стола, очищайте ящик электронной почты, выбрасывайте прочитанные журналы и газеты.
Фильтрация входящих телефонных звонков
Легче всего использовать фильтр звонков «по группам». Понимая, кто на проводе (член семьи, друг, знакомый, коллега, человек из разряда VIP), вы можете быстро принять решение: ответить, не отвечать, ответить коротко или сообщить, что перезвоните чуть позже. Установите для себя график ответов на звонки, ознакомьте с ним всех абонентов. На пример, с9 д о 1 3 и с 1 4 до17 часов вы отвечаете только на деловые звонки (сотрудники, клиенты, партнеры), с 18 до 23 часов — время для родных, друзей, знакомых, а на звонки из группы VIP вы отвечаете круглосуточно (если в этом есть необходимость).
Основные правила эффективного ведения телефонных разговоров
1. Приучите себя поднимать трубку вовремя — примерно после третьего звонка. Так вы не упустите важный контакт и в то же время не произведете впечатления человека, ничем не занятого, готового отвечать на любой входящий звонок.
2. Контролируйте продолжительность разговора. В идеале деловой разговор должен занимать 5-7 минут, если он длиннее, значит, что-то не так.
3. Постарайтесь не переключаться со звонка на звонок: параллельность телефонных разговоров станет свидетельством вашего незнания деловой этики. Кроме того, ни один из этих одновременных контактов не будет эффективным.
4. Обязательно перезвоните, если обещали это.
5. Не тяните время, не юлите, если не хотите отвечать на вопрос своего оппонента. Скажите об этом прямо. Если вы не знаете ответа на вопрос, сообщите, что найдете нужную информацию и сделаете ответный звонок.
6. Не тратьте время на «ожидание на проводе». Если ваш собеседник в данный момент занят, сообщите, что позвоните позже, когда он освободится, или оставьте свой номер телефона.
7. Не отступайте от цели разговора, не тратьте время на «светскую» беседу, не обсуждайте те вопросы, которые вас не интересуют.
8. Свои вопросы формулируйте четко и понятно. Отвечайте на вопросы собеседника так же четко и по существу дела. Не углубляйтесь в детали.
9. Разговор стройте следующим образом: сначала кратко сообщите о своих целях, потом немного конкретизируйте их, после чего вынесите резюме. Так собеседнику будет легче запомнить ключевую тему беседы.
10. Если цель разговора достигнута, завершите контакт быстро, но вежливо.
11. Старайтесь перепоручать звонки.
12. Не откладывайте трудные, но важные для вас разговоры, планируйте их в первую очередь.
13. Чтобы быстрее достичь цели разговора, проявляйте инициативу и при совершении звонка, и в ходе общения. Согласно статистическим данным, человек в среднем тратит на прием входящего звонка примерно 11 минут, в то время как на исходящий звонок он расходует лишь около 7 минут.
14. Определяйтесь с целями, содержанием и манерой разговора до того, как наберете нужный телефонный номер.
15. Слушайте собеседника внимательно, прислушивайтесь к тому, что он говорит, и к тому, о чем он пытается умолчать.
Устранение внутренних помех
Если ваша медлительность в выполнении дел возникает из-за неуверенности и нерешительности, постарайтесь придерживаться следующих рекомендаций:
1. Чаще полагайтесь на свое природное чутье. Обычно самое первое решение и бывает самым верным, ведь его подсказывает интуиция. Не отмахивайтесь от своего внутреннего голоса, не раздумывайте подолгу, иначе этот голос умолкнет.
2. Ни на минуту не забывайте о своих стратегических целях, держите в уме общий план действий. Помните, что каждая задача, стоящая перед вами, всего лишь один пункт этого плана, и если вы примете неверное решение, одна неправильно выполненная задача не разрушит вашего плана, не остановит вас на пути к цели.
3. Принятие решений не должно превращаться в трудный, затяжной процесс. Постарайтесь быстро проанализировать информацию, подсчитать все плюсы и минусы, определить возможные способы решения и выбрать наиболее подходящий. Специалисты в области тайм-менеджмента утверждают: лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно долго метаться в поисках идеального варианта.
Страх перед объемом предстоящего дела Если задача очень большая и сложная, некоторым людям бывает психологически трудно начать ее. Даже если вы знаете, с какого конца к ней подобраться, окончание дела может быть настолько отдаленным во времени, что заставить себя приняться за работу невероятно трудно. Например, вам нужно разобрать и систематизировать документы, копившиеся в течение нескольких лет, или написать книгу, или полностью отремонтировать дом, но объемы работы настолько пугают, что вы изо дня в день откладываете дело.
Самое первое, что нужно сделать, — это разбить объемную задачу на несколько мелких заданий, а составить план для выполнения небольшого дела не составит труда. Разбейте большую задачу на части так, чтобы выполнение каждой из них укладывалось в короткий промежуток времени (например, 1 час ежедневно или 1 день в неделю).