Нормативная регламентация службы делопроизводства. Положение о службе делопроизводства

Регламентация деятельности службы ДОУ осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов - положении о службе ДОУ, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов. Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации. Структура текста инструкции не регламентирована. Обычно инструкции содержат общие положения, тематические разделы, приложения и состоят из следующих разделов.  Раздел 1 "Общие положения"  Раздел 2 "Документооборот"  В разделе 3 "Регистрация документов"  Раздел 4 "Организация справочной работы"  В разделе 5 "Контроль за исполнением документов"  Раздел 6 "Оперативное хранение документов"  В раздел 7 "Подготовка документов к сдаче в архив" Должностная инструкция Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция, выполняющая организационную, регламентирующую и регулирующую роль. На все должности работников ДОУ, установленные в штатном расписании, разрабатываются должностные инструкции, главная цель которых — регламентировать профессиональную деятельность отдельных работников, с тем чтобы избежать дублирования разными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные требования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным знаниям и т. д. Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется. В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Положение о службе делопроизводства конкретной организации (фирмы) определяет ее задачи, функции, права и обязанности. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Структура текста положения состоит из разделов. Текст каждого раздела излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами, в пределах каждого раздела. В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в структуре организации (фирмы), степень самостоятельности службы. Если в делопроизводственной службе есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения перечисляет нее звенья внутренней организационной структуры службы. Специальным пунктом дается перечень основных правовых, нормативных, нормативно-методических и распорядительных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе. При этом перечисляются законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы своей и вышестоящей организации. Если канцелярия имеет свою печать (печати), в последнем пункте "Общих положений" дается ее описание, условия хранения и использования. Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует цели и основные задачи службы делопроизводства. Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в том числе и специфических для данной организации. Раздел 4 "Права и обязанности" перечисляет права, которые закрепляются за службой в целом для выполнения возложенных на нее задач и функций. Раздел 5 "Руководство" содержит сведения о наименовании должности руководителя службы ДОУ, требования к его квалификации, порядку назначения и освобождения от должности, а также сведения о должностном лице, замещающем должность в период отсутствия руководителя (отпуск, болезнь). В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д. Раздел 5 содержит основные позиции, за которые несет ответственность делопроизводственная служба. Она заключается в обеспечении установленного порядка в работе с документами организации; выполнении указаний и поручений руководства; соблюдении необходимых условий труда работников службы делопроизводства. В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом, хозяйственными структурами, информационными (компьютерными) центрами. Положение разрабатывается и подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изменении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, т. к. при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.