Контроль представляет собой заключительную стадию процесса управления.
Контроль как общая функция менеджмента определяется как систематический процесс, посредством которого регулируется деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планов, целям и нормативным показателям.
Более четкое определение:
Контроль – это процесс оценки уровня выполнения заданий и достижения целей, выявление отклонений, сбоев и причин их появления с целью обеспечения выполнения планов, заданий, направленных на достижение целей организации.
Контролю подлежит все, что имеет прямое и опосредованное отношение к производительной деятельности организации. Бесконтрольность порождает целый ряд негативных последствий. В любой организации не должно быть работников, вышедших из-под контроля, какой бы высокий пост они не занимали.
Контролю подлежат все технические и технологические условия производства, здания, сооружения, коммуникации, машины, станки, оборудование, приборы и инструменты, сырье, комплектующие и т.д. Обязательным и систематическим должен быть контроль финансовой деятельности предприятия, кадровых служб и др.
В определенной степени контроль на предприятии осуществляют все работники, каждый в сфере своей компетенции. Ведущую роль в этой деятельности играют отдел технического контроля (ОТК) и менеджеры. Кроме руководителей организации, ОТК и его работников, контроль осуществляется контролирующими службами государства (налоговая инспекция, пожарная инспекция, экологические службы и др.). К работе по контролю могут привлекаться независимые эксперты, аудиторские фирмы, специалисты других организаций и предприятий.
Разработаны определенные требования к организации процесса контроля:
1. Контроль должен быть всеохватывающим, но не мелочным, не назойливым, не тотальным и не вызывать у подчиненных чувства неприязни к контролирующим.
2. Контроль должен быть тщательно спланирован, в планах необходимо определить приоритеты и четко выражать стратегическую направленность контроля.
3. Контроль осуществляется не ради самого контроля или «подсиживания» сотрудников, а ради получения результатов, важных для улучшения работы, снижения издержек производства и улучшения качества продукции.
4. Контроль необходимо осуществлять своевременно и эффективно, что подразумевает получение сведений об объекте или субъекте контроля во времени и месту, а также конкретные предложения по его итогам.
5. Система контроля не должна быть дорогостоящей, нельзя отвлекать на его проведение большое количество работников от их непосредственной деятельности. Затраты на контроль должны быть меньше прибыли, возникающей по результатам контроля.
Контроль необходим для выявления и решения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, а также могут использоваться для стимулирования успешной деятельности работников организации. Менеджер, осуществляющий контроль, обязан учитывать человеческий фактор. Он должен стремиться к объективности, доброжелательности, избегать скрытности и заботиться об улучшении морально-психологического климата в коллективе. Контролирующий всегда должен помнить, что лучше самих рабочих дело никто не знает, поэтому важно привлечь на свою сторону всех, имеющих отношение к контролируемому вопросу.
Организуя контроль, менеджер обязан не мешать основной деятельности предприятия, если контроль не предполагает остановки процесса производства.
Виды контроля
Впервые управленческий контроль был определен Р.Н.Энтони как процесс, с помощью которого менеджеры убеждаются в том, что ресурсы поступают и используются эффективно и результативно для достижения целей организации. Энтони однозначно отделял управленческий контроль от стратегического и операционного. Эта позиция сохранялась и в работах других авторов, которые писали об управленческом контроле позже, в 70-х – 90-х годах прошлого века.
Контроль классифицируют по различным признакам.
По сферам производства:
· Контроль состояния материально-технического обеспечения.
· Контроль производства.
· Контроль маркетинга и сбыта.
По содержанию:
· Контроль ресурсов.
· Контроль процессов.
Контроль ресурсов включает контроль материальных, финансовых, человеческих и информационных ресурсов.
Контроль материальных ресурсов охватывает систему регулирования запасов, состояние материальных ресурсов и соответствие их потребностям производства, качество материальных ресурсов.
Контроль финансовых ресурсов заключается в оценке уровня обеспеченности организации, эффективности их использования, правильности финансовых решений, анализе финансовых потоков.
Контроль человеческих ресурсов связан с оценкой системы переподготовки и повышения квалификации персонала и деловых качеств менеджера, оценке эффективности мотивационной системы и системы оплаты труда.
Контроль информационных ресурсов состоит в оценке соответствия объемов информации в организации потребностям управления и производства и изучения путей повышения информационного уровня всей организации, отдельных подразделений и каждого рабочего места.
Контроль процессов должен подтвердить, что все операции, виды работ и процессы осуществляются в соответствии с процедурами и правилами, действующими в организации.
По этапам осуществления производственно-хозяйственной деятельности различают:
· Предварительный (упреждающий).
· Текущий (сопутствующий).
· Заключительный контроль.
Предварительный контроль. Этот вид контроля проводится до начала любой деятельности и включает следующие направления: готовность людей выполнять соответствующую работу по своей профессии, специальности и квалификации; состояние и готовность материально-технической базы – средств и предметов труда; финансовое обеспечение производственного процесса; оценка возможностей поставок сырья, материалов, энергии, топлива и т.д.; каналы сбыта готовой продукции.
Предварительному контролю подлежит техническая документация и разработанная технология на соответствие требованиям стандартов, нормам и нормативам.
Осуществляется также предварительная проверка организационной структуры управления, знания руководящими кадрами миссии, целей и задач, которые предстоит выполнять предприятию, их готовность к работе, наличие долгосрочных, тактических и оперативных планов, инструкций и т.д.
Выясняются знания непосредственными исполнителями своих обязанностей, условия работы, формы оплаты труда и гарантии социального обеспечения.
Текущий контроль. Существуют два основных вида текущего контроля –стратегический и оперативный.
Стратегический контроль предполагает выяснение эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов и резервов. Выясняется главный вопрос – как используются все виды ресурсов?
Оперативный контроль предполагает проверку текущей технической, технологической, хозяйственной деятельности предприятия; выработанных и применяющихся норм и нормативов; норм выработки и норм загрузки оборудования, машин, станков и механизмов, запасов сырья и материалов. Выявляются возможности устранения сверхнормативных запасов, сокращения незавершенного строительства и др.
Итоговый контроль. Проводится по результатам предварительного и текущего контроля. Состоит в том, чтобы оценить результаты деятельности предприятия в целом или отдельных его подразделений. По его итогам разрабатываются мероприятия по устранению выявленных отклонений от плановых заданий. Намечаются работники, ответственные за их выполнение, определяются сроки, способы и средства реализации планируемых изменений.