Хранение может быть оперативным (на месте создания со сроком хранения до 10 лет) и (или) архивным (хранение свыше 10 лет, как правило, в архивах – специальных подразделениях организации или отдельных учреждениях). Ряд документов по окончании срока хранения подлежит уничтожению, которое проводится специально созданной экспертной комиссией, которая составляет акт об уничтожении документов по утвержденной форме. Документы, которые организация направляет на архивное хранение, передаются в архив по описям.
Уничтожить документ, хранить его дальше или передать на хранение в архив, определяется путем экспертизы ценности документов– это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение
Первичным этапом хранения является формирование дел– группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Оно проводится для того, чтобы зафиксированные управленческие решения, отправляемые на хранение, могли быть быстро найдены, для их надлежащего сохранения и использования, если понадобится, в процессе разработки и принятия других, похожих решений. По сути, хранимые управленческие документы (как в электронной, так и в печатной формах) и составляют тот банк организационных решений, который позволяет экономить время при разработке рутинных, повторяющихся, цикличных управленческих решений.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
· документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
· включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
· группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.).
Дело, направляемое в архив, должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
При заведении дела в делопроизводстве обязательно оформляют его обложку. Это оформление носит частичныйхарактер. Также для дел временного (до 10 лет включительно) хранения допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и поличному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации. Полное оформление дел предусматривает:
· подшивку или переплет дела;
· нумерацию листов дела;
· составление листа-заверителя;
· составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
· внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Подготовка документов, законченных делопроизводством, к дальнейшему хранению и использованию является завершающим этапом работы с ними.
Основные цели упорядочения и храненияисполненных документов — это, во-первых, создание условий для использования их самой организацией в справочных целях и, во-вторых, пополнение Архивного фонда Российской Федерации документами, имеющими важное научно-историческое значение.
Для систематизации и поиска документов, определения их сроков хранения, учета и справочной информации служит номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
В номенклатуре дел включаются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, заголовки дел (располагаемые по степени важности), указывается количество дел (томов, частей), срок хранения дела и номера статей по Перечню (типовому, ведомственному).
Номенклатура дел должна составляться в организации на каждый календарный год.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации. Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям. При изменении функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.
Литература по курсу:
1) Тронин, Ю.Н. Управленческие решения : учебное пособие / Ю.Н. Тронин, Ю.С. Масленченков. - М. : Юнити-Дана, 2012. - 311 с. - (Профессиональный учебник: Менеджмент). - ISBN 5-238-00761-2 ; То же [Электронный ресурс]. - URL: http://biblioclub.ru/index.php&page=book&id=118751
2) Ивасенко, Анатолий Григорьевич. Разработка управленческих решений [Текст] : допущено Советом УМО вузов России : учеб. пособие по специальности "Менеджмент организации" / А. Г. Ивасенко, Я. И. Никонова, Е. И. Плотникова. - 3-е изд., стереотип. - М. : КНОРУС, 2011. - 168 с. (5)
3) Разработка управленческих решений [Текст] : практикум / М-во образования и науки Рос. Федерации, ФГБОУ ВПО "Хакасский государственный университет им. Н. Ф. Катанова" ; [сост. Д. Б. Джугаржапова]. - Абакан : Изд-во ФГБОУ ВПО "Хакасский государственный университет им. Н. Ф. Катанова", 2012. - 80 с. (100)
Литература к лекциям:
1. Национальный стандарт РФ. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526).
3. Балашов В.Г., Ириков В.А. Технологии повышения финансового результата предприятий и корпораций. – М: ПРИОР, 2002.
4. Берталанфи Л. фон. Общая теория систем – критический обзор // Исследования по общей теории систем: Сборник переводов / Общ. ред. и вст. ст. В. Н. Садовского и Э. Г. Юдина. – М.: Прогресс, 1969. С. 23–82.
5. Бусов, В.И. Управленческие решения: учебник для академического бакалавриата / В.И. Бусов. – М: Издательство Юрайт, 2015. — 254 с.
6. Квадрат Декарта как техника принятия решений. URL: http://4brain.ru/blog/квадрат-декарта/
7. Кричевский Р. Л. Если вы руководитель. — М., 1993.
8. Остроухова Н.Г. Сравнительный анализ процедуры принятия управленческих решений в рамках американской и японской моделей управления. Российский подход к принятию управленческих решений // Вестник НГУ. Серия: Социально-экономические науки. 2010. Том 10, выпуск 3. – С. 96-103.
9. Тронин Ю.Н., Масленченков Ю.С. Управленческие решения: Учеб. пособие для вузов. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 310 с.
10. Халперн Д. Психология критического мышления. 4-е издание. – СПб: Питер, 2000 – 512 с.
11. Якокка Л. Карьера менеджера. — М., 1990.
12. Kahneman D., Tversky A. Prospest Theory: An Analysis of Decision under Risk. URL: https://www.princeton.edu/~kahneman/docs/Publications/prospect_theory.pdf
13. Amos Tversky, Daniel Kahneman. Judgment under uncertainty: Heuristics and biases // Science, 1974, Vol. 185, no. 4157, p. 1124-1131.
[1] Парсонс Т. Понятие общества: компоненты и их взаимоотношения // THESIS. 1993. № 2. ‑ С. 94‑122.
[2] Леонтьев А.Н. Деятельность. Сознание. Личность. М., 1977. С. 58.
[3] Халперн Д. Психология критического мышления. 4-е издание. – СПб: Питер, 2000 – 512 с.
[4] Кант И. Соч. - М, 1965. - Т. 4. — С. 104
[5] Колесник Е.Н. Некоторые проблемы документирования управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления // Чиновник. 2003. №2 (24). URL: http://chinovnik.uapa.ru/ru/issue/2003/02/12/