В процессе проведения ревизии выделяют следующие этапы:
· подготовка к проведению ревизии;
· проведение ревизии в соответствии с программой;
· составление акта (справки) ревизии;
· реализация материалов ревизии;
· контроль за выполнением решений по результатам ревизии.
На подготовительном этапе необходимо выполнить следующие работы:
· издать приказ по страховой организации, в котором указать какое конкретно структурное подразделение (филиал, представительство) подлежит проверке, вид ревизии, период за который проводится ревизия, срок ее проведения, состав ревизионной группы;
· на основании приказа каждому члену ревизионной группы выписывается командировочное удостоверение и выдается аванс на командировочные расходы;
· руководитель ревизионной группы составляет программу ревизии, которая включает перечень основных вопросов, подлежащих проверке, период ревизии, сроки проверки, конкретных исполнителей проверки отдельных вопросов. Программа утверждается руководителем страховой организации.
· члены ревизионной группы на основании программы составляют рабочие планы (графики) проведения ревизии порученных им участников, разделов программы и знакомятся с особенностями предстоящей ревизии, изучают нормативную базу по данному вопросу, имеющуюся в головной организации, информацию о проверяемом структурном подразделении и фиксируют ее в специальной рабочей тетради;
· по прибытии на место проведения ревизии ревизионная группа предъявляет руководителю структурного подразделения свои полномочия (приказ, удостоверения) и проводит внезапную инвентаризацию кассы. Затем с ревизионной группой знакомят руководителей отделов, служб и извещают весь коллектив о начавшейся ревизии и сроках ее проведения;
· ревизия начинается с обследования структурного подразделения страховой организации (изучается его структура, состояние бухгалтерского учета, высылаются письма дебиторам и кредиторам с просьбой сообщить о состоянии расчетов, имеющихся претензиях к ревизуемому объекту);
После проведения подготовительной организационной работы ревизор приступает к непосредственной ревизии, в ходе которой используются различные способы и приемы документального и фактического контроля.
Основными способами документального контроля являются: проверка первичных документов и учетных регистров, встречная проверка, анализ показателей финансово-хозяйственной деятельности; получение письменных объяснений и справок по результатам проверок, изъятие документов и др.
В процессе ревизии приходится проверять огромное количество документов, анализировать большое число хозяйственных и финансовых операций. Материалы о выявленных нарушениях, недостатках в работе целесообразно накапливать и систематизировать для использования их при составлении акта документальной ревизии в специальной рабочей тетради.
Документы, учетные регистры и формы отчетности можно изучать двумя способами: от записи к документу и от документа к записи. При первом способе за основу берут учетные регистры и записи в них проверяют по документам, а при втором – документы и проверяют правильно ли они занесены в учетные регистры. На практике чаще всего используется второй способ.
К способам фактического контроля относятся инвентаризации, контрольный обмер объемов выполненных работ, контрольный запуск сырья и материалов в производство, экспертиза и лабораторные анализы.
Инвентаризация является важнейшим способом контроля за фактическим состоянием и наличием основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и состояния расчетов. Она дает возможность ревизору проверить, как обеспечена в организации сохранность ее имущества. Инвентаризация проводится, как правило, в начале ревизии, внезапно.
Контрольный обмер объемов выполненных работ проводится при получении сигналов о завышении объемов работ, оплаты труда и т.д. специальной комиссией с участием ревизора и оформляется актом.
Контрольное обследование проверяемого объекта производится непосредственно на месте, если проверяются условия сохранности ценностей, состояние складского хозяйства или трудовой дисциплины.
Экспертиза и лабораторный анализ проводятся для определения качества проектно-сметной и технической документации, материалов и т.д. Результаты таких проверок оформляются соответствующими актами.
В практике контрольно-ревизионной работы встречаются и другие способы фактического контроля.
По результатам ревизии, в ходе которой выявлены нарушения, составляется акт. Если нарушений не выявлено, результаты ревизии оформляются справкой. В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по нему могут быть уничтожены улики необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению виновных лиц к ответственности, для чего ревизором до окончания ревизии составляется отдельный промежуточный акт.
Акт документальной ревизии состоит из вступительной и результативной частей.
Во вступительной части указываются общие сведения о ревизуемом объекте, его организационной структуре, виде деятельности, юридическом основании для проведения ревизии, перечисляются должностные лица ревизуемого объекта, состав ревизионной группы, даты начала и окончания ревизии и т.д.
Результативная часть акта ревизии представляет собой систематизированный перечень выявленных нарушений, недостатков и злоупотреблений в деятельности организации. Эта часть акта состоит из отдельных разделов . соответствующих числу разделов программы ревизии. Собранные в процессе ревизии факты группируются по следующим признакам: а) связанные с привлечением к уголовной ответственности (растраты, хищения, порчи и т.д.) б) связанные со взысканием с виновных лиц материального ущерба без привлечения к уголовной ответственности в) прочие.
Вскрытые ревизией факты злоупотреблений, незаконного расходования средств и другие нарушения, включенные в акт ревизии должны подтверждаться подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, аналитическими таблицами, объяснениями и т.д. В тексте акта необходимо делать ссылки на эти приложения, которые обязательно нумеруются.
В отдельном разделе акта излагаются факты невыполнения отдельных решений по результатам предыдущей ревизии.
Руководитель ревизионной группы, составив акт ревизии, до его перепечатки обязан ознакомить с ним руководителя ревизуемого объекта и главного бухгалтера. Все замечания и возражения должны быть тщательно проверены ревизором и согласованы. Составленный акт ревизии в 3х экземплярах подписывается членами ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером ревизуемого объекта.
Завершающим этапом ревизии является реализация ее материалов. Основными формами такой реализации являются: устранение недостатков по мере их выявления в ходе ревизии; обсуждение результатов ревизии на ревизуемом объекте; передача дел в судебно-следственные органы; принятие вышестоящей организацией по результатам ревизии решения в виде приказа, распоряжения или письма.
Ревизор, выявив нарушения, не дожидаясь окончания ревизии, сообщает о них руководителю ревизуемого объекта и ставит вопрос о мере ответственности виновных, а при необходимости и об освобождении от должности материально ответственных лиц.
Руководитель ревизуемого объекта обязан принять меры к устранению выявленных в результате ревизии нарушений, не ожидая выводов по результатам ревизии , что отмечается в ее акте.
Результаты ревизии докладываются ревизором на производственном совещании специалистов, руководителей отдельных служб и подразделений ревизуемого объекта, где они обсуждаются. Принятые решения оформляются протоколом, который прилагается к акту. К акту ревизии может быть приложен также приказ руководителя ревизуемого объекта в котором отражены меры по устранению выявленных в ходе ревизии нарушений.
Передача дел в следственные органы осуществляется вышестоящей организаций с целью возмещения причиненного ущерба и привлечения к уголовной ответственности лиц, допустивших хищения денежных средств, материальных ценностей и другого имущества, приписки в отчетности, другие грубые нарушения государственной и финансовой дисциплины.
В случае выявления в процессе ревизии нарушений и злоупотреблений, требующих наложения на виновных дисциплинарных взысканий или привлечения их к ответственности, руководитель вышестоящий организации, назначивший ревизию, издает приказ, который рассылается всем подведомственным предприятиям (филиалам, представительствам). Приказ состоит из констатирующей и приказной частей.
В констатирующей части излагается содержание результатов ревизии, отмечаются положительные и отрицательные стороны деятельности ревизуемого объекта. Особое внимание уделяется использованию выявленных резервов, ликвидации причин, отрицательно повлиявших на деятельность проверяемого объекта. Заканчивается констатирующая часть словом «приказываю».
Приказная часть состоит, как правило, из двух разделов. В первом разделе руководитель вышестоящий организации в пределах своей компетенции и действующего законодательства налагает дисциплинарные взыскания на виновников выявленных недостатков или нарушений финансовой или хозяйственной дисциплины. Во втором разделе приказной части излагаются конкретные мероприятия, направленные на ликвидацию выявленных нарушений и предупреждение их повторения в дальнейшим. В конце приказа называются лица, ответственные за контроль выполнения данного приказа.
Распоряжение по результатам ревизии составляет ревизующая организация в тех случаях, когда выявленные незначительные недостатки и нарушения не связанны с корыстными целями определенных работников и не привели к возникновению крупного материального ущерба. Распоряжение также содержит мероприятия, направленные на устранение выявленных нарушений, обязательные для выполнения. Как и приказ, распоряжение состоит из констатирующей и распорядительной частей и может быть, в необходимых случаях, направляться в другие подведомственные предприятия (филиалы, представительства).
Письмо по результатам ревизии ревизующая организация направляет ревизуемому объекту, если тот принял меры по результатам ревизии, недостаточные для полного и своевременного устранения всех выявленных недостатков и нарушений. В этом случае письмо направляется только ревизуемому объекту и содержит дополнительные мероприятия, направленные на безусловное устранение вскрытых нарушений.
Следует отметить, что эффективность ревизии зависит не только от качества ее проведения, правильности применения форм реализации материалов ревизии, но и от организации контроля за выполнением решений, принятых по ее результатам.
На практике применяются различные способы контроля за выполнением решений, принятых по материалам ревизии. К ним относятся:
· получение письменных отчетов о выполнении мероприятий по итогам ревизии или оперативной информации посредством современных технических средств связи;
· проверка выполнения решения, принятого по результатам ревизии по данным отчетности и другим материалам, представляемым в ревизующую организацию;
· вызов руководителя, главного бухгалтера и специалистов ревизуемого объекта с отчетом о выполнении решений, принятых по материалам ревизии;
· проверка с выездом на место, осуществляемая работником ревизующей организации;
· проверка в ходе следующей ревизии с отражением ее результатов в основном акте ревизии.