Перевод документа в электронную форму

Стремительное развитие получили технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота.

Этапы переведения документа в электронную форму:

1. Сканирование документа и создания его электронной копии в виде изображения (образ документа). В процессе сканирования выполняется визуальный контроль качества.

2. Распознавание сканированных документов - перевод изображения в текстовый документ.

 

С точки зрения перевода документа в электронный вид их условно разделяют на несколько типов (Рис. 7.).

Перевод каждого из типов документов в электронную форму имеет свои особенности:

- для фотографий достаточно их электронного изображения;

- при переводе текстов - их необходимо распознать, возможно, восстановить форматирование;

- при введении анкет, бюллетеней для голосования и др., как правило, не нужно изображения собственно документа, а достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Рис. 7. Классификация документов с точки зрения переведения в электронную форму

 

Хранение документа, переведенного в электронную форму, имеет свои преимущества и недостатки.

Таблица 1. Преимущества и недостатки способов хранения информации_________ Образ Преимущества Недостатки Только текст Нуждается в незначительном количестве дискового пространства Доступен полнотекстовый поиск документа Возможно повторное использование текста при подготовке документов в ответ Рукописные документы не сканируются Возможное не совсем точное воспроизведение внешнего вида документа Необходимое время на верификацию документа Только образ Можно сканировать рукописи и документы плохого качества Экономия времени на верификации Полнотекстовый поиск невозможен Объем сохраненной информации больше, чем при хранении текста Текст + образ Доступный полнотекстовый поиск Возможное повторное использование текста Можно сканировать все документы Повышенные требования к аппаратному обеспечению для хранения больших объемов информации

Организационная структура документационного обеспечение управления (ДОУ)

 

Служба документационного обеспечение управления (ДОУ) –структурное подразделение или сотрудник, который обеспечивает организацию документирования и документооборота служебных документов, временное, до момента передачи в архив, хранение документационного фонда или его части, и организовывает работу с служебными документами в других структурных подразделениях субъекта документационного обеспечение управления.

 

Службы документационного обеспечение управления могут иметь разные названия - управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, секретариат, служба управления документацией и др. Название службы документационного обеспечение управления не имеет принципиального значения.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, от технологии работы с документами и может быть представленная, например, такими подразделениями:

- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

- канцелярия (экспедиция, бюро регистрации, копировальное бюро);

- отдел писем (жалоб);

- отдел внедрения технических средств усовершенствования документооборота;

- архив.

Некоторые из этих подразделений могут существовать как самостоятельные структуры или объединяться в пределах других структур.

Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются:

- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормативами;

- усовершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации делопроизводственных процессов.

В соответствии с задачами служба ДОУ выполняет такие функции:

функции, связанные с документированием управленческой деятельности: разработка бланков документов и обеспечения их изготовления; обеспечение стенографирования, копирование и тиражирование документов; контроль по качеству подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и засвидетельствование документов;

функции, связанные с организацией работы с документами: установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации); обработка документов, которые поступают в организацию, и выходят из нее; регистрация и учет документов, которые поступают в организацию, выходят из нее, а также внутренних документов; организация информационно-справочной работы с документами; предварительное рассмотрение документов; контроль за выполнением документов; систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использование документов; подготовка и передачи дел к архиву организации, организация работы архива; обеспечение защиты информации; организация работы с обращениями граждан.

функции, связанные с усовершенствованием форм и методов работы с документами: разработка и доработки нормативных и методических документов организации по делопроизводству; проведение работ по унификации документов; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделах; повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами; разработка и внедрения новых форм и методов работы с документами, усовершенствование документооборота организации, автоматизация документационного обеспечение управления.

В 1974 г. в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совету Министров СССР) был определен метод установления организационной структуры службы делопроизводства в зависимости от объемов документооборота. Соответственно, организации разделяют на такие категории:

1 категория - организации с объемом документооборота больше 100 тыс. документов на год;

2 категория - организации с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов на год;

3 категория - организации с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов на год;

4 категория - организации с объемом документооборота до 10 тыс. документов на год.