Федеральное архивноеагентство
Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и
архивного дела
Отраслевой центрповышения квалификации по архивному делу и
документационному обеспечению управления(ОЦПК)
Контрольнаяработа
по программе «Архивоведение»(раздел 8)
по теме:
Перспективывнедрения автоматизированных технологий в архиве
Слушателязаочного годичного курса
профессиональнойпереподготовки
Юрьевой Анны Михайловны
Волгоград 2010
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
Этапы, объекты и цели информатизацииархивного дела
Информационные технологии и организацияих внедрения в архивах
Заключение
Список использованных источников
Список использованной литературы
Электронные ресурсы
Введение
В конце XXв. компьютерные технологии затронули все сферы
деятельности человека, в томчисле и работу архивных учреждений.
Внедрение новых информационных технологий вработу архивохранилищ и
библиотек расширяет доступ (в том числе и удаленный) кдокументной
информации, увеличивает возможность научного анализа
информационныхбогатств архивов, создает новый инструментарий
архивной эвристики, новые формыиздания документов и справочников на
электронных носителях (CD.DVD), интеграцию информационныхресурсов
архивов в мировое киберпространство.
В настоящее время вархивном деле процесс внедрения
автоматизированных архивных технологий (ААТ)развивается по двум
направлениям:
1.Централизованная разработка и внедрение типовых баз данных
по основнымнаправлениям работы государственных архивов (от
комплектования доиспользования). Эта работа осуществляется под
руководством Росархива согласнопрограмме информатизации отрасли,
планов НИР и техническими заданиями наконкретные комплексы баз
данных. Головной организацией и разработчиком базданных является
Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и
архивного дела (ВНИИДАД). Цель работы — «развитиеперспективных
архивных технологий компьютерной поддержки основных функцийархивных
учреждений». Внедрение типовых баз данных
предусматриваетсяисключительно на основе их конкурентоспособности,
а не обязательным кисполнению нормативным актом. Рассчитаны базы
данных, в основном, на местныеархивы, начиная с уровня областного
архива.
2.«Стихийная» компьютеризация, осуществляемая самими архивами
инаходящая свое выражение в разработке баз данных, исходя из нужд
архивов,требований потребителей информации, программ
компьютеризации, принятых архивом,экономических и кадровых
ресурсов, а также других факторов. В различных архивахэта работа
проводится более или менее организованно и целенаправленно.
Специально для работы сААТ во всех архивах созданы самостоятельные
организационные структуры.
Информатизацияархивного дела – это процесс усовершенствования
технологий обработки архивныхдокументов путем внедрения в архивное
дело теоретических и прикладныхразработок информатики, а также
использование в работе архивов компьютернойтехники и программного
обеспечения.
Целью данной работыявляется изучение перспектив внедрения
информационных технологий в архивныхучреждениях.
Этапы, объекты и целиинформатизации архивного дела
История механизации иавтоматизации тесно связана с историей
эволюции вычислительной техники иносителей информации.
В истории механизации иавтоматизации архивного дела можно выделить
несколько этапов:
1. Периодс конца XIX в. до 1950-х гг. – наэтом этапе
механизация касалась в основном ведомственных архивов.
Применениесредств «малой механизации» было эпизодическим и
ограничивалось использованиемматричных носителей информации (ручных
перфокартотек, перфолент, кодексов) исчетно-перфорационных
устройств для решения конкретных задач в области учетанаселения
(переписи населения), планирования, отчетности на производстве и
т.д.
2. Периодс конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. —
на этом этапе автоматизацияархивного дела была связана с не столько
развитием технического и программногообеспечения, применяемого в
архивах, сколько с бурным развитием информатики внашей стране и ее
влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этогоэтапа
стало формулирование теоретических основ создания информационных
систем,классификации документной информации в архивах, хотя
практически автоматизацияеще не оказала сколько-нибудь
значительного влияния на развитие архивного дела.
3. Периодвторой половины 1970-х гг. – первой половины 1980-х
гг. – этот этап былвременем накопления эмпирического опыта в
области создания локальных имежархивных автоматизированных
информационно-поисковых систем – АИПС. Рост сферприменения
автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего
сэволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты,
карты, диски,бланки и др.) и технического обеспечения
(электронно-перфорационные машины, ЭСЭВМ, персональные компьютеры
ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетовприкладных программ
для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивногодела в
этот период оказал также процесс создания автоматизированных
системуправления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.
4. Периодвторой половины 1980-х – 1990-х гг. – этап связан с
началом стихийнойкомпьютеризации, сначала московских, а затем и
местных государственных архивов.Лидерами этого процесса были НИЦ ТД
СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР(ГАРФ) и другие архивы. В 90-е
гг. в РФ законодательными и нормативными актамибыло введено в
действие более 20 отраслевых автоматизированных
системделопроизводства и документации, создающих огромные массивы
машиночитаемых(электронных) документов. Создание массивов
электронных документов происходиттакже путем оцифрования источников
на бумажных носителях в государственныхархивах (с целью создания
страхового фонда и фонда пользования), а такжесоздания
полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные
технологиив области консервации и реставрации документов, создания
страхового фонда ифонда пользования позволяют продлить жизнь ценным
историческим источникам.
Под объектамиинформатизации понимают функции и направления работы
архива, которыеэволюционируют в результате внедрения современных
информационных технологий. Внастоящее время к объектам
информатизации работы государственного архива иархива учреждения
(ведомственного) относятся:
— комплектование архиваи экспертиза ценности документов;
— создание и ведениеинформационно-поисковых архивных справочников
по всем документам архива в целяхускорения процессов поиска
информации (номенклатуры дел, описей, каталогов,указателей и
др.);
— комплектование,хранение и поиск документов на электронных
носителях, создаваемых в учреждении(для ведомственного архива) или
в учреждениях-источниках комплектования (длягосударственного
архива);
— учет документовархива и контроль за обеспечением сохранности
документов;
— создание страховогофонда и фонда пользования документами;-
информационно-справочная работа, контрольза исполнением запросов,
поступающих в архив от структурных подразделенийучреждения (для
ведомственного архива), других учреждений, исследователей
играждан;
— контроль заделопроизводством и участие во внедрении
автоматизированной системы делопроизводства(для ведомственного
архива);
— контроль завнедрением автоматизированных систем делопроизводства
и электронногодокументооборота в учреждениях – источниках
комплектования (длягосударственного архива).
Целями информатизацииработы архива являются:
— избавление трудаархивиста от рутинных операций;
— повышение точности иоперативности учета документов в архиве;
— получение сводныхстатистических данных и осуществления
статистического анализа документооборотаучреждения, движения
документов в ведомственном архиве, анализа эффективности
иинтенсивности использования документов;
— повышениеисполнительской дисциплины, скорости и точности поиска
документной информациипри исполнении запросов по архивам;
— обеспечениесохранности документов – создание страхового фонда и
фонда пользования наэлектронных носителях путем оцифровывания
(сканирования) архивных документов.
Информатизацияархивного дела РФ базируется на следующих основных
принципах:
— преемственность поотношению к традиционно сложившейся системе
государственного учета и НСА кдокументам АФ РФ, контроля за
обеспечением сохранности и учета использованиядокументов;
— преемственность вразвитии автоматизированных архивных технологий:
каждая последующая версиятехнологии определенного типа позволяет
использовать информационные ресурсы,накопленные в рамках предыдущей
версии;
— системность вреализации технологических и информационных решений
как одного архивногоучреждения, так и группы архивных учреждений:
ААТ представляют собойпрограммно-технический комплекс,
обеспечивающий рациональное функционированиесвязанных баз
данных;
— внутриотраслеваяунификация методов описания, представления,
передачи и обработки данных вэлектронной форме в рамках основных
направлений деятельности архивныхучреждений;
— сопряженность синформационными системами учреждений-источников
комплектования и учреждений,являющихся постоянными потребителями
архивной информации, с внеотраслевымисистемами передачи данных.
Реализация этихпринципов должна осуществляться в определенной
последовательности,обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при
получении наибольшего эффекта.
Информационныетехнологии и организация их внедрения в архивах
информационныйавтоматизированный сетевой архив
В архивном деле восновном применяется технология баз данных (БД), а
также другие информационныетехнологии (сканирование документов,
сетевые технологии и т.д.).
Средиавтоматизированных архивных технологий количественно
преобладают базы данныхпростейшей структуры на большие однородные
массивы данных. Однако ААТ позволяютзначительно усовершенствовать
работу архивиста в области каталогизации, учета ииспользования
архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что
покаждому направлению существует несколько программных продуктов,
выполненныхразличными разработчиками на разных оболочках. Так,
например, БД “Архивныйфонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также
разработанные ВНИИДАД базы данных“Паспорт архива”, “Учет фондов”,
“Аннотация фондов”, “Учреждения — источникикомплектования”, “Учет
исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическоесостояние
документов” и др.
При этом можнозаметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД
ориентированы на фонды и дела,архивы же более активны в создании
тематических БД на уровне документа.
Все базы данных,создаваемые в архиве, условно разделяются на
учетные и информационно-поисковые.Эти две категории баз данных
различаются структурой, методикой создания,применяемым программным
обеспечением.
Учетные базы данныхслужат для обработки статистических массивов –
учета документов и дел в архиве,учета использования, контроля за
обеспечением сохранности и т.д.
Учетные базы данных вархиве учреждений предназначена для
определения количества документов вединицах учета (единица
хранения) и обеспечения сохранности документов привыдаче их во
временное пользование в структурные подразделения. Учетные БДмогут
создаваться по функциональному или интеграционному
(многофункциональному)принципу.
По функциональномупринципу создаются базы данных для учета
документов и дел, контроля за наличиеми состоянием дел, учета
использования, учета источников комплектования и т.д.
Интеграционный принциппредполагает создание единой системы,
реализующей функции учета иинформационного поиска документов. Такие
информационные системы существуют вгосударственных архивах.
Государственный архивведет учет всех созданных БД в виде базы
данных их описаний (например,«Архивный фонд», «Фондовый каталог
субъекта Федерации»).
Информационно-поисковыебазы данных служат для создания и ведения
такихархивных справочников, как архивные описи, сводные
номенклатуры дел, каталоги,картотеки, а также для совершенствования
процессов информационного поиска вархиве.
Созданиеавтоматизированной информационно-поисковой системы архива
является наиболеесложной задачей.
В архивах учреждений РФсуществуют информационно-поисковые системы
(ИПС) трех типов:
1. Использованиев качестве поисковой базы данных
информационного массива, созданного вделопроизводстве (на основе
электронной контрольно-регистрационной картотеки);
2. Созданиеединой интегрированной информационно-поисковой
базы данных для всех системдокументации в делопроизводстве и архиве
учреждения;
3. Созданиеотдельной информационной базы (систем) в
делопроизводстве или архивеорганизации.
Однакопока не создана ни одна информационно-поисковая система,
раскрывающаясодержание документов, приемлемая для большинства
архивов (типовая электроннаяопись, типовой систематический
каталог). Эту задачу должна решить новая версияотраслевой программы
«Архивный фонд».
Успешноефункционирование информационно-поисковой системы во многом
зависит отправильной организации ее внедрения в архиве. Разработка
и внедрение базыданных осуществляется в несколько этапов:
1. Изучениеделопроизводства и документооборота организаций
ведомства или направленияработы архива, которое подлежит
компьютеризации.
2. Разработкатехнического задания. На этом этапе приоритетное
значение имеет доскональноезнание проектировщиками правил и норм
отечественного делопроизводства иархивного дела, а также знание
основ технологии баз данных.
3. Поискподходящего под определенную задачу программного
продукта и фирмы – системногоинтегратора. Здесь имеют значение не
только затраты на программное обеспечениеи технику, но и надежность
выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключениедоговора, к которому прилагается техническое
задание. В договоре обязательноследует предусмотреть
конвертирование данных в новые версии программы,поддержку «горячей
линии», состав документации – сопровождение к
программномуобеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание,установка, адаптация программы осуществляется
программистом или фирмой –системным интегратором – на основе
технического задания
6. Сертифицированиеи регистрация программного продукта
7. Поддержкаи обслуживание системы
При выборе программногообеспечения предпочтение должно отдаваться
комплексным автоматизированныминтегрированным системам,
соответствующим отечественным и международнымстандартам,
ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что
позволитснизить расходы на интеграцию различных локальных систем,
их эксплуатацию исопровождение.
Выбор фирмы –системного интегратора – следует проводить на
конкурсной основе, с учетоманализа внедренных разработчиком
действующих отраслевых систем, стабильностиего положения на рынке,
качества разработок. Обязательным условием являетсяналичие у
разработчика лицензии на создание информационных систем
всоответствии с международными стандартами качества. Целесообразно
заключения сфирмой – системным интегратором – договора о
долговременном сотрудничестве.
Такимобразом, архивист может выступать в роли разработчика программ
и экспертапрограммного продукта. Он должен быть способен оценить
достоинства и недостаткипрограммы с точки зрения архивных
технологий, внести предложения по еесовершенствованию.
Заключение
Итак, в работе были рассмотрены основные этапыинформатизации
архивного дела в нашей стране, изучены перспективы
внедренияинформационных технологий в архивных учреждениях.
Средиавтоматизированных архивных технологий количественно
преобладают базы данныхпростейшей структуры на большие однородные
массивы данных. Однако ААТ позволяютзначительно усовершенствовать
работу архивиста в области каталогизации, учета ииспользования
архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что
покаждому направлению существует несколько программных продуктов,
выполненныхразличными разработчиками на разных оболочках. Так,
например, БД “Архивныйфонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также
разработанные ВНИИДАД базы данных“Паспорт архива”, “Учет фондов”,
“Аннотация фондов”, “Учреждения — источникикомплектования”, “Учет
исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическоесостояние
документов” и др.
При этом можнозаметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД
ориентированы на фонды и дела,архивы же более активны в создании
тематических БД на уровне документа.
После внедрения типовыхбаз данных на следующем этапе автоматизации
отрасли планируется объединить их влокальные сети на уровне
областных архивных управлений и затем интегрировать всети на основе
стандартов ISAD, US MARC AMS. После этого будут внесеныизменения в
Основные правила и порядок централизованного учета. Однако,
эти«децентрализаторские тенденции» компенсируются тем, что данные
будутс определенной периодичностью отфильтровываться в банк данных
Росархива иЦентрального фондового каталога.
Одним из перспективныхнаправлений автоматизированных технологий
использования архивных документовявляется CD-ROM мультимедиа.
Интерес представляет ипроект обучающей системы “Архивистика”,
который разработан в историко-архивноминституте. Проект
представляет собой опыт создания учебного комплекса
поархивоведению, основанный на современных информационных
технологиях.
Естественно, приведенныепримеры не отражают и маленькой части
возможностей использования мультимедиа вархивном деле и
исторической науке. Большие перспективы, новые
информационныетехнологии открывают, например, перед Российским
государственным архивомзвукозаписи. Оцифровка звука не только
помогает обеспечить высокое качествозвучания, но и дает возможность
реставрировать старые записи.
Внедрение и активноеиспользование автоматизированных архивных
технологий должны сделать трудархивиста более продуктивным и
содержательным, избавив его от выполнения многихрутинных операций.
Применение современных информационных технологий позволитувеличить
перечень платных услуг, повысить их эффективность.
Можно приводить ещемножество примеров возможностей использования
новых автоматизированныхтехнологий в архивном деле. Необходимость
разворачивания работы в этомнаправлении очевидна и актуальна, так
как информатизация архивного деласпособствует развитию рациональной
системы формирования, обеспечениюсохранности, всестороннему
использованию Архивного фонда России и защиту егоинформационных
ресурсов.
Список использованныхисточников
1. Федеральныйзакон «Об архивном деле в Российской Федерации»
от 22 октября 2004года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными
Федеральным законом от 4декабря 2006 года № 202-ФЗ).
2. Правилаорганизации хранения, комплектования, учета и
использования документовАрхивного фонда Российской Федерации и
других архивных документов вгосударственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, организацияхРоссийской академии наук
/М-во культуры и массовых коммуникаций РоссийскойФедерации, Федер.
арх. Агентство, ВНИИДАД. – М., 2007. – 187.
3. Методическиерекомендации по работе с особо ценными
документами в государственных архивахРоссийской Федерации
/Росархив, ВНИИДАД; сост.: Н.И. Химина, А.В. Евпатьевский.– М.,
2007, 48с.
4. Статья: Проблемывнедрения автоматизированных архивных
технологий. Н.И. Ходаковский, Н.А. Ткаченко, Л.И.Левчук.
5. Концепцияинформатизации архивного дела России. Утв.
Росархивом, 1995 г
Список использованнойлитературы:
1. Архивоведение:учебник для нач. проф. образования /
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., БуроваЕ.М.; под ред. Чл.-корр. РАН
Козлова В. П. – 6-е изд., стер. – М.: Издательскийцентр «Академия»,
2007. – 272с.
Электронные ресурсы:
1. СПСКонсультантПлюс — www.consultant.ru/
2. ПорталАрхивы России. Федеральное архивное агентство
www.rusarchives.ru/