Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.
Организация документооборота: понятие и этапы.
Графоаналитический метод, графики документооборота.
Основные этапы организации первичного учета.
Регистры бухгалтерского учета; их классификация и назначение.
6. Особенности формирования рабочего плана счетов.
Организация забалансового учета.
Формы бухгалтерского учета.
Понятие документального процесса.
Под документальным процессом понимают совокупность механических и методических приемов создания документа. Это процесс регистрации учетной информации в первичных и сводных документах.
Рациональнальная организация бухгалтерского учета требует исследования всех документальных процессов на предприятии.
Целью этого исследования является:
– изучение информационных процессов для определения объемов информации;
– рациональная организация документооборота.
Программа исследования включает следующие вопросы:
1. Назначение документа и подразделение в котором его составляют.
2. Количество экземпляров документа, которые выписывают одновременно.
3. Обязательные реквизиты и показатели, которые содержатся в документе.
4. Методика формирования показателей в документе (например, метод таксировки – это в накладной расчет стоимости товара: цена х количество).
5. Периодичность разработки показателей.
Объектом исследования является:
– документирование операций;
– формирование документов (последовательные записи в бланк доку-мента);
– маршрут движения документов при их обработке.
Маршрут движения документа определяется от места формирования до передачи на хранение.
В исследовании документов используют 2 основных методических приема:
– инвентаризация;
– типизация.
Инвентаризация документов – предусматривает сбор информации обо всех документах предприятия (применяется очень редко, т.к. связан с большой трудоемкостью).
Типизация документов – используется для исследований, систематизирования массивов документов и тех документов, которые регулярно повторяются. Например: изучение движения документов по оформлению выпуска продукции (наряды, маршрутные карты, карты раскрой материалов и т.д.).
Организация документооборота: понятия и этапы.
Под документооборотом понимают организованную систему создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их создания (получения) до момента их передачи в архив.
Разработка механизма управления документооборотом, является необходимой составляющей ОБУ, которая обеспечивает:
– стабильность работы бухгалтерии;
– четкость движения и оперативность обработки документов;
– своевременность принятия управленческих решений.
Неправильно организованный документооборот может привести к:
– несвоевременному поступлению учетной информации (документов);
– непрогнозированность маршрута движения отчетных и управ-ленческих документов;
– отсутствие ответственных из-за незакреплённости документов за соответствующими сотрудниками;
– невозможность принятия решений без получения дополнительной информации (которая не содержится в документах).
Каждая хозяйственная операция, которая осуществлена на предприятии, должна быть отражена в бухгалтерском учете. В связи с тем, что документы оформляют работники, которые осуществляют хозяйственные операции (далеко не всегда бухгалтер). На предприятии необходимо четко разделить ответственность за оформление и передачу первичных документов, до мест их обработки и хранения.
Для того, чтобы спроектировать систему документооборота, необходимо установить порядок создания и движения этих документов, а так же определить лица, ответственных за их заполнение или принятия решений по ним.
Этапы документооборота на предприятии (движение документов)
1. Создание и оформление документов
2. Движение документов по подразделениям и рабочим местам до бухгалтерии или учетного центра (машинно-учетной станции).
3. Прием документа в бухгалтерию, его обработка и использование для бухгалтерских записей.
4. Передача документов для хранение в архив.
В процессе исследования документооборота необходимо выполнять следующие процедуры:
1.Составить список подразделений предприятия, внешних организаций, где составляются или куда поступают документы
2.На основании должностных инструкций, составить список должностных лиц, которые несут ответственность за составление документа, его проверку и обработку.
3.Сгруппировать альбом документов, которые используются на предприятии.
4. Провести кодировку отдельных документов и показателей.
3. Графоаналитический метод, графики документооборота.
Наибольшее распространение при анализе потоков учетной инфор-мации получил графоаналитический метод, который заключается в состав-лении оперограмм.
Оперограмма – это графическое изображение документального процесса с целью выявления нерациональных документопотоков и их упорядочения. Основным элементом оперограммы является документ.
Процедура документа в оперограмме.
Оперограмма составляется в двухмерной системе координат: ось Х или название колонок – «ответственные исполнители», ось У или название строк – «хозяйственной операции».
Каждая операция в оперограмме отражена по ее номеру, стрелка показывает направление движения документа.
Построение оперограмм при анализе документальных вопросов позволяет:
1. Разбить документальный процесс на отдельные хозяйственные операции.
2. Установить перечень первичных документов по каждой хозяйственной операции.
3. Установить перечень подразделений предприятия и конкретных лиц, ответственных за формирование и обработку документов.
4. Выявить нерациональные документопотоки с целью их упорядочения.
График документооборота конкретного документа
Наименование документа | ||
1. Создание документа | Количество экземпляров | |
Лицо, ответственное за оформление | Главный бухгалтер | |
Лицо, ответственное за выписку | ||
Лицо, ответственное за выполнение | ||
Срок выполнения | Ежедневно (до … ч.) | |
2.Проверка документа | Лицо, ответственное за проверку | |
Лицо, которое представляет документ | ||
Порядок представления | ||
Срок выполнения | ||
3. Обработ-ка докумен-та в бухгал-терии | Лицо, ответственное за обработку | |
Срок выполнения | ||
4. Передача документа в архив предприятия | Лицо, ответственное за формирование дел | Главный бухгалтер |
Лицо, ответственное за передачу в архив | Главный бухгалтер | |
Срок выполнения |
Формы бухгалтерского учета
Форма бухгалтерского учета – это система взаимосвязанных учетных регистров и способов отражения в них фактов хозяйственной деятельности.
Форма бухгалтерского учета характеризуется такими основными признаками:
1. Наличие определенной совокупности конкретных синтетических и аналитических регистров
2. Способами записи в отдельные регистры учетной информации (хронологический, систематический, двойной, простой, шахматной).
3. Взаимосвязью отдельных регистров хронологической и систематической записи синтетического и аналитического учета
4. Последовательность заполнения регистров
5. Техническими средствами записи хозяйственных операций и формирования учетной информации.
К современным формам ведения бухгалтерского учета относятся:
– бумажные формы ведения учета (мемориально-ордерная; журнально–ордерная; упрощенная (используется субъектами малого предпринимательства) – хозяйственные операции аккумулируются на бумажных носителях с помощью ручной обработки и графических символов;
– компьютерная (автоматизированная) форма ведения учета – хозяйственные операции аккумулируются на машинных носителях с помощью электронных сигналов, обработка осуществляется автоматизировано и может выводиться на каком-либо носителе.
Мемориально-ордерная форма учета возникла в России в 1926 г. Впервые ее описал А. Юшматов, проводки составлялись в мемориальных ордерах после обработки первичных документов.
Основные принципы:
1. Оформление бухгалтерских проводок мемориальными ордерами – спец. бланками, в которых отражается корреспонденция счетов, содержание хозяйственной операции, сумма.
2. Обязательное ведение Главной книги. На основе мемориальных ордеров осуществляются записи в Главной книге. Каждый лист Главной книги представляет собой отдельный синтетический счет.
3. Аналитический учет ведется отдельно: составляется аналитические регистры: ведомости оплаты труда, движения материалов, кассовая книга, карточки и т.д. По итоговым данным ведомостей составляются мемориальные ордера. По данным синтетического и аналитического учета, составляются оборотные ведомости и сверяются между собой.
Преимущества:
1. Простота.
2. Возможность использования на предприятиях различных отраслей и форм организации.
3. Усиление контроля через сверку данных синтетического и аналитического учета, итогов Главной книги.
4. Возможность распределения работы между учетными работниками.
5. Возможность автоматизации синтетического учета.
Понятие документального процесса, инвентаризация и типизация документов.