Рассмотрим на примере ОАО «ЖЭУК»Заводская» какие первичные документы заполняются при учете основных средств.
В данной организации прием-передача объектов ОС между организациями оформляются поформе № ОС-1 - для объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).Эти документы утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному объекту.
ОАО «ЖЭУК»Заводская» занимающаяся управлением, обслуживанием, содержанием и ремонтом жилищного фонда приобретает снегоуборщик «СМ 691150 CANADIANA1».
В нашем примере снегоуборщик в момент приема-передачи находился в ДУ-5
Рассмотрим заполнение акта формы № ОС-1 .
Руководитель ОАО «ЖЭУК»Заводская» Демаков А.А. приказом №19 от 16 февраля 2006 года отдает распоряжение о передаче снегоуборщика «СМ 691150 CANADIANA 1» в организацию ДУ-5.
Данный снегоуборщик был приобретен по цене 49477,97 руб.
Для ввода основного средства в эксплуатацию на основании приказа руководителя ОАО «ЖЭУК»Заводская» приказом № 19 от 16 февраля 2006 года была создана комиссия в составе трех человек: заместителя директора Зверев Н.А - председатель комиссии, начальника ППО Понаморенко И.Н., бухгалтера Филипович В.В - члены комиссии.
Комиссия произвела осмотр принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие техническим характеристикам. Отклонений обнаружено не было.
После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) № 15 в двух экземплярах по форме № ОС-1.
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) утверждается руководителем организации-сдатчика и руководителем организации-получателя. Утверждение акта обоими руководителями производится в момент передачи объекта ОС от сдатчика к получателю при одновременном вводе его в эксплуатацию.
В графе “Дата принятия к бухгалтерскому учету” проставлена дата включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации-получателя (ОАО «ЖЭУК»Заводская»), которая должна совпадать с датой составления акта о приеме (поступлении) объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).
В нашем примере - 3 ноября 2011 года.
В графе “Дата списания с бухгалтерского учета” указывается дата выбытия основного средства.
В нашем случае мы ставим прочерк, поскольку эта графа будет заполнена по истечении срока полезного использования объекта ОС и при его списании с баланса.
В графе “по ОКПО” записывается код, соответствующий данному виду объекта основных средств по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций).
В данном примере «76868923».
В графе “Инвентарный номер” указывается инвентарный номер объекта основных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется. О всех случаях изменения инвентарного номера должны быть сделаны отметки в инвентарной карточке. Снегоуборщику «СМ 691150 CANADIANA 1» присвоен инвентарный номер 402.
В строке “Место нахождения объекта в момент передачи” указывается организация, структурное подразделение организации, где находится основное средство в момент составления акта о приеме (поступлении).
В нашем примере: снегоуборщик «СМ 691150 CANADIANA 1» при подписании акта был передан в ДУ-5.
Раздел 1 “Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи” заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.
В графе “Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)” обозначается общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта ОС в эксплуатацию.
В графе “Сумма начисленной амортизации (износа)” указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.
При заполнении графы “Срок полезного использования” проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта основных средств к учету.
В графе “Сумма начисленной амортизации (износа), руб.” указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое основное средство находилось в эксплуатации.
Графа “Остаточная стоимость” предназначена для указания остаточной стоимости основного средства, которая при принятии к учету основного средства последней организацией-получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью основного средства и суммой ранее начисленной амортизации.
Графа “Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб.” заполняется передающей основное средство организацией в случае, если стоимость основного средства по договору купли-продажи отличается от остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии объекта ОС к учету за первоначальную стоимость примет договорную.
В нашем случае приобретено новое основное средство -снегоуборщик «СМ 691150 CANADIANA 1»в розницу. Поэтому раздел 1 не заполняется.
Раздел 2 “Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету” заполняет только получатель основного средства в своем экземпляре.
В графе “Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб.” указывается:
- остаточная или договорная стоимость в случае, если основное средство ранее эксплуатировалось;
-стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения в случае, если приобретается новое основное средство.
В нашем случае , первоначальная стоимость ОС, которая занесена в акт и принята к учету, составляет 49 477,97 рублей.
В графе “Срок полезного использования” указывается период использования объекта основных средств, в течение которого использование данного объекта приносит экономические выгоды (доход) организации. Срок полезного использования определяется организацией, приобретающей основное средство, самостоятельно.
В нашем случае срок полезного использования для снегоуборщика составляет 24 месяца.
В графе “Способ начисления амортизации” нужно помимо нормы начисления амортизации указать и способ ее начисления.
В бухгалтерском учете применяются четыре способа:
- линейный;
- уменьшаемого остатка;
- способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
- способ списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.
В нашем случае указан линейный способ начисления амортизации, при котором сумма амортизационных отчислений рассчитывается исходя из первоначальной стоимости объекта основных средств и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.
В разделе 3 “Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств”:
- указываются наименование приобретенных основных средств;
- их количество;
- при содержании драгоценных материалов в основном средств - их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.
Приобретенный снегоуборщик по документам не содержит драгоценных материалов, поэтому стоят прочерки в графах, характеризующих содержание драгоценных металлов.
Акт обязательно заверяется подписями председателя и членов комиссии. Обязательно проставлять не только подписи, но и расшифровки, а также должности членов комиссии.
Свои подписи на документе ставят обязательно материально ответственные лица: сдающий и принимающий основное средство.
Основным регистром аналитического учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6).
Данные из акта о приеме-передаче (поступлении) объекта основных средств переносятся в форму № ОС-6 Инвентарная карточка учета объекта основных средств.
В бухгалтерии предприятия на каждый объект основных средств, принятых к учету, ведется инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6).
Заполнение инвентарных карточек производится на основе:
- акта (накладной) приемки-передачи основных средств,
- технических паспортов,
- других документов по основным средствам, которыми оформляется их приобретение, сооружение, перемещение, дооборудование, реконструкция, модернизация, капитальный ремонт, списание.
Инвентарные карточки, как правило, составляются в одном экземпляре и находятся в бухгалтерии предприятия.
Рассмотрим порядок заполнения инвентарной карточки на объект основных средств ОАО «ЖЭУК»Заводская».
Каждой карточке присваивается порядковый номер. В нашем примере номер карточки «394».
В графе «Дата составления» указывается дата заполнения инвентарной карточки. В случае оформления карточки на вновь поступивший в организацию объект основных средств дата составления должна совпадать с датой заверения бухгалтером акта приемки-передачи, которым была оформлена операция зачисления объекта в состав основных средств. В случае открытия новой инвентарной карточки вместо старой в этой графе указывают дату составления новой карточки.
В нашем примере инвентарная карточка учета объекта основных средств по охранно-пожарной сигнализации. Дата составления инвентарной карточки 18.05.2015 г.
В графе “Номер амортизационной группы” указывается номер амортизационной группы, к которой отнесено данное ОС в соответствии с Постановлением №1. В нашем случае амортизационная группа 5.
В графе “Инвентарный номер” указывается инвентарный номер объекта ОС, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется. Охранно-пожарной сигнализации в нашем случае присвоен инвентарный номер 394.
Раздел 1 “Сведения об объекте основных средств на дату передачи” заполняется на основании данных передающей стороны (организации – сдатчика), имеющих информационных характер для объектов ОС, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.
В нашем примере заполнена только графа “Фактический срок эксплуатации” и равен он 40 месяцам.
Раздел 2 “Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету”.
В графе “Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету” указывается первоначальная стоимость основного средства, которая берется из раздела 2 графы 1 акта приемки-передачи основных средств, на основании которого заполняется инвентарная карточка.
В нашем случае указана первоначальная стоимость объекта ОС - 71 998 рублей.
В графе “Срок полезного использования” в нашем примере не указан.
В разделе 5”Изменения первоначальной стоимости объекта основных средств” в нашем примере в графе “Вид операции” указана модернизация.
После первого заполнения инвентарной карточки в строке “Лицо, ответственное за ведение инвентарной карточки” бухгалтер, заполнивший инвентарную карточку, указывает свою должность, ставит подпись, пишет фамилию и инициалы (расшифровку подписи).
В нашем случае это - главный бухгалтер Глушкова Л.А.
Основные средства, непригодные к использованию, ремонту, а также морально устаревшие, в организациях ликвидируются и списываются.
Выбытие объекта или групп объектов основных средств в ОАО «ЖЭУК»Заводская» кроме автотранспортных, оформляется актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) - форма № ОС-4;
Рассмотрим заполнение акта формы № ОС-4 .
Первоначальная стоимость основного средства СЕРВЕР Core 3 -56 196,95 руб. На момент списания на принтер была начислена амортизация в сумме 56 196,95 руб..
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) № 13 составляется в двух экземплярах по форме № ОС-4.
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортный средств) утверждается руководителем организации .
В нашем случае акт утвержден руководителем ОАО «ЖЭУК»Заводская» - Демаковым А.А.
В графе “Дата списания с бухгалтерского учета” указывается дата выбытия основного средства из состава собственных основных средств организации, которая должна совпадать с датой составления акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств).
В нашем примере - 10 апреля 2014 года.
в строке материально-ответственное лицо указан Клюжев Дмитрий Павлович.
Раздел 1 “Сведения о состоянии объекта основных средств на дату списания” заполняется на основании данных организации, где эксплуатировалось основное средство.
В графе «Наименование объекта основных средств» указывается наименование основного средства, в нашем примере - СЕРВЕР Core 3.
В графе “Инвентарный номер” указывается инвентарный номер объекта ОС, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, обычно не изменяется.
Нашему объекту ОС присвоен инвентарный номер 401.
В графе “Дата принятия к бухгалтерскому учету” проставляется дата включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств.
В данном случае оборудование поступило 18 апреля 2011 года.
В графе “Фактический срок эксплуатации” обозначается общий срок фактического использования списанного основного средства с момента ввода объекта ОС в эксплуатацию.
Фактический срок эксплуатации данного объекта ОС 27 месяцев.
В графе “Первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость, руб.” указывается первоначальная стоимость на момент принятия к бухгалтерскому учету.
В нашем случае, первоначальная стоимость ОС, которая занесена в акт составляет 56 196,95 рублей.
В графе “Сумма начисленной амортизации (износа), руб” отражают сумму амортизации, начисленной по объекту основных средств на момент его выбытия.
В нашем примере на момент списания была начислена амортизация в сумме 56 196,95 руб.
Графа “Остаточная стоимость” предназначена для указания остаточной стоимости основного средства. При этом под остаточной стоимостью понимается разница между первоначальной стоимостью основного средства и суммой ранее начисленной амортизации.
В нашем случае остаточная стоимость основного средства не указана т.к. первоначальная и сумма амортизации равны.
Раздел 2 “Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств” и раздел 3 "Сведения о затратах, связанных со списанием объекта основных средств с бухгалтерского учета, и о поступлении материальных ценностей от их списания" в нашем примере по данному объекту ОС СЕРВЕР Core 3 не заполнены.Акт подписывает главный бухгалтерОАО «ЖЭУК»Заводская»Глушкова А.А.
Оборотно-сальдовая ведомость - это один из основных документов в бухгалтерии. В документ вносят остаток на начало и конец отчетного периода и обороты по кредиту и дебету за данный период для каждого счета.
Ведомость требуется для анализа показателей, которые нет возможности рассчитать по данным из бухгалтерского баланса и отчета об убытках и прибыли.
Из оборотно-сальдовой ведомости формируется бухгалтерский баланс путем расчёта сальдо по бухгалтерским счетам и перенесения их в сам баланс. Оборотно-сальдовые ведомости используются для проверки бухгалтерских записей на наличие арифметических ошибок.
Ведомость составляется после:
- начисления амортизации;
- списания расходов в производство;
- начисления налогов;
- формирования финансовых результатов.
Рассмотрим оборотно-сальдовую ведомость по счету 01 “Основные средства” за 2014 год на примере ОАО «ЖЭУК»Заводская».
Оборотно-сальдовая ведомость представлена в таблице 3.
Таблица 3 - Оборотно-сальдовая ведомость по сч. 01 “Основные средства”
Субконто | Сальдо на начало периода | Обороты за период | Сальдо на конец периода | |||
Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | |
Кассовый аппарат | 11,186.44 | 11,864.44 | ||||
Компьютер | 20,870.34 | 20,870.34 | 41,740.68 | |||
Компьютер ASUS,38 | 30,730.65 | 30,730.65 | 61,461.30 | |||
Компьютер ASUS,40 | 29,799.29 | 29,799.29 | 59,598.58 | |||
Компьютер ASUS,43 | 22,111.19 | 22,111.19 | 44,222,38 | |||
Компьютер Celeron | 18,823.90 | 18,823.90 | 37,647.80 | |||
Компьютер Core,397 | 28,867.80 | 28,867.80 | 57,735.60 | |||
Компьютер Core,388 | 20,190.69 | 20,190.69 | 40,381.38 | |||
Компьютер Depo,391 | 22,082.20 | 22,082.20 | 44,164.40 | |||
Компьютер Depo,131 | 24,413.56 | 24,413.56 | 48,827.12 | |||
Кондиционер Gree | 12,105.00 | 12,105.00 | ||||
Копир.аппарат/принтер | 12,559.32 | 12,559.32 | 25,118.64 | |||
Копировально-множит.ап. | 29,237.29 | 29,237.29 | 58,474.58 | |||
Мобильный телефон | 17,840.00 | 17,840.00 | ||||
Охранно-пожарная сигнал. | 71,998.00 | 71,998.00 | ||||
Сервер Core 2 | 52,429.66 | 52,429.66 | 104,859.32 | |||
Сервер Core 3 | 56,196.95 | 56,196.95 | 112,393.90 | |||
Система видеонаблюдения (внутренняя) | 29,000.00 | 29,000.00 | ||||
Система видеонаблюдения (наружная) | 33,728.81 | 33,728.81 | ||||
Телевизор Sony | 21,177.97 | 21,177.97 | ||||
Итого | 565,349.06 | 368,312.84 | 736,625.68 | 197,036.22 |
С помощью оборотно-сальдовой ведомости возможно проанализировать финансовые результаты от продаж, прочие расходы и доходы, расходы на продажу, себестоимость, управленческие расходы, рассчитать общий объем оборотного капитала, проанализировать финансовые вложения, рассчитать налоги и сборы, проанализировать расчеты с поставщиками, подрядчиками, покупателями и заказчиками, проанализировать использование основных фондов и вложения во внеоборотные активы.
Анализ счета по сч.01 “Основные средства” (таблица 3) показываеткакие счета корреспондировали со сч.01 и какие суммы пришли конкретно с каждого счета и ушли на каждый счет, который корреспондировался со сч.01 за выбранный период. Фактически отчет "Анализ счета 01 ОС" за 2014 год показывает нам проводки, которые были проведены в организации за период и которые затронули счет 01 ОС. В левой колонке указаны все счета (счет 02 “Амортизация ОС”) с которыми счет 01 ОС имел проводку.
Таблица 4 - Анализ счета 01“Основные средства” за 2014 г.
Счет | С кредита | В дебет счетов |
Сальдо на начало периода | 565,349.06 | |
368,312.84 | 368,312.84 368,312.84 | |
Обороты за период Сальдо на конец периода | 368,312.84 197,036.22 | 736,325.68 |
При выбытии объектов основных средств (в результате их продажи, безвозмездной передаче, списании и пр.), их порче или недостаче, сумма накопленной по ним амортизация должна быть списана со счета 02 «Амортизация основных средств» в кредит счета 01 “Основные средства”.
Проводка: Дт 02 Кт 01 - списана накопленная амортизация.
На примере оборотно-сальдовой ведомости мы видим, что за 2014 год в ОАО «ЖЭУК»Заводская» на сумму 197,036.22 была списана накопленная амортизация основных средств.