Если вы пользуетесь электронным органайзером или блокнотом, то значительную часть идей в сфере планирования проектов, которые вам нужно зафиксировать за пределами сознания, можно успешно хранить в прикрепленном поле для записей. Если вы пометили проект в списке на цифровом секретаре Palm или поместили его в качестве задания в программу Microsoft Outlook, можете открыть сопутствующий раздел записей (Note) и набросать идеи, вставить подпункты и подзаголовки проекта. Главное, не забывайте регулярно просматривать приложение, чтобы оно приносило пользу.
Как применить все это в собственной жизни
Как и список дальнейших действий, список проектов не должен устаревать. Когда вы обновите его, выделите время (желательно, от одного до трех часов), чтобы сгенерировать максимально возможное количество идей по каждому проекту в «вертикальной плоскости».
Приготовьтесь к работе, создайте необходимые условия и творчески подумайте над проектом некоторое время. Тогда вы сможете опередить большинство людей.
Программа минимум: уделите внимание сразу нескольким важным проектам или замыслам, в осуществлении которых вы максимально заинтересованы: подумайте над ними, соберите материалы, упорядочьте их с помощью наиболее подходящих, на ваш взгляд, инструментов.
Сосредоточьтесь на каждом проекте, продвигаясь по списку сверху вниз. Спросите себя: «Что я хочу узнать, записать или запомнить по данному вопросу?»
Возможно, вам потребуется только зафиксировать некоторые мысли на листке бумаги, взять папку и уложить туда свои записи. Можете добавить несколько подпунктов в список заметок в своем электронном блокноте или создать файл в редакторе Word и начать структурирование с него.
Пусть преждевременное беспокойство станет заблаговременными размышлениями и планами. (Уинстон Черчилль)
Главное — научиться генерировать и использовать идеи, концентрировать созидательную энергию на поставленных задачах и незамкнутых циклах до того, как вам так или иначе придется это сделать.
Примечания:
1. Я рассматриваю понятие «работа» в самом универсальном смысле: работа — это то, что вы хотите или должны изменить. Многие люди проводят различие между понятиями «работа» и «профессиональная деятельность», но я этого не делаю: для меня прополка сада или редактирование завещания — такая же работа, как и написание этой книги или обучение клиента. Все методы и приемы, описанные в книге, можно применять во всем спектре деятельности: в работе и в личной жизни — чтобы быть действительно эффективными, они должны быть универсальными. (здесь и далее — примечания автора)
4. Время по окончании рабочего дня подходит для выполнения ряда аналогичных задач, которыми вы обычно не занимаетесь на протяжении типичного рабочего дня: например, разложить по папкам ворох накопившихся документов, упорядочить фотографии, найти в Интернете подходящее место для поездки в отпуск или ознакомиться с платежными квитанциями.
5. Идеальное время для этого — канун Рождества или какого-нибудь другого праздника, который попадает на рабочий день. Большинство людей все равно пребывают в праздничном настроении, так что это — прекрасная возможность повеселиться.
6. Для этой цели прекрасно подойдет одна из вспомогательных корзин. Можете временно использовать ее на стадии первичной обработки, чтобы собрать проблемы, которые собираетесь упорядочить позднее. В дальнейшем вы сможете использовать ее для хранения «висящих» документов, касающихся текущей работы и записанных напоминаний о последующих шагах.
7. Цифровые редакторы списков (вроде того, что установлен на электронном секретаре Palm) или традиционные листы бумаги в отдельных папках обладают преимуществом по сравнению со списками, составленными на одном листе, поскольку позволяют вам переместить документ из одной категории в другую по мере продвижения проекта, ничего не переписывая.
8. Впрочем, данный подход может быть опасен, если вы будете редко просматривать папку «Счета к оплате» или «Квитанции для обработки». Если их просто «упорядочить», то этого будет недостаточно для того, чтобы выбросить из головы, — их следует пересматривать надлежащим образом.
9. Программа Microsoft Outlook дает возможность пользователям копировать или переносить сообщения в среду задач, которую можно, следуя моим инструкциям, разделить на категории: тогда она тоже сможет стать эффективным инструментом.
10. Многие пользователи пакета Lotus Notes даже не подозревают, в чем заключается одна из мощнейших возможностей данной программы. Если данная программа установлена на вашем компьютере, посоветуйтесь со штатным консультантом по информационным ресурсам, попросите, чтобы он запросил системное разрешение и показал вам, как активизировать данную возможность.
11. Если вашим календарем пользуется группа людей, то нужно разделять напоминания подобного рода. Цифровые календари обычно располагают функцией «персональной» категоризации: вы можете воспользоваться ею для ввода сведений, которые, на ваш взгляд, не обязательно видеть посторонним.
12. Также известная под названием «следящей» папки, или папки «переноса».
13. Есть масса способов бросить все. Вы можете игнорировать физический мир и его реалии и довериться универсуму. Я так и поступил и получил замечательный опыт. Но такого опыта я бы никому не пожелал. Довериться внутреннему чутью, его мудрости и практичности в том мире, в котором вы живете — это совершенно новый уровень мышления. Доверие к самому себе и к источникам жизненной мудрости — гораздо более успешный вариант свободы и индивидуальной продуктивности.
ЧАСТЬ III. Сила ключевых принципов
Глава 11. Полезная привычка собирать материал
Описанные простые технические приемы и модели таят гораздо больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Предложенные систематические методы позволяют уберечь рассудок от влияния отвлекающих факторов, обеспечивая высокие темпы и эффективность работы. Уже одно это могло бы стать достаточной причиной для того, чтобы применять описанную методологию.
Однако основные принципы работы, описанные в книге, имеют и более существенные преимущества. В следующих трех главах я поделюсь с вами опытом, накопленным мною за последние двадцать лет: более изощренные и зачастую более обобщенные результаты внедрения основных принципов. Долгосрочные результаты часто могут существенно повлиять на индивидуума, а также положительно отразиться на культуре организации в целом.
Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что вы без перебоев получаете, обрабатываете и сортируете сделки и договора, заключенные с ними, ничего не упуская из виду, их доверие к вам растет. Такова власть, которую дает умение фиксировать напоминания обо всех незавершенных или невыполненных делах. Оно заметно улучшает умственное здоровье, повышает качество общения и отношений с окружающими как в частной, так и в профессиональной сфере.
Личная выгода
Какими были ваши ощущения в процессе сбора и ввода материала? Большинство людей отмечают, что процедура доставляет массу хлопот, но приносит огромное удовольствие. Как это может быть?
Если вы принадлежите к большинству людей, которые полностью проделали процедуру сбора сведений, то вы, вероятно, ощутили некоторое беспокойство. Когда я прошу участников семинара описать ощущения, возникшие в ходе выполнения сокращенной процедуры, я часто слышу в ответ такие слова, как «подавлен», «паника», «отчаяние», «безысходность» и «отвращение». А вы ничего не откладывали «на потом», когда обрабатывали материал? Если это так, то данная проблема автоматически будет вызывать у вас чувство вины — «Я мог бы, я должен был, мне следовало сделать это (раньше)».
Уверен, однако, что в процессе сбора материала вы также испытали чувство облегчения, свободы и контроля над ситуацией. Как это возможно? Вы практически одновременно пребываете в абсолютно противоположных эмоциональных состояниях, выполняя одну и ту же процедуру: беспокойство и облегчение, подавленность и уверенность в своих силах. Что же происходит?
Когда вы поймете, в чем причина отрицательных эмоций, которые вы испытываете по отношению к рутинным проблемам, вы, как и я, найдете способ от них избавиться. А то, что вы испытали положительные ощущения в процессе сбора материала, означает, что вы начали избавляться от негативных эмоций.
Источник негативных эмоций
Откуда берутся негативные эмоции? Слишком много работы? Да нет, работы всегда слишком много. Если вы расстроились только из-за того, что работы было больше, чем вы могли выполнить, то вам никогда не избавиться от этого ощущения. Избыток работы не является источником негативных эмоций. Они возникают по иной причине.
Какие ощущения возникали у вас, когда кто-то нарушал договоренность с вами? Назначил встречу в четверг в 4 часа пополудни, а сам не явился и не перезвонил. Что вы испытали? Наверно, разозлились. Цена, которую люди платят за нарушение договоренностей в этом мире, — крах доверия в отношениях с окружающими — всегда несет за собой отрицательный результат.
Чувство тревоги и вины обусловлено не избытком работы; оно возникает автоматически, когда вы нарушаете договоренности с самим собой.
А что представляет собой содержимое вашей корзины? Договоренности с самим собой. Ваши отрицательные ощущения являются прямым результатом нарушения этих договоренностей — симптомами разложения доверия к самому себе. Если вы собирались набросать черновик стратегического плана и не сделали этого, то вы, естественно, расстраиваетесь. Прикажите себе организоваться, иначе: здравствуй тревога и самобичевание. Собирались провести больше времени с детьми, но не смогли — и вот, пожалуйста: чувствуете себя разбитым и подавленным.