Контроль – процесс, обеспечивающий эффективное достижение целей
организации.
В функцию контроля входят:
учет (сбор, обработка) и анализ информации о фактических
результатах деятельности всех подразделений организации;
сравнение результатов с плановыми показателями;
выявление отклонений и анализ их причин;
разработка мероприятий для достижения поставленных целей.
Место и значение контроля определяется тем, что он является
способом организации обратных связей, благодаря которым орган
управления получает информацию о ходе выполнения его решения.
Существует 2 типа контроля:
Стратегический (управленческий) – направлен на решение
стратегических задач и тесно связан со стратегическим планированием
и управлением.
Тактический (административный) – призван систематически следить за
обеспечением выполнения текущих задач, программ и планов.
В организации выделяют предварительный, текущий, заключительный
контроль.
В “Энциклопедии современного управления” Р. Фалмер выделяет
следующие формы контроля:
производственный контроль;
управление запасами;
контроль качества;
финансовый.
В литературе существует ряд других подходов к выделению форм
контроля, н-р:
контроль финансовых ресурсов;
контроль материальных ресурсов;
контроль человеческих ресурсов;
контроль информационных ресурсов.
И.Н. Герчикова в книге “Менеджмент” классифицирует контроль
как:
финансовый;
качества продукции;
ценообразования;
административный (текущий).
Наряду с выше указанными типами контроля Ю.В. Кузнецов и В.И.
Подлесных выделяют следующие формы контроля:
финансовый;
производственный;
маркетинговый;
контроль качества.
1. Финансовый контроль
Осуществляется на основе получения от каждого подразделения
финансовой отчетности по стандартным формам.
Этот контроль охватывает все аспекты жизнедеятельности организации
(маркетинг, производство и само управление). Он включает в себя:
бюджеты, анализ рентабельности, анализ относительных показателей,
отдачу инвестиций.
2. Производственный контроль включает в себя 6 функций:
последовательность операций;
загрузка, т.е. распределение работ;
производственные графики, определяющие время, когда должна
производиться каждая операция;
предварительная оценка стоимости выполнения работ;
диспетчирование - процесс текущего упорядочивания работы;
отправка - завершающая деятельность, в которой проверяется,
выполнены ли планы.
3. Маркетинговый контроль базируется на:
анализе возможностей сбыта;
анализе доли рынка;
анализе соотношения между затратами на маркетинг и сбытом;
наблюдении за отношением клиентов.
4. Контроль качества
Включая новизну, технический уровень, отсутствие дефектов при
использовании, надежность в эксплуатации, является одним из
важнейших средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания
позиций на рынке.
Процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, может быть сведен к
трем этапам:
Установление стандартов (норм), т.е. конкретных, поддающихся
измерению, целей, имеющих временные границы. Для управления нужны
стандарты в форме показателей результативности объекта управления
всех его ключевых областей, которые определяются при
планировании.
Сопоставление со стандартами реальных результатов. На этом этапе
сравнение показателей функционирования с заданными стандартами
определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии в
принципом исключения, только существенные отклонения от заданных
стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она
станет неэкономичной и неустойчивой.
Измерение результатов (корректирование). Сравнивая измеренные
результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность
определить, какие действия необходимо предпринять.
Контроль, как управленческая деятельность, должен отвечать таким
требованиям:
быть всеобъемлющим, каждый менеджер должен осуществлять контроль
как неотъемлимую часть своих должностных обязанностей, даже если
это ему не поручили);
ориентироваться на конечные результаты, в этом контексте контроль
рассматривается как средство достижения целей;
должен носить непрерывный и регулярный характер;
быть гибким, т.е. не мешать выполнению основной работы;
отвечать содержанию тех работ, которые контролируются, проверять не
только количество и срок, но и качество работы;
быть понятным для тех, кого контролируют и проверяют;
быть своевременным, чтобы иметь возможность вмешательства в
корректирование происходящих процессов;
обеспечить проверяющих полной, необходимой понятной и лаконичной
информацией;
быть экономным, т.е. затраты на его проведение не могут быть
больше, чем результаты, которые достигнуты в процессе контроля;
должен быть действенным, т.е. не ограничиваться выявлением
фактического состояния объекта, но и сопровождаться
соответствующими решениями.
В соответствии с этими требованиями, получила развитие система
контроля - “контроллинг”.
Контроллинг – совокупность методов оперативного и стратегического
менеджмента, учета, планирования, анализа, контроля на качественно
новом этапе развития рынка; единая система, которая направлена на
достижение стратегических целей фирмы.
Суть этой системы как маркетинга заключается в умении мыслить с
позиции клиента. Контроллинг как целостная система ориентирован на
выявление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и
внутреннего характера, которые связаны с достижением стратегической
цели.
Системы контроля
Контроль и проверка выполнения работ по стратегическим планам и
программам включает разработку взаимосвязанных систем контроля на
предприятиях, которые включают в себя такие подсистемы
контроля:
по технологическим процессам;
по качеству продукции и работы;
по соответствию с действующим законодательством, регулирующим
деятельность предприятия;
по выполнению отдельных заданий, этапов, направлений и
стратегических программ и планов в целом;
по выполнению решений, указаний, приказов, распоряжений высшего
руководства предприятия;
по соответствию с установленными финансовыми и экономическими
параметрами функционирования предприятия.
На предприятиях используют различные системы контроля, отличающиеся
по целям, задачам, объектам, методам и формам контроля.
Классификация действующих на предприятиях систем контроля
выполнения
Признаки классификации
Виды используемых систем контроля
1. Цели и задачи системы контроля
Текущий контроль выполнения решений
Контроль за деятельностью отдельных производственно-управленческих
подсистем
Стратегический
2. Время осуществления контроля
Предварительный
Текущий
Заключительный
3. Объект контроля
Сроки выполнения приказов, распоряжений и отдельных приказов
Качество работы отдельных исполнителей, групп или подразделений
Придерживание установленных параметров (нормативов, стандартов)-
технических, экономических, организационных и т.д.
4. Глубина регулирующего влияния
Система наблюдения и получения информации в ходе выполнения
работ
Оперативное вмешательство в процесс производства и управления
Контроль по результатам производственной и управленческой
деятельности
5. Оборудование, используемое для контрольных операций
Журналы, картотеки, графики (ручные системы)
Автоматизированный контроль исполнения
Комбинирован
ные системы контроля (машинно-ручные)
Опыт предприятий, умеющих хорошо организовать информационное
обслуживание аппарата управления, показывает, что много проблем
решается одновременно с использованием и разработкой
информационно-управленческих систем (ИУС) разного типа.
ИУС дает возможность:
накапливать информацию о прошлом и настоящем;
иметь прогнозы развития события;
составить представление о реальных делах, происходящих на
предприятиях в каждый отдельный отрезок времени;
отслеживать события во внешней среде.