Разработка системы адаптации новых сотрудников
В связи с расширением УСЗН ДСЗН в г. Новороссийске из-за увеличения объемов работы по обслуживанию населения города, актуальной проблемой является адаптация новых сотрудников в коллективе. Задачей организации является сокращение до минимума срока адаптации и облегчение вхождения новых сотрудников в жизнь организации.
Разрабатывая систему адаптации на предприятии, следует исходить из того, что последнее время руководство организации нанимает сотрудников, не имеющих опыта работы, в основном сразу после окончания вузов.
Предположительно система адаптации для таких сотрудников рассчитана на 2 месяца.
В таблице 1 схематично представлены ключевые моменты процедуры адаптации нового сотрудника, рассмотрим их более подробно.
Таблица1- Распределение функций по адаптации сотрудника
Функции и мероприятия по ориентации | Обязанности | |
Непосредственного руководителя | Руководителя предприятия | |
Составление программы по ориентации Ознакомление новичков с фирмой и ее историей, кадровой политикой, условиями труда и правилами Объяснение задач и требований к работе Введение работника в рабочую группу Поощрение помощи новичкам со стороны опытных работников | Выполняет Выполняет Выполняет Выполняет | Выполняет Ассистирует |
1 этапомпроведения адаптации являетсяориентация – это практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны организации.
На этом этапе к адаптации новичка привлекаются непосредственный руководитель и руководитель предприятии.
Вопросы, рекомендуемые для освещения в ознакомительной беседе.
1. Общее представление о компании:
- цели, приоритеты, проблемы;
- традиции, нормы, стандарты;
- продукция и ее потребители, стадии доведения продукции до потребителя;
- организация, структура, связи компании;
- информация о руководителях.
2. Политика организации:
- принципы кадровой политики;
- принципы подбора персонала;
- направление профессиональной подготовки и повышение квалификации;
- правила пользования телефоном внутри предприятия;
- правила охраны коммерческой тайны и технической документации.
3. Оплата труда:
- нормы и формы оплаты труда и ранжирование работников;
- оплата выходных, сверхурочных.
4. Дополнительные льготы:
- страхование, учет стажа работы;
- пособие по временной нетрудоспособности, выходные пособия, пособия по материнству;
- поддержка в случае увольнения;
- возможности обучения на работе;
- наличие столовой;
- другие услуги организации для своих сотрудников.
5. Охрана труда и соблюдение техники безопасности:
- места оказания первой медицинской помощи;
- меры предосторожности;
- правила противопожарной безопасности.
6. Работник и его отношения с организацией:
- сроки и условия найма;
- испытательный срок;
- назначения, перемещения, продвижения;
- права и обязанности сотрудника;
- права непосредственного руководителя;
- руководство работой;
- информация о неудачах на работе и опозданиях на работу;
- руководство и оценка исполнения работы.
7. Экономические факторы:
- стоимость рабочей силы
- ущерб от прогулов, опозданий.
Следующий подэтап ориентации сотрудника – это проведение специальной программы. Специальная программа предполагает более детальное знакомство с должностными обязанностями, и проводится начальником отдела. Рекомендуемое время применения – на следующий день после общей программы, для того, чтобы сотрудник смог обдумать общие сведения о фирме и сделать выводы. Начальник отдела подробно описывает должностные инструкции, знакомит с правилами внутреннего распорядка, рассказывает о функциях подразделения и о роли подразделения в организации.
Следует осветить следующие вопросы.
1. Рабочие обязанности и ответственность:
- детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
- разъяснение важности работы, как она соотносится с другими подразделениями и на предприятии в целом;
- длительность рабочего дня и расписание.
2. Требуемая отчетность:
- виды помощи, которая может быть оказана, когда и как просить о ней;
- отношение с местными и общегосударственными инспекциями.
3. Процедуры, правила, предписания:
- правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;
- отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;
- правила поведения на рабочем месте;
- использование оборудования;
- контроль за нарушениями;
- перерывы;
- телефонные переговоры в рабочее время;
- контроль и оценка исполнения.
4. Представление сотрудников подразделения
5. Закрепление за новым сотрудником курирующего его специалиста, сроком до 1,5 месяца.
Прикреплять специалиста к новичку следует только с его согласия и на срок выполнения этой функции сотруднику рекомендуется выплачивать вознаграждение.
2 Этап: Действенная адаптация (собственно приспособление новичка к своему статусу).
Все вопросы, касающиеся непосредственной работы, новый сотрудник задает специалисту. После устного отчета нового сотрудника, непосредственный руководитель оценивает уровень его знаний и разрабатывает план индивидуальной адаптации.
Рекомендуется в план индивидуальной адаптации сначала включать выполнение совместной работы с курирующим новичка специалистом. Срок выполнения совместной работы определяет непосредственный руководитель индивидуально. Контроль по выполнению работы и взаимодействию между специалистом и новичком производит начальник отдела. При первых признаках несовместимости специалиста и новичка следует передать функции кураторства другому сотруднику. После совместного проведения работы, когда новичок готов к самостоятельной работе ему предоставляют это право, но работа происходит при тесном сотрудничестве со специалистом. По истечении месяца новый сотрудник полностью приступает к ведению своих обязанностей, за ним остается право на поддержку и помощь, как от сотрудника, закрепленного за ним, так и от остальных членов коллектива.
Прикрепление нового сотрудника к специалисту также положительно влияет на его внедрение в коллектив, поскольку куратор чувствует ответственность за новичка, и узнает его быстрее других сотрудников, он старается познакомить его с остальными членами коллектива.
3 Этап: Функционирование. Этим этапом завершается процесс адаптации. Он характеризуется постепенным преодолением производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. На этом этапе происходит оценка нового сотрудника как специалиста.
Оценка качества выполнения задач производится непосредственным руководителем. По итогам оценки проводится собеседование, в котором принимают участие: руководитель предприятия, новый сотрудник и курирующий специалист, далее в зависимости от результатов оценки осуществляется подготовка приказа об окончании испытательного срока.
Важную роль в адаптации работников играет организация контроля и регулирование процесса адаптации.
Рассмотрим таблицу 2.
Таблица 2 - Организация контроля и регулирования процесса адаптации
Этапы и функции контроля | Исполнители |
Проведение контрольных опросов и определение уровня адаптации Определение контингента молодых работников со средней и низкой адаптацией Определение факторов, препятствующих успешной адаптации новичков Определение и принятие мер по устранению действия факторов, препятствующих успешной адаптации Определение эффективности принятых мер | Отдел кадров (ОК) ОК, начальники отделов ОК, курирующий специалист Непосредственный руководитель, курирующий специалист ОК, курирующий специалист |
Организация контроля и регулирование адаптации позволит сократить ее сроки и выявить недостатки существующей структуры.
Организация системы аттестации на предприятии