Распорядительная документация.

Постановление определено как правовой акт, принимаемый высшими инекоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешениянаиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, иустановления стабильных норм правил поведения.Постановления принимаются Правительством РФ и Правительствами субъектовфедерации по организационным и другим вопросам, связанным с осуществлениемвысшими органами государственной власти своих полномочий; Правительством РФ иПравительствами субъектов федерации по итогам рассмотрения вопросов осостоянии той или иной сферы государственного руководства и по вопросам,связанным с подготовкой сессий и координацией деятельности постоянныхкомиссий; Правительством РФ и Правительствами субъектов федерации какнормативные акты или акты, имеющие важное народнохозяйственное и общеезначение. По наиболее важным вопросам государственного управления издаютсясовместные постановления, являющиеся правовыми актами.Решение как распорядительный документ является правовым актом,принимаемым Советами народных депутатов и исполнительными комитетами. Решенияоформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов-коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п. Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющийвластный характер, изданный в рамка присвоенный должностному лицу,государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан иорганизаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжение являютсяподзаконными актами и делятся на две группы: распоряжение общего, длительногодействия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разовогослучая. Распоряжения издают Правительство РФ и Правительства субъектовфедерации. Распоряжения издают также руководители коллегиальных органовГосударственного управления и администрация предприятий и учреждений в пределахправ, предоставленных им законами РФ для решения главным образом оперативныхвопросов.Приказ - акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств,отделов и управлений администрации городов и районов, руководителямиучреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основеединоналичия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящихперед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативнымактом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферыобщественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначениина должность).Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа,применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания,ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утвержденияположения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; повсем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а такжепо кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д.Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками,указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всехработников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ можеткасаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от ихподчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствоватьзакону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична.Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия вконечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальнойдеятельности (постановления и решения) и единоналичие (приказ, распоряжение).Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов:изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласованиедокумента, подписание. Для постановления и решения добавляется стадииобсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.Процедура составления и оформления распорядительного документа должна бытьописана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее инструкциипо делопроизводству. В них излагаются последовательность над проектомдокумента и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическуюполноценность документа.Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному илинескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Приразработке проектов сложных и больших распорядительных документов могутсоздаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться ученные иликвалифицированные специалисты из числа практических работников. Главноеусловие, обеспечивающее качество, документа, - достаточная компетентностьлиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем вышетребования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знаниявопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).Юридическим основанием разработки распорядительного документа может бытьиздание документа органами власти и управления, конкретное поручениевышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной ираспорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных научреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать синициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа -определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимостиот важности управленческого действия приступают к изучению материалов посуществу, и, прежде всего законодательных актов и решений правительства,затем ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительныхдокументов по данному и аналогичным вопросам.Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечиваетправовую основу документа, его направленность государственную постановкупроблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительныхдокументов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить вниманиена нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительногодокумента требует сбора необходимой информации по существу поставленноговопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы:отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебныепереписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность посуществу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа,приступают к составлению его проекта. Основное внимание следуетсконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения.Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части впорядке согласования.Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двухчастей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть являетсявведением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чемвызваны распоряжения. В ней могут перечислены факты, события, дана оценка.Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, воисполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всегопересказ), В этом случае вид акта, его автор, полное название (заголовок),номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нетнеобходимости давать разъяснения.Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть,которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа онаначинается словами: «постановляет» - в постановлении; «решает» («решил») - врешении; «предлагаю» - в распоряжении «приказываю» - в приказе. Видраспорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю»печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительновыделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа отраспорядительной.Располагаются эти слова с отдельными строки от нулевого положения табулятора.В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает»указываются название коллегиального органа.Совет Министров РФ постановляетКоллегия решаетЗатем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. Кформулировкам этой части документа представляются особенно жесткиетребования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранееизданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различныхтолкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять»,«повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д.Сформулированный таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнениязатруднительна.Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия инескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскимицифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурноеподразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах),предписываемое действие в срок исполнения. Исполнитель указывается вдетальном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов,руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом внеопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать»,«обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен бытьреальным, соответствовать объему предполагаемых работ.Следует учитывать время доведения информации до-конкретных исполнителей.Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительныйсрок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания вотдельности. В конце текста распорядительного документа помещается переченьдокументов, утративши силу или подлежащих изменению с изданием данного акта.Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо, накоторое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительныедокументы могут иметь приложения, указания на которые даются всоответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текстараспорядительных документов самостоятельно не оформляется.Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовокначинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательныхсуществительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «Овведении...»), предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для рядатиповых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании,реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, ораспределении обязанностей между руководством, о внесении изменений вположение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписаниеаппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режимработы), разработаны унифицированные формы документов, в которыхпредопределен не только состав, но и порядок расположения информации.Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу,перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности, вынесениюпоощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению,Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В составреквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименованиеведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс(номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки осогласовании.Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является ихсогласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию сзаинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляетсяпутем визирования при постановления грифа согласования. Так, проект приказа,решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителемструктурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проектеисполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа вцелом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требуетфинансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органамиили службами.Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документазаконодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельныхформулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда,прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурноеподразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визыили гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземплярепроекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированноезаключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. Приэтом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий,имен и отчеств.Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, -постановлений и решений - обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходеобсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проектывыносятся на утверждение на следующее заседание.Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись.Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Постановление ирешение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами)коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа,изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с моментаподписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев сроквступления в силу и срок действия акта управления указываются в самомдокументе.Особое значение придается доведению распорядительного документа доисполнителя. Постановления Совета министров РФ публикуется в СобранииПравительства РФ, а в случае необходимости широкого обнародования доводятсядо всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналогично доводятся досведения акты правительств других государств. Акты министерств игосударственных комитетов публикуются в Бюллетене нормативных актовминистерств и ведомств РФ - органе Министерства юстиции РФ и ведомственныхизданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются всоответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.2.1.5. Протокол – организационно-распорядительный «документ»,фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях,совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенноеопределение дают толковые словари русского языка, определяющее его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».Проведению заседания коллегиального органа предшествует большаяподготовительная работа, в оде которой составляется группа документов,сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и спискиприглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемымвопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу.Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случая, когдазаседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протоколможет составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь илиспециально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть иразобраться в существе обсуждаемых вопросов зависит качество записивыступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, являетсяответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется по формеобщего бланка. В его формуляр входят: наименование ведомства, наименованиеучреждения (может быть наименование структурного подразделения), указаниевида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, грифутверждения, заголовок, текст, подписи.На протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления илиподписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколькодней, указывается дата начала заседания и через тире - окончание. Например,12-14.03.93. Номер протокола является порядковым номером заседанияколлегиального органа в течение года (в учебном заведение, может быть,учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, гдесостоялось заседание.Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности(заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа вродительном падеже. Например, «совещание студсовета», «заседание комиссии»,«собрание трудового коллектива». После оформления заголовочной части (этоможно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текстпротокола распадается на две части: первую - вводную, содержащую указанияпредседательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую -основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол;оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевогоположения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилиюпредседателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь».Председатель - Харченко В.И.Секретарь - Филимонов С.Б.При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далееперечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. Впротоколе заседания постоянно действующего коллегиального органаприсутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После нихзаписываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенныхсобраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указываетсяколичественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делаетсясоответствующая запись в самом протоколе. Например:Присутствовали: 43 человека (список прилагается).На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требуетопределенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколькочеловек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы,вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется иначинается с предлоге «О» («ОБ»).В ряде случаев, например при протоколирование заседаний коллегий министерств,комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вноситьсяв текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседанияприлагается».Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктамповестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новойстроки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбиваюттекст.Слова СЛУШАЛИ, начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется наодной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новойстроки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лицаединственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений,они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика иливыступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения)прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы иответы в порядке выступления.Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятогопо обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащиенесколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемыеарабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительныедокументы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, чтосделать и к какому числу. При выборах должностных лиц в протоколе указываютсярезультаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятсяна полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика,темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характерезамечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанные в прениях, по такомупротоколу невозможно.Краткий протокол допустим только при наличии стенограммы или когда текстыдокладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируется такжеоперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержатьзаписи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработкурешения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составитьлишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется,выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется. Если кпротоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первойчасти протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограммаприлагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем исекретарем.Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в видесамостоятельных документов - постановлений и решений; приводятся в жизньприказами. В остальных случаях делается выписка из протоколов.