Регистрация документов - запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения.Регистрация преследует три цели:- учет документов, то
есть создание банка данных о документах организации;- контроль их
исполнения;- поиск документов.Процедура регистрации состоит из двух
этапов:- проставление отметки на документе;- заполнение
регистрационной формы, установленной в организации (журнал,
карточка, электронная карточка).При регистрации документы делятся
на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:-
входящие документы;- исходящие документы;- внутренние документы.Из
документа в регистрационную форму, как правило, выписываются
следующие сведения:- дата получения и входящий индекс (номер);-
дата и индекс документа, присвоенный ему организацией-автором;-
автор (корреспондент), то есть чей это документ;- заголовок (о чем
документ);- резолюция (срок исполнения, исполнитель);- ход
исполнения (отметки о контроле);- номер дела, куда подшит документ
после исполнения.Индексация документов - присвоение документам
регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначении)
при регистрации.При регистрации каждой группы документов должны
применяться единые унифицированные способы присвоения номеров
(индексов).Порядковые регистрационные номера присваиваются
документам в пределах каждой регистрируемой группы.В зависимости от
объема документооборота для регистрации документов используются
различные формы: журнальная, карточная и электронная.В небольших
организациях с объемом документооборота менее 500 документов в год
используются журналы для регистрации всех видов документов. В этом
случае рекомендуется использовать следующую форму журнала (табл.
1).
Соответственно,
для регистрации исходящих и внутренних документов также заводятся
свои журналы, форма которых представлена в табл. 2.
Более
удобной является карточная форма регистрации. Регистрационные графы
в журнале и регистрационно-контрольной карточке (РКК) существенных
различий не имеют.В необходимых случаях, вызванных спецификой
деятельности организации, допускается введение в лицевую сторону
карточки дополнительных реквизитов, например: «Количество листов»,
«Расписка в получении документа» и др. Расположение реквизитов
произвольное.Количество экземпляров регистрационно-контрольных
карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в
структурных подразделениях, где документ будет исполняться и
контролироваться.Форму карточки и расположение в ней реквизитов
может определить организация и записать в инструкцию по
делопроизводству. Бланки РКК изготавливаются типографским способом
или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов
формата А-5 или А-6.В примере приведена типовая
регистрационно-контрольная карточка (РКК).
Количество
экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется
организацией.Преимущества карточной формы регистрации:- для
регистрации входящих, исходящих и внутренних документов
рекомендуется единая форма карточки;- карточки можно заполнять на
машинке в нескольких экземплярах (для контрольной картотеки,
структурных подразделений);- РКК можно группировать в картотеки по
различным признакам, что позволяет быстро находить информацию при
большом объеме документов.Наиболее рациональной формой является
электронная регистрация документов.В этом случае на экран выводится
карточка с графами, аналогичными традиционной, и в нее заносятся
сведения о документе. Данные о документе, заложенные при его
регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному
контролю и справочной работе. Электронная регистрация документов
позволяет осуществлять быстрый поиск нужной информации, получать
статистическую отчетность по любому выбранному параметру,
организовывать контроль исполнения документов и многое другое.