В соответствии с регламентом по делопроизводству в отделе администрирования страховых взносов и взыскания задолженности Управления Пенсионного Фонда Российской Федерации в Правобережном и Октябрьском районах города Иркутск, утвержденным постановлением начальника Отдела определен порядок работы с документами основные правила их подготовки и оформления движение документов внутри Отдела (документооборот) состоит из следующих этапов: учет, справочная работа, контроль, отправка и хранение документов. Главный принцип правильной организации документооборота – оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути, с минимальными затратами времени и труда на их обработку.
Должность секретаря начальника Отдела частично связана с делопроизводством. Должностные обязанности ее условно можно поделить на следующие части:
Документальное обеспечение:
-прием и обработка поступающей корреспонденции;
-доклад о поступающей корреспонденции руководителю;
-направление корреспонденции исполнителям;
-отправка исходящей корреспонденции;
-печатание текстов, оформление документов;
-контроль за исполнением документов;
Информационное обеспечение:
-сбор, обработка, анализ, накопление, оформление, предоставление информации;
-работа с Internet, E-mail;
-работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер);
-информационная поддержка специалистов в работе с оргтехникой.
Организационная работа:
-выполнение отдельных служебных поручений;
-телефонные переговоры, приём телефонограмм;
-деловое общение со специалистами;
-обеспечение специалистов администрации канцелярскими принадлежностями и материалами для работы.
Для учета, контроля и удобства поиска документов проводится их регистрация: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. На документе при его поступлении ставится регистрационный штамп – на нижнем поле первого листа с правой стороны, который включает дату поступления и регистрационный индекс.
Документы регистрируются в журнале: «Журнал регистрации входящей корреспонденции». В резолюции руководителя указывается специалист или группа специалистов, которые заносятся, при регистрации, в графу журнала (исполнитель), что позволяет быстро навести справки о состоянии работы с любым документом и его местонахождении. Для учета прохождения документов оформлены папки для специалистов администрации с регистрационными карточками, где специалисты имеют возможность отслеживать своевременное исполнение документа сами.
Установление требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю, производится в Управлении, исходя из требований законодательства, нормативно-правовых актов и с учетом потребностей администрации в документированной информации.
Сроки исполнения документов могут быть типовыми (устанавливаются нормативно-правовыми актами отдела) и индивидуальными (устанавливаются руководителем). Типовые - с конкретной датой исполнения (в указанный срок); без указания конкретной даты исполнения с пометкой «срочно» – в 3-дневный срок; то же с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные документы, не имеющие особых пометок, - в срок не более месяца; по поручениям Правительства Иркутской области – до 10 дней; по письмам ФССП – в течение 15 дней; то же с согласованием с другими организациями – 30 дней; по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до месяца со дня их регистрации; то же для не требующих проверки – не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. В исключительных случаях может быть изменен срок исполнения документов на более поздний. Для этого не менее чем за 3 рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнитель с ведома своего непосредственного начальника представляет ответственному за контроль лицу мотивированную просьбу в письменной форме с указанием нового срока. Сроки исполнения документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, не продлеваются.
Сроки исполнения работы с документами отслеживаются в папке секретаря по списку входящих документов. Если документ, поступивший к секретарю, без сроков исполнения: «для сведения», «для сведения и работы», «для использования в работе», то специалист делает собственноручно пометку о принятии документа «исполнено». По отработанному документу в «Журнале регистрации входящей корреспонденции» в графу «сведения об исполнении» заносится номер исходящего документа и дата исполнения, такую же информацию специалист проставляет и в своей папке «Входящая корреспонденция».
Порядок прохождения исходящих документов заключается в составлении (проекта) документа, его согласования, визирования, подписания, регистрации в «Журнал регистрации исходящей корреспонденции» и отправке адресату, в соответствии с рекомендациями (факсимильная связь, письмо, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением).
Документы отдела хранятся в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации документов. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их
группировка в дела. Дело – это совокупность документов, или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.
Порядок распределения документов в дела называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Отработанные документы формируются в дела: «Входящая корреспонденция», «Исходящая корреспонденция» со сроками хранения 3 года. По своей сути номенклатура дел – это классификатор дел, в которые группируются исполненные документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения. В номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения документов. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Она согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае структурных изменений разрабатывается новая номенклатура дел.
Вместе с бумажной формой номенклатуры дел имеется и ее электронный вариант.
Глава 3 Внешние связи Управления Пенсионного Фонда РФ в Правобережном и Октябрьском округах города Иркутска с органами исполнительной власти и другими учреждениями.
Взаимодействие Управления со структурными подразделениями Федеральной Службы Судебных Приставов.
Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Правобережном и Октябрьском округах города Иркутска, а именно с отделом администрирования страховых взносов и взыскания задолженности и Территориальное управление Федеральной Службы Судебных Приставов Российской Федерации заключили соглашение о взаимодействии, об исполнении исполнительных документов, в том числе о взыскании страховых взносов, пеней и штрафов за счет имущества плательщиков (организаций или индивидуальных предпринимателей).
Для этого осуществляется регулярный информационный обмен, сверка постановлений, вынесенных территориальными органами Пенсионного Фонда Российской Федерации, и документов, находящихся на исполнении. Кроме того, происходит взаимодействие пресс-служб ведомств.
Информационный обмен осуществляется в электронном виде с использованием сертифицированных средств криптографической защиты. Управление представляет по запросам информацию о застрахованных лицах, пенсионерах, плательщиках страховых взносов. Установлены особенности взаимодействия при исполнении постановлений Управления ПФР и исполнительных документов судебных органов, выданных в их пользу. Так, при направлении постановлений Управление ПФР прилагаются копии извещений банка об отсутствии средств на счете, справки об отсутствии информации, о счетах плательщика. При направлении исполнительных документов, выданных судами, приводится расшифровка задолженности плательщика. Указывают реквизиты счетов органов Федерального казначейства и КБК, по которым следует перечислять взысканные суммы. Также прилагают перечень счетов плательщиков в банках и иных кредитных организациях. Если в ходе исполнительного производства должник полностью (частично) погасил взыскиваемую сумму, то Управление ПФР направляет приставу соответствующее уведомление. Соглашение заключено на неопределенный срок.
Задачами взаимодействия Управления и Территориального управление Федеральной Службы судебных приставов являются:
- осуществление регулярного обмена информацией по вопросам, входящим в их компетенцию и представляющим взаимный интерес;
-организация взаимодействия территориальных органов ПФР и территориальных органов ФССП России при исполнении постановлений территориальных органов ПФР и иных исполнительных документов.
Взаимодействие ПФР и ФССП Россия, их территориальных органов осуществляется в форме обмена информацией, сверки постановлений, вынесенных территориальными органами ПФР, и исполнительных документов, находящихся на исполнении.
Взаимодействие пресс-служб ПФР и ФССП России, их территориальных органов осуществляется в форме выпуска совместных пресс-релизов и иных формах сотрудничества.
Информационное взаимодействие ПФР и ФССП России, их территориальных органов осуществляется в виде проведение совместных мероприятий, информационную поддержку и организацию взаимодействия ПФР и ФССП России в рамках соглашения обеспечивают в пределах своей компетенции должностные лица ПФР и ФССП России, руководители (заместители руководителей) территориальных органов ПФР и ФССП России. Информационный обмен осуществляется в электронном виде по каналам связи с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации с функциями шифрования информации и электронной цифровой подписи. Стороны обеспечивают конфиденциальность и безопасность информации при ее обработке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. Территориальные органы ФССП России принимают постановления территориальных органов ПФР о взыскании недоимки в электронной форме по согласованным форматам. Территориальные органы ПФР представляют по запросам судебных приставов-исполнителей информацию:
- о застрахованных лицах, содержащуюся в базе данных индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования (место работы должника-гражданина (наименование организации), адрес места нахождения организации);
- о пенсионерах, содержащуюся в базе данных о пенсионерах (ФИО, сведения о суммах начисленных и выплаченных пенсий);
- о плательщиках страховых взносов - организациях и индивидуальных предпринимателях, осуществляющих отчисления страховых взносов, сведения о начисленных и уплаченных суммах страховых взносов, сведения о руководителях и главных бухгалтерах (ФИО), адрес места нахождения организаций-должников) и иные дополнительные сведения в соответствии с Федеральным законом от 21.07.1997 N 118-ФЗ "О судебных приставах" и Федеральным законом от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве"
Порядок и форматы обмена информацией в электронной форме определяются сторонами в соответствии с протоколом, утверждаемым совместно ПФР и ФССП России.