Архивный справочник. Система научно-справочного аппарата. Функции СНСА. Разработка информационно-поисковых систем. Справочники, выполняющие контрольно-учетную и информационно-поисковую функцию. Уровни информации СНСА: фонд – дело – документ.
Типы и виды архивных справочников,
Их целевое назначение
Каталоги: систематический, предметный, именной, географический, по истории учреждений, документов по личному составу. Путеводители: по фондам архива, краткий справочник по фондам, тематический. Указатели: предметный, географический, именной. Обзоры документов: обзор фонда, тематический обзор. Опись дел. Справочники к документам ведомственных архивов.
ЛИТЕРАТУРА
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи.//Секретарское дело, 1999, №2.
Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М., Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: описание документов и дел.//Секретарское дело, 1999, №4.
Архивы России: Москва и Санкт-Петербург: Справочник обозрение и библиографический указатель. М., 1997.
Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства.//Отечественные архивы, 2000, №3.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. М., 2000.
Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат. М., 1994.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что такое архивный справочник?
2. Дайте определение системы научно-справочного аппарата.
3. Назовите основные разновидности архивных путеводителей и их назначение.
4. Для чего создаются архивные указатели?
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
1. Архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел – это: | |||
1) | путеводитель; | 3) | архивный каталог; |
2) | обзор архивного фонда; | 4) | архивная опись. |
2. Межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям) – это: | |||
1) | путеводитель; | 3) | архивный каталог; |
2) | обзор архивного фонда; | 4) | архивная опись. |
3. Архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов – это: | |||
1) | путеводитель; | 3) | архивный каталог; |
2) | обзор архивного фонда; | 4) | архивная опись. |
4. Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом – это: | |||
1) | путеводитель; | 3) | архивный каталог; |
2) | обзор архивного фонда; | 4) | архивная опись. |
5. Архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов – это: | |||
1) | указатель | 3) | архивный каталог; |
2) | путеводитель; | 4) | архивная опись. |
6. Расположите справочники, согласно иерархии комплексов архивных документов (в порядке убывания): | |||
1) | внутренняя опись дела; | 3) | лист фонда; |
2) | Центральный фондовый каталог Росархива | 4) | паспорт архива. |
Модуль VII. «Организация и использование документов АФ РФ»
Комплексная цель: показать цели и порядок использования архивных документов, а также технические аспекты поиска и работы с документами архивов.
Цели и порядок использования документальных фондов государственных архивов
Цели использования документов, хранящихся в архивах: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительные, учебные, удовлетворение социально-правовых и имущественных интересов граждан. Формы использования архивных документов.
Технические аспекты поиска и работы
С архивными документами
Архивная справка. Архивная копия. Архивная выписка. Поиск архивного документа. Правила работы с архивным документом в читальном зале архива.
Организация публикационной деятельности государственных архивов
Создание и распространение информационных документов о составе и содержании архивных документов. Публикация документов в виде сборников, тематических подборок в журналах, газетах, хрестоматиях.
Система руководства и контроля
Ведомственных архивов
Ведение книги выдачи дел из хранилища. Журнал регистрации архивных справок, копий и выписок из документов. Журнал регистрации посещений исследователями читального зала.
ЛИТЕРАТУРА
Автоматизированные архивные системы. М., 1993.
Гримстед П.К. Российские архивы в переходный период.//Новая и новейшая история, 1994, №1.
Козлов В.П. Российское архивное дело: Архивно-источниковедческие исследования. М., 1999.
Организация использования документов ГАФ СССР. М., 1991.
Парламентские слушания по проблемам безопасности, комплектования и использования Архивного Фонда Российской Федерации.//Отечественные архивы, 1999, №2.
Пшеничный А.П. Работа архивов с министерствами и ведомствами//Советские архивы, 1980, №2.
Пшеничный А.П. Система государственного управления и архивные учреждения.//Советские архивы, 1991, №3.
Тарасов И.Н., Викторова Т.Н. Новые аспекты сотрудничества Росархива с министерствами и ведомствами.//Вестник архивиста, 1995, №2.
Щегельский А.В. К вопросу о рассекречивании архивных документов.// Отечественные архивы, 1995, №1.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Перечислите цели использования архивных документов.
2. Какие бывают формы использования архивных документов?
3. Что такое архивная копия?
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
1. Документ, подготовленный и заверенный архивом, имеющий юридическую силу и содержащий информацию об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных документов, называется: | |||
1) | архивная справка; | 3) | архивная выписка; |
2) | архивная копия; | 4) | информационное письмо. |
2. Документ, дословно воспроизводящий любым способом текст или изображение архивного документа, относящегося к предмету запроса, подготовленный и заверенный архивом, называется: | |||
1) | архивная справка; | 3) | архивная выписка; |
2) | архивная копия; | 4) | информационное письмо. |
3. Фрагмент архивной копии (дословное воспроизведение части документа любым способом), подготовленный и заверенный архивом, называется: | |||
1) | архивная справка; | 3) | архивная выписка; |
2) | тематическая подборка; | 4) | информационное письмо. |
4. Документ, составляемый архивом по собственной инициативе или в ответ на запрос пользователя и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах по определенной проблеме, называется: | |||
1) | архивная справка; | 3) | архивная выписка; |
2) | архивная копия; | 4) | информационное письмо. |
5. Каков срок ограниченного доступа к документам, содержащим государственную тайну? | |||
1) | 5 лет; | 3) | 30 лет; |
2) | 10 лет; | 4) | 75 лет. |
6. Срок исполнения запроса, требующего обращения к документам архива, не должен превышать | |||
1) | 5 дней; | 3) | 15 дней; |
2) | 10 дней; | 4) | 30 дней. |
Модуль VIII. «Технология хранения документов в архивах».
Комплексная цель: дать представления об основных требованиях, предъявляемых к эксплуатации архивных помещений и архивного оборудования, ознакомить с работами, ведущимися по восстановлению документов.
Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива
Создание оптимальных условий для хранения документов в архиве. Основные параметры, предъявляемые к помещениям, где хранятся документы. Оборудование помещений. Эффективная эксплуатация помещений. Правила работы в помещениях архива.
Физико-химические и биологические факторы разрушения документов. Техника и режим хранения документальных фондов
Факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов: солнечный свет, пыль, резкие перепады температуры, повышенная влажность, наличие в воздухе вредных примесей. Применение специального оборудования в архивохранилищах. Борьба с биологическими вредителями.
Реставрация и консервация документов
Простейшая реставрационная работа. Задачи реставрации. Дезинфекция и дезинсекция документов и хранилищ. Реставрация работы. Консервация документов.
ЛИТЕРАТУРА
Архив фирмы (негосударственной организации). М., 1998.
Архивоведение. Ставрополь, 1999.
Еремченко В.А. Ведомственное хранение документов в современных условиях.//Отечественные архивы, 1992, №5.
Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. М., 1996.
Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1986.
Положение об «Архивном Фонде Российской Федерации»//Отечественные архивы, 1994, №3.
Постановление Правительства Российской Федерации «О порядке ведомственного хранение документов и организации их в делопроизводстве»//Отечественные архивы, 1993, №3.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Перечислите факторы, оказывающие неблагоприятное воздействие на физико-химическое состояние документов.
2. Что такое реставрация документов?
3. Как проводится дезинфекция документов в архивах?
ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ
1. Какова ширина главных проходов (между рядами стеллажей) в архивохранилище? | |||
1) | 80см; | 3) | 120см; |
2) | 100см; | 4) | 150см. |
2. Расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом должно составлять: | |||
1) | 75 см; | 3) | 120 см; |
2) | 100 см; | 4) | 150 см. |
3. Дезинфекция – это | |||
1) | обеззараживание документов от грибов; | 3) | удаление пыли с документов; |
2) | обеззараживание документов от насекомых; | 4) | борьба с грызунами в архивохранилище. |
4. Дезинсекция - это | |||
1) | обеззараживание документов от грибов; | 3) | удаление пыли с документов; |
2) | обеззараживание документов от насекомых; | 4) | обеззараживание документов от бактерий. |
5. Реставрация документа – это | |||
1) | восстановление первоначального вида документа; | 3) | удаление пыли с документов; |
2) | создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документа; | 4) | обеззараживание документов от грибов; |
6. Консервация документа – это | |||
1) | восстановление первоначального вида документа; | 3) | удаление пыли с документов; |
2) | создание условий, обеспечивающих длительную сохранность документа; | 4) | обеззараживание документов от грибов; |
Вопросы к экзамену (часть 1)
1. Предмет и задачи архивоведения.
2. Роль и место архивоведения в системе научной деятельности и государственного управления.
3. Зарождение архивного дела в Древнерусском государстве.
4. Архивы в период феодальной раздробленности.
5. Архивная деятельность в период складывания единого русского государства.
6. Архивная деятельность в годы царствования Петра I.
7. Архивная деятельность в годы царствования Екатерины П.
8. Архивное дело в России в XIX столетии: основные направления развития и организационные формы.
9. Архивная деятельность в начале XX в.
10. Изменения структуры и организации деятельности архивных органов в первые годы Советской власти
11. Архивное дело в РСФСР.
12. Архивное дело в СССР (30-80 гг. XX столетия).
13. Архивная деятельность в Российской Федерации.
14. Понятия «архивный документ» и «архив»
15. Органы управления архивами Российской Федерации и их функции.
16. Современный состав Архивного Фонда и его классификация.
17. Организационная структура и функции государственных архивов.
18. Ведомственные архивы и их функциональные особенности.
19. Организация документов и дел в пределах Архивного фонда Российской Федерации в целом (первый уровень организации документов).
20. Организация документации и документооборота в пределах архивов (второй уровень организации документов).
21. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (третий уровень организации документов).
22. Понятие и задачи экспертизы ценности документов.
23. Принципы отбора и критерии оценки документации.
24. Оформление результатов экспертизы ценности документов на предприятиях, в организациях и учреждениях.
25. Методика отбора документов на государственное хранение.
26. Экспертные органы в области архивного дела и их функции.
27. Организация работы по экспертизе ценности документов в государственных архивах.
28. Нормативно-методические пособия по экспертизе ценности документов и порядок их оформления.
29. Комплектование архивов и его источники.
30. Организация комплектования
Вопросы к экзамену (часть 2)
1. Государственный учет документов в архивах Российской Федерации.
2. Особо ценные документы Архивного Фонда РФ
3. Страховой фонд документов
4. Порядок комплектования страхового фонда
5. Порядок размещения документов в архивных учреждениях РФ.
6. Обеспечение сохранности документов в государственных архивах
7. Обеспечение сохранности документов в ведомственных архивах.
8. Проверка наличия документов в архивных учреждениях РФ
9. Проверка состояния документов в архивных учреждениях РФ.
10. Состав научно-справочного аппарата к архивным документам
11. Классификация архивных справочников
12. Целевое назначение архивных справочников.
13. Опись дел в системе справочной документации архива.
14. Справочники к документам ведомственных архивов.
15. Цели использования документальных источников из государственных архивов.
16. Порядок работы с архивными материалами.
17. Правовой статус архивов и фондов с ограниченным доступом
18. Принципы использования охраняемой документации.
19. Технические аспекты поиска архивных документов
20. Анализ архивных документов.
21. Организация публикационной деятельности государственных архивов.
22. Система руководства и контроля в ведомственных архивах.
23. Устройство помещений архива
24. Оборудование помещений архива
25. Эксплуатация помещений архива.
26. Физико-химические факторы разрушения документов
27. Биологические факторы разрушения документов
28. Техногенные факторы разрушения документов.
29. Технология и режим хранения документальных фондов государственных и ведомственных архивов.
30. Реставрация и консервация документов.
Основные понятия, применяемые в архивоведении
Архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
Архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
Архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
Владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
Временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;
Государственный архив - федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством Российской Федерации (далее - федеральный государственный архив), или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации (далее - государственный архив субъекта Российской Федерации), которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе государственными академиями наук, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
Муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
Особо ценный документ - документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
Пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);
Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
Упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;