В типовой конфигурации "1С:Бухгалтерия" для выписки счета-фактуры покупателю потребуется документ "Счет-фактура выданный", вызов которого производится при работе либо с журналом "Выданные счета- фактуры" ("Журналы"-"Счета-фактуры выданные"), либо с журналом "Реализация" ("Журналы"-"Товары, реализация").
Первый режим используется, как правило, при получении авансовых платежей, штрафов, пени и т.д. Для выписки счета-фактуры непосредственно в журнале "Выданные счета-фактуры" следует ввести команду "Действия"-"Новый" или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом.
Второй режим удобно использовать в том случае, когда выписке счета-фактуры предшествовало отражение в учете реализации активов (товаров, продукции, работ, услуг и т.д.) с помощью документов типовой конфигурации. Например, товары отгружены с помощью документа "Накладная на отгрузку товаров". Для выписки счета-фактуры на основании выписанной накладной в журнале "Реализация" необходимо курсором выделить накладную на отгрузку и вызвать документ "Счет-фактура выданный" ("Документы"-"Ввести на основании"-"Счет-фактура" или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом). В этом случае большинство реквизитов счета-фактуры будет заполнено автоматически переносом информации из документа-основания, а сохраненный счет-фактура будет помещен в журнал "Выданные счета-фактуры".
Документ "Счет-фактура выданный" имеет экранную форму для ввода значений реквизитов и печатную форму для вывода на печать. Экранная форма документа состоит из шапки и табличной части.
Каждому новому счету-фактуре программа автоматически присваивает уникальный номер в порядке возрастания. В поле "от" указывается дата составления счета-фактуры. Поле "оплачен" заполняется, если к моменту выписки счета-фактуры покупателем (заказчиком) полностью произведена оплата.
В реквизите "Грузоотправитель" по умолчанию установлен флажок "он же". Если продавец не является грузоотправителем, то флажок убирают и в поле ввода выбором из справочника "Контрагенты" указывают организацию-грузоотправителя. Если эта информация в справочнике отсутствует, она заносится в него в процессе ввода документа ("Список контрагентов (Выбор)"-"Действия"-"Новый" или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций со справочником).
В поле "Получатель" также выбором из справочника "Контрагенты" указывается покупатель. По умолчанию эта организация считается и грузополучателем. Если по условиям договора получателем груза выступает третья огранизация, то она вносится в поле "Грузополучатель". Данные о контрагенте в справочник "Контрагенты" можно ввести непосредственно при составлении счета-фактуры.
В поле " К платежно-расчетному документу №" указывают номер и дату расчетного документа, к которому прилагается счет-фактура.
Дополнительные условия поставки, которые касаются условий транспортировки и оплаты (в безналичном порядке, наличными деньгами через кассу и т.п.) отражаются в поле "Дополнение".
В табличной части находятся сведения о реализованном товаре, при отгрузке товаров в табличной части указываются : наименование товара, количество цена за единицу. Выбор товара производится из справочника "Номенклатура", в котором содержится также дополнительная информация, необходимая для заполнения счета-фактуры (полное наименование, единица измерения, продажня цена и т.д.).
При составлении счета-фактуры на реализацию горюче-смазочных материалов табличная часть при установленном флажке "Учитывать налог на ГСМ" дополняется графой "Ставка НГСМ/Сумма НГСМ" (налог на ГСМ).
В верхней части указывают ставку налога, сумма его подсчитывается автоматически. С помощью переключателя в нижней части экранной формы дополнительно устанавливают, печатать ли сумму налога на реализацию ГСМ в графе "Акциз" или выводить ее отдельной графой. Выделение НГСМ в счете-фактуре действующим законодательством не предусмотрено, но и не запрещено, что позволяет получить по составленному счету-фактуре более полную картину о сумме, подлежащей оплате покупателем.
В счете-фактуре установленного образца не предусмотрено также выделение налога с продаж в случае, если оплата производится в наличной денежной форме. Но для целей налогового учета расчетов с бюджетом по этому налогу с помощью флажка "Учитывать налог с продаж" можно ввести сумму налога в отдельную графу табличной части. Способ печати суммы налога в счете-фактуре (строкой или отдельной колонкой) определяет соответствующий переключатель экранной формы документа.
Счета-фактуры на авансы и финансовые санкции
В особом порядке оформляют счета-фактуры на предварительную оплату (аванс), при получении штрафов, пени и пр. Для подобных "товаров" в справочнике "Номенклатура" открыта группа под названием "Служебные", в которую включают объекты с наименованием "Аванс(предварительная оплата)", "Штрафы, пени, неустоики за нарушение обязательств", "Передача в уставный капитал" и т.д.
Законом "О налоге на добавленную стоимость" установлено, что в облагаемый оборот включаются любые средства, если их получение связано с оплатой товаров. Таким образом, пени облагаются НДС по ставке 16,67%, и при их получении составляется счет-фактура.
Поскольку ставка, по которой облагаются пени, является расчетной (производной от установленной ставки 20 %), то в шапке экранной формы устанавливают флажок "НДС включен в графу "Сумма без НДС"...". В графе "Цена" указывают объект налогооблажения. В графе "Ставка НДС" указывают базовую ставку, установленную законом,- 20 %. При этом сумма НДС автоматически рассчитывается по расчетной ставке 16,67 % от указанного объекта обложения. Именно расчетная ставка и выводится в печатной форме счета-фактуры. Обращаем внимание, что при составлении пообных счетов-фактур значения показателей в графах "Цена", "Сумма" и "Всего" совпадают.
Журнал учета выданных счетов-фактур
Все счета-фактуры, составленные в отчетном налоговом периоде (месяце или квартале), необходимо подшить и пронумеровать. Они образуют журнал учета выданных счетов фактур. Этот журнал можно дополнить реестром выданных счетов-фактур. Для этого из меню "Сервис" главного меню конфигурации следует выбрать пункт "Обработка документов", установить необходимый налоговый период, включить в обработку документы вида "Счет-фактура выданный" и нажать на кнопку "Сформировать реестр".
Составление книги продаж
Выписанные поставщиком счета-фактуры регистрируются в книге продаж. Регистрация производится в хронологическом порядке по мере признания выручки от реализации товаров для целей налогового учета (по мере отгрузки или по мере оплаты, в зависимости от установленной учетной политики).
В типовой конфигурации "1С:Бухгалтерии" книга продаж представляет собой отчет, который формируется по документам двух видов: "Счета-фактуры выданные" и "Запись книги продаж".
Для организаций с учетной политикой "по отгрузке" выписанный счет-фактура автоматически включается в книгу продаж того налогового периода месяца, квартала), в котором он выписан, независимо от факта оплаты.
Для организаций с учетной политикой "по оплате" в книгу продаж автоматически включаются счета-фактуры с заполненным реквизитом "оплачен", если дата оплаты приходится на налоговый период (месяц, квартал), за который составляется книга продаж. Если ранее выписанный счет-фактура оплачен целиком одним платежом, его нужно найти в журнале "Счета-фактуры выданные" ("Журналы"-"Счета-фактуры выданные"), затем открыть экранную форму ("Действия-"Открыть" или дважды щелкнуть мышью) и заполнить реквизит "Оплачен" (ввести дату оплаты). При оплате счета-фактуры по частям "регистрацию" счета-фактуры на каждую поступившую сумму в книге продаж производят с помощью документа "Запись книги продаж". Для этого счет-фактуру, по которому поступила частичная оплата, необходимо выбрать курсором в журнале "Выданные счета-фактуры" и вызвать документ "Запись книги продаж" ("Действия"- "Ввести на основании" или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом).
Каждой записи, сформированной документом "Запись книги продаж", программа автоматически присваивает уникальный номер в порядке возрастания.
Если запись формируется на основании счета-фактуры, то программа автоматически при открытии заполняет поля экранной формы данными из счета-фактуры.В поле "Основание" после даты и номера счета-фактуры помечают, что оплата произведена частично, а в поле "оплачен" указывают дату частичной оплаты. В поле "Всего продаж, включая НДС" уточняют сумму, подлежащуюрегистрации в книге продаж, а в группе реквизитов раздела "В том числе" указывают сумму без НДС и сумму НДС. После заполнения экранной формы документ сохраняют (кнопка "ОК").
Документ "Запись книги продаж" используется также в тех случаях, когда в книге продаж нужно "зарегистрировать" иные документы кроме счета-фактуры. Например. при реализации товаров за наличный расчет предприятиями розничной торговли и общественного питания, при оказании организациями платных услуг (работ) непосредственно населению за наличный расчет с использованием контрольно-кассовой машины (ККМ) в книге продаж должны фиксироваться показатели контрольных счетчиков ККМ. Организации, реализующие товары (работы, услуги) непосредственно населению без использования ККМ (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации), в книге продаж регистрируют информацию о бланках строгой отчетности.
Для "регистрации" в книге продаж налогооблагаемых объектов в подобных случаях в журнале "Выданные счета-фактуры" необходимо вызвать экранную форму документа "Запись книги продаж" ("Действия"-"Новый" или щелкнуть на соответствующей пиктограмме операций с журналом). При "регистрации" в книге продаж показателей ККМ или бланков строгой отчетности поле "Покупатель" не заполняют, а в поле "Основание" указывают номера контрольных счетчиков ККМ или бланков строгой отчетности.
При заполнении реквизитов раздела "В том числе" следует учитывать, что в продажи, облагаемые НДС по ставке 20 %, включая также обороты, облагаемые по расчетным ставкам 16,67 % и 13,79 %, а в продажи, облагаемые по расчетной ставке 9,09 %.
При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) под полученный аванс сначала вводится сторнирующая "Запись книги продаж" с реквизитами счета-фактуры, выписанного при поступлении аванса. Затем на эту же сумму "регистрируется" счет-фактура, выписанный при отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг).
Обращаем внимание, что в бухгалтерском учете сумма НДС по полученным авансам восстанавливается обратной проводкой по кредиту счета 64.1 "Расчеты по авансам полученным в руб." в дебет счета 68.2 "Расчеты с бюджетом по НДС". В налоговом учете (книге продаж) восстанавливаемую сумму НДС и оборот, с которого налог начислен, показывают со знаком минус в поле "Всего продаж, включая НДС" и в соответствующих полях раздела "В том числе".
Выписка счета- фактуры
По факту поступившей предоплаты бухгалтерия предприятия должна выписать счет- фактуру и включить соответствующую запись в книгу продаж.
Задача 8
02.02.99 по факту предоплаты, поступившей 28.01.99 от КБ "Топ Инвест", в бухгалтерии предприятия "ЭПОС" выписывается счет - фактура №1. Выписанный счет - фактура регистрируется в книге продаж, но не объявляется покупателю.
Для реализации поставленной задачи необходимо обратиться к документу "Счет - фактура выданный"
Для ввода нового счета – фактуры из меню “Документы” выберите пункт “Счета – фактуры – Счет – фактура выданный”. Далее потребуется заполнить экранную форму документа, как это показано на рис. 29.
Рис. 29. Формирование счета - фактуры по факту предоплпты
Счет – фактуру можно вводить на основании следующих документов:
- “Выбытие МБП”;
- “Передача ОС”;
- “Передача НМА”;
- “Отгрузка материалов на сторону”;
- “Выполнение этапа работ”.
В этом случае из документа – основания подставляются наименования покупателя и грузополучателя, а также переносится информация из табличной части документа. Остальные реквизиты требуют ручного ввода.
Если грузоотправителям является сторонняя организация, следует отключить флажок “Грузоотправитель – он же” и ввести наименование грузоотправителя в появившейся реквизит диалога. Заполнение реквизита “Грузоотправитель” выполняется путем выбора необходимого элемента из справочника “Контрагенты”.
Если флажок “Учитывать налог с продаж”установлен, в табличной части документа появляются колонки для выбора ставки налога и ввода суммы налога, а в нижней части формы документа становятся доступны управляющие элементы, при помощи которых можно задать режим отражения налога в печатной форме счета – фактуры.
Заполнение графы “Наименование”табличной части счета – фактуры производится путем выбора из справочников: “Материалы”, “МБП” “Нематериальные активы”, “Основные средства”. Вид справочника необходимо указывать при вводе каждой новой строки счета – фактуры.
Для выписки счета – фактуры на предоплату, при получении штрафа и в др. случаях в одном из указанных выше справочников необходимо создать группу под названием “Служебные”. В эту группу включают элементы с наименованием “Предоплата”, “Безвозмездная передача”, “Совместная деятельность”, “Передача в уставный капитал”и др. Элементы этой группы следует выбирать в колонке “Наименование” при выписке счета – фактуры в указанных случаях.
Ввод новой группы и нового элемента в справочник "Номенклатура" можно выполнить непосредственно в процессе заполнения поля "Наименование" формы документа. Для этого потребуется выполнить следующую последовательность действий:
- При заполнении графы "Наименование"обратиться к справочнику "Номенклатура". Справочник раскроется в режиме выбора элемента.
- выполним ввод в справочник новой группы .
- Ввести в справочник код новой группы и ее наименование
В качестве кода укажем значение "0", чтобы тем самым выделить особое назначение данной группы, а в качестве наименования укажем - "Служебные". - Войти в группу "Служебные" и ввести в нее новый элемент одним из обычных способов (например, нажатием клавиши Insert). Среди реквизитов заполнения справочника в данном случае важно заполнить поля "Наименование" и "Ставка НДС", установив для последней значение -20 %.
- Выйти из справочника, нажатием экранной кнопки Ok, подтвердив необходимость сохранения вновь введенного элемента.
Результаты ввода документа "Счет - фактура выданный"
Счет – фактура не формирует бухгалтерских проводок, хотя запись о сформированном документе отражается в журнале операций.
| Журнал операций (01.01.99 - 31.03.99) | |||||
| Дата | Время | Документ | Номер | Содержание | Сумма |
| 02.02.99 | . | Счет -факт. | Покупатель: КБ"Топ -Инвест" | 84 000.00 | |
При последующей оплате выданного ранее выписанного счета – фактуры следует найти этот счет в журнале “Счета – фактуры выданные” и заполнить реквизит “оплачен”, поставив дату оплаты счета – фактуры. Содержимое этого реквизита будет отражаться в графе “Дата оплаты счета – фактуры поставщика” книги продаж.