Для отражения данных о хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете используются операции.
Ведение учета в автоматизированной информационной системе подразумевает сплошную, непрерывную, документально обоснованную и взаимосвязанную регистрацию всех совершаемых в организации хозяйственных операций.
Под сплошным отражением хозяйственной деятельности понимаете; обязательный учет всего имущества, всех видов обязательств, всех хозяйственных операций организации.
Непрерывность подразумевает постоянное (во времени) наблюдение и документирование фактов хозяйственной деятельности.
Под документированием понимается оформление первичного учетного документа, фиксирующего факт совершения хозяйственной операции. Например, операции по кассе оформляются приходным и расходным ордерами отгрузка товара - выпиской накладной и счета-фактуры.
Взаимосвязанность отражения обусловлена зависимостью совершаемых фактов между собой. Например, после перечисления налогов уменьшится не только задолженность перед бюджетом, но и остаток денежных средств на расчетном счете.
Взаимосвязанное отражение хозяйственной деятельности организации в бухгалтерском учете обеспечивается способом двойной записи в соответствии с Планом счетов. Двойная запись или проводка подразумевает, что сумма каждой хозяйственной операции записывается на счетах дважды - по дебету одного счета и кредиту другого.
В программу заложено три способа ввода операций (регистрации учетной информации):
- ввод на основании (настроенного документа);
- ручной ввод операций;
- с использованием типовых операций.
Рассмотрим данные способы подробнее.
1) Механизм «Ввод на основании» является основным и наиболее удобным.
При этом вводится первичный документ, и проводки формируются автоматически на основе введенной в него информации.
Кроме того, на основании одного документа можно сформировать и другие документы, которые автоматически будут заполнены данными.
Например, на основании проведенного документа «Поступление товаров и услуг» можно оформить документ «Возврат товаров поставщику» или отразить дополнительные расходы по приобретению. Для этой цели в форме документа следует выбрать команду Действия - На основании - Поступление доп. расходов.
Данный режим использует предварительно настроенные документы.
2) Ручной ввод проводок
Однако предусмотреть все документы, которые в соответствии с методологией бухгалтерского учета изменяют структуру активов и пассивов синтетических счетов, невозможно. В связи с этим в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерия 8» предусмотрен режим ручного ввода проводки. Он отличается максимальной гибкостью, поскольку позволяет ввести любые проводки.
Ввести операцию вручную можно через главное меню – Операции - Операции, введенные вручную. При этом создается служебный документ Операция, с помощью которого пользователь может ввести произвольную запись в регистр бухгалтерии, которая, однако, не может нарушать структуру регистра, заданную в конфигураторе.
Экранная форма нового документа Операция (бухгалтерский и налоговый учет)открывается по команде Добавитьменю Действия, или с помощью клавиши <lnsert>. Все операции, введенные вручную, заносятся в журнал операций (Операции - Журнал операций).
3) Механизм «Типовая операция»
Ряд хозяйственных операций с точки зрения их отражения в регистрах учета имеют однотипный характер, т. е. регистрируются одинаковым набором взаимосвязанных проводок. Например, резерв на оплату отпусков включает сумму страховых взносов, покупка иностранной валюты - комиссионные услуги банка и т.д. Для регистрации подобных хозяйственных операций может быть использован механизм «типовая операция». В общем случае типовая операция представляет собой шаблон формирования проводок для регистрации в бухгалтерском и налоговом учете какого-либо хозяйственного факта.
В конфигурации типовые операции хранятся в справочнике Типовые операции(меню Операции -Типовые операции).
Каждая типовая операция - элемент этого справочника. Этот справочник поставляется заполненным. Для ввода хозяйственной операции в списке типовых операций нужно установить курсор на типовой операции и нажать Ввести операцию. Откроется документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет).
Введенная операция будет отражаться в журнале операций, а также в списке операций, введенных вручную.
Вопросы для повторения:
1. Перечислите способы ввода операций в программе «1С: Бухгалтерия предприятия».
2. В чем сущность механизма «ввод на основании»?
3. Где можно просмотреть список введенных операций?
Настройка программы
Перед тем как приступить к эксплуатации программы «1С: Бухгалтерия предприятия 8», рекомендуется просмотреть, а при необходимости и отредактировать параметры ее настройки. Все основные действия по настройке и администрированию выполняются в Конфигураторе.
Однако и в режиме 1С: Предприятие имеется несколько настроек, которые можно настроить самостоятельно. Отметим, что зачастую параметры, предложенные по умолчанию, являются оптимальными.
Создание пароля
меню Сервис - Параметры пользователя
Чтобы защитить свои данные от несанкционированного доступа, можно воспользоваться паролем.
Для перехода в режим ввода и редактирования пароля следует выполнить команду главного меню программы Сервис - Параметры пользователя. При этом на экране откроется окно Параметры пользователя.
Пароль вводится с клавиатуры в полях Пароль и Подтверждение. Двойной ввод пароля необходим для того, чтобы исключить возможность ошибки.
При необходимости введенный пароль можно впоследствии изменить. Если программа защищена паролем, то при активизации команды Сервис - Параметры пользователя на экране откроется окно, в котором нужно будет ввести имеющийся пароль. Только после ввода имеющегося пароля откроется окно, в котором этот пароль можно изменить.
Настройка интерфейса
меню Сервис - Настройка
Окно Настройка состоит из двух вкладок: Панели инструментов и Команды.
Вкладка Панели инструментов предназначена для управления отображением инструментальных панелей. Чтобы включить отображение требуемой панели, необходимо установить соответствующий флажок.
Черными флажками помечаются инструментальные панели, использование которых возможно в текущем режиме работы, а серыми – те панели, которые станут доступными при переходе в соответствующие режимы работы. Например, панель Стандартная обозначена черным флажком, а панель Текст серым. Это означает, что инструментальная панель Стандартная будет отображаться в составе пользовательского интерфейса постоянно, а панель Текст только в режиме работы с текстовыми документами.
Изначально на вкладке Панели инструментов представлен перечень системных инструментальных панелей, заложенных в конфигурации. Эти панели нельзя переименовывать либо удалять. Однако можно самостоятельно создать любое необходимое количество пользовательских инструментальных панелей.
Для создания пользовательской панели инструментов следует нажать кнопку Создать. В результате на экране откроется окно Создать панель.
В данном окне в поле Имя командной панели следует с клавиатуры ввести произвольное имя создаваемой панели инструментов и нажать кнопку ОК. В результате новая панель будет добавлена в список на вкладке Панели инструментов.
При необходимости пользовательскую инструментальную панель можно переименовать (для перехода в соответствующий режим следует выделить ее в списке курсором и нажать кнопку Переименовать). Чтобы удалить из списка пользовательскую панель инструментов, нужно установить на нее курсор и нажать кнопку Удалить.
Вкладка Команды предназначена для добавления в состав той или иной инструментальной панели новых команд.
Все команды, имеющиеся в системе, в зависимости от своего функционального назначения объединены в тематические категории. Перечень этих категорий представлен в левой части вкладки Команды в поле Категории. В правой части этой вкладки в поле Команды отображается перечень команд, входящих в текущую категорию. Кроме этого, в поле Категории есть категория Все команды, включающая в себя все команды, имеющиеся в конфигурации.
Чтобы добавить требуемую команду (а точнее – соответствующую ей кнопку) на панель инструментов, следует выбрать ее в поле Команды и просто перетащить мышью в нужное место.
Для удаления кнопки из панели инструментов нужно щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Удалить (данная операция возможна только при открытом окне Настройка, независимо от выбранной вкладки).
Для перехода в режим настройки прочих параметров работы программы предназначена команда главного меню Сервис - Параметры.
При активизации данной команды на экране открывается окно Параметры.
На вкладке Общие определяется значение рабочей даты, используемой в конфигурации.
Рабочая дата – это дата, которая будет по умолчанию подставляться во вновь создаваемые документы и формы, использоваться при расчете курсов валют, а также в иных случаях, когда конкретная дата не указана. Если на данной вкладке установить флажок Использовать текущую дату компьютера, то в качестве рабочей даты будет использоваться текущая дата компьютера. Если данный флажок снят, то рабочую дату нужно ввести в поле Использовать значение (по умолчанию отображается системная дата компьютера).
На вкладке Тексты выполняется настройка параметров работы с текстовыми данными. Если установлен флажок Перетаскивание текста, то при работе с блоками (выделенными фрагментами) текста можно будет выполнять его перетаскивание мышью с помощью метода drag & drop. При установленном флажке Разрешать помещать курсор после концов строк курсор в тексте можно будет помещать в конце строк; в противном случае – только перед символом «перевод строки», который устанавливается нажатием клавиши <Enter>.
Если установлен флажок Отображать пробелы и табуляции, то в текстовом документе будут отображаться символы пробела и табуляции. В этом случае становятся доступными поля Пробел и Табуляция, в которых с клавиатуры вводятся символы, соответственно, пробела и табуляции.
При необходимости можно включить режим, при котором символ табуляции будет заменяться определенным количеством пробелов. Для этого нужно установить флажок Заменять табуляцию при вводе, и в расположенном ниже поле Ширина табуляции ввести требуемое число пробелов (с клавиатуры либо с помощью кнопок).
В поле Автоотступможно установить либо отключить режим автоматического отступа при нажатии клавиши <Enter>. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, возможные варианты: ВключитьлибоОтключить.
В поле Шрифт осуществляется выбор шрифта, который будет использоваться при наборе текста. При нажатии на кнопку выбора на экране открывается окно настройки параметров шрифта, в котором выполняются необходимые действия.
На вкладке Справкапереключателем Справочная информация выбирается способ ее представления. Если данный переключатель установлен в положение Выводить в одном окне, то все элементы справки будут показываться в одном окне. Если же выбрано значение Выводить в разных окнах (установлено по умолчанию), то разные элементы справочной информации будут выводиться по отдельности - каждый элемент в своем окне. Первый вариант позволяет избежать нагромождения окон при частом вызове разных элементов и разделов справочной информации. С помощью второго варианта можно одновременно просматривать несколько разных элементов справки.
Все изменения, выполненные на вкладках окна настройки параметров, вступают в силу только после нажатия кнопок ОК либо Применить.
Дата актуальности учета
меню Сервис / Управление датой актуальности учета
Дата актуальности учета - это дата, которая определяет период проведения документов. Так, документы, которые будут проводиться позже даты актуальности, будут всегда отражаться в бухгалтерском учете. А в налоговом учете записи не появятся. Чтобы такие записи появились, следует дату актуальности периодически переносить. А документы за этот период рекомендуется перепроводить.
Цель задания даты актуальности учета - управлять режимом проведения документов (регулировать быстродействие проведения документов), так как при большом объеме информации их проведение может существенно замедляться.
Дата актуальности учета устанавливается как для одной конкретной организации, так и в целом для всех организаций; как для одного выбранного раздела учета, так и для всех разделов учета.
Если организации всегда хотят видеть и бухгалтерские и налоговые проводки сразу, то можно дату не устанавливать, или установить ее на налоговый год. А по прошествии его - переустановить на новый налоговый год.
Если организации необходимо видеть появление налоговых проводок отдельно, то тут можно манипулировать датами, т.е. будет предложено групповое перепроведение документов, что может занять продолжительное время.