Основой для построения внемашинного и внутримашинного информационного обеспечения является система взаимосвязанных показателей состояния социально-трудовой сферы. Система социально-трудовых показателей предназначена для решения задач прогнозирования, планирования, организации, анализа, контроля и регулирования процессов в социально-трудовой сфере.
Автоматизированная обработка социально-трудовых показателей требует предварительной их классификации и кодирования. Применение различных классификаторов обеспечивает систематизацию социально-трудовой информации. Основная цель кодирования – однозначное определение объектов и реквизитов-признаков, а также обеспечение необходимой достоверности кодируемой информации. При этом классификация информации всегда предшествует ее кодированию. Выбор системы классификации во многом предопределяет выбор той или иной системы кодирования.
Классификация - распределение множества объектов на подмножества в соответствии с заранее определенными признаками сходства или различия, которые называются основаниями классификации. Совокупность правил проведения классификации называется системой классификации.
Существуют две основные системы классификации: иерархическая и фасетная.
Иерархическая система применяется для взаимосвязанных признаков: множество объектов разделяется на классы, подклассы, группы и подгруппы последовательно по взаимоподчиненным основаниям. При этом структура классифицируемого множества может быть представлена в виде графа, вершиной которого является сам объект, а узлами - группировки соответствующего уровня.
При фасетной системе классификации множество объектов разделяется по нескольким независимым признакам.
Решение задач проведения систематизации социально-трудовой информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:
1. Общегосударственные классификаторы, разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными для всей страны.
2. Отраслевые, единые для конкретной отрасли.
3. Региональные, единые для данной территории.
4. Локальные, разрабатываемые для данного предприятия или организации при проектировании информационной системы.
Таким образом, на предприятиях наряду с локальными классификаторами используются и классификаторы общегосударственного, регионального и отраслевого значения.
Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК) и насчитывают около четырех десятков. При этом информация об общероссийских классификаторах в свою очередь содержится в классификаторе, называемом ОКОК.
Наибольшее распространение получили следующие общероссийский классификаторы социально-трудовых процессов:
- общероссийские классификаторы предприятий и организаций (ОКПО);
- общероссийские классификаторы видов экономической деятельности (ОКВЭД);
- общероссийские классификаторы занятий (ОКЗ);
- общероссийские классификаторы профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);
- общероссийские классификаторы специальностей по образованию (ОКСО);
- общероссийские классификаторы специальностей высшей научной квалификации (ОКСВНК);
- общероссийские классификаторы специальностей начального профессионального образования (ОКНПО) и др.
Большинство классификаторов имеет блочную структуру кодовых слов, что позволяет вести компьютерную обработку информации с использованием отдельных блоков кодовых обозначений или их частей.
Кодирование информациипозволяет установить единообразие признаков, облегчает их распознавание и контроль, ввод информации на машинные носители, поиск и выборку информации по ключевым признакам, проведение ее группировки в ЭВМ; подведение итогов по всем группировочным признакам, передачу информации по каналам связи.
С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой социально-трудовой информации:
- минимизация объема информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи;
- сортировка и поиск информации по ключевым признакам;
- разработка сводных отчетов по различным признакам;
- декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных отчетов.
Код- условное обозначение объекта при помощи букв, цифр или других символов. Структура кода - порядок расположения символов. Длина - число знаков в коде.
К кодам предъявляется ряд требований, они должны:
- охватывать все объекты, подлежащие кодированию;
- давать им однозначное обозначение;
- предоставлять возможность расширения объектов кодирования;
- быть едиными для разных задач внутри одного объекта;
- отличаться стабильностью, удобством восприятия и запоминания ;
- обеспечивать простоту заполнения, чтения и обработки;
- обладать максимальной информированностью кода при минимальной его значности;
- иметь возможность использования кодов для автоматического получения сводных итогов и автоматического контроля кодовых обозначений с целью обнаружения ошибок (38).
Существуют следующие системы кодирования:
1. Порядковая система.
Применяется в тех случаях, когда для характеристики объекта используется единственный признак. В этом случае объекты просто нумеруются при помощи порядковых номеров.
Преимущества заключаются в простоте и краткости, код имеет минимальную длину. Недостатки заключаются в том, что при включении нового элемента (при развитии системы) нарушается внутренняя логика множества.
2. Серийно-порядковая система.
Используется для множеств, классифицированных по небольшому числу признаков. При этом старшему признаку выделяется серия номеров, внутри которой объекты нумеруются по порядку. Размер серии представляет собой количество элементов подмножества плюс размер резерва на случай его расширения.
3. Разрядная (десятичная) система.
Предусматривает выделение разряда кода для каждого признака классификации. Используется для множеств, классифицированных по фасетной системе. Преимущества: более логична и не требует создания резерва.
4. Система повторения.
Код каждого последующего множества содержит код признака подмножества более высокого уровня. В отличие от предыдущей системы применяется для множеств, классифицированных по иерархической системе. Пример: система счетов и субсчетов в бухгалтерском учете.
Комбинированная система.
Предусматривает совмещение нескольких систем кодирования (например, разрядной и серийной).
Штриховая система.
Система штрихового кодирования информации представляет собой совокупность вида штриховых кодов и технических средств нанесения на носители информации, верификации качества печати, считывания с носителей, а также предварительной обработки данных.
Штриховой код основан на принципе двоичной системы исчисления: информация запоминается как последовательность 0 и 1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение — 1, узким — 0. Штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.
Как уже отмечалось, существуют общегосударственные, отраслевые, региональные и локальные системы кодирования.
Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления. Локальные коды должны быть едиными при решении различных задач. Например, коды табельных номеров одновременно используются службой управления человеческими ресурсами (для планирования, учета и анализа численности персонала) и в бухгалтерии (для выполнения расчетов по заработной плате).
Приступая к составлению классификаторов и систем кодирования, прежде всего определяют, какие общегосударственные, региональные и отраслевые классификаторы можно использовать.
Разработка классификаторов и систем кодирования состоит из четырех этапов:
1. Установление перечня и количества объектов, подлежащих кодированию.
2. Систематизация объектов по определенным классификационным признакам (выбор системы классификации).
3. Определение правил обозначения объектов кодирования (выбор системы кодирования).
4. Разработка кодовых обозначений и положений по их ведению и внесению в них изменений (38).
На первом этапе определяются объекты, подлежащие кодированию. Затем по каждой номенклатуре устанавливается полный список всех позиций, подлежащих кодированию.
На втором этапе каждая номенклатура систематизируется по определенным классификационным признакам на основе выбранной системы классификации. Упорядоченное расположение классифицируемых элементов на основе установленных взаимосвязей между признаками составляет систему классификации.
На третьем этапе на основании системы классификации определяют правила обозначения объектов в соответствии с выбранной системой кодирования. Выбор системы кодирования в основном зависит от количества классификационных признаков и разработанной системы классификации и структуры ее построения.
На четвертом этапе осуществляется непосредственное присвоение объектам (позициям номенклатуры) кодовых обозначений. Заканчивается этот этап составлением классификатора, который оформляются в виде справочника.
Классификаторы в виде справочника используются для ручного проставления кодов в первичных и сводных документах при подготовке их к машинной обработке. Кроме того, все классификаторы хранятся в памяти ЭВМ, на машинных носителях в банке данных, в качестве словарного фонда или условно-постоянной информации. Хранение классификаторов в ЭВМ позволяет автоматически формировать необходимую текстовую информацию в выходных сводках. Например, в машине постоянно хранится справочник на работающих, где имеются такие реквизиты, как фамилия, имя, отчество, табельный номер, профессия и др. При расчете заработной платы на ПК с первичных документов по начислениям и удержаниям в машину вводится только табельный номер работающего (без фамилии) и данные о заработной плате. В процессе обработки фамилия, имя, отчество, взятые из справочника, подформировываются к каждому табельному номеру. В результате в расчетно-платежной документации печатаются все фамилии работающих (38).
Практические задания
Задание 1. В результате классификации исходное множество разделено: на 1 уровне и 2 группы, на втором уровне каждая из групп первого уровня – на 3 группы, на третьем уровне каждая из групп предыдущего уровня - на 2 группы.
Начертите графическое построение схемы. Какое количество групп содержит последний уровень? Определить код четвертой группы 3-го уровня, если на первом уровне код первой группы 1.3, а второй – 1.4.
Задание 2. Отдел труда и заработной платы получает сведения о состоянии нормирования труда в цехах. Каждый документ содержит 50 строк, каждая из которых состоит из 60 знаков цифровой информации. Кроме того, в каждом документе содержится 200 знаков алфавитных данных (заголовки). Подсчитайте объем информации по каждому документу в байтах.
Задание 3. Общероссийский классификатор рабочих профессий имеет 7 признаков со своими градациями.
1. Вид производства и работ (литейные, сварочные, реставрационные работы и т.п.) – 1:76
2. Тарифный разряд – 1:8
3. Класс (категория) квалификации – 1:3
4. Форма и система оплаты труда – 1:22
5. Условия труда – 1:3
6. Степень механизации – 1:5
7. Производные профессии – 1:2
Построить структуру кода, используя фасетную классификацию и десятичную систему кодирования. Определить длину кодового обозначения и написать код следующей профессии: Литейщик 6-го разряда, средней квалификации, сдельщик, работа с вредными условиями труда, ручная работа.
Задание 4. На промышленном предприятии имеется 30 цехов и 12 отделов, 8 тыс. работающих, в каждом цехе – до 600, а в отделе – до 50 человек.
1) Какая длина и структура кода табельных номеров?
Условие: Необходимо, чтобы по табельному номеру можно было определить в каком цехе работает рабочий и его индивидуальный номер.
2) Определить табельный номер рабочего (по списку 51) который работает в цехе №13.
Задание 5. На промышленном предприятии 20 цехов основного производства, 8 – вспомогательного, 6 – служб управления и 6 непромышленных отделов.
Построить классификатор цехов и отделов предприятия, используя десятичную систему кодирования и серийную и сравнить их между собой. Написать код третьей службы управления.