Чтобы наложить условия отбора не несколько столбцов одновременно, введите условия в ячейки, расположенные в одной строке диапазона условий. Пример.
| Дата | Сумма |
| 22.03.09 | >6000 |
Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, введите условия в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий.
| Дата | Сумма |
| 22.03.09 | |
| >6000 |
Чтобы наложить сложное условие отбора, введите его составные части в отдельные строки диапазона условий. В нашем примере отобразятся записи о покупках на дату 22.03.99 с суммой свыше 6000 руб. и на дату 6.04.99 с суммой менее 5000 руб.
| Дата | Сумма |
| 22.03.09 | >6000 |
| 6.04.09 | <5000 |
Рассмотрим пример, когда в условии отбора используется возвращаемое формулой значение.
В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой значение. При задании формул в условиях не используйте в качестве заголовка условия заголовки столбцов списка. Введите заголовок, который не является заголовком столбца списка или оставьте ячейку заголовка условия незаполненной. Для приведенного ниже примера критерия отбора в результате фильтрации будут отображены строки, в которых значение столбца E превышает среднее значение в ячейках F2: F15. Таблица критериев содержит две ячейки, одна из которых пустая (поле заголовка условия не заполнено).
| =E2>СрЗнач($f$2:$f15) |
После ввода формулы, в ячейке со значением критерия в зависимости от результата первой проверки появится значение ЛОЖЬ или ИСТИНА.
Можно также рассчитать среднее значение по формуле СЗЗНАЧ в любой из ячеек рабочего листа (например, H3), и затем использовать ссылку на эту ячейку в таблице критериев.
| Больше среднего |
| =E2>$H$2 |
Для решения задачи воспользуемся расширенным фильтром.
Порядок действий:
1. Создать исходный список в диапазоне A3: F23.
2. Рассчитать среднее значение стажа сотрудников в ячейке, например, D25.
3. В ячейках H3:H3 создать таблицу критериев отбора записей.
| Стаж > среднего |
| =D4>$D$25 |
4. Установить курсор в список.
5. Выбрать пункт меню Данные /Фильтр / Расширенный фильтр.
6. Установить переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место.
7. В поле Исходный диапазон введите диапазон ячеек, содержащий исходный список вместе с заголовками (A3:F23).
8. Ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон таблицы критериев (H3:H3).
9. В поле Поместить результат в диапазон указать верхнюю левую ячейку области вставки нового списка.
10. Ознакомьтесь с полученными результатами.
Табличный процессор Microsoft Excel: работа со списками. Сортировка данных в списке (сортировка строк по возрастанию (по убыванию) данных в одном столбце, сортировка строк по двум или более столбцам).
Электронные таблицы Excel можно использовать для организации работы с небольшими реляционными базами данных. В этом случае электронную таблицу называют списком или базой данных Excel (рис. 3.33) и используют соответствующую терминологию:
строка списка — запись базы данных;
столбец списка — поле базы данных.
Название столбца может занимать только одну ячейку и при работе с таблицей как с базой данных называется именем поля. Все ячейки строки с именами полей образуют область имен полей, которая занимает только одну строку. Данные всегда располагаются, начиная со следующей строки после области имен полей. Весь блок ячеек с данными называют областью данных.
Внимание!
1. Список содержит фиксированное количество полей (столбцов), определяющих структуру записи базы данных (строки).
2. Верхняя строка списка содержит имена полей (названия столбцов).
3. Имя поля может состоять из нескольких слов любого алфавита. Обязательное требование — размещение в одной ячейке.
Список (база данных Excel) — электронная таблица, в которой строки (записи) имеют фиксированную структуру, а имена столбцов (полей) занимают одну строку.
Для размещения имени поля списка в одной ячейке (рис.3.33) необходимо:
выделить ячейку или всю строку, где будут располагаться имена полей;
ввести командуФормат, ячеек и выбрать вкладку Выравнивание
на вкладке установить следующие параметры:
По горизонтали: по значению
По вертикали: по верхнему краю или по центру
Отображение: установить флажок переносить по словам
Над записями списка можно выполнять различные операции обработки, команды вызова которых сгруппированы в менюДанные. Для того чтобы электронная таблица воспринималась системой как список, необходимо соблюдать описанные выше правила и перед выполнением операций обработки установить курсор внутри этой таблицы. В этом случае пру вводе команды обработки из менюДанные весь список (имена полей и записи, см. рис 3.33) будет выделены темным цветом. Когда список сформирован неверно или нужно работать с частью области списка, область списка надо выделить вручную с помощью мыши.
Excel предоставляет возможности для работы с базами данных различных форматов, которые при открытии в среде Excel автоматически преобразуются в список. Такое преобразование называют импортом. Данные в электронную таблицу можно включить не только путем импорта из «чужой» базы данных, но и посредством запросов данных, адресованных тому или иному серверу баз данных. Такие запросы формируются специальной программой MS Query, вызываемой по командеДанные, Внешние данные. Создать запрос. Результат запроса возвращается в электронную таблицу в виде списка.
Сортировка данных в списке
Сортировка данных является базовой операцией любой таблицы и выполняется командой Данные, Сортировка с установкой необходимых параметров. Целью сортировки является упорядочивание данных. Сортировка осуществляется на том же листе.
Особенно важно осуществлять сортировку в списке, так как многие операции группировки данных, которые доступны из менюДанные, можно использовать только после приведения операции сортировки.
Сначала осуществляется сортировка в столбце 1-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 1-го столбца по столбцу 2-го уровня, затем сортируются одинаковые записи 2-го столбца по столбцу 3-го уровня.
В том же окне устанавливается порядок сортировки в столбцах — по возрастанию или убыванию. При сортировке по возрастанию упорядочение идет следующим образом — от меньшего к большему, по алфавиту или в хронологическом порядке дат, но при этом имеет место приоритет: числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Сортировка по убыванию использует обратный порядок (исключение — пустые ячейки, которые располагаются в конце списка),
При наличии заголовков столбцов (имен полей) их следует исключить из области, подлежащей сортировке, установкой флажка переключателя Идентифицировать поля по подписям.
Кнопка <Параметры> выводит диалоговое окно «Параметры сортировки», в котором задаются дополнительные установки сортировки (рис. 3.34, б): с учетом регистра или без учета; по столбцам или по строкам; порядок сортировки — обычный или специальный, выбранный из предлагаемого списка. Этот список можно сформировать самостоятельно с помощьюСервис, Параметры, вкладка Списки.
Основные технологические операции по сортировке данных
| Действие | Содержание действия |
| Сортировка списка | 1. Установить курсор в области списка 2. Выполнить команду Данные, Сортировка 3. Указать порядок и направление сортировки для каждого ключа сортировки 4. Нажать кнопку <Параметры> и выбрать параметры сортировки (порядок по первому ключу, учет регистра, направление сортировки — по строкам или по столбцам) |
| Создать новый список для сортировки | 1. Выполнить командуСервис, Параметры,вкладкаСписки 2. Нажать кнопку <Добавить> 3. Сформировать элементы списка |
| Изменить список для сортировки | 1. Выполнить командуСервис, Параметры, вкладка Списки 2. Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3. Перейти к элементам списка и отредактироватьих (добавить,удалить, отредактировать) 4. Нажать кнопку <ОК> |
| Удалить список для сортировки | 1.Выполнить командуСервис, Параметры, вкладка Списки 2.Выделить в окне Списки начало редактируемого списка 3.Нажать кнопку <Удалить> |