Гораздо легче в процессе деятельности настроиться на нужный лад, чем настроиться на нужный вид деятельности. (О. X. Моуэр)
Если вы не уверены, что готовы к полномасштабному внедрению описанных методов, то позвольте заверить вас, что из всего изложенного материала значительную ценность представляют ловкие «фокусы». Иногда имеет смысл ознакомиться с курсом ради одного эффективного приема: к примеру, некоторые слушатели говорили мне, что самый лучший совет, который они услышали за два дня семинара — это рекомендация завести памятную книжку или папку. Значительную часть моих знакомых, достигших высшей производительности, составляют те, кто воплотил наиболее действенные приемы в свою жизнь. Я знаю, что и сам отношусь к числу этих людей. Самые мудрые из нас разрабатывают программу действий, которую менее сознательные индивидуумы почти автоматически внедряют в свою деятельность, чтобы достичь более высокой результативности. Мы сами подталкиваем себя к выполнению задач, которыми должны заниматься.
Например, если вы, как и я, не всегда делаете зарядку по утрам, то у вас, вероятно, есть свои приемы, с помощью которых вы заставляете себя заниматься. Для меня самым эффективным инструментом является костюм — одежда, которую я надеваю или снимаю. Если я надеваю спортивную одежду, то мне сразу хочется выполнять упражнения; если я не надену костюм, то, скорее всего, мне захочется заняться чем-то другим.
Давайте рассмотрим пример «фокуса» в сфере повышения производительности. Вероятно, вы когда-нибудь брали домой работу, которую должны были выполнить к следующему дню. Было очень важно не забыть взять ее с собой на следующее утро. И куда же вы положили необходимые материалы вечером? Оставили их возле двери или положили на ключи, чтобы ни в коем случае не оставить дома? Удалось ли вам таким образом повысить свою организованность? Какой прекрасный метод самоорганизации вы внедрили в свою жизнь! Но ведь все произошло именно так, как я и говорил. Мудрая часть вашего сознания вечером уже знает, что его менее сознательная часть утром вряд ли будет что-то соображать. «Что это лежит перед дверью? Ах, да, это нужно взять с собой!»
И в самом деле, какой прекрасный поступок! Я так и называю описанный прием: «Положи перед дверью». В нашем случае речь идет о «двери» вашего сознания, а не о входе в дом. Но идея та же.
Достаньте ежедневник и внимательно просмотрите дела, запланированные на следующие две недели. Вероятно, там найдется как минимум одна заметка, о которой вы подумаете: «Ах, да, это напомнило мне о том, что нужно». Зафиксируете эту важную мысль, и в нужный момент она сможет побудить вас к действию, тогда вам сразу станет легче, ваше сознание прояснится и усилится чувство выполненного долга. Это не космические технологии — просто эффективный прием.
Продуктивность вашей работы и творческий потенциал увеличиваются экспоненциально, когда вы в нужное время думаете о нужных вещах и располагаете инструментарием, позволяющим фиксировать полезные мысли.
Если вы сейчас достанете чистый лист бумаги и свою любимую ручку и в течение трех минут сосредоточите внимание на самом грандиозном из своих замыслов, то я гарантирую, что вам в голову придет хотя бы одна идея типа: «Ах, да, нужно учесть ____». Когда это случится, зафиксируйте мысли, посетившие вас, на листе бумаги и положите его туда, где вы сможете реально воспользоваться новыми идеями и информацией. Вы ни на йоту не поумнеете по сравнению со своим интеллектуальным уровнем десятью минутами ранее, но в вашей работе и в вашей жизни произойдет сдвиг.
В значительной мере процесс завоевания «черного пояса» по управлению рабочим процессом состоит в овладении искусством использовать нужные инструменты и координировать свои действия таким образом, чтобы автоматически направлять мысли в нужное русло и быстрее настраиваться на работу. Все последующие рекомендации, касающиеся организации места, времени и инструментария, являются надежными методами достижения новых, небывалых результатов.
Если вы действительно хотите свершить кардинальный скачок в области личной организованности, то я советую вам уделить пристальное внимание всем деталям и неукоснительно следовать всем рекомендациям, приведенным ниже. Освоение всей системы в целом принесет более существенные результаты, чем ознакомление с каждой из ее частей по отдельности. Вы обнаружите, что выполнение этой программы позволит сдвинуть с места реальные дела, которые занимают вашу жизнь на данный момент. Мы решим массу задач, ожидающих решения, и сделаем это новыми, эффективными и зачастую неожиданными способами.
Определение необходимого временного промежутка
Я советую вам выделить отрезок времени на инициализацию процесса и подготовку рабочего места с надлежащим пространством, обстановкой и инструментарием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознательное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам захочется сесть и обдумать входную информацию и поставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распоряжении меньше времени: выполнить действия, которые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Чтобы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня — они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и определения дальнейших действий по каждой проблеме, которую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Конечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет «за один присест» определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.
Идеальное время для такой работы — выходные, поскольку в это время вероятность внешнего вмешательства минимальна. Если я работаю с кем-то на протяжении типичного рабочего дня, то сначала мы должны убедиться, что на этот день не запланировано никаких встреч, а прервать нас могут только в крайнем случае; телефонные звонки записываются на автоответчик или фиксируются секретаршей для анализа и обработки информации в перерыве. Не советую отводить на эту работу время после окончания рабочего дня. Обычно это существенно снижает производительность и увеличивает вероятность путаницы.
Для многих сотрудников, с которыми я работаю, отодвинуть весь мир на второй план на целых два дня — самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на деловых встречах и реагировать на объявления «в рабочем режиме» — это привычка, от которой труднее всего абстрагироваться. Вот почему мы часто переносим работу на выходные. Если вы работаете в общей комнате, то выделить достаточные промежутки времени в течение типичного рабочего дня будет еще сложнее.
Посвятите этому процессу два дня, и они окупятся многократно возросшей продуктивностью и спокойствием.
Дело не в том, что сама процедура настолько «священна», просто для сбора и обработки такого большого числа незамкнутых циклов, особенно «открытых», «неразрешенных» или «застрявших», которые уже давно стоят на месте, требуются большие затраты психической энергии. Постороннее вмешательство может удвоить время, необходимое для анализа всех проблем.
Если вы сможете оставаться на нужном уровне концентрации внимания в течение продолжительного периода времени, то у вас появится чувство контроля, возникнет ощущение завершенности, освободится запас энергии и творческий потенциал. Позднее вы сможете обращаться к системе на более короткие сроки на протяжении обычного рабочего дня или «между строк».
Подготовка рабочего пространства
Вам понадобится физическое пространство, которое послужит центром управления деятельностью. Если у вас уже есть рабочий стол или даже кабинет, где вы работаете, то лучше всего начать именно с этого места. Если ваш рабочий кабинет находится у вас дома, то он станет вашей штаб-квартирой. Если у вас есть и то, и другое, можете создать идентичные и даже взаимозаменяемые системы в обоих местах.
Основные элементы рабочего пространства — это письменный стол и место для лотка с почтой. Некоторым людям, таким как начальник машинного цеха, дежурная медсестра в больнице или няня, кроме указанных инструментов, почти ничего не понадобится. Естественно, для большинства специалистов понятие рабочей поверхности — более широкое: к нему относится телефон, компьютер, лотки для бумаг, ящики для папок, полки для ссылочных материалов. Некоторым может потребоваться факс, принтер, видеомагнитофон и/или мультимедийные средства конференц-связи. Самодостаточные работники также ощутят необходимость в снаряжении для гимнастики, средствах проведения досуга.
Функциональное рабочее пространство имеет критическое значение. Если у вас еще нет собственного рабочего пространства и общей корзины «Входящие», немедленно обзаведитесь ими. Это касается и студентов, и тех, кто работает дома, и даже пенсионеров. У каждого должен быть физический центр управления деятельностью, из которого можно руководить решением всех своих проблем.
Если бы у меня было две минуты на создание аварийной станции, то я бы взял дверь, положил ее на две тумбочки с двумя ящиками каждая (по одной тумбочке с каждой стороны), поставил бы на нее три лотка для бумаг и добавил бы к этому блокнот и ручку. Такой была бы моя домашняя база (будь у меня время, я бы также купил кресло!). Хотите — верьте, хотите — нет, я видел несколько офисов, которые были менее функциональны.