Вопрос 45. Архив негосударственной организации

1. Характеристика негосударственной части Архивного фонда РФ

2. Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ

1. Негосударственные образования(в том числе юридические ли­ца) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Ар­хивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с госу­дарственный частью Архивного фонда РФ, они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ.

Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий:

· негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют ар­хивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственно­сти общественных объединений и организаций, религиозных объе­динений и организаций, негосударственных объединений, физиче­ских лиц;

· отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании со­глашения, договора, после экспертизы их ценности;

· собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ;

· при смене собственника или места хранения документов соб­ственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов;

· собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подраз­делениях объединений, учреждений, организаций, предпри­ятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива;

· собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архи­вы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточне­нием в случае необходимости условий хранения и использова­ния документов;

· документы поступают в собственность государства и переда­ются на постоянное хранение в госархивы в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников;

· государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществ­лять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хране­ние в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Ар­хивного фонда РФ на условиях, определяемых договором меж­ду собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

· в случае продажи документов государство имеет преимущест­венное право на их приобретение, собственники документов, ор­ганизаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи;

· по просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, ком­плектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их фи­нансовую поддержку.

2. Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия:

предмет договора:

· собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образо­вавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение;

· собственник сохраняет за собой авторское право на пере­данные документы, учитываемое при публикации, экспони­ровании, копировании, выдаче документов исследователям;

· стороны договариваются не передавать своих прав и обяза­тельств третьей стороне без их письменного согласия;

порядок реализации договора:

· отбор на госхранение документов собственника осуществляет­ся госархивом по согласованию с собственником;

· отбор и передача документов производятся ежегодно в согла­сованные с собственником сроки;

· подготовка документов собственника к передаче на госхра­нение, включая их отбор, научно-техническую обработку, опи­сание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором;

· описи документов постоянного хранения и по личному со­ставу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархива;

· документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет;

· передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел;

собственник обязуется:

· в согласованные сроки представить госархиву для эксперти­зы ценности и отбора полный комплекс документов, обра­зовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на по­стоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи;

· оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов;

· в случае самоликвидации или ликвидации собственника обес­печить концентрацию и передачу в госархив всех оставших­ся документов;

· при проведении реорганизации, перерегистрации, измене­нии названия собственника преемственно продолжить пере­дачу отобранных на постоянное хранение документов в со­ответствии с договором;

· разрешить госархиву организовать использование передан­ных на госхранение документов в научных, исследователь­ских, информационных и иных общественно значимых целях;

госархив обязуется:

· принять в согласованные сторонами сроки документы соб­ственника на постоянное госхранение по акту с приложени­ем описи на основе договора, обеспечить полную их со­хранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов;

· проводить отбор, обработку, описание документов собст­венника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвер­жденной описи дел постоянного хранения и акт о выделе­нии документов к уничтожению;

· принять меры для организации использования переданных документов в научных, информационных, иных обществен­но значимых целях через читальный зал госархива, публи­кацию, экспонирование документов; оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения;

· обеспечить приоритетное пользование собственником пере­данными им документами, включая право на первую пуб­ликацию;

· предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии пе­реданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива;

· при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопре­емника, госархив берет на себя обязательство принять на гос­хранение образовавшиеся в его деятельности документы по­стоянного и долговременного срока хранения;

ответственность сторон:

· невыполнение сторонами обязательств договора служит ос­нованием для его расторжения, при этом документы, пере­данные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат;

· за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госар­хива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной;

· за утерю или утрату, нанесение физического ущерба пере­данным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответст­венность вплоть до уголовной.

Сохранение архивов негосударственных учреждений, органи­заций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями яв­ляется одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы.