Задачи и функции службы делопроизводства
58
0
2 минуты
Задачи службы ДОУ включают: - совершенствование форм и методов
работы с документами; - обеспечение единого порядка
документирования, организации работы с документами; построения
информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки
документов к передаче в архив в соответствии с действующими
нормативами; - сокращение документооборота; - унификацию форм
документов; - разработку и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного обеспечения
управления в организации, ее структурных подразделениях; -
внедрение новейших информационных технологий в работу с
документами. В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды
работ, которые можно разделить на технологические, организационные,
методические, контрольные. К технологическим функциям следует
отнести: - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки
входящих документов; - регистрация входящих, исходящих и
внутренних документов; - ведение информационно-справочной работы по
документам организации; - машинописное изготовление документов
(набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и
оперативное размножение документов; - разработка и проектирование
бланков документов; - подготовка документов к отправке.
Среди
организационных функций службы ДОУ: - подготовка к докладу
руководству поступающих документов; - организация своевременного
рассмотрения документов руководством организации; регулирование
хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в
установленный срок; - организация хранения документов в структурных
подразделениях; - организация работы архива в соответствии с
правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; -
повышение квалификации работников делопроизводственной службы и
архивов; - организация рабочих мест работников делопроизводственной
службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий
труда сотрудников делопроизводственной службы; - организация
делопроизводства по обращениям граждан; - разработка (совместно с
соответствующими структурными подразделениями организации)
мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с
документами. К контрольным функциям относят: - контроль за
правильностью оформления документов, представляемых на подпись
руководству (т. е. исходящих и внутренних документов) контроль за
сроками исполнения документов; - осуществление контроля за
правильностью оформления и формирования в структурных
подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; -
организация контроля за работой с документами в структурных
подразделениях; - обобщение сведений о ходе и результатах
исполнения документов, систематическое информирование руководства
по этим вопросам; - обеспечение хранения дел и оперативного
использования документной информации. Методические функции,
выполняемые службой ДОУ: - разработка номенклатуры дел
организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов
и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему
делопроизводства организации; - проведение экспертизы научной и
практической ценности документов; - проведение совещаний и
консультирование по вопросам, относящимся к компетенции
делопроизводственной службы.
Понравилась работу? Лайкни ее и оставь свой комментарий!
Для автора это очень важно, это стимулирует его на новое творчество!