Задачи и функции службы делопроизводства

Задачи службы ДОУ включают: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота; - унификацию форм документов; - разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; - внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести: - осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; - регистрация входящих,  исходящих и внутренних документов; - ведение информационно-справочной работы по документам организации; - машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; - разработка и проектирование бланков документов; - подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ: - подготовка к докладу руководству поступающих документов; - организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; - организация хранения документов в структурных подразделениях; - организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; - повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов; - организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; - организация делопроизводства по обращениям граждан; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. К контрольным функциям относят: - контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов) контроль за сроками исполнения документов; - осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; - организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; - обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; - обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Методические функции,  выполняемые службой ДОУ: - разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; - проведение экспертизы научной и практической ценности документов; - проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.