Задачи службы доу и ведомственного архива по формированию дел
98
0
4 минуты
Формирование дел в службе ДОУФормированием дел называется
группирование исполненных документов в дело в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.Каждое
структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по
профилю своего отдела.Работа по формированию дел состоит из
следующих операций:- распределение исполненных документов по делам
в соответствии с номенклатурой дел;- расположение документов внутри
дела в определенной последовательности;- оформление обложки
дела.Формирование дела начинается с начала года.На каждое названное
в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо
папка-регистратор.На обложке дела в верхней части указывается:
наименование организации, над ним (если оно есть) - наименование
вышестоящей организации, под наименованием организации -
наименование структурного подразделения.В середине обложки
указывается индекс дела по номенклатуре. Например: «Дело № 01-91».
Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок.Дата,
указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома,
части.Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы
номенклатуры дел).Образец обложки дела приведен в примере.В
дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки
документов по делам, расположения документов внутри дел в
определенной последовательности. По окончании календарного года
обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и
уточнить крайние даты томов.Признаки группировки документов дела:-
номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;-
авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам,
отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;-
предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем
документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты
документы только по одному вопросу;- корреспондентский -
определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов
организаций, от которых будут получены документы;- хронологический
- содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы
в деле;- географический, при котором в дело группируют документы
нескольких организаций, объединенных признаком территориальности
(региона).Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для
личных дел составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый
подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.При
формировании дел необходимо соблюдать следующие требования.1. В
дела группируются документы одного календарного года, исключение
составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в
течение всего периода работы данного лица в организации; документы
выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп,
которые группируются за период их созыва; документы учебных
заведений, которые формируются за учебный год; документы театров,
характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон, дела
фильмов, рукописей, истории болезней и др.2. Документы постоянного
и временного сроков хранения группируются в дела раздельно, чтобы
не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение.3. В дело
включается один подлинный экземпляр исполненного документа или
заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков,
проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.
Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки,
являющиеся дополнением к основному документу.4. Каждый документ,
помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с
требованиями основных положений ГСДОУ и государственных
стандартов.5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов,
подшивка сопроводительных писем без приложений или без отметок об
их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом,
чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.6.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4
см.7.
Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или
составления подшивают вместе с теми документами, к которым они
относятся.8. Размещение документов внутри дел производится в
хронологической последовательности. Но документы могут размещаться
и в алфавитной последовательности, например дела с предложениями,
заявлениями, жалобами, ходатайствами и обращениями
граждан.Оформление дел в ведомственном архивеПеред передачей в
архив организации дела постоянного и длительного сроков хранения
должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах
(сдаточных описях).С делами временного хранения (до 10 лет
включительно) такая обработка не проводится, они могут храниться в
тех же обложках (скоросшивателях), в которых осуществлялось
формирование. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел.Эта
работа проводится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих
подразделений, в ведении которых находилось заведение и
формирование дел, при методической помощи и под контролем
экспертной комиссии (ЭК) организации. Если документы из архива
организации в дальнейшем поступят на государственное хранение - то
и под контролем государственного архива.Дооформление дел для сдачи
в архив включает в себя следующий комплекс работ.7.
Пересистематизация документов в деле. В процессе формирования дела
документы подшиваются в хронологическом порядке: по датам
поступления и порядковым номерам; пересистематизировать документы в
деле - значит переложить их так, чтобы первый документ был в начале
дела.8. Составление листа-заверителя дела. При закрытии дела
оформляется лист- заверитель дела. Он имеет установленную форму и
помещается в конце дела. В листе-заверителе оговариваются следующие
особенности нумерации листов дела: наличие литерных номеров листов,
номера листов с наклеенными фотографиями, номера крупномасштабных
листов, а также номера конвертов с вложениями и количество
вложенных в них листов. При необходимости характеризуются
особенности физического состояния документов.9. Нумерация листов
дела. Все листы дела нумеруются арабскими цифрами в верхнем правом
углу нумератором или черным графитным карандашом; иллюстративные
материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу;
лист-заверитель не нумеруется; листы внутренней описи документов
дела нумеруются отдельно.10. Оформление реквизитов обложки дела по
установленной форме. Для этого необходимо:- уточнить наименование
организации, ее подчиненность на период создания документов,
включенных в дело. Если наименования организации или структурного
подразделения менялись, то на обложке приводятся оба названия,
причем прежнее название берется в скобки, а новое название пишется
над прежним;- уточнить заголовок дела (тома, части). В необходимых
случаях в заголовок вносятся номера приказов, протоколов и др. Если
дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносят
общий заголовок дела и заголовок каждого тома;- указать количество
листов в деле, которое проставляется на основании заверительной
надписи дела. Листы каждого тома нумеруются отдельно;- указать
крайние даты (это дата самого раннего и самого позднего документа,
включенных в дело). Крайние даты проставляются арабскими цифрами.
Например, 09.01-29.07.2002. Датами личного дела являются даты
подписания приказов о приеме и увольнении должностного лица, на
которое оно заведено.11. Подшивка или переплет дела. Документы,
составляющие дело постоянного и длительного хранения, подшиваются
на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.12. Составление в
необходимых случаях внутренней описи документов дела.Внутренняя
опись составляется в дела, содержащие особо ценную и личную
документацию, а также в случаях, если заголовки дел не раскрывают
конкретное содержание документов, например: «Приказы директора по
основной деятельности».Внутренняя опись является своеобразным
оглавлением дела и способствует обеспечению сохранности
документов.Внутренняя опись документов дела подписывается
составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты
закрытия описи, то есть подшивки последнего документа в дело.
Понравилась работу? Лайкни ее и оставь свой комментарий!
Для автора это очень важно, это стимулирует его на новое творчество!