При предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска работодателем делается расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. В данной статье приведем пример расчета средней заработной платы работника, причитающейся за отпуск, и рассмотрим порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска.
Итак, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику с сохранением среднего заработка, на что указывает ст. 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). При этом средний заработок рассчитывается по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ, из которой следует, что для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее расчета.
Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы утверждено Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 (далее - Положение N 922).
В соответствии с названными нормативными документами для исчисления среднего заработка необходимо учитывать все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда и применяющиеся у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.
К указанным выплатам согласно п. 2 Положения N 922 относятся, в частности:
- заработная плата, начисленная работникам по окладу (тарифным ставкам) и выданная в неденежной форме;
- надбавки и доплаты к окладам (тарифным ставкам) за профессиональное мастерство, стаж работы, совмещение должностей и тому подобное;
- выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда (за вредные и тяжелые условия труда, за работу в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы и тому подобное);
- премии и вознаграждения, предусмотренные системой оплаты труда;
- другое.
Заметим, что не учитываются при расчете среднего заработка выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие) (п. 3 Положения N 922).
Кроме того, при определении среднего заработка необходимо учитывать только фактически отработанное время за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно) (ч. 3 ст. 139 ТК РФ). В п. 5 Положения N 922 перечислены периоды, которые не учитываются при расчете среднего заработка. Так, к неотработанному времени относятся периоды, когда:
- за работником сохранялся средний заработок (за исключением перерывов для кормления ребенка);
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- сотрудник не мог выполнять свою работу из-за забастовок, в которых он не участвовал;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы либо без оплаты.
Отметим, что суммы, начисленные за неотработанное время, также не включаются в расчет.
Для определения суммы отпускных необходимо определить средний дневной заработок работника и умножить его на число календарных дней отпуска. Данное правило используется при расчете отпускных всех работников, включая:
- сотрудников, работающих на условиях неполного рабочего времени (п. 12 Положения N 922);
- работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени (п. 13 Положения N 922);
- совместителей (п. 19 Положения N 922).
Средний дневной заработок для оплаты отпусков на основании ч. 4 ст. 139 ТК РФ исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Вместе с тем работодатель в коллективном договоре или локальном нормативном акте может установить и другой расчетный период, если это не ухудшит положения сотрудников.
Напомним, что среднемесячное число календарных дней до недавнего времени, а именно до 2 апреля 2014 г., составляло 29,4. С указанной даты в связи с изменениями, внесенными в ст. 139 ТК РФ Федеральным законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ "О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и Трудовой кодекс Российской Федерации", среднемесячное число календарных дней, применяемое для расчета среднего заработка, составляет 29,3.
В Информации Минтруда России от 16 июня 2014 г. "О необходимости перерасчета отпускных сумм с учетом изменения среднемесячного числа календарных дней" отмечено, что если начало отпуска приходится на 1 апреля 2014 г., то за один день производится расчет отпускных сумм с применением среднемесячного числа календарных дней 29,4, за остальные дни - с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
Если начало отпуска приходится на 2 апреля 2014 г., то расчет отпускных сумм производится с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
Порядок расчета отпускных зависит от того, в каких днях предоставляется отпуск: в рабочих или календарных.
Если отпуск предоставляется в рабочих днях, например сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ) или работникам, заключившим трудовой договор на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ), то средний дневной заработок согласно п. 11 Положения N 922 исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.
Если же отпуск предоставляется в календарных днях, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3), что следует из п. 10 Положения N 922.
Вместе с тем, если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны работником не полностью либо из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения N 922, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Итак, при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иного отпуска делается расчет причитающейся работнику заработной платы и других выплат. Для этих целей предназначена записка-расчет о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-60, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1).
Как вы знаете, с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению, что следует из Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ). Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Таким образом, с 1 января 2013 г. организации не обязаны в качестве первичного учетного документа использовать записку-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60), но, по мнению автора, она вполне может применяться и в дальнейшем, так как запрета на ее применение Закон N 402-ФЗ не содержит.
Пример (цифры условные). Менеджеру отдела сбыта Ерофееву С.Н. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
Продолжительность отпуска - 28 календарных дней. Период отпуска - с 15 сентября 2015 г. по 12 октября 2015 г.
Заработная плата в расчетном периоде (с 1 сентября 2014 г. по 31 августа 2015 г.) составляла 28 000 руб. в месяц, в декабре 2014 г. - 2545,45 руб. (так как с 4 по 31 декабря 2014 г. (28 календарных дней) работнику был предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск).
Произведем расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
1. Количество учитываемых календарных дней в декабре - 2,84 дня (29,3 дня / 31 день x (31 день - 28 дней)).
2. Количество учитываемых календарных дней в расчетном периоде - 325,14 дня (29,3 дня x 11 месяцев + 2,84 дня).
3. Сумма начисленной заработной платы за расчетный период - 310 545,45 руб. (28 000 руб. x 11 месяцев + 2545,45 руб.).
4. Средний дневной заработок в расчетном периоде - 955,11 руб. (310 545,45 руб. / 325,14 дня).
5. Отпускные - 26 743,08 руб. (955,11 руб. x 28 дней).
Рассмотрим пример заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику по форме N Т-60.
┌────────┐
│ Код │
├────────┤
Форма по ОКУД │ 0301051│
Общество с ограниченной ответственностью "Мечта" ├────────┤
------------------------------------------------ по ОКПО │12345678│
наименование организации └────────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
│ 143 │ 01.09.2015│
ЗАПИСКА-РАСЧЕТ └─────────┴───────────┘
о предоставлении отпуска работнику
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
Ерофеев Сергей Николаевич │ 076 │
-------------------------------------------------└───────────────┘
фамилия, имя, отчество
отдел сбыта
------------------------------------------------------------------
структурное подразделение
менеджер
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия), разряд,
класс (категория) квалификации
А. Предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск
01 сентября 14 31 августа 15
за период работы с "--" --------- 20-- г. по "--" -------- 20-- г.
┌──────────┐
на │ 28 │ календарных дней
└──────────┘
15 сентября 15 12 октября 15
с "--" ---------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
┌───────────┐
Б. и (или) ежегодный дополнительный │ - │ календарных дней
(другой) отпуск на └───────────┘
| Ежегодный дополнительный (другой) отпуск | Количество календарных дней | Дата | Основание предоставления ежегодного дополнительного (другого) отпуска | ||
| вид | код | начала отпуска | окончания отпуска | ||
| - | - | - | - | - | - |
| - | - | - | - | - | - |
| - | - | - | - | - | - |
┌───────────┐
В. Всего отпуск на │ 28 │ календарных дней
└───────────┘
15 сентября 15 12 октября 15
с "--" ---------- 20-- г. по "--" ---------- 20-- г.
Бухгалтер Процкевич Процкевич А.Е.
Работник кадровой службы --------- --------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
Оборотная сторона формы N Т-60
Расчет оплаты отпуска
┌────────────────┬─────────────────┐┌──────────────────┬─────────┐
│Расчетный период│Выплаты, учитыва-││ Количество │Средний │
├───────┬────────┤емые при исчисле-│├──────────┬───────┤дневной │
│ год │ месяц │нии среднего за- ││календар- │часов │(часовой)│
│ │ │работка, руб. ││ных дней │расчет-│зарабо- │
│ │ │ ││расчетного│ного │ток, руб.│
│ │ │ ││периода │периода│ │
├───────┼────────┼─────────────────┤├──────────┼───────┼─────────┤
│ 1 │ 2 │ 3 ││ 4 │ 5 │ 6 │
├───────┼────────┼─────────────────┤├──────────┼───────┼─────────┤
│ 2014 │Сентябрь│ 28 000,00 ││ 325,14 │ │ 955,11 │
├───────┼────────┼─────────────────┤│ │ │ │
│ 2014 │ Октябрь│ 28 000,00 ││ │ │ │
├───────┼────────┼─────────────────┤└──────────┴───────┴─────────┘
│ 2014 │ Ноябрь │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2014 │ Декабрь│ 2 545,45 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Январь │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Февраль│ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Март │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Апрель │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Май │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Июнь │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Июль │ 28 000,00 │
├───────┼────────┼─────────────────┤
│ 2015 │ Август │ 28 000,00 │
└───────┴────────┼─────────────────┤
Итого │ 310 545,45 │
└─────────────────┘
┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начислено │
├────────────────────────────────┬────────────────────────────────┬─────────┤
│ сентябрь 2015 г. │ октябрь 2015 г. │ │
│ за ---------------- месяц │ за --------------- месяц │ всего, │
│ текущий │ будущий │ руб. │
├───────┬─────────────────┬──────┼───────┬─────────────────┬──────┤ │
│коли- │сумма за отпуск, │другие│коли- │сумма за отпуск, │другие│ │
│чество │ руб. │начис-│чество │ руб. │начис-│ │
│кален- ├─────────┬───────┤ления │кален- ├─────────┬───────┤ления │ │
│дарных │ из фонда│ │ │дарных │ из фонда│ │ │ │
│дней │ оплаты │ │ │дней │ оплаты │ │ │ │
│отпуска│ труда │ │ │отпуска│ труда │ │ │ │
├───────┼─────────┼───────┼──────┼───────┼─────────┼───────┼──────┼─────────┤
│ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ 15 │
├───────┼─────────┼───────┼──────┼───────┼─────────┼───────┼──────┼─────────┤
│ 16 │15 281,76│ │ 0,00 │ 12 │11 462,32│ │ 0,00 │26 743,08│
└───────┴─────────┴───────┴──────┴───────┴─────────┴───────┴──────┴─────────┘
| Удержано, руб. | Причитается к выплате сумма, руб. | ||||||
| налог на доход | всего | ||||||
| 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 23 266,08 |
Двадцать три тысячи двести шестьдесят шесть руб.
К выплате сумма --------------------------------------------------
прописью 08
__________________________________ руб. ----- коп.
по платежной ведомости (расходному ордеру) N ---------------------
10 сентября 15
от "--" --------------- 20-- г.
Процкевич Процкевич А.Е.
Бухгалтер ----------- ---------------------
личная расшифровка подписи
подпись