Разработка информационной системы средствами СУБД Access

Замечания руководителя… … 3 Введение… … 5
1 Создание базы данных, таблиц и форм… … 7

   1.1 Создание таблиц… … 7

   1.2 Создание форм… 10

2 Разработка запросов и отчетов… … 14

   2.1 Разработка запросов… 14

   2.2 Разработка отчетов… … 20  3 Разработка макросов, модулей и панели управления… … 30

   3.1 Создание макросов… 30

   3.2 Разработка модулей… 33

   3.3 Создание панели управления приложением… 36

Заключение… … 37

Список литературы… … 38



ВВЕДЕНИЕ
Целью курсовой работы является разработка информационной системы «Охранная фирма» средствами СУБД Access.

Реализация поставленной цели предполагает решение следующих задач:

освоение технологии создания базы данных;

освоение технологии создания таблиц и установки связи между таблицами;

изучение технологии разработки простых и составных форм для ввода, редактирования и просмотра данных, хранимых в таблицах; освоение возможностей редактирования форм (изменение формата выводимых данных, создание надписей, кнопок, переключателей, списков и т.д.); освоение технологий создания процедур на языке Visual Basic по контролю вводимых данных;

освоение возможностей СУБД Access по созданию запросов на выборку данных, с вычисляемыми полями, с групповыми вычислениями, параметрических запросов, перекрестных запросов, запросов на выполнение действий (создание таблицы, добавление и удаление записей из таблицы, обновление полей);

освоение технологии создания отчетов в Access, освоение разных способов создания отчетов (режим автоотчета, мастер отчетов, создание отчетов в режиме конструктора), изучение возможностей форматирования отчетов, добавления в отчет заголовков, надписей, полей из источника данных; освоение особенностей реализации вычислений в отчетах в каждой записи, по группе записей и отчету в целом;

изучение особенностей разработки макросов и модулей в приложении средствами СУБД Access;

освоение технологии создания панели управления приложением;

выполнение практического задания по разработке в среде СУБД Access базы данных и приложения для работы с ним; создание таблиц, простых и составных форм, различных запросов и отчетов, разработка макросов, модулей и панели управления приложением.

Разработка базы данных и приложения для работы с ней будет осуществляться с применением СУБД Access.

СУБД Accessимеет следующие преимущества и возможности для разработки баз данных и приложений для работы с ними:

— набор средств для поддержки таблиц и соотношений между ними;

— развитый пользовательский интерфейс,  позволяющий вводить и модифицировать информацию, производить поиск и представлять результаты;

— средства программирования высокого уровня, позволяющие создавать собственные приложения.




1 СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ, ТАБЛИЦ И ФОРМ
1.1    Создание таблиц
Создаваемая информационная система осуществляет учет работы охранной фирмы, хранить сведения о охранниках, клиентах, заказах. Основными элементами информационной системы являются база данных и приложение для работы с ней. Приложение, как правило, включает формы для ввода данных, запросы, отчеты и другие элементы.

Основной частью создаваемой информационной системы является база данных. База данных получила имя «Охранная фирма»

База данных состоит из следующих таблиц:
-       «Охранники», которая содержит  информацию о сотрудниках фирмы, их категории, заработной плате, лицензии на оружие, номере лицензии, дате её выдачи. Структура таблицы «Охранники»  представлена в Таблице 1.
Таблица 1 – Структура таблицы «Охранники»


-       Таблица «Заказы», которая содержит  информацию о заказах фирмы, заказчиках, стоимости, адресе места охраны по заказу количестве часов работы, дате заказа, дате начала и окончания работы,  стоимости, статусе выполнения заказа. Структура таблицы «Заказы»  представлена в Таблице 2.
Таблица 2 – Структура таблицы «Заказы»



Продолжение Таблицы 2 – «Заказы»


-       Таблица «Категории», которая содержит  информацию о  категориях охранников и стоимости часа работы охранника каждой категории. Структура таблицы «Категории»  представлена в Таблице 3.
Таблица 3 – Структура таблицы «Категории»



-       Таблица «Исполнители», которая содержит  информацию о  номере  сотрудника и номере заказа. Структура таблицы «Исполнители»  представлена в Таблице 4.
Таблица 4 – Структура таблицы «Исполнители»



-       Таблица «Архив заказов», которая содержит  информацию о выполненных заказах фирмы. Структура таблицы «Заказы»  представлена в Таблице 5.
Таблица 5 – Структура таблицы «Архив заказов»


Таблицы базы данных связаны между собой. Схема взаимосвязи таблиц базы данных представлена на Рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема взаимосвязи таблиц базы данных

    продолжение
1.2    Создание форм


Формы используют для реализации ввода, редактирования и просмотра данных в таблицах базы данных. Простые формы используют для работы с одной таблицей. Составные формы используют для работы с двумя таблицами.

Созданное приложение содержит следующие формы:

Форма «Охранники», которая работает с одноименной таблицей «Охранники». Вид формы «Охранники» представлен на Рисунке 2

                                                                                                      


Рисунок 2 – Форма «Охранники»
Форма «Охранники» в режиме конструктора показана на Рисунке 3.


Рисунок 3 – Форма «Охранники» в режиме конструктора
В данной форме реализованы следующие особенности:

-       поле Категория организовать как поле со списком, список берется из таблицы Категории;

-       поле Должность организовать как группу переключателей, имеющих два значения: охрана без оружия — 1; охрана с оружием — 2;

-       поле Лицензия на оружие организовать как поле — флажок;

-       поле Оклад организовать как поле с раскрывающимся списком; список берется из дополнительной таблицы;

-       поле Надбавка организовать как группу переключателей, имеющих значения:  5, 10, 15.

Так же добавлены копки перехода и поиска по записям.
Форма «Категории», которая работает с таблицей «Категории». Вид формы «Категории» представлен на Рисунке 4.


Рисунок 4 – Форма «Категории»
Разработка формы в режиме конструктора на Рисунке 5.

Рисунок 5 – Форма «Категории» в режиме конструктора
Форма «Заказы», которая работает с таблицей «Заказы». Вид формы «Заказы» представлен на Рисунке 6

Рисунок 6 – Форма «Заказы»

Рисунок 7 – Форма «Заказы» в режиме конструктора
-       если Дата окончания работы меньше Даты начала работы, то выдается сообщение «Неверные даты»;

-       поле Заказ выполнен организовать как поле — флажок;
Форма «Заказы-Исполнители», которая работает с таблицами «Заказы» и «Исполнители». Вид формы «Заказы» представлен на Рисунке 8.


Рисунок 8 – Форма «Заказы-Исполнители»
В данной форме реализованы следующие особенности:

-       поле Номер сотрудника организовать как поле с раскрывающимся списком, список берется из таблицы Охранники
Форма «Заказы-Исполнители» в конструкторе показана на Рисунке 9.

Рисунок 9 – Форма «Заказы-Исполнители» в режиме конструктора
Форма «Категории-Охранники», которая работает с таблицами «Охранники» и «Категории». Вид формы «Заказы» представлен на Рисунке 10.

Рисунок 10 – Форма «Категории-Охранники»
В данной форме реализованы следующие особенности

-       защитить поле Категория от изменений;

-       вычислить количество сотрудников по каждой категории и отразить эти данные в главной части составной формы.
Форма «Категории-Охранники» в режиме конструктора

Рисунок 11 – Форма «Категории-Охранники» в режиме конструктора
2          РАЗРАБОТКА ЗАПРОСОВ И ОТЧЕТОВ
2.1 Разработка запросов
Запросы условно можно разделить на несколько групп:

-       запросы на выборку данных;

-       запросы с вычисляемым полем;

-       запросы с групповыми вычислениями;

-       параметрические запросы;

-       перекрестные запросы;

-       запросы на выполнение действий (создание таблицы, удаление и добавление записей в таблицу, изменением полей в таблице).
Запросы на выборку данных реализуют следующее:

-       из таблицы Охранники вывести список сотрудников                                                                           определенной категории;

-       из таблицы Заказы вывести список заказов за определенную    дату заказа;

-       из таблицы Охранники вывести список сотрудников с  определенной должностью;
Первый запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 12.

Рисунок 12  — Запрос на выборку данных из таблицы Охранники

 в режиме конструктора
Запрос, выбирающий из таблицы Заказы вывести список заказов за определенную дату заказа показан на Рисунке 13

Рисунок 13 – Запрос по дате заказа
Результат выборки на Рисунке 14.

Рисунок 14 – Результат работы запроса по дате заказа.
Запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 15.

Рисунок 15  — Запрос на выборку данных из таблицы

Заказы по дате в режиме конструктора.
Запрос, выводящий из таблицы Охранники список сотрудников с  определенной должнстью показан на Рисунке 16.

Рисунок 16 – Запрос должности
Результат работы запроса на Рисунке 17.

 


Рисунок 16 – Результат запроса.
Создать запрос с вычисляемым полем Общий оклад (оклад + оклад, увеличенный на надбавку), для вычисляемого поля выбрать фиксированный формат с двумя знаками после запятой. В выборке вывести Номер сотрудника, Ф.и.о., Оклад, Надбавка, Общий оклад. Запрос в режиме конструктора представлен на Рисунке 17.

Рисунок 17 –Запрос с вычисляемым полем в режиме конструктора.
Выполнение запроса показано на Рисунке 18.


Рисунок 18 –Запрос с вычисляемым полем.

Рисунок 19 –Запрос с вычисляемым полем.

Рисунок 20 –Запрос с вычисляемым полем.
Создать запрос по всем таблицам; в запрос включить Номер заказа и вычисляемое поле — Стоимость заказа, которая вычисляется как произведение количества часов на стоимость часа работы. По вычисляемому полю произвести суммирование. Запрос в режиме конструктора на Рисунке 21.

Рисунок 21 –Запрос с вычисляемым полем.
Результат работы приведен на Рисунке 22.

Рисунок 22 –Работа запроса.
Создать параметрические запросы:  запрашивается категория, выдается список сотрудников, имеющих заданную категорию из таблицы Охранники;

Рисунок 23 –Работа запроса.
Выполнение запроса выбирающего определенную Категорию.

Рисунок 24 –Работа запроса.
запрашиваются две даты, выдаются заказы, которые должны быть выполнены в заданный интервал дат;


Рисунок 25 –Запрос с вычисляемым полем.
2.2 Разработка отчетов
Существует несколько вариантов создания отчетов в Access:

-       Конструктор

-       Мастер отчетов

-       Автоотчет: в столбец

-       Автоотчет: ленточный

-       Мастер диаграмм

-       Почтовые наклейки.

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.
К числу таких элементов относятся:

-       Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

-       Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

-       Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

-       Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

-       Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел «Примечание» отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета
В данной курсовой работе необходимо создать следующие отчеты:

Отчет на основе таблицы Охранники, записи сгруппировать по категории. Отчет в режиме конструктора представлен на Рисунке  17.

Рисунок 26   -  Отчет в режиме конструктора
Отчет в режиме предварительного просмотра представлен на Рисунке 18.

Рисунок 27 -  Отчет в режиме предварительного просмотра.
Отчет  на основе параметрического запроса, запрашивается номер заказа, выдаются исполнители:

Рисунок 28   -  выбор номера заказа

Рисунок 29   -  Отчет список сотрудников

Рисунок 30   -  Отчет в режиме конструктора
Отчет на основе всех таблиц, в отчете записи сгруппировать по номеру заказа и рассчитать стоимость каждого заказа и всех заказов.



Рисунок 31   -  Отчет список заказов
Отчет в режиме конструктора выводящий список заказов показан на Рисунке 32.

Рисунок 33   -  Отчет список заказов
Отчет в режиме просмотра выводящий список заказов показан на Рисунке 32


Рисунок 33   -  Отчет в режиме просмотра
Отчет в режиме конструктора выводящий список сотрудников, выполняющих заказ показан на Рисунке 34


Рисунок 34   -  Отчет в режиме конструктора
Отчет в режимепросмотра выводящий список заказов показан на Рисунке 35


Рисунок 35   -  Отчет  список сотрудников
3 РАЗРАБОТКА МАКРОСОВ, МОДУЛЕЙ И ПАНЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ
3.1 Создание макросов

Макрос — это средство для автоматизации задач и добавления функциональных возможностей в формы, отчеты и элементы управления. Например, при добавлении командной кнопки в форму событие кнопки OnClick связывается с макросом, который содержит команды, выполняемые при каждом нажатии кнопки.

В приложении Access макросы можно рассматривать как упрощенный язык программирования, на котором программа записывается в виде списка макрокоманд для выполнения. При создании макроса каждая макрокоманда выбирается из раскрывающегося списка, после чего к ней добавляется необходимая информация. Макросы позволяют добавлять функциональные возможности в формы, отчеты и элементы управления без необходимости написания кода в модуле Visual Basic для приложений (VBA). Макросы обеспечивают выполнение части команд, доступных в VBA, и для большинства пользователей создание макроса оказывается проще, нежели написание кода VBA.

В Microsoft Access существует специальное средство для создания макросов — Конструктор макросов (Macro Design). Рассмотрим процесс создания макроса с помощью Конструктора.

Открыть окно Конструктор макросов (Macro Design) для создания нового макроса можно двумя способами:

Раскройте список макросов в окне База данных (Database), щелкнув левой кнопкой мыши по ярлыку Макросы (Macros), и нажмите кнопку Создать (New) в верхней части окна.

Щёлкните по стрелке вниз на кнопке Новый объект (New Object) на панели инструментов База данных (Database) и выберите элемент Макрос (Macro). Окно Конструктора макросов построено аналогично окну Конструктора таблиц, т. е. разделено по горизонтали на две части: панель описаний и панель аргументов. Верхняя часть окна Конструктора — панель описаний — состоит из нескольких столбцов. По умолчанию на этой панели выводится два столбца: «Макрокоманда» (Action) и «Примечание» (Comments). Панель описаний позволяет определить последовательность макрокоманд, из которых состоит макрос. Строка в столбце «Макрокоманда» (Action) представляет собой поле со списком, в котором можно выбрать нужную макрокоманду. Строка в столбце «Примечание» (Comments) — это обычное текстовое поле, в которое можно ввести комментарий, описывающий выполняемое действие.

Когда поле «Макрокоманда» (Action) заполнено, в нижней части окна Конструктора макросов появляется панель аргументов, предназначенная для ввода значений аргументов соответствующей макрокоманды. Список полей на этой панели зависит от выбранной макрокоманды и может отсутствовать, если макрокоманда не имеет аргументов. Таким образом, при создании макросов не нужно запоминать список аргументов для каждой макрокоманды.
    продолжение