Автоматизация процесса документооборота организации ООО "Ксенокс"

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшегопрофессионального образования
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Экономический факультет
Кафедра информационных систем в экономике
Автоматизация процесса документооборота организации ООО«Ксенокс»
(курсовая работа)
Выполнила:студентка
3 курса, 253агруппы
Ю.В. Закубанцева
(подпись)
Научныйруководитель:
старшийпреподаватель
В.В. Ошкало
(подпись)
Работазащищена:
«____» ______________2008г.
Оценка__________________
Барнаул 2008

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1 ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТАОРГАНИЗАЦИИ ООО«Ксенокс»
1.1 Назначение системы электронного документооборота (СЭД)
1.2 Основные свойства системы электронного документооборота
ГЛАВА 2ПОСТРОЕНИЕФУНКЦИОНАЛЬНОЙ МОДЕЛИ ПОСТАВКИ ТОВАРОВ В СУПЕРМАРКЕТ
2.1 Постановка задачи
2.2 Проектирование системы обеспечения продукцией в BPwin
2.4 Проектирование БД в среде MS Access
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ

/>ВВЕДЕНИЕ
 
С развитием хозяйственной деятельности человека объем информации создаваемой,обрабатываемой и хранимой только растет. И с развитием наук люди учитывают всебольше различных факторов влияющих на экономический результат, это иобуславливает необходимость в эффективных системах документооборота.
Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всейкорпоративной информации хранится в электронном виде структурированном (в базахданных) и неструктурированном.
На долю же информации в бумажном виде сейчас приходится около 70%.Хранение информации в бумажном виде создает немалые трудности при поиске иобработки информации и требуют физического пространства для хранения а также непозволяет ускорять процесс делопроизводства.
Конечно сейчас ситуация меняется возможно не так быстро как хотелось бы ивиной тому множество различных причин, это и внутриорганизационные такие какнизкий уровень автоматизации и внешние как например непроработанноезаконодательство.
Для любого предприятия или организации вопросы оптимизациидокументооборота и контроля за обработкой информации очень важен .
Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями нев последнюю очередь зависит от правильного решения задач оперативного и качественногоформирования электронных документов, контроля их исполнения, а такжепродуманной организации их хранения, поиска и использования.
Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела ксозданию систем электронного документооборота (CЭД). Электронныйдокументооборот включает: создание документов, их обработку, передачу,хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, наоснове использования компьютерных сетей. Под управлением электроннымдокументооборотом в общем случае принято понимать организацию движениядокументов между подразделениями предприятия или организации, группамипользователей или отдельными пользователями.
При этом под движением документов подразумевается не их физическоеперемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретныхпользователей и контролем за их исполнением. Типы файлов, которые, как правило,поддерживают СЭД, включают: текст, графика, электронные таблицы, аудиоданные,видеоданные и Web-документы.
В связи с этим стала проявляться тенденция перехода от детальногоуправления внутренней деятельностью организации к управлению подсистемойоформления заказа. Способность создавать и углублять взаимоотношения с другимиотделами, умение четко и правильно планировать выполнение заказов обеспечиваютконкурентоспособность организации на рынке. Причинами этого являются:
расширение экономического пространства;
наличие разнообразных услуг, помогающих контролировать коммерческий риск;
появление нового стратегического ресурса – информации;
принятие во внимание фактора времени: четкость выполнения заказаобеспечивает своевременное предоставление необходимой информации по запросамклиентов.
Целью курсовой работы является проектирование информационной системыоформления заказов.
Объектом исследования выбрана организация ООО «Ксенокс»
Предметом исследования является процесс оформления заказов на предприятииООО «Ксенокс»
Для проектирования информационной системы оформления заказов клиентовнеобходимо выполнить следующие задачи:
проанализировать деятельность организации ООО «Ксенокс»;
описать организационную структуру организации;
рассмотреть особенности организации хозяйственных связей ООО «Ксенокс» с клиентами;
построить функциональную модель системы оформления заказа;
спроектировать базу данных организации.

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ СИСТЕМЫЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ ООО «КСЕНОКС»
 
1.1 Назначение системы электронногодокументооборота (СЭД)
Главное назначение СЭД – это организация хранения электронных документов,а также работы с ними (в частности, их поиска по атрибутам и содержимому). ВСЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнениядокументов, движение документов, а также контролироваться все их версии документаи его редакции.
Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятияили организации – от постановки задачи на создание документа до его списания вархив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, втом числе, сложных композиционных документов.
СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориальноудаленных предприятий в единую систему.
Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощьюжесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизациидокументов.
В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователейк различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности иназначенных им полномочий.
Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующуюорганизационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, атакже интегрироваться с уже существующими корпоративными системами.

1.2 Основные свойства системыэлектронного документооборота
К основным свойствам систем электронного документооборота относятся:
Открытость
Все СЭД построены по модульному принципу, а их API-интерфейсы являются открытыми. Это позволяетдобавлять к СЭД новые функции или совершенствовать уже имеющиеся.
В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с СЭД, сталаотдельным видом бизнеса в отрасли промышленного производства ПО, и множествотретьих фирм готовы предложить свои услуги в данном сегменте рынка.
Возможность относительно простого добавления к СЭД множества модулей оттретьих фирм значительно расширяет их функциональные возможности. Например, дляСЭД разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой,с программами пересылки факсов и др.
Высокая степень интеграции с прикладным ПО
Ключевой возможностью СЭД является высокая степень их интеграции сразличными программными приложениями за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX,ODMA, MAPI и др. А непосредственно при работе с документамивообще нет необходимости пользоваться утилитами СЭД.
Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами: вмомент инсталляции клиентской части СЭД прикладные программы дополняются новымифункциями и элементами меню. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки сдокументами СЭД (откуда он и выбирает необходимый ему документ).
При сохранении документ автоматически размещается в базе данных СЭД. Тоже относится и к другим офисным и специализированным программам.
Следует также отметить, что в большинстве распространенных СЭДреализована интеграция с наиболее известными ERP-системами (в частности, с SAP R/3, Oracle Applications идр.). Именно возможность интеграции с различными приложениями является одним изхарактерных свойств СЭД.
Особенности хранения документов
СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур ииспользуют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения,поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализованаиерархическая система хранения документов (по принципу «шкаф/полка/папка»).Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полкеи т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Одини тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счетприменения механизма ссылок.
Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, егоназвание, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов можетменяться от одного типа документа к другому. В СЭД атрибуты документа хранятсяв реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальныхсредств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представленынаименования атрибутов документа.
В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующихлогических компонентов:
Хранилища атрибутов документов (карточек);
Хранилища документов;
Сервисов полнотекстовой индексации.
Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимогодокументов. Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют подобщим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве СЭДиспользуются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.
Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве СЭДприменяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др. В этом случае могут быть реализованы игетерогенные комбинации сетевых сред. Следует отметить, что большимипреимуществами СЭД являются хранение документов в исходном формате иавтоматическое распознавание множества форматов файлов.
В последнее время всё большую популярность приобретает хранениедокументов вместе с атрибутами в базе данных. Такой подход имеет своипреимущества и недостатки. Преимуществом является значительное повышениебезопасности доступа к документам, а основным недостатком — низкаяэффективность работы с документами при большом объеме хранимой информации. Приданном подходе также требуется использование мощных серверов с большимиобъемами оперативной памяти и жестких дисков. Кроме того, в случае сбоя базыданных восстановить хранившиеся в ней документы будет очень непросто.Необходимо также строго привязываться к конкретной СУБД.
Особенности маршрутизации документов
Модули СЭД, отвечающие за документооборот, принято называть модулямимаршрутизации документов. В общем случае используются понятия «свободной» и «жесткой»маршрутизации документов.
При «свободной» маршрутизации любой участвующий в документооборотепользователь может по своему усмотрению изменить существующий маршрутпрохождения документов (или задать новый маршрут).
При «жесткой» маршрутизации маршруты прохождения документов строгорегламентированы, и пользователи не вправе их менять. Однако при «жесткой»маршрутизации могут обрабатываться логические операции, когда маршрутизменяется при выполнении каких-либо заранее заданных условий (например,отправке документа руководству при превышении конкретным пользователем своихдолжностных полномочий).
Разграничение доступа
В СЭД реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроляза доступом к документам.
В большинстве случаев с их помощью определяются следующие виды доступа(набор задаваемых полномочий зависит от конкретной СЭД): полный контроль наддокументом; право редактировать, но не уничтожать документ; право создаватьновые версии документа, но не редактировать его; право аннотировать документ,но не редактировать его и не создавать новые версии; право читать документ, ноне редактировать его; право доступа к карточке, но не к содержимому документа;полное отсутствие прав доступа к документу (во время работы с СЭД каждоедействие пользователя протоколируется, и, таким образом, вся история его работыс документами может быть легко проконтролирована).
Отслеживание версий и подверсий документов
При одновременной работе с документом сразу нескольких пользователей(особенно, когда его необходимо согласовывать в различных инстанциях) оченьудобной функцией СЭД является использование версий и подверсий документа.
Достоинством СЭД является реализованная в них возможность автоматическогоотслеживания версий и подверсий документов (пользователи всегда могутопределить, какая именно версия/подверсия документа является наиболееактуальной по порядку или времени их создания).
Наличие утилит просмотра документов разных форматов
В состав большинства СЭД входят утилиты для просмотра документов (такназываемые просмотровщики – viewers),понимающие многие десятки форматов файлов. С их помощью очень удобно работать,в частности, с графическими файлами (например, с файлами чертежей в САD-системах).
Помимо базового комплекта утилит просмотра (входящего в каждую СЭД), утретьих фирм можно приобрести дополнительные утилиты, хорошо интегрируемые сСЭД.
Аннотирование документов
При организации групповой работы над документами обычно весьма полезнавозможность их аннотирования. Так как в некоторых случаях пользователи лишеныправ на внесение каких-либо изменений в документ в процессе его согласования,то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования.
В большинстве СЭД аннотирование реализуется за счет включения в карточкудокумента атрибута для аннотации и передачи пользователям прав на редактированиетакого поля карточки.
Поддержка различных клиентских программ
Клиентами большинства СЭД могут быть ПК с ОС MS Windows, Windows NT. В некоторыхСЭД используются также платформы UNIX иMacintosh.
Кроме того, все современные СЭД позволяют работать с документами черезстандартные Web-навигаторы. Так как Web-навигаторы могут быть размещены наразнообразных клиентских платформах, то это облегчает решение проблемыобеспечения работы СЭД в гетерогенных сетевых средах.
При использовании Интернет-технологий у СЭД появляется еще один серверныйкомпонент, отвечающий за доступ к документам через Web-навигаторы.

ГЛАВА 2. ПОСТРОЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙМОДЕЛИООО«КСЕНОКС»
 
2.1 Постановка задачи
Целью автоматизации документооборота организации ООО «Ксенокс» являетсясбор, регистрация, хранение, обработка и предоставление внутри организации имежду отделами информации о клиентах и их заказах. А именно: оформление заказана предоставление услуги печати клиенту организации ООО «Ксенокс», о процессеприема заявок, регистрации и анализа документации, донесение до клиентов иработников фирмы информации об выполнении заказа.
В соответствии с поставленной целью построение ИС ориентировано нарешение следующих задач:
отразить процесс регистрации клиента;
детально рассмотреть процедуру оформления заказа;
Для реализации поставленных задач используется CASE-средство верхнегоуровня BPwin, поддерживающее методологии IDEF0 (функциональная модель), IDEF3(WorkFlow Diagram) и DFD (DataFlow Diagram), а также Erwin и система управлениябазой данных Ms access.
 
2.2 Проектирование системы типографскогокомплекса в BPwin
Основным достоинством BPwin является быстрота и легкость освоенияграфического интерфейса, что позволяет успешно создавать и анализировать моделис целью оптимизации бизнес-процессов.
Применение графических языков бизнес-моделирования IDEF0, IDEF3 и DFDобеспечивает логическую целостность и полноту описания, необходимую длядостижения точных и непротиворечивых результатов.
Встроенный механизм вычисления стоимости позволяет оценивать ианализировать затраты на осуществление различных видов деловой активности.
Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов в BPwin являетсяIDEFO. Под моделью типографского комплекса в IDEFO понимается описание системы(текстовое и графическое), представленное в виде взаимосвязанных работ илифункций.
Поскольку в основу модели положен этап оформления заказа клиента наоказание услуг организацией ООО «Ксенокс», то на контекстной диаграммеотображена единственная работа «Заказы клиентов».
Взаимодействие системы с окружающим миром описывается как вход, выход,управление и механизм. На вход системы поступает информация от клиентов в видезвонков.
Работа преобразует материалы и информацию, которые поступили в систему.Результат деятельности системы в виде чека оплаты заказа, антикризисногоуправления и оказанных услуг маркетинга, поступает на выход системы.
К управленческим аспектам, которыми руководствуется работа, относятсяправила, стратегии, процедуры или стандарты:
информация о тарифах, которые установились на рынке данных услуг ивлияющих на стоимость заказа клиента;
условия договора с клиентом, которые должны соответствовать требованиямобоих сторон;
правила и процедуры регистрации клиента: соответствие заказа содержанию договорас клиентом по стоимости и перечню услуг, оказываемых клиенту должно строгопроверяться.
Ресурсы, выполняющие работу, являются механизмом системы.
К ним относятся:
система оформления заказа.
Система оформления заказов предоставляет отчетность по заказам клиентов,контролирует процесс оформления заказа, соответствие требованиям заказчикапредоставляемых услуг (сроки, стоимость, результат).
В IDEF0 взаимодействие системы с окружающим миром изображается в видестрелок. Направление стрелки, прилегающей к грани работы «Заказы клиентов»,зависит от её типа (вход, выход, механизм или управление) [Приложение 1].
 
Таблица 1. Стрелки контекстной диаграммы «Заказы клиентов»Имя стрелки (Arrow Name) Определение стрелки (Arrow Definition) Тип стрелки (Arrow Type) Система оформления заказов Формирование отчетности поступивших заказов клиентов, подсчет стоимости заказа и т.д. Mechanism Информация от клиентов Заявки клиента на оказание услуг, запросы информации, консультаций и т.д. Input Информация о тарифах Сложившиеся на рынке цены и тарифы на оказание данных услуг, спрос и предложение на рынке данных услуг Control Условия договора с клиентом Срок оказания услуг, стоимость, документация и т.д. Control Правила и процедуры Соответствие оказываемых услуг требованиям заказчика, срокам оказания услуг и т.д. Control Рекламная продукция Напечатанные баннеры размешанные на места. Outpu Печатная продукция Готовые баннеры. Outpu
Стрелка управления рисуется как входящая в верхнюю грань работы.Стрелка механизм рисуется как входящая в нижнюю грань работы.
Стрелка вход рисуется как входящая в левую грань работы.
Стрелка выход рисуется как входящая в правую грань работы.
Контекстная диаграмма представляет собой наиболее абстрактное описаниесистемы и её взаимодействие с внешней средой. После описания системы в целомпроводится разбиение её на крупные фрагменты.
Этот процесс называется функциональной декомпозицией, а диаграммы,описывающие каждый фрагмент и их взаимодействие, называются диаграммамидекомпозиций.
Каждый фрагмент системы декомпозируется на более мелкие до достижениянужного уровня подробности описания.
Процесс обеспечения продукцией подразумевает выполнение последовательныхпроцедур:
Отдел работы с клиентом;
Отдел исследований;
Отдел маркетинга.
Конкретизируем процесс обеспечения продукцией путем создания диаграммыдекомпозиции, состоящей из 6 работ [Приложение 2].
 
Таблица 2. Работы диаграммы декомпозиции «Заказы клиентов»
Имя работы (Activity Name)
Определение (Definition) Отдел Работы с клиентами Поиск клиентов, ведение договоров с клиентами, работа по соблюдению соответствия шаблонов рекламной продукции пожеланиям клиента. Обсуждение с клиентом качества выбраных материалов, качества печати и стоимости услуг. Инженерно-дизайнерский отдел Разработка электронных макетов рекламной продукции Отдел изготовления и сборки рекламной продукции Пробная печать баннера, Изготовление. Добавление крепежных элементов Отдел размещения рекламы Размещения изготовленных баннеров.
Эти 3 работ будут связаны внутренними стрелками, которые не касаютсяграницы диаграммы, начинаются у одной и заканчиваются у другой работы. Декомпозируемработу «Отдел исследований». Процесс проведения исследования подразумеваетпоследовательное выполнение следующих этапов: составление клиентской базы, ведениепроектов, в результате ведения проекта выдача готовых решений клиенту .
Добавим три работы и их определения [Приложение 3].

Таблица 3. Работы диаграммы декомпозиции «Отдел по работе с клиентами»Имя работы (Activity Name) Определение (Definition) Регистрация клиента в базе Формирование базы данных о клиенте, необходимых для выполнения заказа. Оформление заказа Ведение проекта на основании заявленным требованиям заказчика. Составление технического задания Составление технического задания проекта заказчика.
Рассмотрим процесс Проекты. Он состоит из 9 последовательных этапов:
Данные клиентов;
Анализ деятельности организации;
Ведение имитационного моделирования;
Управление бизнес-процессами;
Управление персоналом;
Управление внешними связями;
Организационные решения;
Дополнительная поддержка;
Система бизнес — задач и решений.
Для описания логики взаимодействия информационных потоков будемиспользовать методологию моделирования IDEF3, называемую workflow diagramming.
Графический язык IDEF3 дополняет IDEF0: позволяет описать ситуацию, когдапроцессы выполняются в определенной последовательности, а также описатьобъекты, участвующие совместно в одном процессе.
Декомпозируем работу «Проекты» на 8 работ IDEF3 [Приложение 4].

Таблица 4. Работы диаграммы декомпозиции «изготовление продукции»Имя работы (Activity Name) Определение (Definition) Разработка технического задания Проводится в соответствии с требованиями клиента, указанными в заказе Разработка дизайна макета рекламной продукции На основе собранной информации разрабатывается макет рекламной продукции Управление разработкой макета Выполнение условий заказа разработке макета Управление печатью рекламной продукции Выполнение условий заказа по управлению печатью Размещение рекламной продукции Выполнение условий заказа по размещению рекламной продукции Организационные решения Необходимые организационные решения, принимаемые на основе проведенных работ по имитационному моделированию Дополнительные сведения о заказе Предоставление дополнительной поддержки по результатам проведенных работ Система проектных решений и макетов Формирование на основе сделанных выводов по проекту системы бизнес — задач и решений
«Данные клиента» является внешним объектом ссылки.
Используются два перекрестка асинхронное «И»: разветвление и слияние.
Рассмотрим процесс «Отдел работы с клиентом». Он состоит из двухпроцессов:
проверка и внесение клиента в базу;
формирование заказа.
Для описания документооборота и обработки информации используем диаграммупотоков данных (Data flow diagramming, DFD) [Приложение 5]. DFD представляетсистему в виде работ, хранилищ данных и внешних сущностей.

Таблица 5. Работы диаграммы декомпозиции «Изготовление рекламнойпродукции»Имя (Name) Определение (Definition) Роль (Roles) Данные клиентов Перечень сведений о клиенте, необходимых для составления заказа Хранилище данных Список предлагаемых услуг Перечень услуг, предлагаемых клиенту для решения определенных бизнес — задач Хранилище данных Список оказываемых услуг Перечень услуг, которые организация уже оказала клиенту Хранилище данных Заказы клиентов Звонки клиентов, которые делают заказ на оказание услуг Внешняя сущность Проверка и внесение клиента в базу Проверка наличия клиента в базе и его внесение в базу в случае отсутствия Работа Оформление заказа В соответствии со списком предлагаемых услуг, формируется перечень оказываемых услуг клиенту Работа
Работы имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы,как IDEF0. «Заказы клиентов» является внешней сущностью. Она изображает входы всистему.
Хранилища данных («Данные клиента», «список предлагаемых услуг», «список оказываемыхуслуг») изображают объекты в покое. Стрелки описывают движение объектов изодной части системы в другую. Так, информация о поставщиках направляется изхранилища «Данные клиентов» к работе «Оформление заказа». Граничные стрелки надиаграмме DFD отсутствуют.
Для представления всех процессов обеспечения продукцией в видеиерархически упорядоченных работ, создадим диаграмму дерева узлов [Приложение6]. Диаграмма позволяет рассмотреть всю модель целиком — четыре уровня, но непоказывает взаимосвязи между работами (стрелки).
2.3 Проектированиесистемы обеспечения продукцией в ERwin
Для построения инфологической ER-модели (логической и физической) яиспользовала CASE-средства ERwin. ERwin- средство концептуального моделирования БД, использующее методологию IDEF1X.ERwin реализует проектирование схемы БД, генерацию ее описания на языке целевойСУБД (ORACLE, Informix, Ingres, Sybase, DB/2, Microsoft SQL Server, Progress идр.) и реинжиниринг существующей БД.
ERwin выпускается в нескольких различных конфигурациях, ориентированныхна наиболее распространенные средства разработки приложений 4GL. ВерсияERwin/OPEN полностью совместима со средствами разработки приложенийPowerBuilder и SQLWindows и позволяет экспортировать описание спроектированнойБД непосредственно в репозитории данных средств.
Для ряда средств разработки приложений (PowerBuilder, SQLWindows, Delphi,Visual Basic) выполняется генерация форм и прототипов приложений.
Сетевая версия Erwin ModelMart обеспечивает согласованное проектированиеБД и приложений в рамках рабочей группы.
ERwin имеет два уровня представления модели — логический и физический.
Логический уровень — это абстрактный взгляд на данные, на нем данныепредставляются так, как выглядят в реальном мире, и могут называться так, какони называются в реальном мире, например «Клиенты», «Города» или «Улицы»[Приложение 7]. Объекты модели, представляемые на логическом уровне, называютсясущностями и атрибутами. Логический уровень модели данных может быть построенна основе другой модели, например на основе модели процессов. Логическийуровень модели данных является универсальным и никак не связан с конкретнойреализацией СУБД.
Физический уровень модели данных, напротив, зависит от конкретной СУБД,фактически являясь отображением системного каталога. В физическом уровне моделисодержится информация о всех объектах базы данных. Поскольку стандартов на объектыбазы данных не существует, физический уровень модели зависит от конкретнойреализации СУБД. Следовательно, одному и тому же логическому уровню моделимогут соответствовать несколько разных физических уровней различных моделей.Если на логическом уровне модели не имеет большого значения, какой конкретнотип данных у атрибута (хотя и поддерживаются абстрактные типы данных), то нафизическом уровне модели важно описать всю информацию о конкретных физическихобъектах — таблицах, колонках, индексах, процедурах и т. д. Разделение моделиданных на логический и физический уровни позволяет решить несколько важныхзадач.
На физическом уровне объекты базы данных могут называться так, как тоготребуют ограничения СУБД. На логическом уровне можно этим объектам датьсинонимы — имена более понятные неспециалистам, в том числе на кириллице и сиспользованием специальных символов.
ERwin позволяет создавать модели трех типов:
модель, имеющую только логический уровень;
модель, имеющую только физический уровень;
модель, имеющую как логический уровень, так и физический уровень.
Создание модели данных, начинается с создания логического уровня. Послеописания логического уровня выбирается СУБД. В модели, имеющей оба уровня(логический и физический), ERwin автоматически создаст соответствующуюфизическую модель [Приложение 8]. Это означает, что каждому объекту логическогоуровня соответствует объект физического, например каждой сущности соответствуеттаблица. Модель, имеющая только логический уровень, может быть синхронизированас несколькими моделями, имеющими только физический уровень. Это позволяетэффективно разрабатывать гетерогенные ИС. На основе одной логической моделиможно создавать несколько физических, соответствующих СУБД разныхпроизводителей (например, Oracle, Informix, MS SQLServer, Sybase и др.). Длягенерации программного кода создания базы данных выбираем средства генерацииприложений и формируем отчет.
Автоматически генерируется программный код для создания базы данных наязыке FoxPro:
CREATE TABLE Заказы(Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Дата_заказ Date NULL, Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Таб№сотруд Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_agNumeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKE_1 ON Заказы
(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);
CREATE INDEX XIF1Диагно ON Заказы
(Номер_клие ASC);
CREATE INDEX XIF2Диагно ON Заказы
(Таб№сотруд ASC);
CREATE INDEX ON Заказы
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Клиенты(Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Фамилия Character(18) NULL, Имя Character(10) NULL, Отчество Character(20) NULL, Дата_рожде Date NULL, Место_рожд Date NULL, Адрес Character(20) NULL, Дата_регис Date NULL, Телефон_до Numeric(8,0) NULL, Телефон_ра Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKТранспо ON Клиенты
(Номер_клие ASC);
CREATE INDEX ON Клиенты
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Консульт(Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Маркетинго Character(100) NULL, Финанс_кон Character(200) NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKДиагнос ON Консульт
(Номер_Зака ASC, Номер_клие ASC, Дата_заказ ASC);
CREATE INDEX ON Консульт
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Маркетин(Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Номер_Зака Numeric(8,0) NOT NULL, Результат_ Character(20) NOT NULL, Результат_ Character(50) NOT NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, R_i_f_l_agNumeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKДиагнос ON Маркетин
( Номер_клие ASC, Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC);
CREATE INDEX ON Маркетин
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Сотрудни(Таб№сотруд Numeric(8,0) NOT NULL, Фамилия Character(20) NULL, Имя Character(20) NULL, Отчество Character(20) NULL, Дата_рожде Date NULL, ПаспортCharacter(20) NULL, Рабочий_те Numeric(8,0) NULL, Домашний_т Numeric(8,0) NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKСотрудн ON Сотрудни
(Таб№сотруд ASC);
CREATE INDEX ON Сотрудни
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Управлен(Подбор_кад Character(100) NULL, Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Дата_заказ Date NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, R_i_f_l_ag Numeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKE_5 ON Управлен
(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);
CREATE INDEX ON Управлен
(r_i_f_l_ag);
CREATE TABLE Управлен(Дата_заказ Date NOT NULL, Номер_Зака Character(20) NOT NULL, Номер_клие Numeric(8,0) NOT NULL, Результат_ Character(100) NULL, R_i_f_l_agNumeric(8));
CREATE UNIQUE INDEX XPKДефекто ON Управлен
(Номер_Зака ASC, Дата_заказ ASC, Номер_клие ASC);
CREATE INDEX ON Управлен
(r_i_f_l_ag);
Данный программный код используется CASE-средством для автоматическойгенерации структуры базы данных на физическом носителе информации.
Создание базы данных с помощью CASE-средств позволяет избежать множестваошибок и значительно сократить трудовые затраты разработчиков.
2.4 Проектирование БД в среде MS Access
Для формирования базы данных организации ООО «Ксенокс» создадим 7 таблицв режиме конструктора: «Goroda»,«Klienty», «Sotrudniky», «Street», «Uslugy»и «Zakazy».
Таблица «Klienty» содержитвсе данные о клиентах, с которыми работает и обслуживает организация.
Таблица «Zakazy» содержитвсе данные о заказах, оформленных с клиентом на определенный срок.
Таблица «Sotrudniky»содержит все данные о сотруднике, который будет выполнять заказ, сделанный клиентомООО «Ксенокс»
Таблица «Uslugy» содержитвсе данные о наборе услуг, предоставляемых организацией клиенту.
Таблицы «Goroda» и «Street» являются справочниками для формированияданных таблицы «Klienty».
Построим схему данных, на которой отражены имеющиеся связи.
 
Рисунок 1. Схема данных
/>

На основе полученной БД организации создадим запросы, систематизирующиенеобходимые сведения.
Наиболее простым из них является запрос «Кто предоставляет услуги»,который выдает фамилию имя отчество сотрудника организации:
 
Рисунок 2. Окно запроса
/>
Результатом данного запроса будет таблица:
 
Рисунок 3. Результат запроса
/>

Следующий запрос приводит данные о том, какой клиент, какой заказоформил, на какие услуги, цена этих услуг, рабочий телефон клиента, если в немпоявится необходимость.
Запрос имеет следующий вид.
 
Рисунок 4. Окно запроса на выборку
/>
 
Результат запроса имеет следующий вид:
 
Рисунок 5. Результат запроса
/>

Рисунок 6. Окно запроса
/>
Ответом на этот запрос будут сведения о том, какой сотрудник будетвыполнять заказ клиента
 
Рисунок 7. Результат запроса
/>
Можно также строить и более сложные запросы. Таким, например, являетсязапрос, который позволяет проследить динамику заказов по числам, то есть показываетколичество заказов организации по дням.
 

Рисунок 8. Окно запроса
/>
Рисунок 9. Результат запроса
/>
Можно также проследить объем выполняемых заказов по дням, то есть создатьзапрос, который подсчитывает количество выполненных заказов по дням.
 

Рисунок 10. Окно запроса
/>
Итоговое количество поставляемой продукции будет представлено в следующейтаблице.
 
Рисунок 11. Результат запроса
/>
Помимо запросов можно создать и форму:
 

Рисунок 12. Окно формы
/>
Разработанная форма создания заказов клиентов на оказание им услугобеспечивает легкость и быстроту оформления заказов.
Созданная в Microsoft Access БД организации ООО «Ксенокс» позволяетпосредством запросов получать необходимую информацию и оптимально еёиспользовать. Это способствует значительному снижению трудоемкости процесса по оформлениюбланков заказов, а также четкому разделению потребности в оказании услуг покаждому клиенту.

/>ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Успешная работа учреждения во многом зависит от уровня ее техническогооснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условияхувеличивающегося с каждым днем объема информации.
Появление информационных систем является одной из первоначальных задачусовершенствования деятельности управления.
Разработанная система автоматизированного документооборота отвечаетосновным требованиям оперативности и точности обработки документов.
В результате внедрения системы автоматизированного документооборотаудается достичь:
повышения исполнительской дисциплины;
повышения продуктивности работы отдельных сотрудников и подразделений вцелом;
сокращения времени исполнения поручений;
оптимизации маршрутов прохождения документов;
повышения оперативности получения необходимой информации;
качественного улучшения контроля различных направлений деятельностиучреждения;
повышения оперативности и качества принятия управленческих решений засчет более адекватного отражения реальной ситуации в управленческой модели.Автоматизированная система документооборота предназначена для использованияспециалистами учреждения.
Эксплуатация информационной системы автоматизированного документооборотаобеспечит:
инструментами эффективного управления;
повышение производительности труда и сокращение времени общегопрохождения документов;
поддержку эффективного накопления, управления и доступа к информации изнаниям;
существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счетналичия электронного архива;
введение формальных процессов прохождения документов.

/>СПИСОКИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ
1.  Автоматизированные информационныетехнологии в экономике: Учебник / М.И. Семенов, И.Т. Трубилин, В.И. Лойко, Т.П.Барановская; Под общ. ред. И.Т. Трубилина. — М.: Финансы и статистика, 2000.-416 с.: ил.
2.  Базы знаний интеллектуальных систем /Г.А. Гаврилова, В.Ф, Хорошевский — СПб: Питер, 2000. — 384 с.: ил.
3.  Вендров А.М. Практикум по проектированиюпрограммного обеспечения экономических информационных систем: Учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 192 с.: ил.
4.  Вендров А.М. Проектированиепрограммного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы истатистика, 2002. — 352 с..
5.  ГОСТ 34.602-89. Информационнаятехнология. Автоматизированные системы. Техническое задание на созданиеавтоматизированной системы
6.  ГОСТ 34.601-90. Информационнаятехнология. Автоматизированные системы. Стадии создания
7.  Маклаков С. В. Созданиеинформационных систем с ALLFusion Modeling Suite (Практикум по BPWin и ERwin, приложение А.) — М.: ДИАЛОГ– МИФИ,2003 — 432с.
8.  Калянов Г.Н. CASE. Структурныйсистемный анализ (автоматизация и применение). М., «Лори», 1996.
9.  Смирнова Г.Н. и др. Проектированиеэкономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А-А. Сорокин, Ю.Ф.Тельнов; Под ред. Ю.Ф. Тельнова. — М.: Финансы и статистика, 2002. — 512 с.:ил.

Приложение 1
 
Контекстная диаграмма «Заказы клиентов»
/>

Приложение 2
 
Диаграмма декомпозиции «Заказы клиентов (*Заказы клиентов)»
/>

Приложение 3
Диаграмма декомпозиции «Отдел исследований» (*«Отделизготовления и сборки рекламной продукции»)
/>

Приложение 4
Диаграмма декомпозиции «Проекты»(* «Макеты рекламнойпродукции»)
/>

Приложение 5
 
Диаграмма декомпозиции «Отдел работы с клиентами»(* «ОтделРаботы с клиентами»)
/>

Приложение 6
 
Диаграмма дерева узлов «Заказы клиентов»
/>

Приложение 7
 
Логическая модель предметной области ER-win
/>

Приложение 8
 
ER-модель предметной области, которая имеет оба уровня
Логический:
/>
 
Физический:
/>

/>