Стремительное развитие получили технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота.
Этапы переведения документа в электронную форму:
1. Сканирование документа и создания его электронной копии в виде изображения (образ документа). В процессе сканирования выполняется визуальный контроль качества.
2. Распознавание сканированных документов - перевод изображения в текстовый документ.
С точки зрения перевода документа в электронный вид их условно разделяют на несколько типов (Рис. 7.).
Перевод каждого из типов документов в электронную форму имеет свои особенности:
- для фотографий достаточно их электронного изображения;
- при переводе текстов - их необходимо распознать, возможно, восстановить форматирование;
- при введении анкет, бюллетеней для голосования и др., как правило, не нужно изображения собственно документа, а достаточно информации о том, за кого отдан голос.
Рис. 7. Классификация документов с точки зрения переведения в электронную форму |
Хранение документа, переведенного в электронную форму, имеет свои преимущества и недостатки.
Таблица 1.
Преимущества и недостатки способов хранения информации_________
|
Организационная структура документационного обеспечение управления (ДОУ)
Служба документационного обеспечение управления (ДОУ) –структурное подразделение или сотрудник, который обеспечивает организацию документирования и документооборота служебных документов, временное, до момента передачи в архив, хранение документационного фонда или его части, и организовывает работу с служебными документами в других структурных подразделениях субъекта документационного обеспечение управления.
Службы документационного обеспечение управления могут иметь разные названия - управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, секретариат, служба управления документацией и др. Название службы документационного обеспечение управления не имеет принципиального значения.
Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, от технологии работы с документами и может быть представленная, например, такими подразделениями:
- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
- канцелярия (экспедиция, бюро регистрации, копировальное бюро);
- отдел писем (жалоб);
- отдел внедрения технических средств усовершенствования документооборота;
- архив.
Некоторые из этих подразделений могут существовать как самостоятельные структуры или объединяться в пределах других структур.
Основными задачами службы документационного обеспечения управления являются:
- обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормативами;
- усовершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации делопроизводственных процессов.
В соответствии с задачами служба ДОУ выполняет такие функции:
функции, связанные с документированием управленческой деятельности: разработка бланков документов и обеспечения их изготовления; обеспечение стенографирования, копирование и тиражирование документов; контроль по качеству подготовки и оформления документов, а также за соблюдением установленной процедуры согласования и засвидетельствование документов;
функции, связанные с организацией работы с документами: установление единого порядка прохождения документов (документооборота организации); обработка документов, которые поступают в организацию, и выходят из нее; регистрация и учет документов, которые поступают в организацию, выходят из нее, а также внутренних документов; организация информационно-справочной работы с документами; предварительное рассмотрение документов; контроль за выполнением документов; систематизация документов, подготовка номенклатуры дел, обеспечение хранения и использование документов; подготовка и передачи дел к архиву организации, организация работы архива; обеспечение защиты информации; организация работы с обращениями граждан.
функции, связанные с усовершенствованием форм и методов работы с документами: разработка и доработки нормативных и методических документов организации по делопроизводству; проведение работ по унификации документов; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделах; повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами; разработка и внедрения новых форм и методов работы с документами, усовершенствование документооборота организации, автоматизация документационного обеспечение управления.
В 1974 г. в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совету Министров СССР) был определен метод установления организационной структуры службы делопроизводства в зависимости от объемов документооборота. Соответственно, организации разделяют на такие категории:
1 категория - организации с объемом документооборота больше 100 тыс. документов на год;
2 категория - организации с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов на год;
3 категория - организации с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов на год;
4 категория - организации с объемом документооборота до 10 тыс. документов на год.