В 60-е - 80 годы были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, стандартный перечень и правила построения предложений. В 1970г. был введен Государственный общесоюзный стандарт (ГОСТ). Он установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов научно-технической, учебной, справочной литературы. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным.
Важнейшими требованиями к регистрации и поиску документов по ЕГСД являются: однократность регистрации, введение единой унифицированной регистрационной карточки, единый учет и взаимосвязь их индексов. Основная цель контроля исполнения заключается в своевременном и качественном решении вопросов, содержащихся в документах. В ЕГСД изложены принципы группировки исполненных документов в дела и систематизации документов внутри дела. Основным учетно-информационным справочником по составу и содержанию исполненных документов должна служить номенклатура дел.
В основных положениях ЕГСД указаны направления рациональной организации делопроизводства. Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил. Она основывается на результатах науки, техники и практического опыта. Государственные стандарты принимает Госстандарт России. Их требования обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности.
Положения ЕГСД имеет 4 категории:
1 категория - учреждения с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;
2 категория - учреждения с объемом документооборота от 25000 до 100000 документов в год;
3 категория - учреждения с объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;
4 категория - учреждения с объемом документооборота до 10000 документов в год.
Ответственность за соблюдение требований ЕГСД в учреждениях возлагается на соответствующие делопроизводственные службы или специально выделенных на то сотрудников. Вышестоящим ведомствам и организациям необходимо осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.
Состав управленческих документов и его функции.
Создающиеся в процессе управленческой деятельности документы подразделяются по содержанию информации, происхождению, месту составления, способу изготовления и т.д.
По способу передачи содержания документы подразделяются на воспроизводящие содержание с помощью зрения (текстовые, графические, изобразительные) и с помощью слуха (магнитная, механическая запись).
По происхождению документация подразделяется на официальную и личную. Официальные документы исходят от имени учреждений, организаций и предприятий.
Личными являются документы, созданные официальными лицами.
По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренняя документация создается самим учреждением, внешняя поступает извне, от других учреждений, организаций, предприятий и отдельных лиц.
По сложности содержания они делятся на простые и сложные.
Простыми называются документы, отражающие одну тему, один предмет, один вопрос.
В сложных документах находят отражение несколько вопросов, тем предметов.
По срокам хранения разделяют документы постоянного и временного хранения (до 10 лет и свыше 10).
По срокам исполнения документы бывают срочными (требующими исполнения в определенный срок, установленный законом) и несрочными (срок исполнения не установлен).
Функции документа - это целевое назначение, присущее ему.
Наиболее основной и обобщающей функцией является информационная. В ее состав входит запечатление (фиксация), сохранение, передача информации.
Следующая - это социальная функция, состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Она определяется местом, ролью документа в данном обществе.
Коммуникативная функция документа. У нее есть своя специфика - передача информации во времени и пространстве. В управленческой функции документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации.
Правовая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений.
Функция учета - эта регистрация и группировка в цифровом выражении информации с целью их анализа, контроля.
Культурная функция. Документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, эстетический норм, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе.
Функция документа как исторического источника изучается исторической наукой. Он становится историческим источником с момента его возникновения, а не тогда, когда поступил непостоянное хранение. Документ может сочетать в себе несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Например, в акте управления обычно преобладает управленческая функция, но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, исторического источника).
Значение той или иной функции со времен изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в обществе, в данной структуре.
Тема 2. Система организационно-распорядительной документации
План темы. Вопросы.
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Классификация ОРД: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы.
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Реквизиты - это обязательные элементы, присущие каждому виду документа (после 3-й строчки начинается с красной строки).
Под унификацией понимаем оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, который может дать экономический эффект.
В настоящее время в аппарате управления внедряются и ведутся следующие унифицированные системы документации:
1. Унифицированная система стандартов и технических условий
(УССТУ);
2. Унифицированная система плановой документации (УСПД);
3. Унифицированная система ОРД (УСОРД);
4. Унифицированная система первичной учетной документации (УСПУД);
5. Унифицированная система расчетно-денежной документации (УСРДД);
6. Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организации (УСФБД);
7. Унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);
8. Унифицированная система документации по ценообразованию (УСДЦ);
9. Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);
10. Унифицированная система документации по торговле (УСДТ);
11. Унифицированная система документации по внешней торговле (УСДВТ);
12. Унифицированная система проектной документации для строительства (УСПДС);
13. Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям (УСДИО);
14. Унифицированная система документации по социальному обеспечению (УСДСО).
Требования к оформлению документов:
- документ должен быть аккуратным без помарок и подчисток; без орфографических и стилистических ошибок (грамотным);
- в документе должны излагаться достоверные факты и события (не выдуманные, не вымышленные) ;
- в документе должна присутствовать последовательность изложения мыслей на понятном доступном языке;
- в документе должны отсутствовать устаревшие слова (архаизмы), иностранные слова;
- несет ответственность за исполнение документов исполнитель;
При подготовке и оформлении о РД (документов) используются следующие реквизиты:
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к документам (рукописным, машинописным, дискам, дискетах).
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - Герб субъекта Российской Федерации;
3 - Эмблема организации или тов.знак.
4 - Код организации
5 - Основной государственный регистрационный номер;
6 - Идентификационный номер налогоплательщика;
7 - Код документа;
8 - Наименование организации;
9 - Справочные данные об организации;
10 - Наименование документа;
11 - Дата документа;
12 - Регистрационный номер документа;
13 - Ссылка на регистрации, номер и дату документа;
14 - Место составления или издания документа;
15 - Адресат
16 - Гриф утверждения документа;
17 - Заголовок к тексту 18-Резолюция
19 - Отметка о контроле;
20 - Текст документа
21 - Отметка о наличии приложения;
22 - Подпись;
23 - Гриф согласования документа;
24 - Виза согласования документа 25-Печать;
26 - Отметка о заверении копий;
27 - Отметка об исполнителе;
28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - Отметка о поступлении документа и направлении его в дело;
30 - Перенос текста с устной формы на машинный носитель.