Бюджетирование затрат на найм персонала в первую очередь опирается на сводное штатное расписание компании или штатные расписания служащих (РСС) и рабочих. Это должно быть зафиксировано в Регламенте ведения штатного расписания. Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 г. предприятия всех форм собственности и видов деятельности должны вестиштатные расписания по унифицированной форме Т-3.
Рекомендуемая структура Регламента ведения штатного расписания:
1. Общие положения.
1.1. Цель разработки и сфера применения Регламента.
1.2. Регламентирующие законодательные акты.
1.3. Порядок ввода в действие и изменения Регламента.
2. Формы штатных расписаний (сводного, РСС, рабочих).
3. Разработка и утверждение штатного расписания.
3.1. Структурные подразделения, ответственные за разработку штатного расписания.
3.2. Порядок утверждения штатного расписания.
3.3. Хранение штатных расписаний.
4. Порядок внесения изменений в штатное расписание.
4.1. Подготовка проекта изменений.
4.2. Порядок проведения согласований и устранения замечаний.
4.3. Представление изменений на утверждение.
4.4. Хранение историй об изменениях в штатном расписании.
5. Порядок ознакомления со штатным расписанием.
Основными способами привлечения кандидатов со стороны являются:
· размещение информации об открытых вакансиях в средствах массовой информации, ведущих городских или региональных специализированных изданиях, использование сайтов и банеров и пр.;
· участие в ярмарках вакансий и днях выпускников в учебных заведениях;
· использование базы данных резюме кандидатов, которые в разное время обращались в организацию с целью поиска работы;
· сотрудничество с кадровыми агентствами, центрами занятости, кадровыми центрами по оценке персонала, миграционными службами;
· информирование работающих сотрудников об открытой вакансии с целью привлечения их родственников или знакомых, коллег по предыдущим местам работы;
· взаимодействие с высшими учебными заведениями и другими образовательными учреждениями с целью привлечения молодых специалистов;
· взаимодействие со специализированными объединениями, клубами, профессиональными ассоциациями с целью привлечения их членов;
· через программы «Рабочая смена» и «Стажер» и другие источники комплектования.
В производственных компаниях одним из документов, в котором отражаются затраты на создание новых и сохранение существующих рабочих мест, является соответствующая смета затрат, которая отражает затраты по организации и охране труда (см. таблицу).
Таблица. Смета затрат по организации охраны труда
Статьи затрат | Ед. измерения | Количество | Цена за 1 ед., тыс. руб. | Общая стоимость, тыс. руб. |
Оборудование[2] | Ед. | |||
Вспомогательные материалы, оснастка, запчасти | ||||
Сырье и материалы | ||||
Установка, монтаж, наладка оборудования[3] |
Из такой сметы или из нескольких таких смет (если на каждое вновь создаваемое место составляется отдельная смета), а также с учетом штатной расстановки и заявок на открытые вакансии формируется бюджет затрат на найм персонала (см. таблицу).
Таблица. Бюджет затрат на найм персонала
Периоды (мес.) | ||||||||||||
Оборудование | ||||||||||||
Оборудование 1 | ||||||||||||
Оборудование 2 | ||||||||||||
Оборудование n | ||||||||||||
Заработная плата на ед. оборудования (тыс. руб.) | ||||||||||||
Зарплата 1 | ||||||||||||
Зарплата 2 | ||||||||||||
Зарплата n | ||||||||||||
Итого: заработная плата | ||||||||||||
Заработная плата на объем (тыс. руб.) | ||||||||||||
Оборудование 1 | ||||||||||||
Оборудование 2 | ||||||||||||
Оборудование n | ||||||||||||
Итого: сумма заработной платы на объем производства (тыс. руб. ) | ||||||||||||
Вакансии | ||||||||||||
Зарплата 1 | ||||||||||||
Зарплата 2 | ||||||||||||
Зарплата m | ||||||||||||
Итого: зарплата персонала в соответствии с открытыми вакансиями (тыс. руб.) | ||||||||||||
Оплата услуг рекрутинговых компаний, кадровых и прочих центров, взаимодействий с учебными заведениями | ||||||||||||
Затраты на маркетинг, рекламную и PR-компанию, информационное обслуживание и другие источники комплектования | ||||||||||||
Затраты по расчетам с трудовой инспекцией | ||||||||||||
Прочие затраты[4] |
Бюджет затрат на высвобождение персонала
Затраты на высвобождение персонала – это суммарные затраты на комплекс мероприятий по соблюдению обновленного ТК РФ работодателями при увольнении (выбытии) сотрудников, обусловленных рядом факторов:
· увольнение;
· выход на пенсию;
· выход на пенсию по инвалидности;
· декретные или творческие отпуска;
· сокращение в компании направления деятельности или сокращение штата или персонала и пр.
На основании анализа расчетов потребной численности составляют план работ с высвобождаемым персоналом (см. таблицу)
Таблица. План работ с высвобождаемым персоналом
Структурное подразделение (служба, отдел, цех) | Численность | Дата высвобождения | Средняя заработная плата | Единый социальный налог (ЕСН) | Выходное пособие | Компенсации |
План работ с высвобождаемым персоналом является основой для составления бюджета затрат на высвобождение персонала (см. таблицу)
Таблица. Бюджет затрат на высвобождение персонала
Периоды (мес.) Срок исполнения | |||||||||||||
Заработная плата (тыс. руб.) | |||||||||||||
Единый социальный налог (ЕСН) | |||||||||||||
Выходное пособие | |||||||||||||
Компенсации | |||||||||||||
Итого |
[1] За некоторым исключением, приведенный перечень информации предназначен для производственных предприятий
[2] Для обслуживания оборудования проводится нормирование труда (и тарификация работ) для определения необходимой численности персонала и его квалификационных требований
[3] Для установки оборудования приглашаются внештатные работники по договорам подряда или специализированные компании, но при этом может понадобиться и собственный персонал для подготовки площадок монтажа или установки оборудования или прочих работ
[4] В составе прочих затрат могут быть отражены затраты на медицинское обследование поступающего персонала, регистрацию, оформление страховок, подъемные, оплату съемного жилья или проживание в гостинице (если новый сотрудник переезжает из другого места)
Бюджет затрат на использование персонала
Бюджетирование затрат на использование персонала решает следующие задачи:
· обеспечение текущего планирования;
· обеспечение координации, кооперации и коммуникации подразделений предприятия, что позволяет обнаруживать наиболее узкие места в управлении персоналом и наметить направления оптимизации затрат на него;
· обоснование затрат организации на адаптацию и функционирование персонала, а также для эффективного управления фондом оплаты труда (ФОТ);
· создание информационно-аналитической системы (ИАС) для оценки и контроля планов организации при освоении бюджетов на использование персонала;
· повышение управляемости предприятия за счет оперативного контроля за выполнением планов и исполнением бюджетов.
Бюджетирование затрат на использование персонала базируется на разработке следующих бюджетов:
· бюджет затрат на адаптацию персонала;
· бюджет затрат на улучшение условий и охрану труда;
· бюджет затрат на оплату труда;
· бюджет затрат на социальные выплаты.
При формировании затрат на использование персонала необходимо учитывать, что все затраты должны покрываться производительным трудом за счет стоимости, которую он принесет предприятию.