Деловой протокол
Дипломатический протокол (от греческого protokollon (πρώτος — первый, κολλώ — клеить) — совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, ведомствами иностранных дел, дипломатическими представительствами, официальными лицами в международном общении[1].
Дипломатический протокол и его правила являются историческими категориями, которые возникли и развивались одновременно со всем комплексом дипломатической службы.
Они возникли и развиваются не в результате решений каких-то лиц и их желаний, а как необходимость, обязательное условие реализации успешной дипломатической практики.
Дипломатический протокол включает в себя этикет и церемониал.
Этикет — совокупность правил, поведение дипломатов и других официальных лиц в ходе различных дипломатических мероприятий (переговоры, визиты, приемы). Включает в себя нормы и обычаи, связанные с культурой поведения, культурой быта, общения и.т.д.
Церемониал — установленный порядок проведения торжественного официального акта (встречи глав государств и т. п.).
В последние годы, прежде всего в связи с ростом негосударственного сектора экономики, развитием коммерческой и предпринимательской деятельности, достаточно активно используется понятие «деловой протокол». Это совокупность общепринятых правил, традиций и условностей, соблюдаемых официальными лицами в деловом общении.
При проведении переговоров с зарубежными партнерами возникают вопросы не только коммерческого, но и организационно-протокольного характера. Решить их помогает знание основ делового протокола.
Уровень лиц, участвующих в переговорах, и их компетентность являются решающим фактором при обсуждении принципиальных вопросов. Поэтому до переговоров надо выяснить организационную структуру фирмы, положение и компетенцию прибывающих на переговоры представителей иностранной фирмы. В зависимости от уровня (положения) участников переговоров определяется и круг обсуждаемых вопросов.
Деловые переговоры проводят, как правило, руководители фирм или подразделений. В отдельных случаях это могут делать оперативные работники организации. Должностной уровень работников, ведущих переговоры, зависит от уровня представительства иностранного партнера и от целей переговоров. Так, генеральный директор фирмы (президент) обычно ведет переговоры по стратегическим вопросам сотрудничества, подписывает самые важные соглашения и наиболее крупные контракты.
При обсуждении более узкого круга вопросов в качестве ведущего на переговорах может присутствовать заместитель генерального директора (вице-президент) либо директор фирмы (проекта). Если же предметом переговоров являются текущие вопросы, связанные с исполнением контрактных обязательств, то ведущим переговоры может быть ведущий специалист (эксперт).
Если содержание обсуждаемых вопросов не требует непосредственного участия в переговорах высшего руководства, допускается их приход на переговоры на короткий срок с протокольными целями – поприветствовать представителей фирмы и пожелать успеха в переговорах. Однако если представитель руководства участвует в переговорах с самого начала, то покидать их до окончания не принято. Уход руководителя принимающей стороны возможен лишь тогда, когда решены все принципиальные вопросы и сторонам осталось только согласовать детали, но и в этом случае надо получить согласие второй стороны.
Любые переговоры должны быть ограничены по продолжительности, о чем своевременно уведомляется вторая сторона. Нелимитированные переговоры могут свидетельствовать о неподготовленности и профессиональной слабости коммерсанта, о неуважении инициатора переговоров к своему партнеру.
К назначенному для переговоров времени участникам принимающей стороны следует быть готовыми. Опоздания недопустимы и могут рассматриваться партнером как неуважение к его фирме и как свидетельство плохой организованности фирмы и необязательности в делах.
В то же время прибывшим для переговоров следует помнить, что более ранний приход также нежелателен, так как заставляет принимающую сторону раньше времени прерывать свою текущую работу.
Переговоры должны проводиться в отдельном помещении, которое не является постоянным местом нахождения участников. На столах переговорных не должно быть никаких лишних документов. Допускается размещение на столах письменных принадлежностей, холодных напитков, цветов. Сама переговорная может быть оборудована средствами связи и терминалом компьютерной сети фирмы. Не принято принимать гостей в кабинетах руководства.
Участники переговоров от принимающей стороны должны быть в комнате для переговоров до прихода туда представителей второй стороны. Для встречи представителей контрагента назначают обычно кого-либо из младшего персонала, не являющегося участником предстоящих переговоров.
Глава делегации предлагает гостям занять место за столом переговоров. Старшие по положению участники садятся друг напротив друга. Традиционно гости занимают место лицом к окну, спиной к двери.
После обмена приветствиями руководители представляют своих коллег, участвующих в переговорах, называя их фамилии и занимаемые ими должности, включая приглашенных на переговоры представителей других организаций.
Переговоры ведет один работник, старший по должности. В случае необходимости он консультируется с другими участниками, занимающимися отдельными вопросами, и может предоставить им возможность высказать свою позицию. Нерегулируемое обсуждение вопросов на переговорах недопустимо.
Во время сложных переговоров иностранная сторона может изъявить желание сделать перерыв для обсуждения своей позиции. Принимающая сторона должна в таком случае предоставить гостям условия для конфиденциального обмена мнениями.
В переговорах по заключению внешнеторговых сделок часто принимают участие переводчики, помогающие участникам эффективнее построить беседу. Протокольной обязанностью принимающей стороны является обеспечение переводчика на переговоры, если хотя бы один из участников не имеет возможности вести беседу самостоятельно.
Простые переговоры, например представительского типа, желательнее проводить без переводчика, что сделает их атмосферу более непосредственной.
Завершение переговоров, даже если они не оправдали всех ваших надежд, желательно проводить в положительных тонах.
После каждой беседы во время коммерческих переговоров оформляется запись беседы. Это можно поручить тому из сотрудников, который должен был делать письменные пометки в ходе переговоров о достигнутых соглашениях.
Рабочие записи по ходу переговоров должны строго соответствовать содержанию беседы. В то же время официальная запись беседы помимо фактов, относящихся к обсуждаемым вопросам, может содержать некоторые психологические детали проведенных переговоров: жесты, реплики, обмен мнениями между собой и т.п., а также вашу оценку этого.
Запись беседы является очень важным документом и должна быть сделана тщательно. На основании этих документов не только принимаются решения по оперативным вопросам, но и могут разрабатываться и утверждаться перспективные планы, связанные со значительными затратами.
Наряду с записью беседы после завершения переговоров участники обычно пополняют досье на фирму-партнера, составив справку о сведениях, полученных в ходе беседы. Целесообразно отметить степень заинтересованности фирмы в стабильных экономических связях, цели такого сотрудничества и ожидаемые фирмой перспективы, личное отношение представителей фирмы к сотрудничеству с вашей организацией. Следует отметить манеру ведения переговоров: твердость при обсуждении условий контракта, уровень предоставляемых скидок, склонность к компромиссам, позицию при рассмотрении и урегулировании претензий и спорных вопросов. Изучения и фиксации заслуживают и личные характеристики представителей фирмы, их психологические и профессиональные особенности.
Хорошо налаженная протокольная работа является одним из факторов, способствующих повышению эффективности деятельности фирмы на внешних рынках.
33. Виды деловых приемов.
Исторически сложилось так, что приемы играют важную роль в развитии деловых контактов. При этом необходимо подчеркнуть, что основным содержанием приемов является не прием пищи и не дегустация напитков. Приемы носят деловой характер, они проводятся с целью углубления и расширения контактов, получения нужной информации в неофициальной обстановке. К беседам на приеме надо тщательно готовиться: подумать, с кем и о чем поговорить, с кем познакомиться, кого представить, и т.д. Нужно быть готовым к ответам на возможные вопросы собеседников, которые также заинтересованы в получении информации.
Многолетняя международная практика установила виды приемов, методы их подготовки, этикет, которого придерживаются участники приемов, проводимых внешнеторговыми организациями и фирмами в честь коллег из других стран. Типы протокольных мероприятий в практике внешнеэкономической деятельности условно можно разделить на официальные и неофициальные.
Приемы можно также разделить на дневные и вечерние, коктейли и фуршеты.
К дневным относятся приемы «Бокал вина», или «Бокал шампанского», и «Завтрак». Все остальные приемы относятся к вечерним. К приемам с рассадкой за столом можно отнести такие, как «Завтрак», «Обед», «Ужин». Согласно международной практике наиболее почетными по своему характеру видами приемов являются приемы «Завтрак» и «Обед».
Международная практика кроме организации торжественных приемов позволяет устраивать встречи и в менее официальной обстановке – за чайным или кофейным столом. Такие маленькие приемы проводят с деловыми людьми.
«Бокал шампанского» («бокал вина») – устраивается между 12 и 13 часами без рассадки за столом, продолжительность около часа. Наиболее простой в подготовке и наименее почетный из всех видов приемов.
На дневные приемы приходят в повседневном костюме, если форма одежды не указана в приглашении.
В протокольной практике гораздо более распространены вечерние приемы, традиционно считающиеся более почетными, нежели дневные.
Прием типа «коктейль» начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приема (17.00-19.00; 18.00-20.00). Гости могут приходить и покидать прием в любой час указанного времени.
«А ля фуршет». Подготовка и организация «а ля фуршета» соответствует приему типа «коктейль». Формальное отличие в большем количестве предлагаемых закусок.
Форма одежды на «коктейле» и «а ля фуршете» повседневная, если иное не указано в приглашении. В обоих случаях, чтобы подчеркнуть торжественность мероприятия, к концу приема может подаваться шампанское. Если прием проводится по случаю национального праздника, в честь высокого гостя, возможны организация небольшого концерта, выставки, показ фильма.
«Обед» – наиболее почетный вид приема. Обычно начинается между 19 и 21 часами (но не позднее), длится 2-2,5 часа до ухода главного гостя. Проводится с рассадкой за столом. Нередко обед предполагает особую форму одежды (смокинг или фрак для мужчин, вечернее платье для женщин), о чем указывается в приглашении.
Прием «ужин» отличается от обеда лишь временем начала (21 час и позднее). В силу позднего времени в протокольной практике менее распространен, проводится иногда по случаю визита высокого гостя из-за напряженности рабочей программы.
По особо торжественным случаям иногда устраивают два приема подряд; сразу же после обеда проводится прием типа «коктейль» или «а ля фуршет».
«Обед – буфет» – разновидность приема типа «обед». Второе название – «шведский стол». Проводится в то же время, что и «обед», но менее почетен и более демократичен. Предполагает свободную рассадку гостей по 4-6 человек за столом, или на креслах, диванах.
Есть другие, менее распространенные виды приемов – литературные и музыкальные вечера, выезды на природу, рыбалку и т.д.
Решая вопрос организации приема, необходимо принимать во внимание следующее:
выбор вида приема;
составление списка приглашаемых на прием (с учетом субординации, пола, языка, членов семьи и т.п.);
способ рассылки приглашений, порядок рассадки за столом (почетный гость – справа от хозяина, дама – всегда справа);
составление меню (с учетом национальных особенностей приглашенных);
подготовку помещения для приема, цветов, обслуживания, тостов;
разработку программы проведения приема.
Как правило, любое протокольное мероприятие начинается с получения (или направления) приглашения. В приглашении четко указывается, кто организует данное мероприятие (т.е. от чьего имени оно дается), в связи с чем, где и в какое время оно проводится, кто лично приглашается на мероприятие.
Не принято передавать приглашение другому лицу, но если это необходимо, то следует заранее оповестить об этом устроителей мероприятия.
На приемы типа «Обед» и «Завтрак» приглашения необходимо рассылать, по крайней мере, за полторы-две недели. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто-либо откажется, заменить его другим лицом.
На приглашение правильнее ответить письмом или открыткой, а не визитной карточкой. В некоторых странах ответ визитной карточкой расценивается как бестактность.
Визитные карточки и их использование.
Визитная карточка – своего рода удостоверение личности, заочно или лично представляющее ее владельца. Помимо упомянутого знакомства она достаточно широко используется в иных формах общения официального и неофициального характера: извещение о чем-либо, поздравление, соболезнование, благодарность и др. Направление визитной карточки адресату приравнивается к нанесению визита.
Современные визитные карточки представляют собой лист плотной бумаги размером, обычно, 5х9 см для мужчины и 4х8 см для женщины в качестве супруги, а не в силу занимаемой должности. Высшие должностные лица иногда пользуются визитными карточками размером 6х10 см.
Официальным лицам желательно иметь несколько видов визитных карточек. На одной визитной карточке печатается только должность. На другой – имя, фамилия и должность (в отечественной практике – имя, отчество, фамилия и должность) без указания домашнего и служебного адреса и номера телефона, хотя наличие этих сведений не является серьезной протокольной ошибкой.
На визитных карточках, выполненых на английском, французском или каком-либо ином языке, отчество не указывается: это понятие за границей не знакомо, оно может быть принято за двойную фамилию. Обычно после имени обозначается первая буква отчества: Mr. Ivan V. Petrov.
В официально-деловых отношениях имеет место практика изготовления двусторонних карточек: с одной стороны текст печатается на русском (белорусском) языке, с другой – на английском. Это неправильно, поскольку обратная сторона карточки предназначена для возможных записей. На обратной стороне текст может быть продублирован на другом языке, но в исключительном случае, например, при краткосрочной командировке за границу.
Сложилась общепринятая международная практика кратких символических обозначений, выражающих то или иное отношение владельца визитной карточки к лицу, которому она адресуется. Эти символы (буквы латинского алфавита), являющиеся первыми буквами соответствующих выражений на французском языке, пишутся карандашом в левом нижнем углу визитной карточки. Приведем некоторые, наиболее распростарненные обозначения:
p.r.(pour remercier) – выражение благодарности. Используется на визитках, направляемых в знак благодарности за поздравление, выражение соболезнования, поддержки, оказание каких-либо услуг;
p.f. (pour feliciter) – поздравление. Для поздравления по случаю Нового года к надписи p.f. добавляется N.A.: p.f.N.A., что означает pour feliciter Nouvel An – поздравление с Новым годом;
p.c.(pour condoleance) – выражение соболезнования. Следует, однако, помнить, что соболезнование, высказанное при личной встрече, или в специальном письме, – предпочтительнее;
p.p. (pour presenter) – представление. Используется для заочного представления. Визитная карточка представляемого лица пересылается вместе с визитной карточкой другого лица, уже знакомого с персоной, которой адресовано представление. На второй карточке наносится соответствующее обозначение. В адрес представляемого лица дается ответ визитной карточкой без надписи.
В менее официальных случаях, особенно в общении с соотечественниками, допустимы полные надписи (обязательно в третьем лице) в соответствии с поводом: «поздравляет с праздником», «благодарит за внимание» (в качестве ответа на присланный подарок, сувенир и т.п.), «с наилучшими пожеланиями» (при посылке цветов, подарка, сувенира). Возможны и другие надписи в зависимости от конкретного повода.
Иногда визитной карточкой приглашают на неофициальный, дружеский прием. При этом на обратной стороне пишется имя и фамилия приглашаемого лица, указывается вид приема (завтрак, коктейль), место, число и время его проведения. Более уважительным, однако, является специально подготовленное по этому случаю приглашение.
При перемене адреса, изменении статуса владельца со старой визитной карточкой пересылается новая, с указанием новых реквизитов.
Принимая визитную карточку, нужно проявить к ней максимум внимания, внимательно прочесть. Не будет ошибкой сделать это вслух. Партнеру это будет приятно.
В некоторых странах существуют специфические национальные особенности в пользовании визитными карточками. Так, например, в Японии карточку принято подавать обеими руками так, чтобы ваш новый знакомый, не поворачивая ее, мог прочесть текст. В странах Юго-Восточной Азии, Африки и Ближнего Востока (за исключением Израиля) нельзя вручать карточку левой рукой. При общении с зарубежными партнерами эти правила полезно знать.
Требования к организации отдельных видов приемов (деловой завтрак).
«Завтрак» – устраивается между 12 и 15 часами (как правило, в 12.30 или 13 часов) с рассадкой за столом. Продолжается обычно около часа за столом и около 20 минут – за кофе. Кофе (чай) могут быть поданы за тем же столом или в гостиной.
Завтрак: начало - 12.00-12.30. Продолжительность - 1-1,5 часа. Одежда - повседневная деловая. Меню: холодные закуски, одно-два горячих блюда, десерт, кофе. Напитки - сухие вина, шампанское. Супруги бизнесменов не приглашаются (но может быть исключение).
В целом дневные приемы носят менее торжественный и более деловой характер, чем вечерние.
Деловой завтрак имеет свои неоспоримые преимущества: для многих людей утро самое время для работы, потому что они находятся в своей лучшей форме К тому же, ограниченность времени, отведенного для встречи (впереди целый рабочий день), помогает участникам быть сосредоточенными на деловых вопросах и не затягивать беседу (Такая же ограниченность времени характерна и для делового ланча: всем необходимо возвращаться в офис, где ждут другие дела) Похож на ланч за ограниченностью времени, завтрак время отличается от него тем, что почти (или совсем) не прерывает план рабочего дня К тому же, стоимость завтрака значительно меньше, чем ланча или обеда
Деловой завтрак можно проводить практически в любом подходящем месте, которое устраивает и гостя, и хозяина Это может быть кафе, ресторан в гостинице или частный клуб Можно даже пригласить гост я на деловой завтрак в офис хозяина, если такой вариант устраивает всех участников Подготовить соответствующий набор булочек, кексов или бутербродов, а также кофе и / или чай можно достаточно легко и без повтора ать большого количества времени Качественные, хотя и довольно простые, продукты предоставят таком завтраке ощущение, что он проходит за пределами офиса.
Планируя деловой завтрак в вашем офисе или кафе компании, важно учитывать, что для бизнесменов некоторых стран (например, Франции и Швейцарии) подобный выбор места не приемлем и может быть и расценен как персональная образ.
Деловой завтрак, как правило, от 30-45 минут до одного часа
Чрезвычайно важно помнить, что при всей популярности делового завтрака, не во всех странах как Европы, так и других регионов мира он есть приемлемой формой для обсуждения вопросов бизнеса К странам, где деловые завтраки не практикуются, положены, например, Япония, Германия, Великобритания, страны Латинской Америки.
Требования к организации отдельных видов приемов (обед и ужин).
"ОБЕД" - наиболее почетный вид приема.
Он обычно начинается в 19-20.30, но не позднее 21 часа.
Торжественный прием требует парадной формы одежды. Нередко обед предполагает специальную форму одежды (смокинг или фрак - для мужчины, а для женщины - вечернее платье), что специально обозначается на приглашениях. В левом нижнем углу приглашения обычно пишут:
"White tie" (белый галстук, что означает - фрак) или
"Black tie" (черный галстук, что означает - смокинг) или
"Evening dress" (вечерняя одежда, т.е. фрак).
Если форма одежды указывается, выполнение этого является обязательным. Дамы в таких случаях должны быть в вечерних туалетах, хотя в приглашении это непосредственно не названо.
Настоятельно рекомендуем помнить о нижеследующих общих правилах, чтоб не вышло, как написал в своих дневниковых заметках Илья Ильф:
"К концу вечера хозяйка переменила костюм и оказалась в голубой пижаме с белыми отворотами. Мужчины старались не смотреть на хозяйку. Глаза хозяина сверкали сумасшедшим огнем."
"Человек не знал двух слов - "да" и "нет". Он отвечал туманно: "Может быть, возможно, мы подумаем".
Женщинам на приемы следует приходить в одежде строгого покроя, неярких тонов. На завтрак, коктейль принято являться в платье обычной длины, платье-костюме или костюме, небольшой шляпе из фетра, шелка и другого подобного материала, причем шляпу во время приема снимать не обязательно. Не рекомендуется приходить на приемы с большим количеством ювелирных украшений. Их вообще не надевают до 18.00. Днем уместнее выглядит бижутерия или украшения из полудрагоценных металлов.
На приемы, начинающиеся до 20.00, дама может прийти в шелковых, лайковых перчатках с замшевой или кожаной сумочкой. Перчатки, однако, снимают сразу по приходу (самое позднее - в фойе). К вечернему платью можно надеть шелковые, кружевные, другие тонкие перчатки, причем, чем короче рукав платья, тем длиннее должны быть перчатки, и наоборот.
Англичане на своих приглашениях иногда пишут: "Undress" (буквальный смысл - без одежды). Это означает, что надлежит быть в простом костюме.
К фраку полагаются: белый бабочкой галстук, завязанный от руки (шелковый или пикейный), туго накрахмаленная манишка, стоячий воротничок с загнутыми углами, белый пикейный жилет (надевают и шелковый, но это не считается хорошим тоном), черные лакированные туфли. На фрачной жилетке три пуговицы, которые должны быть всегда застегнуты. В нагрудном кармане - белый носовой платок. Запонки следует иметь скромные. Обязательны свежие белые перчатки. Исключаются наручные часы. Только карманные на цепочке.
К смокингу полагается в отличие от фрака черный галстук-бабочка, черный жилет.
Столы для обеда накрывают белыми скатертями. Салфетки белые, накрахмаленные, их кладут на тарелочки для хлеба.
Столы ставят в виде буквы "П" или "Т". Почетные места за торжественным столом обращены "лицом" к входным дверям или к окнам, выходящим на улицу.
Меню обеда в соответствии с национальными традициями включает только по одному рыбному и мясному блюду и овощные салаты. После холодных закусок подают бульон с снеками, затем - какое-либо мясное блюдо. Подаются два горячих кушанья: одно рыбное и одно мясное. Горячее рыбное блюдо подается перед горячим мясным блюдом с приготовленными по-разному овощами. Подача напитков та же, что и на завтраке. Обед длится обычно два-три часа и даже дольше. Обед заканчивается десертом. До подачи десерта убирается посуда и столовые приборы, которые предназначались для предидущей еды.
На десерт можно подавать желе, кремы, различные сладкие блюда, ягоды со сливками. Сладкое может быть подано в общей посуде. При этом стол сервируют соответствующей посудой и десертными или чайными ложками. Сладкое порциями ставят перед гостем с правой стороны.
После стола, за которым гости находятся примерно час, все переходят в гостиные для беседы; сюда подаются кофе, чай. В некоторых случаях кофе, чай могут быть поданы за обеденным столом.
Спиртные напитки те же, что и на завтраке. Перед обедом гостям предлагают аперитивы.
УЖИН начинается в 21 час и позднее. От обеда отличается лишь временем начала. Кроме того, на ужине, как правило, не подают суп. Форма одежды указывается в приглашении — темный костюм, смокинг или фрак; для женщин — вечернее платье.
В некоторых странах в особо торжественных случаях в связи с пребыванием в стране главы государства или делегации во главе с государственным деятелем самого высокого уровня устраиваются подряд два приема: сразу же после обеда для высоких гостей проводится прием типа "коктейль" или "а ля фуршет".
Обед - самая торжественная форма приема. Отметим, что на обед часть самых уважаемых гостей, например первые лица фирмы, могут быть приглашены с супругами (на все прочие перечисленные формы деловых приемов супруги не приглашаются).
На деловых приемах ваше поведение за столом многое говорит о вас и о том, как вы ведете бизнес. Оно показывает, как тщательно вы относитесь к деталям, которые должны быть неотъемлемой частью жизни любого служащего, желающего достичь конкурентоспособного уровня и сохранить его.
Условности, которые вы должны соблюдать во время приема, зависят от того, что это за прием и какова ваша роль в нем.
Так, например, существует ряд правил делового обеда.
1. Встречаясь с кем-то в ресторане, подождите в фойе, если только вас не попросили этого не делать.
2. Если вы первым сели за стол, подождите других и не заказывайте напиток.
3. Прежде чем сделать заказ, осторожно выясните у пригласившего вас человека, какую сумму он рассчитывает потратить, спросив у него: «Что вы порекомендуете?»
4. Заказывайте только основную пищу (салат, главное блюдо и напиток). Если пригласивший вас человек предлагает аперитив или десерт — закажите.
5. Салфетку следует положить на колени после того, как все рассядутся за столом. Она может быть сложена пополам. В конце еды салфетку следует положить на стол справа от столового прибора.
6. Прежде чем насладиться едой, следует подождать, пока не будут обслужены все сидящие за столом.
7. Общие блюда вначале предлагайте другим и только затем кладите еду себе. Прежде чем обслужить себя, предложите еду, находящуюся ближе всего к вам, соседу слева.
8. Передавайте еду вправо, против часовой стрелки. Такой порядок соответствует правилам размещения за столом, где гость сидит справа от вас.
9. Кушайте в том же темпе, что и человек, с которым вы обедаете.
10. Твердая пища должна находиться слева от вас, жидкая — справа.
11. Приборами пользуются в соответствии с их расположением, начиная с крайних и кончая теми, что находятся рядом с тарелкой. Если вы время от времени перестаете пользоваться прибором, то кладите его только на край тарелки, но никак не на скатерть.
12. Если в салате оливки с косточкой, как следует поступать? Для подобных случаев запомните правило: то, что попадает в рот с помощью столовых принадлежностей, с их же помощью и удаляется изо рта. Вынутая с помощью вилки или ложки косточка кладется на край тарелки.
13. Чтобы дать официанту знать, что вы делаете перерыв, просто положите нож ручкой вправо, острием к себе, вилку — ручкой влево и зубцами вверх.
14. Если вам необходимо выйти из-за стола на короткое время, то делайте это во время смены блюд. Оказавшись в такой ситуации, положите вашу салфетку на стол слева от вашего столового прибора. Это еще один знак для официанта, что вы еще не закончили есть.
15. По окончании еды оба прибора кладут на тарелку параллельно.
В организации делового обеда есть также свои подводные камни. Весьма опасно:
1. Показать, что вы не умеете правильно вести себя за столом: это подорвет ваш престиж.
2. Наболтать собеседнику лишнего о подробностях своей личной жизни: это разрушит ваш профессиональный имидж.
3. Выпить слишком много спиртного: люди могут подумать, что у вас не все гладко по этой части.
В деловой жизни в последние годы очень распространенным стал прием типа а ля фуршет. Этот тип приема имеет свои особенности, которые делают его привлекательным как для устроителей, так и для приглашенных.
На фуршет возможно пригласить значительно больше гостей, чем на обед с рассадкой за столом, проводимый в том же помещении. Большинство деловых людей ценит демократичность, мобильность общения, менее официозную атмосферу, которые характеризуют правила, регламент этой формы приема. Гости, не связанные рассадкой за столом, ее иерархичностью, как на официальных торжествах, свободны в своем выборе места расположения, интересных для себя собеседников. Фуршетный прием создает его участникам прекрасные условия для установления новых знакомств, для закрепления и углубления деловых и личных отношений.
На фуршет, как на большинство приемов без рассадки за столом, не обязательно приходить к самому началу. Нормальным считается пребывание на приеме до 1,5 часов. Первые гости собираются в течение 15–30 минут. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительных причин) рассматриваются как желание гостя подчеркнуть натянутое отношение с устроителями приема.
Грубым нарушением этикета считается прибытие на прием сотрудников представительств, фирм и т. д. позже своего руководителя. Разъезд гостей происходит в обратном порядке: первым уезжает руководство, а за ним в порядке старшинства остальные сотрудники этих организаций.
деловой ужин — это встреча, которая позволяет поближе познакомиться с деловым партнером в неформальной обстановке. Если деловой завтрак и обед предполагают обсуждение исключительно бизнеса, то деловой ужин имеет статус более светского мероприятия. Конечно, на таких встречах никаких контрактов не подписывают; задача делового ужина — психологически настроить бизнес-партнера на продуктивный контакт.
В Европе приглашение на деловой ужин, полученное от бизнес-партнера, считается знаком уважения, желания сблизиться с Вами. Присутствие супруги (или супруга) придает деловому ужину более светский и дружеский характер. Если вы давно знакомы, то это возможность в неформальной обстановке обсудить актуальные темы. В противном случае ужин — хороший повод познакомиться и узнать друг друга ближе. На даме, которая сопровождает мужчину во время делового ужина, лежит определенная ответственность. Так, грамотно поставленным вопросом она всегда может «развернуть» мужчин на себя и сгладить сложившуюся напряженную ситуацию. Сейчас к нам возвращается понятие «деловая репутация». Деловой ужин, умение в течение вечера установить контакты и укрепить связи — это одна из важных составляющих репутации.
Проведение ужина требует соблюдение определенных формальностей: приглашение, дресс-код, рассадка, сервировка, темы бесед, выбор меню, оплата счета.
Приглашающая сторона должна прислать письменное приглашение гостям. В случае формального ужина следует в приглашении указать форму одежды. В сопроводительном письме могут оговариваться условия доставки гостей к месту проведения мероприятия. Правила хорошего тона требуют, чтобы принимающая сторона обеспечила максимальный комфорт для гостей. В приглашении также стоит оговорить, распространяется ли приглашение на супруга (супругу) гостя.
Ужин всегда предполагает вечерний костюм. Для мужчины это темный костюм, для женщины – вечернее платье. Для официального ужина предусмотрены формы одежды White и Black Tie, для неформального ужина можно ограничиться коктейльным костюмом.
Выбор ресторана – важный вопрос в организации делового ужина. Если на ужин приглашены иностранные гости, то лучше пригласить их в ресторан с местной национальной кухней, чтобы познакомить с традициями. При выборе места для мероприятия стоит обращать внимание на атмосферу, желательно, чтобы там не было шумной музыки и анимации. Уровень ресторана покажет степень уважения к гостю. Желательно выбирать ресторан с удобным расположением, но, в любом случае, гостям нужно предоставить услуги доставки.
Рассадка гостей указывает на статус гостей и степень уважения к ним, по правую руку от хозяина мероприятия должен сидеть самый почетный гость, далее гости размещаются по статусу. Не принято сажать супругов рядом друг с другом.
На официальных ужинах меню заказывается заранее из нескольких блюд, чтобы гости могли выбрать что-то на свой вкус. На неофициальном ужине можно предложить гостям меню, они делают выбор первыми, хозяин может подчеркнуть важность гостя, заказав себе тоже самое или выбрать равнозначные по цене блюда.
Счет, пожалуйста
На деловых мероприятиях счет всегда оплачивает приглашающая сторона. Более эстетично выглядит оплата банковской картой, но можно рассчитаться и наличными. Гости не должны вступать в прения по поводу оплаты счета, даже если их пригласила женщина, заплатить по счету должна она.
Требования к организации отдельных видов приемов (коктейль и фуршет).
"КОКТЕЙЛЬ" начинается между 17 и 18 часами и длится около двух часов. Прием проходит стоя. На приглашении указывается время начала и окончания приема (17.00-19.00, 18.00-20.00). Приход и уход возможны в любой час указанного времени. Нормальным считается пребывание на приеме до 1,5 часов. Первые гости собираются в течение 15-30 минут. Приход на прием в начале и уход с него в конце принято считать выражением особого уважения к хозяевам. Позднее прибытие и ранний уход (без уважительных причин) рассматривается как демонстрация гостем натянутого отношения с устроителями приема. Прибытие на прием сотрудников представительств, фирм позже своего руководства считается грубым нарушением этикета. Уход гостей происходит в обратном порядке: первыми покидают прием руководители приглашенных фирм, а за ними остальные сотрудники организаций (в порядке старшинства).
Во время приема официанты разносят напитки и холодные закуски (в виде канапе - небольших бутербродов). Иногда устраивается бар-буфет, где желающим официанты предлагают спиртные напитки.
В качестве закуски подаются канапе с различными солеными маслами, кремами, паштетами, рыбой, мясом; соленые мини-пирожные, печенья; фаршированные яйца, соленый и сладкий миндаль, орехи, фрукт; сладкие печеньямини-пирожные из теста с кремом, взбитыми сливками, желе.
Коктейльный стол от остальных столов отличается тем, что на нем нет ни тарелок, ни вилок, есть только деревянные или пластмассовые палочки, мини-вилочки. После разового употребления их убирают.
Прием типа "А ЛЯ ФУРШЕТ" проводится в те же часы, что и "КОКТЕЙЛЬ". Формальное отличие этого вида приема в том, что на приеме "КОКТЕЙЛЬ" обычно подают больше напитков и меньше закусок, а на фуршетных приемах напитков подается не меньше, а закусок представлено значительно больше. На фуршетном приеме могут накрываться столы с закусками, включая горячие блюда. Однако в последние годы практика идет по пути совмещения этих приемов.
После холодных закусок подают запеченную еду (жульены), горячие сосиски, маленькие котлеты. После горячей закуски гостей угощают десертом - сыром с фруктами, желе, мороженого. В конце приема подают кофе.